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        機房建檔是現(xiàn)代管理的標準

        2014-01-07 02:19:12王海華詹昌彪
        聲屏世界 2014年2期
        關鍵詞:檔案庫值機機房

        王海華 詹昌彪

        多年的機房檢修,讓我們越來越感覺檢修記錄存入電腦并建成檔案的必要性。技術檢修維修檔案和值機日志統(tǒng)稱機房管理檔案。一些單位的技術檢修維修檔案建檔意識不強,遠不如一般的文書檔案那樣受重視,長期檢修本子紙質記錄,未能及時完整地歸檔到電腦管理中。機房檢修檔案是監(jiān)控設備性能的傳承作用,是解決故障可借鑒的重要資源。隨著時間的推移,檔案的價值將越發(fā)顯現(xiàn)出來。

        一、Word 文檔的使用。在檔案庫中,必須建立一系列Word 文檔。例如,對設備的說明、對例行檢修的說明,對維修的說明等等。對于Word 文檔,我們開啟一些適用的功能,具體有:(一)實現(xiàn)自動保存。在打開這些Word 文檔時,可能需要修改,就要設置后臺保存。(二)自動檢查文章中的語法語句錯誤。作為檔案的文件,必須認認真真,杜絕語句語法錯誤,否則導致后來使用者誤讀誤解。(三)因工作需要的其他Word文檔常用功能。特別注意的是,在使用檔案庫中的文檔時,盡量使用(只讀)方式打開文檔,以便不破壞文件。

        二、Excel 文檔的使用。我們建立機房檔案庫時,保留了大量的Excel 文檔,比如記錄每次的檢測參數(shù),記錄維修費用,記錄值機排班,記錄各次的維修檢修勞動時間和工作量、加班費等。因此,Excel 文檔使用妥當更為重要。

        如果我們將每次測試的信號數(shù)值繪成圖表,Excel文檔也非常方便,具體如下(見圖1):

        我們在使用Excel 文檔的時候,經(jīng)常會因為一時的疏忽,修改或刪除了一些重要數(shù)據(jù)。要想恢復這些數(shù)據(jù),Excel 文檔在修改時必須有一個自動備份的功能,但需要事先打開,才能恢復到原來的狀態(tài)(見圖2)。

        這樣,當你修改保存文檔時,Excel 會自動生成一個同名(自動保存的).xml 的備份文件。

        建立機房檔案,一是可以起到資產(chǎn)管理作用,對本臺的發(fā)射設備、配件、儀器及工具等詳細在目,可以適時申請報廢和更換相關物品,以便管理;二是對設備維修起到借鑒作用,在發(fā)生故障時可以及時找到類似故障維修的記錄,找到快捷維修方法;三是工作考核依據(jù),可以落實職責,稽查考核,起到協(xié)調(diào)激勵的作用。

        圖1

        圖2

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