摘 要：在Excel中進(jìn)行會(huì)計(jì)科目編碼錄入時(shí)，為防止錄入無(wú)效數(shù)據(jù)，需要對(duì)錄入會(huì)計(jì)科目編碼的單元（區(qū)域）進(jìn)行有效性條件設(shè)置。這些條件主要包括編碼的位數(shù)、唯一性、第一位數(shù)據(jù)以及反映科目統(tǒng)馭關(guān)系的上下級(jí)編碼定義等。本文就上述四個(gè)方面數(shù)據(jù)有效性條件的設(shè)置進(jìn)行探討，為提高會(huì)計(jì)科目編碼錄入的可靠性提供參考。

關(guān)鍵詞：科目編碼；有效性條件；設(shè)置；可靠性

中圖分類號(hào)：F232

會(huì)計(jì)科目表是利用Excel進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化工作的基礎(chǔ)工作表，其中的會(huì)計(jì)科目編碼、會(huì)計(jì)科目名稱等項(xiàng)目對(duì)根據(jù)科目編碼自動(dòng)生成科目名稱、匯總科目發(fā)生額、報(bào)表數(shù)據(jù)采取等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確高效起著至關(guān)重要的作用。因此，在科目編碼錄入前，根據(jù)財(cái)政部關(guān)于科目編碼的有關(guān)規(guī)定、會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范的要求進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性條件設(shè)置，在數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)前進(jìn)行必要的邏輯檢查，禁止錄入違反數(shù)據(jù)有效性條件的非法數(shù)據(jù)就顯得尤為重要。

1 科目編碼位數(shù)的錄入控制

會(huì)計(jì)電算化方式下，需要確定滿足企業(yè)核算要求的會(huì)計(jì)科目編碼方案，如433、4222等，要求錄入的數(shù)據(jù)位數(shù)符合編碼方案要求，科目編碼方案一旦確定，允許錄入的位數(shù)就已確定。為有效防止錄入位數(shù)的差錯(cuò)，可通過(guò)設(shè)置單元或區(qū)域的數(shù)據(jù)有效性條件，達(dá)到只允許錄入符合編碼方案長(zhǎng)度要求的會(huì)計(jì)科目編碼的目的。為敘述方便，本文科目編碼方案采用4222，這也是當(dāng)前多數(shù)中小企業(yè)采用的科目編碼方案，具有普遍性。

1.1 用列舉法構(gòu)造位數(shù)控制有效性條件

2 科目編碼錄入的唯一性控制

3 科目編碼第一位字符的控制

財(cái)政部規(guī)定，會(huì)計(jì)科目編碼的第一位表示科目類別，用字符“1”、“2”、“3”、“4”、“5”、“6”分別表示“資產(chǎn)類”、“負(fù)債類”、“共同類”、“所有者權(quán)益類”、“成本類”、“損益類”科目，因此，在錄入會(huì)計(jì)科目編碼時(shí)，還需檢測(cè)第一位是否為上述六個(gè)字符之一。若是，則接受錄入，否則系統(tǒng)應(yīng)拒絕錄入的數(shù)據(jù)。

3.1 用列舉法構(gòu)造第一位字符控制的有效性條件

在錄入除一級(jí)以外的會(huì)計(jì)科目編碼時(shí)，必須先檢測(cè)是否已定義了上級(jí)科目。檢測(cè)方法是：在已定義的科目編碼中統(tǒng)計(jì)出“本級(jí)科目編碼的前‘本級(jí)科目編碼長(zhǎng)度-2’”位數(shù)據(jù)出現(xiàn)的次數(shù)是否等于1，如果等于1，說(shuō)明已定義了上級(jí)科目，如果不等于1說(shuō)明上級(jí)科目沒(méi)有定義，在上級(jí)科目沒(méi)有定義時(shí)是不能定義下級(jí)科目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]Excel Home.Excel 2010應(yīng)用大全[M].北京：人民郵電出版社，2011，12.

[2]Excel Home.Excel函數(shù)與公式實(shí)戰(zhàn)技巧精粹[M].北京：人民郵電出版社，2008，08.

作者簡(jiǎn)介：張永祿（1969-），男，彝族，云南鳳慶人，中專高級(jí)講師，主要從事計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用研究。

作者單位：臨滄財(cái)貿(mào)學(xué)校，云南臨滄 677000