摘 要：人事檔案是個人信息的主要來源，是人才信息的重要載體，是人才選拔的重要信息來源之一。管好用好人事檔案，可以充分開發(fā)人才資源。該文著重探討人事檔案管理工作中存在的問題與解決方法。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理對策 解決方法

中圖分類號：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）04（a）-0-01

人事檔案客觀記錄了個人思想品德、業(yè)務(wù)能力和成長過程，能反映出個人基本情況的動態(tài)變化，反映出個人工作能力和水平等信息，提供的原始資料和數(shù)據(jù)信息可為單位和組織合理利用人力資源，具有動態(tài)、真實(shí)、有效的特點(diǎn)。因此，必須管好和用好人事檔案，做好人力資源開發(fā)工作。

1 管理過程中存在的問題

1.1 單位領(lǐng)導(dǎo)不甚重視該項(xiàng)工作

有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，人事檔案管理就是一種簡單的機(jī)械性的保管工作，對其重要性沒有一個足夠的認(rèn)識。在個別領(lǐng)導(dǎo)眼里，這項(xiàng)工作不是單位的主要業(yè)務(wù)方面的工作，屬于附屬性工作，只要不泄密，不丟失，檔案外調(diào)、查檔是其主要工作。這種錯誤理念是個別單位領(lǐng)導(dǎo)不重視該工作的重要原因，具體表現(xiàn)在：①檔案工作沒計(jì)劃，②檔案工作沒安排，③人力、物力和財(cái)力無保障。

1.2 部分單位投入硬件設(shè)施不足

實(shí)際工作中，部分單位只重視在主業(yè)務(wù)發(fā)展方面完善硬件設(shè)施，但忽視為檔案室添置新設(shè)備，有的單位沒有專用檔案室，有的尤其是較小單位的檔案室具有較為簡陋、陳舊的設(shè)備，人事檔案未按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理、時有檔案材料損壞或損毀現(xiàn)象發(fā)生，不利于充分利用檔案及其檔案信息。

1.3 管理水平和手段處于較低水平

在實(shí)際工作中，由于單位領(lǐng)導(dǎo)的不甚足夠重視檔案管理工作，在人員配備上采取兼職這種辦法來應(yīng)付，并且兼職人員不斷進(jìn)行變換，甚或業(yè)務(wù)水平根本幾乎為零，沒有認(rèn)識到檔案的重要性，對管理的基本要求不求甚解，更無從談起檔案的收集、整理、歸檔、裝訂以及信息再加工等基本的業(yè)務(wù)流程，無從談起管理水平和管理手段的恰當(dāng)運(yùn)用。由于不懂得人事檔案管理，采用較為陳舊的管理手段，在在調(diào)閱檔案時出現(xiàn)反復(fù)調(diào)用原件，檔案的完整性與安全性受到嚴(yán)重影響，出現(xiàn)紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象。

1.4 收集工作力度不夠

只有制定完善的檔案管理制度，才能管好和用好人事檔案。但是，有的單位沒有制定甚或制定的制度不完善，不符合相關(guān)法律的規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，或出現(xiàn)無據(jù)可依之現(xiàn)象，出現(xiàn)收集歸檔處于被動、不及時的狀態(tài)。如出現(xiàn)材料不全面，類同的內(nèi)容和形式，根本也不可能準(zhǔn)確反映個人尤其是思想品德及業(yè)務(wù)能力和水平的動態(tài)變化情況，人事檔案管理幾乎形同虛設(shè)，難以使之得以開發(fā)利用。

1.5 管理的信息化程度不高

在人事檔案管理方面，有的單位在人事檔案管理中還沒有充分利用現(xiàn)代管理技術(shù)手段，影響到人事管理效率和質(zhì)量的提高，造成一定的資源浪費(fèi)。

2 解決方法

2.1 收集材料是基礎(chǔ)

在人事檔案管理過程中，需要入檔的材料不斷增多，如干部考察、年度考核、學(xué)歷和專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）變化、各種培訓(xùn)、聘用（任）等，管理人員必須及時將其收集并按相關(guān)規(guī)定及時歸檔，并做到信息化處理。遇有查檔調(diào)檔時，盡量打印或復(fù)印信息化后的檔案，保持檔案的完整性。

2.2 加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

要遵照《干部檔案工作條例》第二十七條之要求，專用檔案庫房要做到堅(jiān)固、防潮、防火，配置鐵質(zhì)的檔案柜，庫房面積按20～25 m2/千卷配置；庫房內(nèi)設(shè)置滅火、去濕、空調(diào)等設(shè)備，做到三室（辦公室、閱檔室、庫房）分開，達(dá)到國家要求。

