摘要：我國(guó)醫(yī)院圖書檔案管理制度一直處于改革之中。如何促進(jìn)圖書檔案的規(guī)范化管理是現(xiàn)階段醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中的新課題。本文簡(jiǎn)要論述了醫(yī)院進(jìn)行圖書檔案規(guī)范化管理的重要性，并對(duì)規(guī)范化管理的工作任務(wù)以及實(shí)際操作的具體管理措施進(jìn)行了分析探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院圖書檔案 情報(bào) 規(guī)范化

中圖分類號(hào)：R197.32 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1005-0515（2013）7-014-02

近幾年我國(guó)的醫(yī)療制度發(fā)生了一系列的變化，醫(yī)院的管理模式也隨之改變，作為醫(yī)院管理重點(diǎn)的圖書建檔規(guī)范化改革工作也勢(shì)在必行。醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理是對(duì)醫(yī)院整體管理水平的客觀反映。一套全面系統(tǒng)的圖書檔案管理制度不僅有利于醫(yī)院圖書管理事業(yè)的有序健康發(fā)展，還可以節(jié)省人力物力財(cái)力等工作成本。

一、醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理的重要性

醫(yī)院進(jìn)行圖書檔案規(guī)范化建設(shè)的目的是為了最大程度的共享信息資源，發(fā)揮檔案的指導(dǎo)性作用。只有醫(yī)院檔案得到了充分的開發(fā)，在醫(yī)院實(shí)際工作中發(fā)揮了其的指導(dǎo)性作用，才能體現(xiàn)出檔案管理工作的價(jià)值與意義。醫(yī)院圖書檔案管理工作的重點(diǎn)一般集中在機(jī)構(gòu)設(shè)置、專業(yè)人員的素質(zhì)能力以及信息環(huán)境下的一體化管理方面。醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理對(duì)于保護(hù)醫(yī)學(xué)類圖書的正版合法權(quán)益，加強(qiáng)圖書市場(chǎng)的規(guī)范性都具有十分重要的意義。 醫(yī)院在進(jìn)行圖書檔案管理時(shí)需要遵守兩個(gè)管理原則：

一是制度管理。制度建設(shè)是一切管理工作得以正常進(jìn)行的基礎(chǔ)。醫(yī)院管理部門需要建立細(xì)致全面的規(guī)章制度，結(jié)合醫(yī)院整體與各工作部門的實(shí)際情況，吸取以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)建立補(bǔ)充規(guī)章法則，例如建立書籍賠償制度、數(shù)字圖書館運(yùn)營(yíng)制度、文獻(xiàn)資源館際互借制度等，保證醫(yī)院圖書檔案管理的正常有序進(jìn)行。除此之外，還應(yīng)明確圖書采購(gòu)、借閱、管理之間的各項(xiàng)職責(zé)分工，制定細(xì)化的工作準(zhǔn)則。

二是標(biāo)準(zhǔn)化管理。標(biāo)準(zhǔn)化管理的前提是國(guó)家制定的相關(guān)法規(guī)法則，要求醫(yī)院圖書檔案管理部門根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)開展管理工作。醫(yī)院書籍、資源的分類、編碼、主題索引以及設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)都應(yīng)該嚴(yán)格遵守國(guó)家的相關(guān)規(guī)定。標(biāo)準(zhǔn)化管理的全面執(zhí)行對(duì)于我國(guó)醫(yī)院圖書檔案實(shí)現(xiàn)通用性以及檔案資料共享都具有積極的推動(dòng)作用。所以說(shuō)，圖書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理是保證醫(yī)院現(xiàn)代化、信息化、資料共享化進(jìn)行的基礎(chǔ)。

