■ 李 莉 葉渭川

民營軍工企業(yè)科技檔案管理研究

■ 李 莉 葉渭川

檔案管理已有一套較為成熟的辦法，科技檔案管理經(jīng)過建國后的一系列經(jīng)驗(yàn)積累，也日趨完善。但對(duì)軍工科技檔案的管理，特別是民營軍工企業(yè)的科技檔案管理，還須提高認(rèn)識(shí)、理順關(guān)系、查找問題、逐步完善。

1.引言

民營企業(yè)進(jìn)入軍工行業(yè)己有近二十年的歷史，雖然起步較晚，但來勢(shì)很猛，民營軍工企業(yè)數(shù)量迅速膨脹，他們對(duì)軍工科技檔案的管理特點(diǎn)和管理方法缺乏認(rèn)識(shí)，因此，管理問題多，管理辦法少，管理差距大。為此，有必要研究民營軍工企業(yè)科技檔案的特點(diǎn)，找出存在問題并予以糾正，確保檔案管理的有效性。

2.民營軍工企業(yè)科技檔案管理的特點(diǎn)

2.1 特有的重要性

科技檔案反映了企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)活動(dòng)的全過程，是企業(yè)發(fā)展壯大的歷史記錄，是科技人員思想方法和經(jīng)驗(yàn)的勞動(dòng)結(jié)晶，為企業(yè)科研管理、科技決策、科學(xué)研究、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、交流推廣方面提供信息和依據(jù)。軍工科技檔案的重要性主要體現(xiàn)在與國家利益緊密相聯(lián)。國家的強(qiáng)大是與國防強(qiáng)大融為一體的。軍工產(chǎn)品是國防建設(shè)的重要組成部分，先進(jìn)的武器裝備，是克敵致勝的重要條件，也是國家強(qiáng)大的重要標(biāo)志。任何一種新武器的出現(xiàn)，都會(huì)出現(xiàn)另一種克制它的新武器。但是，研制方總希望延長克敵武器出現(xiàn)的周期。如果新武器在研制過程中的檔案己被敵方知曉或竊取，那么這種新武器未等使用已失去效能，這是多么可怕的損失，這種例子不計(jì)其數(shù)。

軍工科技檔案是國家武器裝備擴(kuò)大再生產(chǎn)的基礎(chǔ)，是增強(qiáng)國防實(shí)力的基礎(chǔ)，這是一般民企不可相比的。同時(shí)，它也是企業(yè)生存發(fā)展的基礎(chǔ)，其重要性可想而知。

2.2 管理難度大

檔案管理本身就是一項(xiàng)繁瑣的工作，軍工檔案因其涉密而增加了管理難度。軍工科研活動(dòng)通常圍繞軍工項(xiàng)目或型號(hào)產(chǎn)品展開。過程中形成了研制方案、產(chǎn)品技術(shù)規(guī)范、關(guān)鍵技術(shù)報(bào)告、重要試驗(yàn)報(bào)告、研制工作總結(jié)以及生產(chǎn)圖紙等一系列技術(shù)文件。這些文件涉及到軍工項(xiàng)目的立項(xiàng)背景、技術(shù)指標(biāo)、項(xiàng)目概況、生產(chǎn)技術(shù)訣竅及與國外項(xiàng)目的對(duì)比，內(nèi)容大都涉及國家秘密。為了工作方便又不涉密，各單位往往用編號(hào)或代號(hào)來表示項(xiàng)目。因此，檔案員不僅要熟悉這些項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容，還要牢記它們的代號(hào)，才能便于檢索。

除此之外，檔案管理還應(yīng)按時(shí)清理密件，向保密委員會(huì)提供應(yīng)解密的建議。以上這些工作增加了檔案管理的難度。

2.3 查詢使用頻繁

從上世紀(jì)九十年代開始，國防科工委為避免重復(fù)勞動(dòng)，縮短研制周期，在軍品研制中推行“三化”（通用化、系列化、組合化）的策略。該策略要求新研制的產(chǎn)品要對(duì)老產(chǎn)品有一定比例的繼承性。繼承的比例越高，說明繼承性越好?，F(xiàn)在己把這種繼承性指標(biāo)用“標(biāo)準(zhǔn)化系數(shù)”來表示。這一措施的實(shí)施，在新研產(chǎn)品時(shí)，設(shè)計(jì)師查閱老產(chǎn)品科技檔案的次數(shù)和頻繁度大大增加。據(jù)某些單位統(tǒng)計(jì)，科研人員查閱檔案的時(shí)間約占整個(gè)課題研制時(shí)間的1/3 以上，對(duì)原有圖紙的利用率超過50%。還有些單位統(tǒng)計(jì)，科研人員查閱檔案資料的時(shí)間約占整個(gè)課題時(shí)間的30%-40%，對(duì)原有圖紙的復(fù)用率高達(dá)50%-60%。這些查閱和借用無疑增加了檔案員的工作量。

