摘 要：本文概述了高校系部辦公室基本職能，根據(jù)其有執(zhí)行性、協(xié)調(diào)性、服務(wù)性、傳導(dǎo)性的工作特點(diǎn)，簡(jiǎn)述辦公室管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)。以及針對(duì)在新的形勢(shì)下，高校系辦公室管理工作所面臨的新的挑戰(zhàn)和對(duì)策進(jìn)行了初步的探討。

關(guān)鍵詞：辦公室管理；素質(zhì)；挑戰(zhàn)

[中圖分類(lèi)號(hào)]： G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139（2013）-15--01

高校系部辦公室是學(xué)院的基層辦事機(jī)構(gòu)，在學(xué)院黨政機(jī)關(guān)運(yùn)作中起承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和紐帶作用。我院系部辦公室的宗旨是全心全意為教職工服務(wù)、為各職能部門(mén)服務(wù)、為系部領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。圍繞學(xué)院的中心工作和重要工作，認(rèn)真做好協(xié)調(diào)、服務(wù)、傳達(dá)信息以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，不斷提高工作質(zhì)量和水平。

一、充分了解系辦公室基本職能

1、負(fù)責(zé)了解掌握院內(nèi)各職能部門(mén)信息及重要?jiǎng)討B(tài)，主動(dòng)收集有關(guān)信息，及時(shí)、準(zhǔn)確為系部領(lǐng)導(dǎo)的決策提供意見(jiàn)和建議。

2、做好溝通協(xié)調(diào)工作使學(xué)院信息和指令能以暢通的渠道和快捷的速度上傳下達(dá)。承擔(dān)對(duì)各種信息的收集、整理和發(fā)布傳遞的任務(wù)，保證教師、學(xué)生、領(lǐng)導(dǎo)之間信息互通，起到關(guān)鍵性紐帶作用，保障學(xué)院各項(xiàng)工作正常有序地開(kāi)展。

3、做好日常教學(xué)管理工作包括課務(wù)安排、調(diào)課處理、多媒體教室安排調(diào)整、教學(xué)檢查、補(bǔ)修補(bǔ)考安排、工作量核算、學(xué)籍管理、學(xué)生實(shí)習(xí)外出實(shí)踐管理等。日常事務(wù)性工作包括安排組織系部會(huì)議、來(lái)人來(lái)訪接待、辦公用品購(gòu)置、財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)、外聘教師管理等。

二、依據(jù)工作特點(diǎn)，提高工作人員素質(zhì)

系部辦公室工作特點(diǎn)首先具有執(zhí)行性，在執(zhí)行的過(guò)程中不能只是機(jī)械、教條地傳達(dá)，而應(yīng)該根據(jù)本部門(mén)的實(shí)際情況，在不違反政策原則性的基礎(chǔ)上，使用靈活的方式使執(zhí)行結(jié)果達(dá)到最佳。其次具有全方位、綜合性、多層次的協(xié)調(diào)性，工作涉及內(nèi)容貫穿整個(gè)學(xué)院、各個(gè)職能部門(mén)。第三，還具有服務(wù)性的特點(diǎn)，要牢固樹(shù)立為學(xué)生、教師服務(wù)的理念，將學(xué)生、教師反映的問(wèn)題及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給系部領(lǐng)導(dǎo)。在平時(shí)的工作中做到耐心、細(xì)致、周到。最后，還具有傳導(dǎo)性的特點(diǎn)，辦公室管理人員直接參與學(xué)院教學(xué)、科研和學(xué)生的管理工作，因此可以為系部領(lǐng)導(dǎo)提供第一手的信息，以便及時(shí)處理突發(fā)性、臨時(shí)性事務(wù)。

作為系部辦公室工作人員在不斷改進(jìn)與創(chuàng)新，努力提高工作水平的基礎(chǔ)上，要注重提高以下素質(zhì)：

1、辦公室人員要全方位地提高文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)文字處理能力、組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力、處理突發(fā)事件的應(yīng)變能力、操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。從而提高辦公室的服務(wù)質(zhì)量和水平。

2、提高道德修養(yǎng)，清正廉潔。不得以權(quán)謀私，提高拒腐防變能力，把開(kāi)展警示教育與本職工作結(jié)合起來(lái)，使黨風(fēng)廉政建設(shè)工作制度化、日?；⒆杂X(jué)化，把反腐倡廉教育貫穿于自己的日常工作、生活之中，貫穿各個(gè)環(huán)節(jié)，切實(shí)提升自己的綜合素質(zhì)。

