公文寫作必須要有好的立意、豐富的材料和完整的構(gòu)思，注重語法、邏輯和修辭三者的關(guān)系，可以恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用一些修辭手段，增強(qiáng)語言的鮮活性和生動(dòng)性，這樣的公文既不落俗套，又更具有感染力，其質(zhì)量和效果會(huì)大大提高。

公文屬于應(yīng)用文的范疇，是我們在日常工作中廣泛使用的一種文體，也是辦公室工作人員應(yīng)該掌握的基本功。了解掌握公文寫作的一般規(guī)律和技巧，提高公文的寫作水平，是對機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位工作人員的素質(zhì)要求和崗位需要。

公文的語言與結(jié)構(gòu)

所謂公文，簡要說就是處理公務(wù)的文書，是公務(wù)所用之文。

對公文寫作的要求，一要有實(shí)踐基礎(chǔ)；二要有文字功底。公文要多用書面語和文書用語，少用描繪性詞語和口語，更不能用方言土語。其語言要求，一是表述明確，即符合實(shí)際、表達(dá)清楚。二是表意準(zhǔn)確，既正確使用精確詞語，不用模糊詞語，意思表達(dá)準(zhǔn)確、完整。三是語言平實(shí)，即說明要淺顯，議論要得當(dāng)，要言之有物、言之有理、通俗易懂，力戒說大話、空話。四是用語得體，即按行文性質(zhì)掌握好分寸，如上行文，語氣要委婉，措詞要平和，恰當(dāng)使用敬語、謙語；平行文要注意禮貌用語，多用商洽性語言；下行文，應(yīng)要求明確，語氣堅(jiān)決。五是用詞莊重，即語言要端莊、鄭重、嚴(yán)肅、認(rèn)真，不帶有個(gè)人情緒和感情色彩，要據(jù)事說理、簡明有力、客觀說明、簡要有序。

安排公文的結(jié)構(gòu)，是指對公文所要闡述內(nèi)容的先后順序和層次關(guān)系進(jìn)行謀劃與安排。要以公文的主旨為核心，可按時(shí)間的推移、事物的發(fā)展過程進(jìn)行闡述；也可按事物的層次遞進(jìn)關(guān)系闡述。如何劃分段落層次，要看怎樣對充分、清晰地表達(dá)主旨最為有利，要根據(jù)主旨表達(dá)的需要進(jìn)行考慮。

公文的寫作要領(lǐng)

通知——通知屬于下行文，分為指示性通知、周知性通知、事務(wù)性（任免、轉(zhuǎn)發(fā)）通知和會(huì)議通知等。一般通知的寫法包括緣由和具體內(nèi)容（分條列項(xiàng)）兩部分。擬寫會(huì)議通知時(shí)，要寫明召開會(huì)議的單位、會(huì)議名稱和時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容（議題）、參加會(huì)議的人員范圍和人數(shù)、報(bào)到時(shí)間和食宿安排、有關(guān)注意事項(xiàng)以及聯(lián)系人和電話等，必要時(shí)需附“會(huì)議回執(zhí)”。通知的標(biāo)題一般是：《關(guān)于××××××的通知》。

請示——請示屬于上行文，一般由緣由、事項(xiàng)、結(jié)尾三部分組成。首先要寫明請示事項(xiàng)的原因、背景、理由和依據(jù)，特別要寫清楚請示事項(xiàng)的重要性、必要性，以引起上級單位的重視。其次要寫明請求上級單位給予指示或批準(zhǔn)的具體事項(xiàng)，要提出自己對解決問題的態(tài)度和意見，便于上級單位作出準(zhǔn)確的判斷和答復(fù)。最后是寫好結(jié)束語，常用的有“妥否，請示”“以上當(dāng)否，請審批”或“特此請示，請批復(fù)”等。請示的標(biāo)題一般是：《關(guān)于××××××（事由）有關(guān)問題的請示》。

函——函屬于平行文，一般分為發(fā)函與復(fù)函，其寫法上略有不同。發(fā)函主要用于與有關(guān)單位商洽公務(wù)，向有關(guān)單位詢問和請求批準(zhǔn)事項(xiàng)等。開頭部分要寫明原因和目的；主體部分要寫清具體事項(xiàng)和內(nèi)容；結(jié)尾提出希望和請求，用語要得體。發(fā)函的標(biāo)題一般是：《關(guān)于×××的函》。復(fù)函主要用于針對來函作出回復(fù)，開頭部分要引述來函，然后用“經(jīng)研究，現(xiàn)復(fù)函如下”過渡到下文；主體部分針對來函所涉及事項(xiàng)，逐一作出明確回復(fù)；結(jié)尾可用“此復(fù)”“特此函復(fù)”等作結(jié)束語。復(fù)函的標(biāo)題一般是：《關(guān)于××××××的復(fù)函》。

