桂林電子科技大學(xué) 劉承煥 張 圓

制造業(yè)實(shí)施ERP典型問題研究
——以ABC公司為例

桂林電子科技大學(xué) 劉承煥 張 圓

分析了ABC標(biāo)公司ERP運(yùn)用現(xiàn)狀，分析了信息孤島問題、系統(tǒng)廣度和深度問題、業(yè)務(wù)流程等問題，并逐一提供了解決措施。

ERP；信息孤島；業(yè)務(wù)流程重組

一、ERP基本原理

ERP是企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。ERP先進(jìn)技管理思想已被廣泛接受，很多企業(yè)更是把推行ERP作為降低成本，提高效效益的有力武器。ERP是集生產(chǎn)、采購、庫存、銷售、質(zhì)量、人力、財(cái)務(wù)等各種管理子系統(tǒng)于一體的綜合體，它要求各子系統(tǒng)既能能獨(dú)立完成特定的功能，同時(shí)又能為其他子系統(tǒng)提供信息，以達(dá)到信息高度共享的管理目標(biāo)。典型的ERP系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖如下：

圖1 典型的ERP系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖

二、ABC公司及ERP實(shí)施概況

ABC公司始建于1965年，是國家大型重點(diǎn)骨干輪胎企業(yè)，也是國家智力引進(jìn)和技術(shù)改造的重點(diǎn)企業(yè)，擁有職工2000多名，設(shè)備近1200臺(tái)，總資產(chǎn)17億元。1999年通過ISO9001標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證。工廠擁有四條現(xiàn)代化專業(yè)輪胎生產(chǎn)線，生產(chǎn)工程機(jī)械輪胎、中、輕、微型載重汽車輪胎、農(nóng)用輪胎、轎車輪胎、工業(yè)輪胎。具備年產(chǎn)“火炬”，“馳原”牌綜合輪胎140萬套的能力。產(chǎn)品以其耐磨耗、抗刺扎、適應(yīng)性強(qiáng)、安全系數(shù)高等特點(diǎn)，暢銷全國各地和出口歐、亞、美、非等洲的20多個(gè)國家和地區(qū)。公司下設(shè)財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、市場(chǎng)、研發(fā)、供應(yīng)、倉儲(chǔ)、人力、質(zhì)量、信息等多個(gè)職能部門。

公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視企業(yè)信息化建設(shè)，積極開展ERP實(shí)施運(yùn)用。目前借助用友軟件和OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)核算信息化、人力資源管理信息化。其他各職能管理部門主要借助EXCEL實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理和統(tǒng)計(jì)分析。公司的整個(gè)信息化水平尚處于初級(jí)階段，ERP系統(tǒng)的整體效能尚未得到充分發(fā)揮。公司迫切需要解決棘手問題，加快信息化進(jìn)程。

三、ABC公司實(shí)施ERP出現(xiàn)的典型問題研究

筆者認(rèn)為ABC公司在實(shí)施ERP信息化過程中存在四大典型問題。

1.同時(shí)使用兩套管理系統(tǒng)，信息不能共享，造成信息孤島

(1)ABC公司信息孤島的成因

所謂信息孤島是指在一個(gè)單位的各個(gè)部門之間由于種種原因造成部門與部門之間完全孤立，各種信息無法順暢地在部門與部門之間流動(dòng)。ABC公司同時(shí)使用OA系統(tǒng)和用友ERP兩套系統(tǒng)。OA辦公系統(tǒng)是自主開發(fā)，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部辦公信息共享。公司的薪酬管理也基本依靠本系統(tǒng)完成，解決了招聘、定級(jí)、考勤、獎(jiǎng)懲等主要人事管理工作。而公司財(cái)務(wù)核算工作包括日常的憑證錄入、審核、記賬、結(jié)賬、四張主要會(huì)計(jì)報(bào)表的編制都借助用友軟件實(shí)現(xiàn)。

人力資源管理關(guān)鍵的數(shù)據(jù)就是職工薪酬，而職工薪酬又是形成財(cái)務(wù)系統(tǒng)成本費(fèi)用的主要依據(jù)，職工薪酬數(shù)據(jù)的源頭應(yīng)該在人力資源系統(tǒng)。由于ABC公司運(yùn)用了兩套不同的系統(tǒng)，且內(nèi)部沒有有效的數(shù)據(jù)傳遞接口，導(dǎo)致同樣的一筆薪酬數(shù)據(jù)要分別在兩個(gè)不同的部門和系統(tǒng)內(nèi)部輸入兩次，彼此“各自為政”，薪酬數(shù)據(jù)不能共享，形成了薪酬數(shù)據(jù)孤島。

(2)解決信息孤島的措施

針對(duì)上述薪酬數(shù)據(jù)孤島問題，提供兩種解決措施。其一：在原有OA系統(tǒng)和用友系統(tǒng)上基礎(chǔ)上做二次開發(fā)，將OA系統(tǒng)內(nèi)部的薪酬數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成用友系統(tǒng)可以引入的標(biāo)準(zhǔn)格式，同時(shí)在用友工薪管理子系統(tǒng)設(shè)置薪酬數(shù)據(jù)外部導(dǎo)入功能；其二：屏蔽或者停用院OA系統(tǒng)內(nèi)部的薪酬數(shù)據(jù)錄入功能，同時(shí)開啟用友系統(tǒng)自帶的工薪管理系統(tǒng)，使薪資管理的數(shù)據(jù)源都集中到用友系統(tǒng)內(nèi)完成。相比而言，方案二成本低，見效快。

