摘 要：高校研究生秘書作為高校教學(xué)管理隊(duì)伍中的重要組成部分，工作效率、工作質(zhì)量將直接影響到高校培養(yǎng)研究生工作的水平。然而，隨著近年來(lái)高校的擴(kuò)招，研究生秘書的人數(shù)并沒(méi)有得到相應(yīng)的增加，研究生秘書崗位也沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。本文根據(jù)筆者的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，就研究生秘書目前的工作現(xiàn)狀、素質(zhì)要求進(jìn)行了分析，并對(duì)在此種現(xiàn)狀條件下，提升研究生秘書工作質(zhì)量提出了個(gè)人的建議。

關(guān)鍵詞：研究生秘書；素質(zhì)；教學(xué)管理

作者簡(jiǎn)介：呂櫻：女，研究實(shí)習(xí)員，碩士研究生。浙江師范大學(xué)外國(guó)語(yǔ)學(xué)院研究生秘書。

[中圖分類號(hào)]：G64 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139（2013）-15--02

根據(jù)教育部2011全國(guó)教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào)[1]，我國(guó)高等教育大眾化水平進(jìn)一步提高。2011年全國(guó)各類高等教育總規(guī)模達(dá)到3167萬(wàn)人，高等教育毛入學(xué)率達(dá)到26.9%。

全國(guó)共有培養(yǎng)研究生單位755個(gè)，其中高等學(xué)校481個(gè)，科研機(jī)構(gòu)274個(gè)。全國(guó)招收研究生56.02萬(wàn)人，比上年增加2.2萬(wàn)人，增長(zhǎng)4.09%。其中，招收碩士生49.46萬(wàn)人；在學(xué)研究生164.58萬(wàn)人，比上年增加10.74萬(wàn)人，增長(zhǎng)6.98%。其中在學(xué)碩士生137.46萬(wàn)人；畢業(yè)研究生43.00萬(wàn)人，比上年增加4.64萬(wàn)人，增長(zhǎng)12.09%。其中，畢業(yè)碩士生37.97萬(wàn)人。

隨著招生人數(shù)的增加，高校的研究生學(xué)院紛紛將許多工作下放到各個(gè)二級(jí)學(xué)院，促使二級(jí)學(xué)院在研究生教育管理工作中權(quán)限逐漸擴(kuò)大、自主性不斷增強(qiáng)，但同時(shí)，二級(jí)學(xué)院所承擔(dān)的工作量和復(fù)雜程度也在加倍地增加。作為二級(jí)學(xué)院管理戰(zhàn)線的一線工作人員，研究生秘書人數(shù)并沒(méi)有相應(yīng)地增加，自然地承受起不斷增加的工作量。因此，研究生秘書的素質(zhì)要求和管理水平，將直接影響到二級(jí)學(xué)院研究生培養(yǎng)質(zhì)量。在日益復(fù)雜的工作環(huán)境下，如何提高二級(jí)學(xué)院研究生秘書的素質(zhì)使其在二級(jí)管理體制下充分發(fā)揮工作職能，顯得相當(dāng)重要。

一、工作現(xiàn)狀

1.工作地位

研究生秘書作為實(shí)踐者、管理者、服務(wù)者以及信息反饋者[2]，是整個(gè)研究生管理教育體系中的重要組成部分。他們處于研究生院各個(gè)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、導(dǎo)師、研究生、社科處、財(cái)務(wù)處等多個(gè)培養(yǎng)部門的交叉點(diǎn)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)學(xué)院與上級(jí)職能部門、導(dǎo)師與學(xué)院、研究生與學(xué)院之間的關(guān)系，還要充當(dāng)分管領(lǐng)導(dǎo)的助手。在整個(gè)研究生培養(yǎng)工作的全過(guò)程中，起著不可替代的紐帶和橋梁作用[3]。

2.工作職責(zé)

