摘 要：運(yùn)用Word的合并功能，實(shí)現(xiàn)與Excel電子表格的關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)的共享和交換，最終使Word能夠調(diào)用Excel的數(shù)據(jù)，快速高效地完成《致學(xué)生家長(zhǎng)的一封信》的制作與發(fā)送，將過(guò)去需要幾個(gè)工作日才能完成的事情縮減到幾個(gè)工時(shí)。

關(guān)鍵詞：郵件合并；數(shù)據(jù)共享；快速調(diào)用

中圖分類(lèi)號(hào)：TP391.12

《致學(xué)生家長(zhǎng)的一封信》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)為《信》）中的“ 同學(xué)家長(zhǎng)：”和“學(xué)生本學(xué)期學(xué)習(xí)成績(jī)表”、“交納費(fèi)表”等個(gè)性化部分的內(nèi)容需由輔導(dǎo)員逐項(xiàng)一一手工填寫(xiě)，再加上信封、郵寄，通常要花費(fèi)幾個(gè)工作日才能完成。能否使這一工作在幾個(gè)工時(shí)內(nèi)完成呢？可以。運(yùn)用Word與Excel的合并功能，實(shí)現(xiàn)兩者的關(guān)聯(lián)和數(shù)據(jù)的共享與交換，最終使Word能夠直接調(diào)用Excel的數(shù)據(jù)，就能快速地完成“學(xué)習(xí)成績(jī)表”等需要分別填寫(xiě)部分的工作任務(wù)。而且，電子《信》函符合時(shí)尚，可以直接發(fā)往家長(zhǎng)的電子郵箱，更加方便快捷。

1 文件的準(zhǔn)備

1.1 《信》文的處理。將《信》一分為二，其中個(gè)性化部分的內(nèi)容分解出來(lái)，并以電子版形式成為獨(dú)立Word文件，頁(yè)面設(shè)置為A4紙張，并在“科目”下各單元格中鍵入課程名稱(chēng)，在交納費(fèi)表中鍵入各費(fèi)用項(xiàng)目名稱(chēng)，并在首行設(shè)置“ 同學(xué)”項(xiàng)。經(jīng)過(guò)調(diào)整后的文檔如圖1，并將其保存為“《信》二.dot”備用。如果是通過(guò)電子郵件發(fā)給學(xué)生家長(zhǎng)，則直接以原《信》電子稿為基礎(chǔ)進(jìn)行編輯。

2 使用Word調(diào)用Excel數(shù)據(jù)

用“《信》二.dot”創(chuàng)建一個(gè)Word文件，并以“《信》二.doc”為名保存。

2.1 設(shè)置文檔類(lèi)型。首先從“視圖”菜單的“工具欄”中顯示“郵件合并”，然后由“設(shè)置文檔類(lèi)型”啟動(dòng)“主文檔類(lèi)型”對(duì)話(huà)框，在“文檔類(lèi)型”列表中選擇“信函”項(xiàng)并“確定”，這樣就將當(dāng)前文檔設(shè)置成信函主文檔了。

2.2 打開(kāi)數(shù)據(jù)源。在“郵件合并”工具欄中，經(jīng)“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”啟動(dòng)“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話(huà)框，通過(guò)“查找范圍”查找先前已經(jīng)編輯好的“《信》數(shù)據(jù)表.xls”并將其打開(kāi)，彈出“選擇表格”對(duì)話(huà)框，勾選“□√數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”復(fù)選框（在下面的“插入合并域”列表中將顯示這些列標(biāo)題名稱(chēng)），在“名稱(chēng)”列表中選擇包含有數(shù)據(jù)的第一項(xiàng)“Sheet1”即“數(shù)據(jù)表”工作簿中的第一個(gè)工作表，單擊“確定”按鈕，完成數(shù)據(jù)源的選擇打開(kāi)。

2.3 編輯收件人。在“郵件合并”工具欄中，由“收件人”啟動(dòng)“郵件合并收件人”對(duì)話(huà)框，對(duì)郵件合并的收件人進(jìn)行編輯：對(duì)列表進(jìn)行簡(jiǎn)單排序，直接單擊相應(yīng)的列標(biāo)題；要進(jìn)行復(fù)雜條件的排序，或要縮小滿(mǎn)足某種條件的收件人范圍，則單擊列標(biāo)題旁的箭頭，選擇“高級(jí)…”，進(jìn)入“篩選和排序”對(duì)話(huà)框；使用復(fù)選框或按鈕可以添加或刪除郵件合并的收件人；以及進(jìn)行收件人地址的驗(yàn)證等。

2.4 編輯主文檔。先做兩個(gè)準(zhǔn)備工作：一是將插入點(diǎn)放在第一個(gè)“合并域”位置，即“同學(xué)”的左側(cè)，二是在“郵件合并”工具欄中顯示“插入合并域”按鈕：由其尾部的“工具欄選項(xiàng)”→添加或刪除按鈕→郵件合并→插入合并域。然后，單擊“插入合并域”→“姓名”，即將“姓名”合并域插入到主文檔中的“同學(xué)”左側(cè)。

2.5 合并郵件。在“郵件合并”工具欄中選擇“合并到新文檔”，現(xiàn)在是要給全體同學(xué)家長(zhǎng)發(fā)送信函，所以，在“合并記錄”中應(yīng)用“全部”，再“確定”，生成一個(gè)名叫“字母1”的新文檔窗口，將其以“《信》二?——打印稿.doc”為名保存后再待機(jī)打印。打印稿如圖4所示。

如果當(dāng)前已經(jīng)連接到打印機(jī)，則可以在“郵件合并”工具欄中，直接“合并到打印機(jī)”，在“打印”對(duì)話(huà)框中完成打印設(shè)置后進(jìn)行打印。

如果是通過(guò)電子郵件發(fā)送，則在“郵件合并”工具欄中，直接“合并到電子郵件”，在“合并到電子郵件”對(duì)話(huà)框中完成相關(guān)設(shè)置后“確定”。

至于信封，同樣可以采用以上方法制作，只是主文檔類(lèi)型要選“信封”，數(shù)據(jù)表是與各家長(zhǎng)的通訊錄，直接打印信封即成。

經(jīng)過(guò)幾個(gè)小時(shí)的數(shù)據(jù)調(diào)用、打印分裝，現(xiàn)在可以向各位學(xué)生家長(zhǎng)郵發(fā)了。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊麗.WORD中郵件合并功能的深入探討[J].硅谷，2011（18）.

作者單位：江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院 江蘇 南通 226011）