戈子忠

探討企業(yè)采購(gòu)過(guò)程中的內(nèi)部控制

戈子忠

物資采購(gòu)是企業(yè)采購(gòu)過(guò)程中的一個(gè)核心環(huán)節(jié)，同時(shí)也是企業(yè)成本控制的重要環(huán)節(jié)，如果管理不當(dāng)，容易產(chǎn)生循私舞弊，以次充好的不正常現(xiàn)象，嚴(yán)重侵蝕企業(yè)的經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)，甚至影響企業(yè)的發(fā)展。做好采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)控制，是企業(yè)生存與發(fā)展的必然需要，實(shí)踐中總結(jié)出采購(gòu)過(guò)程中相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)控制及行之有效的方法給企業(yè)帶來(lái)了一定的經(jīng)濟(jì)效益，各企業(yè)要根據(jù)自己的生產(chǎn)方式制定一套行之有效的采購(gòu)內(nèi)部控制制度并付諸實(shí)施.

企業(yè)采購(gòu)過(guò)程；內(nèi)部控制；方法應(yīng)用

全面梳理采購(gòu)流程并制定采購(gòu)管理制度，是控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的根本，制度建設(shè)的作用是保證采購(gòu)業(yè)務(wù)能順利開(kāi)展，使企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)能有章可循，通過(guò)制度來(lái)規(guī)范自己的采購(gòu)行為，做到責(zé)權(quán)利的有效平衡。根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第七號(hào)—采購(gòu)業(yè)務(wù)》對(duì)采購(gòu)流程描述中顯示，采購(gòu)過(guò)程基本可分為申購(gòu)、審批、購(gòu)買、驗(yàn)收、付款和采購(gòu)后評(píng)估六個(gè)環(huán)節(jié)，在實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)中，要明確相關(guān)部門的采購(gòu)職責(zé)及相關(guān)權(quán)限，避免多頭采購(gòu)和重復(fù)采購(gòu)。對(duì)采購(gòu)經(jīng)辦人員實(shí)行定期崗位輪換制度，將執(zhí)行線與監(jiān)督線相互分離。下面就采購(gòu)過(guò)程中的內(nèi)部控制進(jìn)行總結(jié)，以探討采購(gòu)內(nèi)部控制在企業(yè)采購(gòu)過(guò)程中發(fā)揮的作用。

一、申購(gòu)環(huán)節(jié)

采購(gòu)控制流程，是整個(gè)采購(gòu)控制過(guò)程的源頭，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，依據(jù)采購(gòu)物資的不同類型，確定相應(yīng)的申購(gòu)部門。明確相應(yīng)部門的職責(zé)權(quán)限及審批程序。在執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃前，根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及生產(chǎn)進(jìn)度，進(jìn)行采購(gòu)預(yù)算的編制和審批。嚴(yán)格控制超預(yù)算及預(yù)算外的采購(gòu)，對(duì)于超預(yù)算及預(yù)算外的采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)先履行預(yù)算的調(diào)整程序，再辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。請(qǐng)購(gòu)業(yè)務(wù)由需求部門依據(jù)庫(kù)存量及用料預(yù)算量填寫請(qǐng)購(gòu)單，并注明物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量及需求日期等，經(jīng)請(qǐng)購(gòu)部門匯總并審核通過(guò)后，統(tǒng)一交由采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)。

二、審批環(huán)節(jié)