二、醫(yī)院圖書檔案管理中具體的工作內(nèi)容

圖書檔案管理工作的主要內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：一是搜集電子、書籍、期刊等各種形式的資料。資料的充實(shí)程度是評(píng)價(jià)醫(yī)院圖書檔案管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。圖書管理員應(yīng)該采用各種手段開辟資料來(lái)源，實(shí)現(xiàn)資料的最大程度整合，在此過(guò)程中應(yīng)該注意既要保證資料的完整性全面性又要剔除無(wú)關(guān)材料。最終將圖書檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)成一個(gè)既切合醫(yī)院實(shí)際又具有鮮明特色管理部門。二是采用各種手段獲取情報(bào)。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該改變傳統(tǒng)的文獻(xiàn)資料被動(dòng)收集整理方法，主動(dòng)深入各科室、病房之中，及時(shí)了解臨床治療的進(jìn)度。三是開展咨詢、出版服務(wù)。圖書檔案管理機(jī)構(gòu)在醫(yī)院內(nèi)部還具有提供學(xué)術(shù)咨詢，如專刊發(fā)表、科研計(jì)劃制定、學(xué)術(shù)研究選題等，這些業(yè)務(wù)咨詢一般具有機(jī)密性與戰(zhàn)略性。同時(shí)，醫(yī)院圖書檔案管理機(jī)構(gòu)還承擔(dān)了刊物編輯出版的責(zé)任，有權(quán)對(duì)醫(yī)院最新研究成果或科研結(jié)果進(jìn)行編輯出版。四是保證與世界先進(jìn)科研經(jīng)驗(yàn)的及時(shí)交流、資源共享。醫(yī)院的發(fā)展依賴于對(duì)最新科研成果的研究或引進(jìn)，而圖書檔案管理機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)就是保證其與外界的及時(shí)交流、溝通、合作。圖書管理機(jī)構(gòu)需結(jié)合醫(yī)院實(shí)際水平，及時(shí)對(duì)管理設(shè)備進(jìn)行更新，保證圖書管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

三、保證醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理的具體措施

（一）建立健全管理機(jī)構(gòu)

各司其職、分工明確的管理機(jī)構(gòu)是保證醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化進(jìn)行的基礎(chǔ)。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)具體水平設(shè)立獨(dú)立的情報(bào)、圖書、檔案管理機(jī)構(gòu)。首先，設(shè)立信息科總歸醫(yī)院總務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)，下屬分別設(shè)立情報(bào)部門、檔案管理部門、電子信息控制部門等，合理分配資料、進(jìn)行最新科研成果的搜集、檔案的分類管理、信息的共享與交流等。其次，設(shè)立檔案管理與情報(bào)搜集兩個(gè)獨(dú)立的工作部門，并分屬于不同上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，將資料收集與編輯、調(diào)研工作獨(dú)立進(jìn)行，保證其工作的客觀性與公正性。

（二）進(jìn)行圖書、情報(bào)、檔案一體化的管理改革

1、圖書、情報(bào)、檔案一體化的內(nèi)涵

圖書、情報(bào)、檔案一體化管理是指將醫(yī)院內(nèi)部資料管理中這三個(gè)獨(dú)立的部門相整合，將其形成為一個(gè)工作整體。一體化管理可以最大程度的利用信息資源，并發(fā)揮獨(dú)立部門存在時(shí)不具備的全面、整體效用。圖書、情報(bào)、檔案管理得以整合的基礎(chǔ)是其具有相同性質(zhì)的工作原理，都屬于文獻(xiàn)范圍。首先，圖書、情報(bào)、檔案管理工作的基本職能都是知識(shí)、資料的收集、更新、發(fā)布；工作目的都是儲(chǔ)存有效信息、為臨床治療提供資料支撐、促進(jìn)醫(yī)院治療水平的進(jìn)一步發(fā)展等。其次，圖書、情報(bào)、檔案管理的工作程序也具有一致性，都是對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行搜索、加工、存儲(chǔ)等。根據(jù)上述介紹與我國(guó)醫(yī)院圖書檔案管理的實(shí)際情況，筆者認(rèn)為圖書、檔案、情報(bào)管理工作的一體化的定義分為以下三個(gè)方面：（1）管理的一體化。指在圖書、檔案、情報(bào)范圍內(nèi)對(duì)信息整合管理的一體化。（2）服務(wù)的一體化。管理的最終目標(biāo)是提供服務(wù)，將三者進(jìn)行整合，可以打破傳統(tǒng)的獨(dú)立服務(wù)體制，在對(duì)外服務(wù)上實(shí)現(xiàn)一體化。（3）機(jī)構(gòu)設(shè)置的一體化。是指建立一個(gè)集規(guī)劃、管理、監(jiān)督為一身的管理部門，既保證圖書、情報(bào)、檔案工作的整體性又明確責(zé)任，促進(jìn)整體與具體部門之間的協(xié)調(diào)工作，為醫(yī)院以及社會(huì)提供完善的信息服務(wù)。

2、圖書、情報(bào)、檔案一體化的優(yōu)勢(shì)

