桂林電子科技大學 劉承煥 張 圓

制造業(yè)實施ERP典型問題研究
——以ABC公司為例

桂林電子科技大學 劉承煥 張 圓

分析了ABC標公司ERP運用現(xiàn)狀，分析了信息孤島問題、系統(tǒng)廣度和深度問題、業(yè)務流程等問題，并逐一提供了解決措施。

ERP；信息孤島；業(yè)務流程重組

一、ERP基本原理

ERP是企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP先進技管理思想已被廣泛接受，很多企業(yè)更是把推行ERP作為降低成本，提高效效益的有力武器。ERP是集生產(chǎn)、采購、庫存、銷售、質(zhì)量、人力、財務等各種管理子系統(tǒng)于一體的綜合體，它要求各子系統(tǒng)既能能獨立完成特定的功能，同時又能為其他子系統(tǒng)提供信息，以達到信息高度共享的管理目標。典型的ERP系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖如下：

圖1 典型的ERP系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖

二、ABC公司及ERP實施概況

ABC公司始建于1965年，是國家大型重點骨干輪胎企業(yè)，也是國家智力引進和技術改造的重點企業(yè)，擁有職工2000多名，設備近1200臺，總資產(chǎn)17億元。1999年通過ISO9001標準認證。工廠擁有四條現(xiàn)代化專業(yè)輪胎生產(chǎn)線，生產(chǎn)工程機械輪胎、中、輕、微型載重汽車輪胎、農(nóng)用輪胎、轎車輪胎、工業(yè)輪胎。具備年產(chǎn)“火炬”，“馳原”牌綜合輪胎140萬套的能力。產(chǎn)品以其耐磨耗、抗刺扎、適應性強、安全系數(shù)高等特點，暢銷全國各地和出口歐、亞、美、非等洲的20多個國家和地區(qū)。公司下設財務、生產(chǎn)、市場、研發(fā)、供應、倉儲、人力、質(zhì)量、信息等多個職能部門。

公司領導高度重視企業(yè)信息化建設，積極開展ERP實施運用。目前借助用友軟件和OA系統(tǒng)實現(xiàn)了財務核算信息化、人力資源管理信息化。其他各職能管理部門主要借助EXCEL實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理和統(tǒng)計分析。公司的整個信息化水平尚處于初級階段，ERP系統(tǒng)的整體效能尚未得到充分發(fā)揮。公司迫切需要解決棘手問題，加快信息化進程。

三、ABC公司實施ERP出現(xiàn)的典型問題研究

筆者認為ABC公司在實施ERP信息化過程中存在四大典型問題。

1.同時使用兩套管理系統(tǒng)，信息不能共享，造成信息孤島

(1)ABC公司信息孤島的成因

所謂信息孤島是指在一個單位的各個部門之間由于種種原因造成部門與部門之間完全孤立，各種信息無法順暢地在部門與部門之間流動。ABC公司同時使用OA系統(tǒng)和用友ERP兩套系統(tǒng)。OA辦公系統(tǒng)是自主開發(fā)，實現(xiàn)了內(nèi)部辦公信息共享。公司的薪酬管理也基本依靠本系統(tǒng)完成，解決了招聘、定級、考勤、獎懲等主要人事管理工作。而公司財務核算工作包括日常的憑證錄入、審核、記賬、結(jié)賬、四張主要會計報表的編制都借助用友軟件實現(xiàn)。

人力資源管理關鍵的數(shù)據(jù)就是職工薪酬，而職工薪酬又是形成財務系統(tǒng)成本費用的主要依據(jù)，職工薪酬數(shù)據(jù)的源頭應該在人力資源系統(tǒng)。由于ABC公司運用了兩套不同的系統(tǒng)，且內(nèi)部沒有有效的數(shù)據(jù)傳遞接口，導致同樣的一筆薪酬數(shù)據(jù)要分別在兩個不同的部門和系統(tǒng)內(nèi)部輸入兩次，彼此“各自為政”，薪酬數(shù)據(jù)不能共享，形成了薪酬數(shù)據(jù)孤島。

(2)解決信息孤島的措施

針對上述薪酬數(shù)據(jù)孤島問題，提供兩種解決措施。其一：在原有OA系統(tǒng)和用友系統(tǒng)上基礎上做二次開發(fā)，將OA系統(tǒng)內(nèi)部的薪酬數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成用友系統(tǒng)可以引入的標準格式，同時在用友工薪管理子系統(tǒng)設置薪酬數(shù)據(jù)外部導入功能；其二：屏蔽或者停用院OA系統(tǒng)內(nèi)部的薪酬數(shù)據(jù)錄入功能，同時開啟用友系統(tǒng)自帶的工薪管理系統(tǒng)，使薪資管理的數(shù)據(jù)源都集中到用友系統(tǒng)內(nèi)完成。相比而言，方案二成本低，見效快。