研究生教育是我國(guó)高等教育結(jié)構(gòu)中的最高層次，是我國(guó)增強(qiáng)綜合國(guó)力，提高國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的重要支撐力量[4]。擴(kuò)招后，研究生教育的開放性使得更多的人有更大的范圍去選擇研究生教育，從而使得研究生在來(lái)源、地域、年齡上出現(xiàn)了多樣性。同時(shí)，由于大多數(shù)高校采取的導(dǎo)師制，促使不同導(dǎo)師、不同研究方向的研究生經(jīng)歷不同的課程、講座、實(shí)習(xí)、調(diào)研或進(jìn)修學(xué)習(xí)；同時(shí)，因?yàn)樵S多研究生是工作或結(jié)婚后再重返校園，接收更高級(jí)的學(xué)術(shù)深造。因此，研究生的班級(jí)、集體意識(shí)，相對(duì)于本科生而言，在逐漸淡化，凝聚力正在削弱，班級(jí)、學(xué)院活動(dòng)的吸引力也在不斷下降。

作為研究生秘書，主要服務(wù)對(duì)象為研究生。而伴隨著服務(wù)對(duì)象的高層次性、多樣性、及分散性[4]等特點(diǎn)，研究生秘書的職責(zé)主要有：

（1）負(fù)責(zé)研究生的招生、錄取工作。研究生秘書需要協(xié)助分管院長(zhǎng)、學(xué)位點(diǎn)負(fù)責(zé)人制定有關(guān)研究生招生計(jì)劃和招生專業(yè)目錄等內(nèi)容，組織與實(shí)施本院研究生招生的具體工作：包括組織相關(guān)導(dǎo)師做好招生命題、閱卷工作，組織安排復(fù)試及錄取工作，并確保所有工作內(nèi)容的保密及程序公平。

（2）負(fù)責(zé)研究生的日常培養(yǎng)工作。研究生的日常培養(yǎng)工作紛繁復(fù)雜，主要包括：各個(gè)專業(yè)研究生培養(yǎng)方案的起草、修訂；研究生新生報(bào)到注冊(cè)、始業(yè)教育、學(xué)籍管理、課程建設(shè)；研究生課程的教學(xué)組織、實(shí)施與教學(xué)檢查；研究生的見(jiàn)習(xí)、教學(xué)實(shí)踐、學(xué)術(shù)活動(dòng)等工作。

（3）負(fù)責(zé)研究生的學(xué)位工作。研究生秘書需要負(fù)責(zé)各類研究生學(xué)位論文的開題、答辯申請(qǐng)、論文審閱、答辯安排工作；協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)位評(píng)定、信息上報(bào)、學(xué)位授予工作；導(dǎo)師的遴選、考核及日常管理工作；學(xué)位點(diǎn)的申報(bào)、管理、評(píng)估等工作。

（4）負(fù)責(zé)傳遞學(xué)術(shù)與科研信息，做好師生間溝通協(xié)調(diào)工作。參與學(xué)術(shù)會(huì)議、各類活動(dòng)等的宣傳與會(huì)務(wù)活動(dòng)。在筆者所在的二級(jí)學(xué)院，筆者積極通過(guò)科技手段，如學(xué)院網(wǎng)站、QQ群、手機(jī)短信等發(fā)布一些學(xué)術(shù)會(huì)議的信息；同時(shí)，有研究生自己組織、設(shè)計(jì)的“北山問(wèn)道”活動(dòng)，每一周由不同的專業(yè)負(fù)責(zé)人輪流設(shè)計(jì)討論主題、點(diǎn)評(píng)老師的邀請(qǐng)等工作。研究生秘書負(fù)責(zé)解決問(wèn)題、監(jiān)督過(guò)程，并不干涉研究生自己的活動(dòng)安排等，全程讓研究生自己活動(dòng)。