審批環(huán)節(jié)貫穿著采購(gòu)業(yè)務(wù)全過(guò)程，從采購(gòu)申請(qǐng)到合同簽訂最后到貨款支付都要明確審批人制度，使得執(zhí)行部門與監(jiān)督部門并存，達(dá)到權(quán)責(zé)利有機(jī)統(tǒng)一。因此在這一環(huán)節(jié)，權(quán)利人簽字蓋章是事后采購(gòu)檢查的重要書(shū)面材料，也是區(qū)分責(zé)任的主要依據(jù)。使得權(quán)利人在行使權(quán)利的同時(shí)，增加了審核把關(guān)責(zé)任。請(qǐng)購(gòu)審批，使用部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃進(jìn)行匯總審核，對(duì)異常采購(gòu)及頻繁采購(gòu)的物資應(yīng)嚴(yán)格控制，對(duì)臨時(shí)采購(gòu)急件應(yīng)通知采購(gòu)部門即刻實(shí)施采購(gòu)，事后補(bǔ)辦審批程序；合同審批，在確定合格供應(yīng)商的同時(shí)，盡可能使用本公司的合同版本合同與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，審批時(shí)，對(duì)合同的主要條款應(yīng)重點(diǎn)審核：包括供應(yīng)商、采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量要求及付款方式。同時(shí)要求采購(gòu)人員簽訂一份質(zhì)量?jī)r(jià)格承諾書(shū)，作為合同的附件，以減少企業(yè)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)；付款審批，根據(jù)完善的采購(gòu)過(guò)程形成的相關(guān)書(shū)面資料及合同付款日，及時(shí)辦理付款審批，是企業(yè)誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)的重要保證。

三、購(gòu)買環(huán)節(jié)

采購(gòu)實(shí)施是以審批后的請(qǐng)購(gòu)單為依據(jù)，此采購(gòu)實(shí)施過(guò)程包括確定供應(yīng)商、采購(gòu)價(jià)格和簽訂采購(gòu)合同。它是整個(gè)采購(gòu)過(guò)程中的核心工作，也是采購(gòu)控制的主要環(huán)節(jié)。因此在實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)前，按照采購(gòu)內(nèi)控制度規(guī)定，建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估及準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)。對(duì)供應(yīng)商提供的物資的質(zhì)量、價(jià)格、供貨及時(shí)性及經(jīng)營(yíng)狀況等實(shí)時(shí)管理和綜合評(píng)價(jià)，并根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果合理選擇供應(yīng)商。對(duì)供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)管理，不僅是采購(gòu)部門的責(zé)任，更是企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)部門的共同責(zé)任。通過(guò)采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商信用及市場(chǎng)價(jià)格的監(jiān)控，使用部門對(duì)物資質(zhì)量的監(jiān)督，財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)價(jià)格的評(píng)價(jià)，不同的信息匯總可以對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)勝劣汰的調(diào)整，從而降低采購(gòu)成本。同時(shí)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各部門間的合作與交流，形成制衡機(jī)制，避免與供應(yīng)商的長(zhǎng)期合作帶來(lái)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。合理的采購(gòu)定價(jià)機(jī)制也是確保采購(gòu)價(jià)格合理的重要保證。大宗物資采購(gòu)應(yīng)通過(guò)招標(biāo)方式，合理確定招標(biāo)范疇、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和招標(biāo)規(guī)則，并形成主次供應(yīng)格局，一般物資采購(gòu)應(yīng)采用詢比價(jià)方式，同時(shí)避免貨比三家資料流于形式。對(duì)零星的物資采購(gòu)可執(zhí)行定點(diǎn)采購(gòu)，并定期進(jìn)行輪換。采購(gòu)合同的簽訂，必須履行審批程序，對(duì)于大宗及重要的物資必須簽訂采購(gòu)合同。原則上合同條款由我方擬定，用戶提供合同條款須經(jīng)法律顧問(wèn)審核，并按照合同法規(guī)進(jìn)行操作。合同應(yīng)連續(xù)編號(hào)，并一式幾份，供應(yīng)商和采購(gòu)部門各一份，財(cái)務(wù)部門一份作為采購(gòu)付款的依據(jù)。

四、采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)