3.民營軍工企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

由于檔案管理工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以多數(shù)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)都將工作重點(diǎn)集中在產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)及市場(chǎng)營銷上，未對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視。

據(jù)了解，己有不少民營軍工企業(yè)借鑒或?qū)W習(xí)了國營老軍工管理科技檔案的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)各科技項(xiàng)目制定了“科技文件歸檔簽署表”，在該表中明確了所有文件名稱和簽署人（擬制、校對(duì)、審核、工藝質(zhì)量會(huì)簽、標(biāo)準(zhǔn)化檢查、批準(zhǔn)），這是一種很好的方法，但由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，往往是執(zhí)行不力，直到項(xiàng)目結(jié)束，許多文件仍未歸入檔案。

軍工企業(yè)的檔案室，一般都是要害部位，非檔案管理人員不準(zhǔn)隨便入內(nèi)，但由于領(lǐng)導(dǎo)管理不嚴(yán)，有不少人擅自進(jìn)入查找檔案，不僅違反檔案室的管理規(guī)定，還違反了保密要害部門部位的管理規(guī)定。

3.2 制度執(zhí)行不力

檔案管理制度是企業(yè)制度的基礎(chǔ)部分，每個(gè)企業(yè)都會(huì)建立。問題是如何真正、認(rèn)真地執(zhí)行，這是關(guān)鍵。執(zhí)行過程如何監(jiān)督也是企業(yè)重視不夠之處。實(shí)戰(zhàn)派管理專家張子凡指出：任何一家公司，往往不缺少制度，也不缺少流程，但是缺少實(shí)實(shí)在在的執(zhí)行力；任何一家公司，不缺少遠(yuǎn)景，也不缺少戰(zhàn)略，而是缺少分解并執(zhí)行長遠(yuǎn)目標(biāo)的能力。如果一家公司能把制定的規(guī)范或者制度不折不扣地執(zhí)行到位，那么這家公司才能穩(wěn)定快速地發(fā)展。

3.3 檔案人員素質(zhì)不高

民營企業(yè)的檔案管理員普遍素質(zhì)不高。一是我國大專院校檔案專業(yè)少，畢業(yè)生人數(shù)也不多；二是就算是檔案專業(yè)的畢業(yè)生，也很少有人愿意長期從事檔案管理工作。這就形成大量非檔案專業(yè)的畢業(yè)生進(jìn)入檔案管理行業(yè)。特別是民營企業(yè)，多數(shù)檔案員專業(yè)不對(duì)口，機(jī)電行業(yè)的檔案員最好是機(jī)械、電子專業(yè)的，但機(jī)械、電子專業(yè)的畢業(yè)生都愿意到設(shè)計(jì)開發(fā)部門擔(dān)任設(shè)計(jì)師，而不愿擔(dān)任檔案員。因此，大量學(xué)商貿(mào)管理、旅游管理、行政管理的畢業(yè)生充實(shí)了檔案員隊(duì)伍。

未經(jīng)培訓(xùn)就上崗是民營企業(yè)的一大弊病。有時(shí)檔案員休假，就拉郎頂替，造成找不到文檔，或放錯(cuò)柜等混亂現(xiàn)象。少數(shù)檔案員學(xué)習(xí)不努力，不掌握檔案管理的基本要求，不熟悉檔案管理的基本流程，不能熟練地進(jìn)行文件接收、整理、歸檔、入庫、上架等操作。更有少數(shù)責(zé)任心不強(qiáng)的檔案員，甚至進(jìn)出檔案室不隨手關(guān)門，借出文檔不登記，更改圖紙無記錄……

3.4 檔案完整性欠缺

科技項(xiàng)目檔案完整性欠缺，是與項(xiàng)目缺乏頂層設(shè)計(jì)有關(guān)。檔案完整、齊套是檔案有效性的重要因素。檔案管理人員所處的地位及其知識(shí)面的限制，不可能了解歸檔項(xiàng)目的整體情況，也就不可能很好地把握歸檔文件的完整性、齊套性，往往是來一件歸一件，導(dǎo)致最終歸檔文件不少，但完整性、齊套性欠缺。

