[摘 要] 結(jié)合NoteExpress和EndNoteX6兩種文獻管理軟件在撰寫科技查新報告過程中的實際運用，比較了二者在文獻檢索和文獻分析階段的文獻管理功能，認為在進行國內(nèi)查新時適合運用NoteExpress，國內(nèi)外和國外查新時適合運用EndNoteX6。

[關(guān)鍵詞] 科技查新；文獻管理；比較

[中圖分類號] G252.6 [文獻標識碼] A

1 引言

科技查新是以信息服務(wù)機構(gòu)為主體，以信息資源為基礎(chǔ)，以信息研究為手段，運用綜合分析和對比的方法，為評價科研立項、科技成果鑒定及獎勵、專利申請、技術(shù)咨詢等的新穎性和先進性提供客觀事實依據(jù)的一種情報信息咨詢服務(wù)[1]。其作用是為科技項目的評價提供系統(tǒng)、客觀、準確的科技文獻檢索和情報學(xué)評價結(jié)論，有效地提高評價的準確性，為科技管理提供決策依據(jù)。

而撰寫科技查新報告是科技查新工作的落腳點，科技查新工作人員要根據(jù)委托人提供的查新要求，確定查新點、制定檢索策略、搜集和對比文獻，確定項目是否具有新穎性。文獻檢索的全面性，文獻分析的準確性決定著查新報告的質(zhì)量。

撰寫過程中，查新人員要時刻保存好從國內(nèi)外不同數(shù)據(jù)庫搜集到的文獻，并進行分類，為篩選和對比做準備。面對大量的文獻，查新人員往往穿梭在不同的文件夾之間；為找到一條想要的文獻，可能會找遍已有文檔，費時費力。如果能高效有序地做好文獻管理，那么查新過程將事半功倍。

目前軟件公司開發(fā)出了多款文獻信息管理軟件，如EndNote、NoteExpress、Biblioscape、Reference Manager、文獻之星、醫(yī)學(xué)文獻王、PowerRef以及基于網(wǎng)絡(luò)的Refworks，這些軟件能為科研人員減輕文獻管理方面的負擔(dān)，而其中的佼佼者就是NoteExpress和EndNote[2]。在科技查新工作中，NoteExpress和EndNote也因其強大的文獻管理功能，日益成為查新人員進行文獻搜索和文獻分析的得力助手。

NoteExpress（簡稱NE）是北京愛琴海軟件公司開發(fā)的文獻檢索與管理系統(tǒng)，其核心功能涵蓋“知識采集、管理、應(yīng)用、挖掘”等知識管理的環(huán)節(jié)[3]。NoteExpress提供了以文獻的題錄為核心的科研模式[4]。EndNote（簡稱EN）是由美國科學(xué)信息所研制開發(fā)的應(yīng)用軟件，目前更新到第16版，即EndNoteX6，它可以創(chuàng)建EndNote個人參考文獻圖書館，用以收集貯存?zhèn)€人所需的各種參考文獻[5]。

在撰寫科技查新報告過程中，文獻檢索和文獻分析是核心工作。NE和EN都擁有基本的文獻檢索和文獻分析的功能，筆者認為有必要將二者在科技查新中運用到的功能進行一下比較，讓查新人員根據(jù)需要選擇更適合查新任務(wù)需求的文獻管理軟件，以提高查新效率。

2 科技查新中對比

2.1 文獻檢索階段

查新文獻檢索主要涉及在線檢索、網(wǎng)站輸出鏈接、全文下載、批量下載等功能。科技查新文獻檢索階段，NE和EN主要功能見表1：

從表中可以看出，NE和EN都具有在線檢索、下載全文、保存檢索式、導(dǎo)入pdf和網(wǎng)站輸出鏈接，這為文獻檢索帶來了極大的方便。

二者的不同也很突出，NE完全支持中文，在文獻檢索時只要安裝NE軟件，可以直接從CNKI、萬方、維普等中文數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入作者、題名、出版物等文獻記錄；而NE導(dǎo)入外文數(shù)據(jù)庫中的文獻時，要先將文獻導(dǎo)成EN格式保存，再選擇EN過濾器導(dǎo)入NE，對于外文數(shù)據(jù)庫中的文獻還不能直接鏈接。

與NE相比，EN在文獻檢索時，從CNKI、萬方、維普等中文數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入文獻要進行格式轉(zhuǎn)換，即需要將選中文獻導(dǎo)出txt文檔，然后再將txt文檔導(dǎo)入EN，相比NE導(dǎo)出較為繁瑣；因為EN在國外應(yīng)用很普遍，很多數(shù)據(jù)庫都有EN的輸出格式，諸如EI、Springer Link、ACS等外文數(shù)據(jù)庫都有導(dǎo)入EN的選項，所以在外文數(shù)據(jù)庫中使用EN導(dǎo)出就比較便捷。

由此比較可以看出，查新人員有必要結(jié)合查新委托人的需求，若只是要求國內(nèi)查新，主要針對國內(nèi)數(shù)據(jù)庫，用NE輸出就比較方便；若委托人要求國外查新或國內(nèi)外查新，則可以發(fā)揮EN在外文數(shù)據(jù)庫中的優(yōu)勢。