采購(gòu)貨物到達(dá)后，倉(cāng)庫(kù)部門和質(zhì)量管理部門要對(duì)照合同或訂單對(duì)貨物數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量及相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，難以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成驗(yàn)收的，要列入合同條款確定驗(yàn)收時(shí)間，對(duì)公司不具備檢驗(yàn)?zāi)芰蜔o(wú)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的物資，采購(gòu)部門在與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同時(shí)應(yīng)同時(shí)簽訂《質(zhì)量?jī)r(jià)格承諾書(shū)》，同時(shí)可委托無(wú)利益關(guān)聯(lián)的第三方進(jìn)行抽檢。檢驗(yàn)合格后開(kāi)具入庫(kù)單辦理入庫(kù)手續(xù)。對(duì)質(zhì)量不符合承諾或合同標(biāo)準(zhǔn)的，質(zhì)管部門應(yīng)將檢測(cè)報(bào)表反饋給采購(gòu)部門，采購(gòu)部門根據(jù)庫(kù)存情況、市場(chǎng)行情初步確定是退貨還是讓步接收。確定退貨的，由采購(gòu)員辦理退貨相關(guān)手續(xù)，需要讓步接收的由采購(gòu)員填寫《讓步接收申請(qǐng)單》并附檢測(cè)報(bào)告，報(bào)使用部門審批。使用部門對(duì)讓步接收及接收體格進(jìn)行批復(fù)，批復(fù)件一份送財(cái)務(wù)部門作為采購(gòu)結(jié)算的依據(jù)，另一份送質(zhì)管部門作為重點(diǎn)質(zhì)量跟蹤的依據(jù)。

五、付款環(huán)節(jié)

貨物入庫(kù)后，倉(cāng)管人員將辦妥的入庫(kù)單連同貨物發(fā)票及運(yùn)輸發(fā)票送采購(gòu)部門，采購(gòu)部門審核簽章后連同用款聯(lián)系單送財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)照合同及采購(gòu)部門遞交的付款資料進(jìn)行審核。審核無(wú)誤后作為入賬的依據(jù)。同時(shí)按照合同付款時(shí)間支付貨款。出納在辦理付款手續(xù)時(shí)要對(duì)付款審批程序、付款方式和付款時(shí)間進(jìn)行最后審核。減少不必要的資金損失和信用損失。

六、會(huì)計(jì)控制

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)購(gòu)買、驗(yàn)收、付款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商信息、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、采購(gòu)運(yùn)輸、驗(yàn)收記錄、退貨或讓步接收情況、款項(xiàng)支付情況，做好采購(gòu)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保會(huì)計(jì)記錄和采購(gòu)記錄與倉(cāng)儲(chǔ)記錄核對(duì)一致。財(cái)務(wù)部門每月要與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對(duì)，并通過(guò)函證等方式，定期向供應(yīng)商寄發(fā)對(duì)賬函并取對(duì)方確認(rèn)的對(duì)賬單，審核其余額是否與應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款，應(yīng)付票據(jù)相一致，對(duì)余額不一致要及時(shí)查明原因，報(bào)上級(jí)部門批準(zhǔn)后，作相應(yīng)調(diào)整。

七、采購(gòu)審計(jì)制度

采購(gòu)過(guò)程結(jié)束后，企業(yè)必須做好全過(guò)程的記錄和信息化管理，確保采購(gòu)過(guò)程的跟蹤審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)監(jiān)督部門需對(duì)采購(gòu)全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)未經(jīng)申購(gòu)審批擅自采購(gòu)的，由采購(gòu)員承擔(dān)采購(gòu)損失，對(duì)申購(gòu)部門多申報(bào)造成庫(kù)存積壓物資半年以上需處理的，按處理?yè)p失額承擔(dān)責(zé)任。質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)檢驗(yàn)失職，把關(guān)不嚴(yán)造成損失的，由質(zhì)檢部門承擔(dān)現(xiàn)責(zé)任。對(duì)采購(gòu)價(jià)格高于市場(chǎng)價(jià)格形成的差額，由采購(gòu)部門同供應(yīng)商協(xié)商處理。視挽回?fù)p失情況對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行相關(guān)追責(zé)。

[1]《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指南第七號(hào)—采購(gòu)業(yè)務(wù)》.

（作者單位：安徽東方財(cái)?shù)蓝悇?wù)師事務(wù)所）