3、要有奉獻(xiàn)、服務(wù)精神。工作中貫徹以人為本的理念，提高責(zé)任意識(shí)、公仆意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，深入教師中、學(xué)生中，更好為師生服務(wù)。從思想上高度認(rèn)識(shí)當(dāng)前高等職業(yè)教育發(fā)展的新形勢(shì)，結(jié)合學(xué)院發(fā)展實(shí)際，做好本職工作。

4、科學(xué)管理有序協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作。辦公室的工作細(xì)、繁、雜、忙，除了日常的事務(wù)性工作以外，還要處理一些突發(fā)性的事務(wù)，因此，系部辦公室管理人員要科學(xué)地管理和利用時(shí)間，提倡協(xié)作精神，工作中分清主次，合理安排時(shí)間，對(duì)于可預(yù)見(jiàn)的工作，提前完成好。平時(shí)不斷學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的管理理念、處理好各種人際關(guān)系。真正做到科學(xué)化管理！

三、面對(duì)新的挑戰(zhàn)，改進(jìn)辦公室管理

在高等教育改革與發(fā)展步伐不斷加快的今天，我國(guó)高校建設(shè)正面臨著許多挑戰(zhàn)。高校在擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模、加快科研教學(xué)設(shè)施建設(shè)、提高辦學(xué)質(zhì)量和學(xué)術(shù)聲譽(yù)、改善師生員工學(xué)習(xí)生活條件等方面壓力更大，任務(wù)更為艱巨。學(xué)校的全面改革與建設(shè)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，它涉及學(xué)校管理的方方面面。作為服務(wù)于高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的系部辦公室也面臨著這些挑戰(zhàn)，需要做好以下幾點(diǎn)以改進(jìn)辦公室管理。

1、教育面向現(xiàn)代化，就必須實(shí)現(xiàn)教育的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)行辦公室網(wǎng)絡(luò)化管理，真正體現(xiàn)辦公室工作的方便、快捷、高效，學(xué)校管理的公開(kāi)化、民主化。在提倡網(wǎng)絡(luò)化管理的同時(shí)要強(qiáng)化安全保密意識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)安全保密工作。

2、加強(qiáng)辦公室管理方式的規(guī)范化、制度化和程序化。依據(jù)各具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，明確規(guī)范各辦公室人員的相應(yīng)職責(zé)；建立和健全規(guī)章制度，把辦公室工作納入規(guī)范科學(xué)的運(yùn)作軌道；明確規(guī)定辦事的先后次序、具體步驟及其要求，將各種規(guī)章制度具體化、步驟化。

3、現(xiàn)代辦公手段的創(chuàng)新將在很大程度上提高現(xiàn)有辦公效率。辦公室人員在熟練使用普通辦公設(shè)備的基礎(chǔ)上，在辦公軟件開(kāi)發(fā)方面加大創(chuàng)新力度，開(kāi)發(fā)出能實(shí)現(xiàn)多向交流的動(dòng)態(tài)辦公軟件。建立通暢快捷的信息傳遞渠道是辦公室工作創(chuàng)新的重要組成部分。

4、鼓勵(lì)創(chuàng)新，摸索新的工作思路把提合理化建議的制度運(yùn)用到辦公室的管理中。并定期對(duì)辦公室管理人員進(jìn)行相應(yīng)的技能培訓(xùn)。用創(chuàng)新的思維激發(fā)對(duì)如何完善辦公室管理工作問(wèn)題的研究，改變傳統(tǒng)的模式和理念。推進(jìn)管理創(chuàng)新、體制創(chuàng)新和機(jī)制創(chuàng)新。辦公室人員要大膽向領(lǐng)導(dǎo)提出自己的看法。 從“辦事員”轉(zhuǎn)為“參謀員”，提高輔助決策水平。

5、推廣高校管理職員制度，根據(jù)管理人員的資歷和實(shí)際工作能力。合理確定管理人員的級(jí)別。針對(duì)不同級(jí)別、不同崗位的工作人員，設(shè)置不同的崗位要求和工作內(nèi)容，進(jìn)行規(guī)范管理。建立崗位責(zé)任制，明確辦公室各崗位的工作職責(zé)，把辦公室的工作任務(wù)進(jìn)行分解落實(shí)到個(gè)人，采取措施保證各項(xiàng)任務(wù)的落實(shí)，做到崗位到人，責(zé)任到人。

總之，要切實(shí)做好辦公室的工作，必須了解辦公室基本職能應(yīng)遵循其基本特點(diǎn)，更新觀念、與時(shí)俱進(jìn)、解放思想，強(qiáng)化辦公室的服務(wù)意識(shí)。主動(dòng)、高效、優(yōu)質(zhì)地做好辦公室工作，使之真正起到管理樞紐和橋梁的作用。

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