4.推進(jìn)民營軍工企業(yè)科技檔案管理上臺(tái)階

4.1 完善制度是管好檔案的基礎(chǔ)

沒有規(guī)矩，不成方圓，這是句老話。一般來說，規(guī)矩都是用制度的形式來表示的。制定任何一項(xiàng)制度，都要把制約的內(nèi)容控制到一定程度。建立規(guī)章制度，做到有章可循，對(duì)于做好檔案管理工作，同樣是極為重要的基礎(chǔ)工作。

有了規(guī)章制度，檔案員和全體員工才能按制度辦事；有了制度，企業(yè)才能有檢查落實(shí)制度的依據(jù)；有了制度，企業(yè)才能有的放矢地進(jìn)行教育；有了制度，企業(yè)才可以進(jìn)一步讓職工加深理解制度、認(rèn)識(shí)制度，從而自覺地執(zhí)行制度；有了制度，企業(yè)才可以發(fā)現(xiàn)違犯制度的實(shí)例，從而抓住典型，嚴(yán)肅處理；通過制度的執(zhí)行，還可以進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)制度的缺陷，從而不斷完善制度。

4.2 推廣“四同步”，確保檔案完整齊套

1987年3月，國家檔案局頒發(fā)了由全國科技檔案工作會(huì)議通過的《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》，指出科研工作和建檔工作必須實(shí)行“四同步”管理。即：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的形成和歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定準(zhǔn)備歸檔的科研文件同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果及科技人員提職考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

1989年9月，江蘇省科委為實(shí)施該項(xiàng)管理，成立了“科研檔案工作與科研管理全面結(jié)合規(guī)范化研究”課題，機(jī)電部十四所率先進(jìn)行了嘗試，經(jīng)過科技檔案的管理實(shí)踐，總結(jié)出科技檔案“四同步”管理經(jīng)驗(yàn)，曾在全國質(zhì)量管理小組（也稱QC小組）交流活動(dòng)中獲得優(yōu)秀獎(jiǎng)。

1992年9月，江蘇省科委頒發(fā)了地方標(biāo)準(zhǔn)——江蘇省科學(xué)技術(shù)研究檔案建檔工作與科研工作四同步管理規(guī)范（DB32/A019-92）。作為推廣科技檔案歸檔的指導(dǎo)性文件。之后，其他省市也頒發(fā)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)?！八耐健钡玫接行ж瀼?，對(duì)推動(dòng)科技檔案歸檔起到良好效果。

在新形式下，應(yīng)賦予“四同步”新的理念，將檔案收集與研制工作程序的四大階段同步，即與“論證階段、方案階段、工程研制階段、產(chǎn)品定型階段”同步。

民營企業(yè)進(jìn)入軍工行業(yè)較晚，對(duì)軍工科技檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，因此有必要溫故而知新?！八耐健彪m是老經(jīng)驗(yàn)，但它并未過時(shí)，可以說，推廣“四同步”就是確?？萍紮n案完整的重要手段和方法。

4.3 加強(qiáng)科技項(xiàng)目文檔收集的頂層設(shè)計(jì)

科技項(xiàng)目種類繁多，有預(yù)研課題、型號(hào)產(chǎn)品。產(chǎn)品又可根據(jù)其使用條件、形式體制、固定場(chǎng)所等的情況進(jìn)行細(xì)分。企業(yè)應(yīng)根據(jù)這些項(xiàng)目的特點(diǎn)，在項(xiàng)目研發(fā)初期就進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)。所謂頂層設(shè)計(jì)就是由企業(yè)總工程師或技術(shù)負(fù)責(zé)人牽頭，策劃出該項(xiàng)目應(yīng)完成歸檔文件的匯總表，表中應(yīng)有各個(gè)文件名稱及確定擬制、審校、會(huì)簽、批準(zhǔn)的人員名單。有了這張匯總表，文件簽署的所有人員和檔案員都可以對(duì)該項(xiàng)目應(yīng)完成的文檔做到心中有數(shù)，努力按階段、按時(shí)間完成文件，及時(shí)歸檔。項(xiàng)目研發(fā)過程可能會(huì)產(chǎn)生新的文件，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)入。該匯總表還可以作為對(duì)科技人員考核工作業(yè)績的依據(jù)。