圖書檔案一體化管理系統(tǒng)是近幾年來(lái)醫(yī)院圖書管理改革的重要方案，其具有其他管理方式所不具備的優(yōu)越性：

第一，一體化建設(shè)可以最大程度的利用館藏資源，進(jìn)行信息的進(jìn)一步開發(fā)。傳統(tǒng)的圖書檔案管理機(jī)制強(qiáng)調(diào)獨(dú)立封閉運(yùn)行，各醫(yī)院科室閉門造車，這不僅浪費(fèi)醫(yī)療資源，還為信息的篩選造成了阻礙，不能滿足醫(yī)療信息資料的全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的基本要求。采用圖書檔案一體化管理的政策，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案與圖書管理的及時(shí)結(jié)合，還在一定程度上改變了管理人員墨守陳規(guī)的管理方式，對(duì)館藏信息的進(jìn)一步開發(fā)提供了有利條件。例如，在新的科研項(xiàng)目研發(fā)環(huán)節(jié)中可以充分結(jié)合圖書檔案一體化管理措施，從課題確定、立項(xiàng)報(bào)告以及最后的研發(fā)成果發(fā)表過(guò)程中，及時(shí)更新檔案資料，保證各個(gè)時(shí)期檔案材料與研發(fā)實(shí)際的一致性，并對(duì)課題研究材料進(jìn)行最終歸檔，為新的項(xiàng)目研究提供資料收集的上的便利。隨著數(shù)字化技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，圖書檔案管理系統(tǒng)也引進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升了圖書檔案資料的重復(fù)利用率，及時(shí)快速的滿足了醫(yī)院需求。如筆者所在醫(yī)院就結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)圖書檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)，完善了資料的檢索系統(tǒng)，設(shè)立多種關(guān)鍵系檢索方式，時(shí)間檢索、專業(yè)檢索、案卷檢索等，促使檢索系統(tǒng)更具實(shí)際操作價(jià)值，便于使用者快速掌握；對(duì)內(nèi)開放檢索目錄，節(jié)省了操作者的查詢時(shí)間，提高了檢索效率；同時(shí)還建立了數(shù)字化系統(tǒng)控制下的檢索系統(tǒng)，保證資料查詢的準(zhǔn)確性與全面覆蓋性。

第二，圖書檔案一體化建設(shè)有利于精簡(jiǎn)醫(yī)院內(nèi)部機(jī)構(gòu)，節(jié)省財(cái)政開支。傳統(tǒng)意義上的圖書管理形式，要求各部門獨(dú)立工作，這就造成了人員分配中的重疊現(xiàn)象，工作任務(wù)重復(fù)，工作涉及面較為單一。實(shí)行圖書檔案一體化管理有效的縮減了不必要的醫(yī)院圖書管理機(jī)構(gòu)，相關(guān)管理人員的素質(zhì)也由傳統(tǒng)的單一工作演變?yōu)榧瘓D書管理、檔案規(guī)劃、情報(bào)搜集等多種綜合素質(zhì)為一身，其自身的工作能力得到了提高。機(jī)構(gòu)得到精簡(jiǎn)，人員綜合素質(zhì)得到強(qiáng)化最終節(jié)省了醫(yī)院圖書檔案管理方面的開支，客觀上為醫(yī)院醫(yī)療水平的提升創(chuàng)造了條件。

第三，有利于管理人員的素質(zhì)提升。圖書檔案一體化的管理形式依賴于數(shù)字化信息的應(yīng)用，這就在客觀上推動(dòng)了管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。為了掌握信息化工具的應(yīng)用技術(shù)，圖書檔案管理人員必須及時(shí)接受培訓(xùn)，掌握新型的工作方法、不斷充實(shí)自身知識(shí)，提升自身的能力。除此之外，圖書檔案一體化的管理形式需要對(duì)管理人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這就在客觀上為崗位輪換提供了機(jī)會(huì)，醫(yī)院管理階層的定期崗位輪換不僅有利于管理人員掌握多種業(yè)務(wù)技巧，提高其的工作能力，還在一定程度上加深了內(nèi)部員工的溝通交流，為醫(yī)院管理創(chuàng)造出一個(gè)和諧有序的環(huán)境。

3、一體化工作的具體管理措施

圖書、情報(bào)、檔案一體化管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資源共享的一種新型管理模式。其在具體執(zhí)行上需要做到以下幾點(diǎn)：

第一，改革管理制度，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)統(tǒng)一發(fā)展?，F(xiàn)階段的醫(yī)院圖書檔案管理仍然受到傳統(tǒng)模式的制約，各部門之間缺乏交流、獨(dú)立封閉，難以及時(shí)做到信息的整合、交換，這種模式既不利于醫(yī)院內(nèi)部圖書管理水平的進(jìn)步，也不利于醫(yī)院圖書檔案管理發(fā)揮其社會(huì)優(yōu)勢(shì)。因此，國(guó)家通過(guò)相關(guān)政策的制定，鼓勵(lì)醫(yī)院內(nèi)部建立統(tǒng)一的工作體系，鼓勵(lì)醫(yī)院內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源共享，為社會(huì)醫(yī)療改革的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