2.ABC公司ERP應(yīng)用廣度不夠，無法發(fā)揮整體效能

(1)廣度不夠的主要體現(xiàn)

由前文圖1可見，一個(gè)完整的ERP系統(tǒng)少不了固定資產(chǎn)、采購、生產(chǎn)、銷售、庫存管理。由于存在管理觀念、人員技能、發(fā)展規(guī)劃方面的問題，目前ABC公司雖然購置了國內(nèi)ERP老大用友的軟件產(chǎn)品，但是在應(yīng)用范圍來看，只是開啟運(yùn)用了財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，雖然能夠順利完成財(cái)務(wù)核算的日常工作，但是這無法發(fā)揮ERP的整體信息優(yōu)勢(shì)。這中做法只是企業(yè)信息化的最低級(jí)階段，即會(huì)計(jì)電算化階段。

(2)解決廣度問題的措施

由于用友軟件的購產(chǎn)銷存等模塊在國內(nèi)很多企業(yè)都得到了充分應(yīng)用，而且效果頗佳。因此建議ABC公司組織采購、銷售、庫存、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等職能部門的信息處理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)并熟練掌握用友購銷存產(chǎn)等業(yè)務(wù)模塊的應(yīng)用原理，并逐步擴(kuò)展應(yīng)用，由會(huì)計(jì)電算化向財(cái)務(wù)信息化、企業(yè)全面信息化過度，充分發(fā)揮ERP的管理優(yōu)勢(shì)。

3.ABC公司ERP應(yīng)用深度不夠，未能最大限度實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化

(1)深度不夠的主要體現(xiàn)

在整個(gè)ERP系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)模塊是核心模塊。而財(cái)務(wù)模塊的關(guān)鍵信息是記賬憑證，記賬憑證智能化生成的程度越高，標(biāo)志著企業(yè)會(huì)計(jì)信息化水平越高。ABC公司目前的記賬憑證幾乎全部是人工逐條錄入的，這種做法只是對(duì)手工的操作的簡(jiǎn)單模仿，沒用充分發(fā)揮用友系統(tǒng)的各種憑證自動(dòng)生成功能。

(2)解決深度問題的措施

建議操作人員掌握用友記賬憑證的多種自動(dòng)生成方法。實(shí)現(xiàn)有規(guī)則憑證的模式化生成、期末內(nèi)部結(jié)賬憑證的自動(dòng)生成、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)（包括工薪、固定資產(chǎn)、采購、生產(chǎn)、銷售、庫存、結(jié)算等）的自動(dòng)制單生成記賬憑證。既做到數(shù)出源頭，又減少重復(fù)輸入可能帶來的錯(cuò)誤及核對(duì)，大大提高會(huì)計(jì)核算效率。

4.ABC公司尚未進(jìn)行有效的業(yè)務(wù)流程重組造成ERP軟件水土不服

(1)購、銷、存、產(chǎn)等傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程與ERP內(nèi)部固化的業(yè)務(wù)流程不一致造成實(shí)施障礙

長(zhǎng)期以來，在實(shí)施ERP過程中有種說法“不上ERP等死，上了ERP找死”。這其中的“找死”之根源就在各業(yè)務(wù)部門傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)式操作流程無法適應(yīng)先進(jìn)的ERP業(yè)務(wù)流程。ABC公司的各職能部門的業(yè)務(wù)流程完全采用“經(jīng)驗(yàn)式”的老作法，各部門都是閉門造車，自己只管自己負(fù)責(zé)的工作，不能站在整個(gè)企業(yè)全盤的角度考慮問題，更不會(huì)考慮自己的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)其他部門乃至全廠的影響。這樣在實(shí)施ERP過程中勢(shì)必帶來思想認(rèn)識(shí)混亂，甚至讓實(shí)施夭折。

(2)解決措施--遵循ERP理念重組業(yè)務(wù)流程

用友ERP內(nèi)部的購、銷、存、產(chǎn)已經(jīng)是根據(jù)國際最新理念固化了一整套基于ERP系通的標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程，但是在習(xí)慣了傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)式流程的操作員手里碰了壁，他們抱怨“軟件功能不完善、和自己原來的操作流程不一樣、不習(xí)慣、不好用”。殊不知自己遵循的老式傳統(tǒng)操作流程應(yīng)該改變，按照ERP系統(tǒng)思想的標(biāo)準(zhǔn)流程，重組原來的業(yè)務(wù)流程，使之盡快適應(yīng)系統(tǒng)規(guī)范。

四、小結(jié)

我國企業(yè)實(shí)施ERP遇到的問題是多種多樣的。本文所列舉的四個(gè)問題具有較廣泛的代表性。在實(shí)際工作中，幾個(gè)不同的ERP系統(tǒng)同時(shí)并用、各種ERP系統(tǒng)在應(yīng)用中廣度和深度嚴(yán)重不夠、業(yè)務(wù)操作員不按照ERP系統(tǒng)固有的流程進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理，這都使ERP的整體優(yōu)勢(shì)大打折扣甚至失敗。

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