摘 要：辦公室管理工作是企業(yè)發(fā)展的基礎，本文闡述了辦公室工作的重要性及如何正確發(fā)揮辦公室各項職能，助力企業(yè)發(fā)展。

關鍵詞：新形勢；辦公室工作；

中圖分類號：F426.9 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-04-00278-01

辦公室是一個綜合管理部門，同時也是機關的參謀中心、指揮中心、信息中心和服務中心。在新的時期，如何做好新形勢下辦公室工作，不斷提高業(yè)務工作水平，充分發(fā)揮好參謀助手、綜合協(xié)調、承辦督查、服務保障四大職能作用，就成了辦公室工作必須認真思考和不斷總結的中心內容。對此，筆者認為要做好辦公室管理工作應從以下幾個方面入手。

一、正確認識辦公室工作及其重要性，提升認識高度。

辦公室是一個承上啟下、協(xié)調左右的綜合辦事機構，是上情下達、下情上報的樞紐，它代表著機關的形象，具有舉足輕重的地位。具體體現(xiàn)在其部門的地位和職能上。

（一）地位及重要性

辦公室作為領導的直接服務機構，承擔著為領導決策提供文件、資料、信息和建議，對領導工作部署進行組織、協(xié)調、監(jiān)督、檢查，以及協(xié)助領導處理日常事務的任務，處于參謀和助手的地位；同時，由于它在本機關各部門中起著綜合組織各方面工作、協(xié)調平衡各部門關系的作用，因此，它又處于中心樞紐的地位；另外，辦公室要承擔接收、接待上級、下級和兄弟單位的來文、來函、來人任務，需要溝通上下左右，聯(lián)系四面八方，所以說，它又處于“門面”和“窗口”的地位。辦公室的特性和地位，充分說明了其工作的重要性。

（二）職能及重要性

辦公室的職能主要體現(xiàn)在參謀助手、綜合協(xié)調、承辦督查、服務保障四個方面。

參謀助手的職能大多是圍繞領導決策進行的。主要表現(xiàn)在：第一，在決策形成過程中，在幫助領導全面了解基層情況、確定工作方向和重點、范圍及程度上發(fā)揮參謀作用。第二，在決策實施過程中，在幫助領導及時了解工作進展情況、審時度勢、強化控制上發(fā)揮參謀作用。第三，在決策實施過程結束后，在幫助領導正確總結經驗、進行新的決策活動上發(fā)揮參謀作用。

綜合協(xié)調職能是辦公室職能之一，也是辦公室開展工作的重要手段和方法。辦公室要著眼全局，統(tǒng)籌兼顧，抓好縱向協(xié)調、橫向協(xié)調和內部協(xié)調。切實做到三個確保：即確保各科室互通情況、共同協(xié)作；確保各部門之間密切配合，形成合力；確保干部之間的關系，促進團結與合作，為各項工作的正常運轉提供保障。

承辦督查職能主要體現(xiàn)在：一是上級領導部門交付的事項，如工作調研、信息反饋、工作總結等，需要認真對待，按期完成。二是對于領導班子的決策，辦公室人員要不折不扣地去落實。三是對于企業(yè)內各科室或職工需辦理有關事項或對企業(yè)的意見建議，按程序應先和辦公室取得聯(lián)系，這就需要辦公室根據(jù)實際情況去處理。

服務保障職能是辦公室工作的又一項重要職能。主要體現(xiàn)在三個服務上，即：一是為領導服務，就是要圍繞中心工作和重點工作，主動站在領導的角度多思考問題，早作準備，拿出詳細的落實方案和舉措供領導參考，把工作做在前頭。二是為機關服務，就是要主動與各科室加強聯(lián)系，互通情況，密切干部之間的關系，認真做好資金安排、會議服務、來客接待、車輛管護、辦公用品采購等后勤服務工作，為機關正常運轉提供可靠的保障。三是為基層服務，對基層上報的材料要根據(jù)不同的情況及時轉交有關領導或組織有關科室辦理，對基層請示或反映的有關問題要耐心傾聽，給予答復或解釋，能夠解決的要馬上辦理，避免“吃拿卡要”的現(xiàn)象發(fā)生。

二、充分發(fā)揮辦公室整體職能，當好企業(yè)“管家”

發(fā)揮好辦公室的整體職能，是做好辦公室工作的立足點和落腳點，也是辦公室工作的難點。

（一）要加強辦公室整體工作素質，培養(yǎng)良好的工作作風。

1、要增強服務意識，敢于面對矛盾和問題。在繁雜的事務中保持頭腦清醒，對工作認真負責，甘于吃苦，樂于奉獻，講究原則性、規(guī)范性。要保持嚴謹細致、一絲不茍的作風，嚴格用各種紀律和規(guī)章制度要求自己。無論是大事、小事，都要時刻堅持認真細致的原則，做到不漏辦、不誤辦、不錯辦。

2、要努力提高能力，主動適應辦公室工作的新要求。辦公室工作面廣，綜合性強，管理人員不僅要正確高效地處理好日常事務，還要當好領導的參謀、助手。要始終保持良好的工作心態(tài)，在被動服務中尋找主動，探索做好行政事務工作的新路子，要注重對新知識的學習研究，在規(guī)范服務、搞好事務上要有主動意識。

3、強化整體意識，形成團結協(xié)作的工作合力。辦公室工作雖然各有分工，各有職責，工作中有些是能依靠個人力量完成的，但更多的要依靠群體的力量合作完成。因此，要保證辦公室的整體合力，必須建立起同事間良好的工作關系，最大限度地發(fā)揮潛在能力。

（二）要善于處理工作中出現(xiàn)的各種關系。

1、政務和事務的關系。政務和事務是辦公室工作的兩個輪子，事務工作是搞好政務工作的先決條件，不能把政務看成是大事，把事務看成是小事或可有可無的事。更不能把政務看成是高層次的，把事務看成是低層次的。辦公室的工作事無巨細，不能有半點疏忽和懈怠。

2、主動和被動的關系。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動性，但要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準備、對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。

3、過與不及的關系。為領導出主意、當參謀，一定要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領導之所想，急領導之所急，要為領導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。要積極諫言，但不能瞎摻和。

（三）要適應形勢需要，更新觀念，推行辦公室管理工作的精細化和科學化，提升辦公室整體工作水平和效率。

1、進行工作任務的細化和量化。將一項工作或任務，按照一定邏輯性幾分若干，分解任務，有利于領導整體考慮，該任務安排為量化安排，真正實現(xiàn)工作方式的精細化。

2、強化辦公室管理的制度化、程序化和自動化。要有嚴格規(guī)范的工作制度和辦事程序，明確崗位職責，規(guī)范管理制度，嚴密環(huán)節(jié)管理，提高整體效率。