第二，統(tǒng)一一體化管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)是監(jiān)督一體化管理的基礎(chǔ)，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的制定，圖書、檔案、情報(bào)的一體化管理也就無(wú)從談起。因此，在信息檢索、設(shè)備配置上，醫(yī)院內(nèi)部都需要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督各部門按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，保證內(nèi)容的共通性、數(shù)據(jù)測(cè)量的標(biāo)準(zhǔn)化以及網(wǎng)絡(luò)搜索平臺(tái)的實(shí)際可操作性等。

第三，提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提升主要包括三個(gè)方面：專業(yè)知識(shí)的提升、管理素質(zhì)的提升以及對(duì)外交流水平的提升。醫(yī)院圖書、檔案、情報(bào)管理人員面對(duì)的受眾群體以醫(yī)療工作人員居多，管理人員搜集整理的信息大多涉及醫(yī)療生物領(lǐng)域，其對(duì)信息的篩選掌握能力直接影響醫(yī)務(wù)工作人員的臨床治療，關(guān)系到患者的人身安全。而提高管理人員篩選、整理信息的最有效措施就是豐富其的專業(yè)知識(shí)，將其培養(yǎng)成醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的博才并促使其依賴這種專業(yè)的判斷能力對(duì)科研成果、項(xiàng)目分析、信息整合等進(jìn)行有效分析篩選，推動(dòng)醫(yī)院圖書檔案管理機(jī)構(gòu)的縱深發(fā)展。管理素質(zhì)的提升在實(shí)際工作中表現(xiàn)為對(duì)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)掌控能力的控制。隨著數(shù)字化技術(shù)的深入發(fā)展，醫(yī)院圖書檔案管理系統(tǒng)也采取網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)辦公。這就要求醫(yī)院內(nèi)部的資料管理人員不但熟悉操作技能，還要進(jìn)一步了解計(jì)算機(jī)的工作原理，能夠及時(shí)快速的修復(fù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)日常故障。網(wǎng)絡(luò)資源具有快速性、全面性的優(yōu)點(diǎn)，但是其也存在信息量大、信息質(zhì)量不統(tǒng)一、各類信息魚龍混雜的缺陷，所以，醫(yī)院的資料管理人員應(yīng)該具備整合、優(yōu)化、篩選信息的能力，將大量重復(fù)無(wú)序的信息簡(jiǎn)單有序化，為醫(yī)院的醫(yī)療水平、教研水平的提升提供充足的后備力量。隨著我國(guó)對(duì)外交流政策的日益寬松以及網(wǎng)絡(luò)傳送的出現(xiàn)，我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中與國(guó)外的交流逐漸頻繁，國(guó)際上先進(jìn)的科研成果、臨床治療經(jīng)驗(yàn)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息傳輸不斷影響我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，鑒于國(guó)際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、資料的記載形式都是采用國(guó)際通過(guò)語(yǔ)言英語(yǔ)記載，所以作為醫(yī)院的圖書檔案情報(bào)收集人員必須具有專業(yè)的語(yǔ)言交流基礎(chǔ)，能夠準(zhǔn)確全面的理解醫(yī)學(xué)類外文資料，及時(shí)為國(guó)內(nèi)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展提供信息支持。

第四，利用網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢(shì)，搜集相關(guān)信息。準(zhǔn)確、全面的醫(yī)療信息、科研成果是提升醫(yī)院臨床治療水平的基本保障。隨著網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)一步發(fā)展，建立靈活、簡(jiǎn)便的信息搜集系統(tǒng)成為提升醫(yī)院圖書檔案管理水平的重要因素。醫(yī)院可以設(shè)立專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)操控部門，對(duì)于互聯(lián)中的的大量信息進(jìn)行多渠道、多層次的篩選，并根據(jù)醫(yī)院自身特色進(jìn)行信息的深度開發(fā)，做到知識(shí)普及型與獨(dú)有性的結(jié)合，為臨床治療提供最具價(jià)值的資料。

四、結(jié)束語(yǔ)

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)為主的信息時(shí)代，如何及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的掌握信息資料成為一個(gè)單位能否可持續(xù)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)。同樣，在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中，信息也具有舉足輕重的地位。所以，如何建設(shè)醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理制度就成當(dāng)下醫(yī)院管理者需要考慮的新課題。圖書、檔案、情報(bào)等工作的一體化管理逐漸成為醫(yī)院信息改革的必然趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)一體化發(fā)展需要在網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化應(yīng)用基礎(chǔ)之上，建立相關(guān)的管理制度，提升員工的業(yè)務(wù)能力，為醫(yī)院臨床治療提供優(yōu)質(zhì)信息支撐。

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