（5）負(fù)責(zé)其他研究生相關(guān)的工作。研究生秘書需要做好研究生相關(guān)資料收集、整理與管理工作；各類學(xué)籍、日常管理、學(xué)位表格的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、填寫、報(bào)送工作；做好畢業(yè)研究生的離校工作；研究生開題、答辯、論文評(píng)閱、論文指導(dǎo)等的導(dǎo)師工作量的統(tǒng)計(jì)工作；以及研究生參加學(xué)術(shù)會(huì)議的統(tǒng)計(jì)、研究生經(jīng)費(fèi)報(bào)銷；導(dǎo)師論文發(fā)表、審核、獎(jiǎng)勵(lì)等工作。

3.工作環(huán)境

以筆者所在的二級(jí)學(xué)院為例，在從事研究生秘書工作的五年間，學(xué)院的研究生數(shù)量由原有的每年20余人增加到80余人，此外還有在職教育碩士、農(nóng)村教育碩士、同等學(xué)力研究生以及進(jìn)修生每年百余人。再加上，平時(shí)在辦公室時(shí)，老師、在冊(cè)學(xué)生以及潛在學(xué)生的電話咨詢、個(gè)人造訪等，造成工作頭緒多、管理強(qiáng)度大，大大降低了研究生管理的工作效率。

為了將工作做得更好，研究生秘書本身是非常希望能與同事、領(lǐng)導(dǎo)、各類學(xué)生和諧相處，并且完美地處理好各個(gè)方面的工作和關(guān)系的?？墒?，不同的人有不同的需求和愿望表達(dá)，研究生秘書在協(xié)調(diào)各類關(guān)系、工作間所產(chǎn)生的心理壓力，并不一定能得到調(diào)整和排解，這些嚴(yán)重阻礙了其積極性的發(fā)揮，進(jìn)而影響到研究生管理水平與培養(yǎng)質(zhì)量。

二、素質(zhì)要求

研究生秘書是使教學(xué)管理工作順利展開的重要執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)的高低將直接影響了研究生培養(yǎng)的質(zhì)量。

1、熱愛(ài)研究生秘書工作，樹立服務(wù)的意識(shí)。

研究生秘書的工作內(nèi)容紛雜而繁重，主要為教學(xué)培養(yǎng)過(guò)程中的常規(guī)管理，雖然是常規(guī)工作，卻因?qū)W生人數(shù)眾多、學(xué)生類型多樣化而變得紛繁。這就需要研究生秘書在工作中時(shí)刻保持清醒頭腦，認(rèn)真地實(shí)施每一項(xiàng)工作，并在同一時(shí)間段執(zhí)行不同的工作內(nèi)容。一旦工作內(nèi)容出現(xiàn)了失誤，不僅可能影響到自己的聲譽(yù)，還有可能會(huì)影響到導(dǎo)師和學(xué)生。所以，研究生秘書應(yīng)熱愛(ài)本職工作，具有服務(wù)意識(shí)，只有這樣才能有效地突破重重干擾，快速高效率地完成本職工作。

2、注重科學(xué)管理，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。

作為二級(jí)學(xué)院面向?qū)熀蛯W(xué)生的直接窗口，研究生秘書的辦事效率、工作態(tài)度及面對(duì)工作對(duì)象的態(tài)度不僅反映了其本身的素質(zhì)和能力，也代表了二級(jí)學(xué)院管理人員的總體形象和服務(wù)水平。因此，研究生秘書應(yīng)有效結(jié)合工作任務(wù)及學(xué)院發(fā)展目標(biāo)，有效統(tǒng)籌安排、科學(xué)合理定工作目標(biāo)和任務(wù)。進(jìn)而，研究生秘書需要強(qiáng)力的責(zé)任意識(shí)，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，不馬虎、不草率，始終保持清醒頭腦，有意識(shí)、高水平地完成各項(xiàng)工作。

3、良好表達(dá)能力，重視溝通能力。

研究生秘書的工作主要是面向?qū)熀脱芯可诠ぷ髦芯托枰c工作對(duì)象就文件、事件傳達(dá)精神、解釋原因等，還要積極主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。面對(duì)這些工作，良好的口頭表達(dá)以及溝通協(xié)調(diào)能力是確保這些工作順利進(jìn)行的一個(gè)有力保證。

