呼永青

【摘 要】加強(qiáng)醫(yī)保檔案管理，確保檔案完整、準(zhǔn)確、安全，是維護(hù)和保障參保單位和個(gè)人權(quán)益的必然要求，也是推動(dòng)醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)科學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)工程。作為醫(yī)保檔案管理人員要為實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化而努力，不斷提升醫(yī)保服務(wù)水平。本文分析了加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的重要性，并探討了加強(qiáng)醫(yī)保檔案的措施。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)保；檔案；醫(yī)保服務(wù)

一、加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的重要性

檔案是社會(huì)發(fā)展的一種客觀反映，是各種活動(dòng)的真實(shí)記錄，它在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中起著重要的、不可替代的作用。做好檔案工作是單位管理工作的基礎(chǔ)，必須以加強(qiáng)醫(yī)保工作為中心，以服務(wù)利用為目的，以檔案資料的安全保護(hù)、科學(xué)管理、開(kāi)發(fā)利用為重點(diǎn)，全面提供檔案管理水平，使之與知識(shí)產(chǎn)權(quán)工作同步前進(jìn)。

（一）檔案資料可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案主要是基金的管理，合理規(guī)范的檔案管理有利于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，賬目的核對(duì)和基金收支的情況分析，能及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋基金的運(yùn)作情況，為領(lǐng)導(dǎo)做出正確合理的決策提供依據(jù)。

（二）檔案資料可以更好地為參保人員服務(wù)

參保資料是參保人員的基本信息，這些資料可以準(zhǔn)確地記錄參保人員的痕跡、費(fèi)用記錄和年限計(jì)算依據(jù)，現(xiàn)金結(jié)報(bào)資料作為基金支付的重要憑證，可以為參保人員的查閱提供方便，政策宣傳資料可以讓參保人員及時(shí)了解醫(yī)療保險(xiǎn)參保的相關(guān)規(guī)定，如果這些檔案資料缺乏完整性，不能及時(shí)歸檔工作，都會(huì)為參保人員帶來(lái)很多不便。

（三）檔案管理有利于加強(qiáng)各項(xiàng)工作

領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)檢查工作要看檔案，優(yōu)質(zhì)服務(wù)評(píng)比主要靠服務(wù)臺(tái)賬，加強(qiáng)醫(yī)療監(jiān)督和費(fèi)用控制離不開(kāi)第一手患者資料，財(cái)務(wù)核算依據(jù)的是科學(xué)、完善的報(bào)表體系，基金計(jì)劃編制更離不開(kāi)參保對(duì)象的申報(bào)資料，所以說(shuō)加強(qiáng)檔案管理有利于加強(qiáng)各項(xiàng)工作。

二、加強(qiáng)醫(yī)保檔案，提升醫(yī)保服務(wù)水平

為全面提高醫(yī)保檔案管理水平，做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，使檔案管理水平提高到一個(gè)新的檔次，躍上一個(gè)新的臺(tái)階，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化，更好地為業(yè)務(wù)工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，以期達(dá)到社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的目標(biāo)。那么就應(yīng)當(dāng)從以下方面著手做好醫(yī)保檔案管理工作。

（一）健全檔案管理工作制度與組織

成立以相關(guān)負(fù)責(zé)人為組長(zhǎng)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，專(zhuān)門(mén)配備兼職檔案管理員，并完善業(yè)務(wù)檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、銷(xiāo)毀、利用、崗位職責(zé)等一系列管理制度，例如制訂《檔案整理歸檔移交制度》、《檔案保管制度》等管理制度，為檔案管理工作規(guī)范化提供了強(qiáng)而有力的組織保證。落實(shí)制度建設(shè)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。堅(jiān)決落實(shí)檔案管理工作責(zé)任制，嚴(yán)格按照制度相關(guān)規(guī)定，如每天下午5點(diǎn)之后集中整理醫(yī)療費(fèi)用審核報(bào)銷(xiāo)類(lèi)型檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。

（二）積極創(chuàng)造條件，改善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

該局在房屋緊、人手緊、經(jīng)費(fèi)緊的情況下，設(shè)立檔案室。檔案室嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范化的要求建設(shè)，做到三室分設(shè)。購(gòu)置了檔案櫥柜、空調(diào)、電腦、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、溫濕度記錄儀、吸塵器、滅火器等設(shè)備，做到防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防污染“九防”，力爭(zhēng)檔案管理規(guī)范化要求。目前，已收集、整理歸檔了2000年至2011年各類(lèi)檔案。并將陸續(xù)對(duì)2012至2013年的資料進(jìn)行整理歸檔。

（三）加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)建設(shè)，提高檔案工作質(zhì)量與水平

業(yè)務(wù)檔案管理依托于業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作，同時(shí)也為業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作服務(wù)，切實(shí)做好業(yè)務(wù)檔案管理專(zhuān)業(yè)建設(shè)，是醫(yī)保經(jīng)辦的基礎(chǔ)工作之一。該局通過(guò)組織業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章制度的修訂，對(duì)檔案材料歸檔范圍和保管期限予以完善，制定出分類(lèi)方案，對(duì)業(yè)務(wù)檔案的收集歸檔等整個(gè)工作流程進(jìn)行改進(jìn)，并通過(guò)檔案培訓(xùn)，不斷提高檔案工作的質(zhì)量與水平。