2.3 加強(qiáng)自身建設(shè)，提高人員素質(zhì)

各單位要嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》第三十八條之規(guī)定，選擇作風(fēng)正派、業(yè)務(wù)能力和責(zé)任心較強(qiáng)的人員從事這項(xiàng)工作，切實(shí)加強(qiáng)人事檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，注重教育和培養(yǎng)，對工作、學(xué)習(xí)和生活加以重視和關(guān)心，充分發(fā)揮其工作積極性和創(chuàng)造性。為提高管理人員認(rèn)識工作重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，培訓(xùn)工作要做到系統(tǒng)化目的性和計(jì)劃性，頻次1次/2～3年，以檔案管理業(yè)務(wù)知識為培訓(xùn)的重點(diǎn)，逐步提高其整體素質(zhì)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.4 建立檔案信息系統(tǒng)

人事檔案管理過程必須融于先進(jìn)的技術(shù)和手段于其中，逐步建立和完善適合人事檔案信息管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)管理工作的電子化、科學(xué)化，切實(shí)提高科學(xué)管理水平，以真正做好人事檔案管理工作，發(fā)揮其在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的重要作用。

3 加快現(xiàn)有人事檔案信息化建設(shè)

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心一般由其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)專制而來，這期間各單位人員處于頻繁流動過程中，人事檔案管理成為一項(xiàng)較為重要的工作之一。表現(xiàn)在人事變動多且復(fù)雜，現(xiàn)存的檔案材料占據(jù)空間大、數(shù)量多，很難做到管理的規(guī)范化和使用的合理化。這要求必須利用現(xiàn)代高科技手段將其進(jìn)行信息化處理，逐漸轉(zhuǎn)化規(guī)范化的數(shù)據(jù)，使工作質(zhì)量和效率逐步得到提高。人事檔案信息化建設(shè)有利于順利開展人事組織工作，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

3.1 有利于“選人用人”和領(lǐng)導(dǎo)決策

人事檔案信息化后，通過局域網(wǎng)絡(luò)即可方便快捷地將干部隊(duì)伍的基本狀況提供給組織人事部門和領(lǐng)導(dǎo)，掌握其最新表現(xiàn)和發(fā)展，有利于“選人用人”和領(lǐng)導(dǎo)決策。

3.2 提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量

傳統(tǒng)的檔案管理管理主要采用書面紙質(zhì)檔案的方式，將其手工收集、整理和加工過程不僅工作量大，效率低，而且浪費(fèi)資源，這樣才能為相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)提供檔案信息。相反，如果將人事檔案簡歷數(shù)據(jù)庫后，做到了自動化、實(shí)時化和網(wǎng)絡(luò)化管理，錄入一次數(shù)據(jù)后即可反復(fù)利用，在局域網(wǎng)內(nèi)部即可共享其中蘊(yùn)藏的基本信息和加工信息，網(wǎng)絡(luò)即時予以檢索查詢，大大提高了相關(guān)人員的工作效率和質(zhì)量。

如在干部職務(wù)、專業(yè)技術(shù)職稱晉升和聘任時，相關(guān)時期的考核表及評審表應(yīng)從繁多的人事檔案資料中查找并復(fù)印出來，然后和其他相關(guān)材料裝訂成冊。這樣做，浪費(fèi)了大量資源，不利于經(jīng)濟(jì)社會的協(xié)調(diào)發(fā)展。如果人事檔案數(shù)據(jù)共享得以充分貫徹實(shí)施，相關(guān)部門無需再重復(fù)的復(fù)印、裝訂，只需調(diào)用相關(guān)數(shù)據(jù)。這不僅保護(hù)了檔案資料，還節(jié)約了大量人力、物力和財(cái)力。

3.3 完整、及時和準(zhǔn)確地更新檔案信息

信息化后的人事檔案在更新過程中較為簡便，提高了工作效率，降低了勞動強(qiáng)度。檔案管理人員會第一時間準(zhǔn)確完整地錄入新資料，保證了檔案信息的準(zhǔn)性和完整性和收集的及時性，這既方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，又為組織人事部門科學(xué)決策提供準(zhǔn)確信息，促進(jìn)單位事業(yè)發(fā)展。

3.4 提高業(yè)務(wù)水平

人事檔案信息化后，管理人員只需按照規(guī)定錄入相關(guān)信息即可。這樣，管理人員有充足的時間鉆研前瞻性知識，工作中不斷開拓創(chuàng)新，不斷提高自己的整體素質(zhì)。同時，勞動強(qiáng)度降低了，相應(yīng)地提高了工作效率，更能實(shí)施人性化管理，有利于管理者身心健康。