4.4 加強(qiáng)培訓(xùn)，管好檔案

為確保規(guī)章制度在本單位的落實(shí)，企業(yè)的最高管理者必須高度重視檔案工作和檔案人員的培訓(xùn)。檔案員上崗前必須外培，取得省、市檔案管理部門頒發(fā)的上崗證，使他們掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和具備檔案管理的基本素質(zhì)。其次是根據(jù)本單位職工人數(shù)的實(shí)際情況， 對(duì)需要接觸檔案的人員，組織有層次、有重點(diǎn)的宣貫。通過宣貫學(xué)習(xí)，提高領(lǐng)導(dǎo)干部知悉政策、制度的程度和駕馭全局、應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的能力，增強(qiáng)其工作的原則性、系統(tǒng)性，也讓廣大職工知道制度的內(nèi)容和如何按制度辦事。

4.5 穩(wěn)定檔案員隊(duì)伍

人員流動(dòng)性大是民營企業(yè)的特點(diǎn)之一。一般中小型民營企業(yè)，檔案員人數(shù)有限，基本上是“一個(gè)蘿卜一個(gè)坑”。因此，一旦檔案員缺崗，必然對(duì)公司檔案管理產(chǎn)生有一定影響，因此必須穩(wěn)定檔案員隊(duì)伍。穩(wěn)定的方法不外呼是“事業(yè)留人”、“感情留人”、“待遇留人”。也可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，有意識(shí)地找一倆位熟悉科技項(xiàng)目的同志，協(xié)助專職檔案員做一些檔案管理工作，以便應(yīng)對(duì)檔案員缺崗的突變情況。

4.6 加強(qiáng)信息化建設(shè)

隨著企業(yè)的發(fā)展，科技檔案的數(shù)量會(huì)越來越多，這是無法阻擋的事實(shí)。不少國營老軍工企業(yè)，己有幾十年的歷史，其型號(hào)品種之多，數(shù)量之大，使得檔案庫房不斷擴(kuò)大，而且還有繼續(xù)擴(kuò)大的趨勢(shì)，多次增加密集柜也解決不了檔案漲庫的困局。但是隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，這一難題得到了解決，這就是檔案管理信息化。

科技檔案信息化建設(shè)要以檔案管理現(xiàn)代化為基礎(chǔ)，以檔案信息數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與單位信息系統(tǒng)有效銜接，便于檔案信息資源的開發(fā)利用。

所有科技檔案都可實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，如：企業(yè)建立涉密局域網(wǎng)，將設(shè)計(jì)圖紙及科技文件等檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入；生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)不用紙質(zhì)圖紙而是通過電子顯示屏；會(huì)議室可隨時(shí)調(diào)閱檔案文件；文件電子簽署、歸檔、發(fā)布，不再用人工發(fā)放……這些以前無法克服的繁瑣工作，己在部分信息化建設(shè)的先進(jìn)企事業(yè)單位成為輕松的現(xiàn)實(shí)。不僅使檔案庫房得到緩解，還大大縮短了科研生產(chǎn)流程。不僅加快了對(duì)科研生產(chǎn)節(jié)奏，還保證了檔案管理的質(zhì)量。但是因?yàn)樾畔⒒芾硇枰^高的成本，目前在小型民營軍工企業(yè)推廣還有一定難度。但有識(shí)之士們正在躍躍欲試。

5.結(jié)語

民營軍工科技檔案工作有其特有的重要性，作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，對(duì)國防建設(shè)和企業(yè)的技術(shù)發(fā)展有不可替代的作用。企業(yè)應(yīng)針對(duì)本行業(yè)科技檔案管理工作中存在的問題，不斷增強(qiáng)意識(shí)，完善制度，改善管理手段，提高管理能力。同時(shí)，應(yīng)大力加強(qiáng)制度的執(zhí)行力。只有高度重視并不斷加大科技檔案的管理力度，才能把科技檔案的現(xiàn)代化管理事業(yè)提高到一個(gè)新的水平。確保在新形勢(shì)下科技檔案管理工作的順利開展。

[1]龔霞.淺談軍工企業(yè)科技檔案制度建設(shè)[J].沿海企業(yè)與科技，2013（5）：71-72，70

[2]王蓉，呂敏.軍工企業(yè)科技檔案管理[J].陜西檔案， 2011(6)：36

[3]張子凡.管理就要執(zhí)行到位：沒有借口，使命必達(dá)[M].北京：人民郵電出版社，2013.1

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[5]鐘素英.加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].中華建設(shè).2013(12)：118-119

李莉，南京科瑞達(dá)電子裝備有限責(zé)任公司工程師、標(biāo)準(zhǔn)化師；葉渭川，江蘇泰達(dá)機(jī)電設(shè)備有限責(zé)任公司副總經(jīng)理、研究員級(jí)高級(jí)工程師、中國管理科學(xué)研究院特約研究員）