在文獻檢索階段，雖然NE和EN都支持在線檢索和批量下載，但在具體實踐中，還是建議大家進入相關(guān)數(shù)據(jù)庫中進行檢索，充分利用數(shù)據(jù)庫本身強大的分析功能，篩檢出相關(guān)文獻篇目后再下載，這樣會為后續(xù)分析帶來便利。

2.2 文獻分析階段

面對搜索到的大量文獻，對文獻的有效分析是撰寫查新報告工作中任務(wù)量最大的部分。在科技查新文獻分析階段，NE和EN主要功能見表2：

從表中我們可以看出在文獻分析階段，雖然NE和EN都有查重、排序、標記優(yōu)先級等功能，但通過比較仍可以看出EN在升級到X6版本后的優(yōu)勢：

①ENX6新增的“讀/未讀”功能，便于查新人員連續(xù)間斷的工作；

②ENX6中，文獻條目的pdf全文即顯示在本界面右側(cè)，查看全文非常直觀，閱讀時不需要再另行打開pdf，減少了在界面間切換的麻煩；

③ENX6可以創(chuàng)建智能組，再有文獻導(dǎo)入后，根據(jù)相關(guān)性，會自動將文獻分入相關(guān)的組中；

④組與組之間可以根據(jù)一定相關(guān)性（比如按期刊、作者）合并成新組，稱為“組合的組”，這樣可以凸顯出諸如文獻的分布，項目的研究、發(fā)展趨勢，作者的研究動態(tài)，更有利于查新員對項目進行深度分析；

⑤ENX6檢索的文獻可以及時發(fā)送給相關(guān)人員進行分享，實現(xiàn)與EndNote Web文獻同步與傳輸，可有效運用Web of Science中檢索到的文獻。

EN文獻管理技術(shù)通過不斷完善，不斷更新，在更新至EndNoteX6后，通過上表與NE的比較，不難看出，在文獻管理階段，ENX6的性能更加優(yōu)越。

2.3 查新樣式問題

經(jīng)過文獻的前期檢索，文獻的中期分析，最后就落實到文獻的輸出。

查新報告撰寫新規(guī)范自2013年9月1日起施行，統(tǒng)一用國家標準《文后參考文獻著錄規(guī)則GB/T7714-2005》為樣本。作為文獻管理軟件，無論NE還是EN，在按查新報告格式輸出時都存在不足。

以期刊為例，NE導(dǎo)出時格式中主要的缺陷是沒有摘要。查新員可以對NE輸出樣式進行修改：首先按照國家著錄規(guī)則進行常規(guī)設(shè)置和題錄設(shè)置，這樣作者、標題、機構(gòu)、來源等設(shè)置好后，可以在“題錄—前綴與后綴”中把字段“題錄編號”添加到題錄前綴文本，把“摘要”字段添加到題錄后綴文本[6]，這樣就可以完成查新樣式的編輯。對于EN，國家標準《文后參考文獻著錄規(guī)則GB/T7714-2005》的樣式可以在其官方網(wǎng)站中下載；為避免摘要缺失，選好文章后不要忘記勾選摘要。如ACS數(shù)據(jù)庫中檢索到文章后，首先在選項中選擇RIS格式，同時要將摘要勾選上，避免導(dǎo)出時缺失摘要。

針對查新樣式的問題，除了可以手動修改外，NE和EN都可以找到接近的格式導(dǎo)出，然后再進行手動調(diào)整。

3 結(jié)語

做為科技查新工作人員，有必要熟練掌握和運用多種文獻管理軟件來提高工作效率，使查新人員從繁瑣低效的手動文獻管理中脫離出來，而將主要精力集中在文獻內(nèi)容的比較分析和文獻報告的撰寫方面。

通過上文的比較分析，我們可以看出，NoteExpress和EndNoteX6在文獻檢索階段各有優(yōu)勢；EndNoteX6在文獻分析階段較NoteExpress功能更優(yōu)越些。在查新工作實際中，筆者認為還需要結(jié)合委托人項目要求，有效選擇文獻管理軟件，若只是國內(nèi)查新，NoteExpress對國內(nèi)數(shù)據(jù)庫就很有針對性；若進行國內(nèi)外查新或國外查新，EndNoteX6的優(yōu)勢就比較明顯。

參考文獻：

[1]劉宏軍，王海音.科技查新作用的延伸與擴展[J].現(xiàn)代情報，2009，29（7）：144-147.

[2]程宏輝，程筱農(nóng)，奚和平，黃新. EndNoteX5軟件在論文撰寫過程中的應(yīng)用[J].信息技術(shù)，2012（10）：23-25+28.

[3]周德明.試論利用專利文獻進行技術(shù)評價和預(yù)測的可靠性[J].圖書情報工作，1987（3）：24-26.

[4]NoteExpress參考文獻管理軟件2.0版簡要教程[EB/OL].[2013-11-10].http：//www.reflib.org/download/Note-Expre ss_Tutorial.pdf

[5]EndNote介紹[EB/OL].[2013-11-10].http：//baike.so.com/doc/4964679.html

[6]川蓉.NoteExpress在科技查新工作中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代情報，2010（8）：152-154.

作者簡介：王麗萍（1980-），女，碩士研究生，館員，研究方向：文獻信息服務(wù)。