2.ABC公司ERP應用廣度不夠，無法發(fā)揮整體效能

(1)廣度不夠的主要體現(xiàn)

由前文圖1可見，一個完整的ERP系統(tǒng)少不了固定資產(chǎn)、采購、生產(chǎn)、銷售、庫存管理。由于存在管理觀念、人員技能、發(fā)展規(guī)劃方面的問題，目前ABC公司雖然購置了國內(nèi)ERP老大用友的軟件產(chǎn)品，但是在應用范圍來看，只是開啟運用了財務核算系統(tǒng)，雖然能夠順利完成財務核算的日常工作，但是這無法發(fā)揮ERP的整體信息優(yōu)勢。這中做法只是企業(yè)信息化的最低級階段，即會計電算化階段。

(2)解決廣度問題的措施

由于用友軟件的購產(chǎn)銷存等模塊在國內(nèi)很多企業(yè)都得到了充分應用，而且效果頗佳。因此建議ABC公司組織采購、銷售、庫存、生產(chǎn)、財務等職能部門的信息處理人員認真學習并熟練掌握用友購銷存產(chǎn)等業(yè)務模塊的應用原理，并逐步擴展應用，由會計電算化向財務信息化、企業(yè)全面信息化過度，充分發(fā)揮ERP的管理優(yōu)勢。

3.ABC公司ERP應用深度不夠，未能最大限度實現(xiàn)自動化

(1)深度不夠的主要體現(xiàn)

在整個ERP系統(tǒng)中，財務模塊是核心模塊。而財務模塊的關鍵信息是記賬憑證，記賬憑證智能化生成的程度越高，標志著企業(yè)會計信息化水平越高。ABC公司目前的記賬憑證幾乎全部是人工逐條錄入的，這種做法只是對手工的操作的簡單模仿，沒用充分發(fā)揮用友系統(tǒng)的各種憑證自動生成功能。

(2)解決深度問題的措施

建議操作人員掌握用友記賬憑證的多種自動生成方法。實現(xiàn)有規(guī)則憑證的模式化生成、期末內(nèi)部結(jié)賬憑證的自動生成、各業(yè)務系統(tǒng)（包括工薪、固定資產(chǎn)、采購、生產(chǎn)、銷售、庫存、結(jié)算等）的自動制單生成記賬憑證。既做到數(shù)出源頭，又減少重復輸入可能帶來的錯誤及核對，大大提高會計核算效率。

4.ABC公司尚未進行有效的業(yè)務流程重組造成ERP軟件水土不服

(1)購、銷、存、產(chǎn)等傳統(tǒng)業(yè)務流程與ERP內(nèi)部固化的業(yè)務流程不一致造成實施障礙

長期以來，在實施ERP過程中有種說法“不上ERP等死，上了ERP找死”。這其中的“找死”之根源就在各業(yè)務部門傳統(tǒng)的經(jīng)驗式操作流程無法適應先進的ERP業(yè)務流程。ABC公司的各職能部門的業(yè)務流程完全采用“經(jīng)驗式”的老作法，各部門都是閉門造車，自己只管自己負責的工作，不能站在整個企業(yè)全盤的角度考慮問題，更不會考慮自己的業(yè)務數(shù)據(jù)對其他部門乃至全廠的影響。這樣在實施ERP過程中勢必帶來思想認識混亂，甚至讓實施夭折。

(2)解決措施--遵循ERP理念重組業(yè)務流程

用友ERP內(nèi)部的購、銷、存、產(chǎn)已經(jīng)是根據(jù)國際最新理念固化了一整套基于ERP系通的標準化業(yè)務流程，但是在習慣了傳統(tǒng)經(jīng)驗式流程的操作員手里碰了壁，他們抱怨“軟件功能不完善、和自己原來的操作流程不一樣、不習慣、不好用”。殊不知自己遵循的老式傳統(tǒng)操作流程應該改變，按照ERP系統(tǒng)思想的標準流程，重組原來的業(yè)務流程，使之盡快適應系統(tǒng)規(guī)范。

四、小結(jié)

我國企業(yè)實施ERP遇到的問題是多種多樣的。本文所列舉的四個問題具有較廣泛的代表性。在實際工作中，幾個不同的ERP系統(tǒng)同時并用、各種ERP系統(tǒng)在應用中廣度和深度嚴重不夠、業(yè)務操作員不按照ERP系統(tǒng)固有的流程進行業(yè)務數(shù)據(jù)處理，這都使ERP的整體優(yōu)勢大打折扣甚至失敗。

[1]頓照暉.ERP財務控制體系設計與實施的案例分析[J].管理現(xiàn)代化,2009(12):47-48.

[2]楊衛(wèi).ERP在企業(yè)財務管理中的應用[J].經(jīng)濟師,2007(6):152-153.