筆者所在二級(jí)學(xué)院每年研究生招生的復(fù)試比例因?yàn)閷I(yè)的特殊性等原因，使得每年報(bào)考及上線的考生數(shù)量較多，從而使得面試的復(fù)試比例一直居于全校榜首。而在挑選更優(yōu)秀的學(xué)生的同時(shí)，也存在著與落選考生溝通交流的問(wèn)題。如何勸慰落選考生，并鼓勵(lì)落選考生不要失去信心，不僅在考研方面，也包括在其他方面的信心。比如，有一年，一名考生以總分較靠前的優(yōu)勢(shì)進(jìn)入了某一專業(yè)的復(fù)試，結(jié)果卻因?yàn)閺?fù)試中的筆試成績(jī)而落選，筆者則成為了該考生第一個(gè)傾訴的對(duì)象，筆者花了大半天的時(shí)間，鼓勵(lì)該考生重拾信心、努力向前。在第二年的復(fù)試中，又見(jiàn)到了她的身影，這次，她以總分第一的成績(jī)進(jìn)入了復(fù)試，并且最終以總分第一的成績(jī)被錄取。復(fù)試之后，該考生又與筆者聊起落選這一年所做的事情，她并沒(méi)有埋頭躲在書堆里，而是讓自己尋找鍛煉自己的機(jī)會(huì)，做過(guò)不少的兼職，包括家教、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的授課等等，并在這些工作中尋找不足，才能在第二年的復(fù)試中，相較于那些應(yīng)屆生，脫穎而出。最后她說(shuō)，第一年落選，并不是一件壞事，筆者與她的談話，讓她認(rèn)識(shí)到了自己。這件事，筆者一直引以為豪地講給后來(lái)落選的考生，讓他們不要失去信心，重拾信心、繼續(xù)奮斗。

4、較強(qiáng)文字功底以及計(jì)算機(jī)操作能力。

作為主管領(lǐng)導(dǎo)的助手，研究生秘書不僅需要結(jié)合實(shí)際情況，提出一些設(shè)想，還經(jīng)常需要幫助領(lǐng)導(dǎo)起草相關(guān)的工作文件，發(fā)通知給導(dǎo)師、學(xué)生等，這就需要研究生秘書需要有較強(qiáng)的文字功底。此外，隨著科技的高速發(fā)展，熟練掌握計(jì)算機(jī)辦公軟件操作技術(shù)，也成為研究生秘書必備的基本素質(zhì)。例如，研究生復(fù)試成績(jī)的統(tǒng)計(jì)、導(dǎo)師課時(shí)、指導(dǎo)學(xué)生的統(tǒng)計(jì)，因研究生人數(shù)的增加而導(dǎo)致的工作量的成倍增加，在使用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件后，問(wèn)題就能得到較好的解決。因而降低了漏算、錯(cuò)算的幾率，并提高了工作效率。

5、良好的心理素質(zhì)和個(gè)人修養(yǎng)。

由于研究生秘書面對(duì)的工作對(duì)象類型眾多、涉及面廣，又涉及可能處于工作夾層中，難免會(huì)碰到一些麻煩、矛盾或委屈。這時(shí)，就需要研究生秘書具有良好的心理素質(zhì)，強(qiáng)化個(gè)人修養(yǎng)，學(xué)會(huì)寬容、任勞任怨，保持清醒、理智的頭腦。當(dāng)個(gè)人心理承受達(dá)到限度時(shí)，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，尋找釋放的突破口，而不是直接將不愉快面向工作對(duì)象，做到不感情用事、不偏不倚。