加強(qiáng)檢索利用和編研，提高檔案管理效率。如某單位按照規(guī)范編制了《全宗卷》、《案卷目錄》等檢索資料，利用檔案管理軟件，將檔案目錄輸入系統(tǒng)，所有庫(kù)存檔案均可以通過(guò)電腦輸入檔案資料的個(gè)別信息，較快而準(zhǔn)確地查找到檔案信息所在的卷冊(cè)或位置，極大地方便了檔案管理與利用，大大提升了檔案檢索的效率。專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)檔案室的日常工作，能?chē)?yán)格按照《檔案查閱制度》，做好檔案借閱登記，并對(duì)利用效果進(jìn)行反饋登記，及時(shí)對(duì)典型的利用服務(wù)實(shí)例進(jìn)行文字總結(jié)，登記的文件材料均保存完整、規(guī)范。

（四）做好檔案歸檔，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)口

狠抓歸檔資料的收集整理工作。按照檔案規(guī)范管理要求，各縣（區(qū)）醫(yī)保局、市局各科室明確兼職管理人員，某醫(yī)保局明確由征收、審核報(bào)銷(xiāo)及財(cái)務(wù)方面負(fù)責(zé)人協(xié)助檔案員工作。兩級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)積極把收集整理資料作為首要工作來(lái)抓，落實(shí)人頭，明確責(zé)任，業(yè)務(wù)部門(mén)按照要求整理，經(jīng)檔案管理驗(yàn)收再統(tǒng)一歸檔。

各個(gè)經(jīng)辦環(huán)節(jié)積極配合聯(lián)動(dòng)，認(rèn)真按照檔案管理要求開(kāi)展醫(yī)保檔案整理工作，并按照經(jīng)辦年限、業(yè)務(wù)類(lèi)別做好經(jīng)辦檔案收集、整理、裝訂、編號(hào)、立卷、歸檔，醫(yī)保檔案做到統(tǒng)一管理、放置、調(diào)閱，確保各檔案管理環(huán)節(jié)規(guī)范化。正確規(guī)范編撰案卷目錄，書(shū)寫(xiě)卷內(nèi)目錄，建立全目錄索引，同時(shí)，注意拆除歸檔材料的易銹蝕金屬物，做到裝訂整齊、牢固，不壓字、不漏頁(yè)。

統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)把整理質(zhì)量關(guān)。確保收集整理質(zhì)量是檔案管理“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的根本保證，通過(guò)請(qǐng)市檔案局專(zhuān)家培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)提高專(zhuān)業(yè)水平，通過(guò)建立業(yè)務(wù)科室經(jīng)辦人員整理、科室長(zhǎng)監(jiān)管、檔案管理員抽檢的三級(jí)聯(lián)審確保整理質(zhì)量，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，基本做到整理一件合格一件。

（五）突出便民利民，為民排憂(yōu)解難

針對(duì)服務(wù)對(duì)象的特殊性，對(duì)檔案的借閱、復(fù)印等服務(wù)內(nèi)容，提供一條龍服務(wù)，減少群眾的辦事時(shí)間，為重患病人員開(kāi)通“綠色通道”，指定專(zhuān)人一辦到底，全程負(fù)責(zé)服務(wù)對(duì)象從進(jìn)門(mén)到出門(mén)的各項(xiàng)服務(wù)。

（六）突出醫(yī)保檔案信息化建設(shè)

1、加大硬件設(shè)施的建設(shè)。為推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，加大資金投入，為醫(yī)保單位購(gòu)置檔案柜、筆記本電腦、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、錄音筆、掃描儀等，加強(qiáng)信息化硬件設(shè)施的投入，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。

2、理性地選購(gòu)檔案軟件。采用檔案軟件管理，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的重要手段。但是，怎樣的檔案軟件才適合醫(yī)保檔案的管理呢？為此，醫(yī)保單位可派人到更高一級(jí)單位如市醫(yī)保辦等單位進(jìn)行調(diào)研、取經(jīng)，經(jīng)過(guò)認(rèn)真考察和反復(fù)比較，引進(jìn)適合的管理軟件。購(gòu)置的網(wǎng)絡(luò)版在本單位內(nèi)部網(wǎng)上使用，由專(zhuān)業(yè)人員維護(hù)，既有利于業(yè)務(wù)部門(mén)的資源共享，又有利于檔案的安全管理，有效地保護(hù)了參保人員的個(gè)人信息。

3、按分類(lèi)方案改造軟件。醫(yī)保單位按照自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和利用需求，對(duì)采購(gòu)的軟件進(jìn)行改造。如某單位根據(jù)檔案歸檔范圍編制了分類(lèi)方案，業(yè)務(wù)檔案為一級(jí)目錄，設(shè)5個(gè)二級(jí)目錄，分別為申報(bào)征繳檔案（S）、個(gè)帳管理檔案（G）、證卡管理檔案（Z）、醫(yī)療管理檔案（Y）、審核稽查檔案（J），再根據(jù)不同的業(yè)務(wù)分設(shè)三級(jí)目錄，共21個(gè)三級(jí)目錄。檔案軟件也以此為依據(jù)劃分三個(gè)層級(jí)的目錄，不同的業(yè)務(wù)設(shè)置不同的檢索字段、錄入界面、檢索界面和打印界面。不僅如此，層級(jí)和目錄可以根據(jù)業(yè)務(wù)的增減而增減，界面也可以根據(jù)要求而更改。

4、兩手共抓信息化建設(shè)。對(duì)于剛剛實(shí)現(xiàn)信息化的單位要將自單位成立以來(lái)的業(yè)務(wù)檔案，按照檔案資料綜合管理系統(tǒng)的要求，全部輸入該檔案管理系統(tǒng)軟件內(nèi)。同時(shí)，利用區(qū)域數(shù)字檔案館系統(tǒng)，將本單位的文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、特種載體檔案的全引目錄輸入到區(qū)域虛擬檔案室管理系統(tǒng)，以便于檢索和利用。

參考文獻(xiàn)：

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