三、體會(huì)與建議

根據(jù)我國(guó)研究生培養(yǎng)類型呈現(xiàn)多元化、招生規(guī)模呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)狀，研究生秘書崗位對(duì)研究生秘書提出了越來(lái)越高的要求。相應(yīng)地，研究生秘書自身的發(fā)展并未得到有效的重視，從筆者的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)看來(lái)，只有當(dāng)研究生秘書理想與現(xiàn)實(shí)的沖突得到較好的平衡，發(fā)展路徑較為清晰時(shí)，研究生的教學(xué)管理工作才能得到較高水平的完成。

1、加強(qiáng)校際合作，搭建交流平臺(tái)。

根據(jù)教育部2011全國(guó)教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào)[1]，全國(guó)共有培養(yǎng)研究生高等學(xué)校481個(gè)。如此多的研究生培養(yǎng)高校，各個(gè)學(xué)校間對(duì)于研究生培養(yǎng)自有一套體系。如果能有機(jī)會(huì)提供相互間的學(xué)習(xí)和交流經(jīng)驗(yàn)的機(jī)會(huì)，建立校際、院級(jí)間的相互合作關(guān)系，形成良好的互動(dòng)平臺(tái)，并將有效提高研究生秘書對(duì)于管理工作的認(rèn)識(shí)水平、創(chuàng)新意識(shí)，從而提高研究生秘書的教學(xué)管理水平。

2、提供發(fā)展平臺(tái)，強(qiáng)調(diào)教改創(chuàng)新。

研究生秘書大多數(shù)并非文秘專業(yè)畢業(yè)，要較快地熟悉辦公室工作，則通過(guò)高校給予的培訓(xùn)能夠解決。然而，從研究生秘書自身而言，他們希望能夠不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，在不放棄本專業(yè)的同時(shí)，做好教學(xué)管理工作。這就需要高校提供相應(yīng)的發(fā)展平臺(tái)，讓研究生秘書有機(jī)會(huì)承接本專業(yè)的課程授課、申報(bào)科研課題等，讓研究生秘書能夠不放棄本專業(yè)，行政辦公能力與專業(yè)科研能力齊頭發(fā)展。同時(shí)，研究生秘書作為管理工作者，在教學(xué)教育改革中也是重要的組成部分。高校應(yīng)圍繞研究生的教學(xué)管理和教學(xué)研究工作，給予資助，開展教改研究，從而促進(jìn)研究生教學(xué)管理的發(fā)展。

3、優(yōu)化環(huán)境保障，激發(fā)工作潛能。

由于教學(xué)管理工作沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，工作性質(zhì)決定了教學(xué)管理崗位職稱評(píng)定的困難性，崗位待遇的偏低性，這些實(shí)際問(wèn)題嚴(yán)重打擊了研究生秘書的工作積極性，導(dǎo)致這一工作崗位的隊(duì)伍的不穩(wěn)定性，人員變動(dòng)頻繁，從而出現(xiàn)工作的脫節(jié)。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)了解處于這一基層崗位的研究生秘書的工作現(xiàn)狀，為其提供良好的環(huán)境保障，對(duì)于工作負(fù)責(zé)、管理效率高、工作業(yè)績(jī)突出的人員給予應(yīng)有的精神、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。以環(huán)境留住人才，以實(shí)際重視人才，以待遇吸引人才，在職稱評(píng)定、晉升等方面適當(dāng)做出傾斜，而不是一有獎(jiǎng)勵(lì)就考慮領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別，必須充分激發(fā)一線工作人員的積極性，使研究生秘書能夠全心全意為此崗位奉獻(xiàn)。

總之，隨著高校招生規(guī)模地不斷擴(kuò)大，研究生培養(yǎng)逐漸成為高校的工作重點(diǎn)。而研究生秘書作為此項(xiàng)工作程序中的重要組成部分卻并未得到相應(yīng)的重視。善待研究生秘書，提供研究生秘書發(fā)展的平臺(tái)，激發(fā)其工作潛能，則必將促進(jìn)研究生培養(yǎng)工作更上一個(gè)臺(tái)階。

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