報(bào)告——報(bào)告屬于上行文，分為匯報(bào)工作報(bào)告、反映情況報(bào)告和調(diào)研報(bào)告等。標(biāo)題一般可寫為：《××××××（單位）關(guān)于××××××工作情況的報(bào)告》《關(guān)于××××××的調(diào)研報(bào)告》等。

匯報(bào)工作報(bào)告：這是下級向上級匯報(bào)工作情況時(shí)擬寫的公文，其基本寫法是：首先簡要寫明匯報(bào)緣由和目的；其次是工作的基本情況、主要成績、存在的問題以及經(jīng)驗(yàn)體會(huì)和教訓(xùn)；最后是闡述下一步工作的思路和采取的相應(yīng)措施。

反映情況報(bào)告：這是下級面對工作中出現(xiàn)的新情況、新問題以及其他需要向上級反映的情況而擬寫的公文，基本寫法是以陳述情況為主，首先要交代清楚時(shí)間、地點(diǎn)，提出問題或講明情況；其次是敘述事件的發(fā)展過程，論述其性質(zhì)及當(dāng)時(shí)的態(tài)勢；第三是分析存在的問題，提出處理意見和擬采取的措施等。

調(diào)研報(bào)告：這是就某一個(gè)問題或某一方面的情況進(jìn)行調(diào)查研究、綜合分析后形成的書面材料。調(diào)研報(bào)告在實(shí)際工作中是經(jīng)常使用的文書之一。調(diào)研報(bào)告的結(jié)構(gòu)一般分為導(dǎo)語、調(diào)研情況和事實(shí)、結(jié)論及建議三部分。撰寫調(diào)研報(bào)告一要內(nèi)容真實(shí)、全面準(zhǔn)確；二要著眼全局、把握規(guī)律；三要結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清晰；四要用詞準(zhǔn)確、文風(fēng)樸實(shí)。

會(huì)議紀(jì)要——會(huì)議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

首部：這部分的主要項(xiàng)目是標(biāo)題。會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會(huì)議名稱和文種構(gòu)成，如《×××公司××××××?xí)h紀(jì)要》。

正文：會(huì)議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。前言主要概括和交代會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員及會(huì)議主要成果等。主體是會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容，主要記載會(huì)議研究的問題、決定的事項(xiàng)、提出的要求、采取的措施等。

尾部：包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

總結(jié)——總結(jié)屬于常用文書，是單位或個(gè)人對過去一個(gè)時(shí)期內(nèi)的工作和其他情況作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評價(jià)，從中得出規(guī)律性認(rèn)識(shí)并指導(dǎo)今后工作。

標(biāo)題：一般由單位名稱、時(shí)限、內(nèi)容、文種名稱構(gòu)成，例：《×××企業(yè)×××年工作總結(jié)》；也可采用正副標(biāo)題，如正標(biāo)題揭示觀點(diǎn)或概括內(nèi)容，副標(biāo)題標(biāo)明單位、時(shí)限、性質(zhì)和總結(jié)種類，例：《站在新的起點(diǎn) 謀劃未來發(fā)展——×××企業(yè)×××年工作總結(jié)》。

正文：一般分為前言、主體和結(jié)尾三部分。前言一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結(jié)主旨并作出基本評價(jià)。開頭要力求簡潔、開宗明義。主體應(yīng)包括主要工作內(nèi)容、成績及評價(jià)、經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)、問題或教訓(xùn)等。這些內(nèi)容是總結(jié)的核心部分，可按縱式或橫式結(jié)構(gòu)形式撰寫。所謂縱式結(jié)構(gòu)，即按主體內(nèi)容縱向所做的工作、方法、成績、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等逐層展開。所謂橫式結(jié)構(gòu)即按材料的邏輯關(guān)系將其分成若干部分，標(biāo)序加題，逐一寫來。結(jié)尾作為結(jié)束語可以歸納呼應(yīng)主題、指出努力方向、提出改進(jìn)意見或表示決心信心等作結(jié)束，要求簡短精練。

寫作公文易出的問題

主旨不明。所謂主旨不明就是公文表達(dá)的核心意思不清楚、不明確，主要目的含糊不清。

層次不清。如：在一個(gè)請示件中，在前面反映“基本情況”中已含有需要解決某些問題的建議，但在后面卻又提出了“有關(guān)建議”，造成前后層次不清，應(yīng)把“情況反映”和“有關(guān)建議”分開寫就更清楚和明白了。

邏輯混亂。如：在一份工作簡報(bào)中有這樣一句話：“我公司于×月×日召開工作總結(jié)大會(huì)，董事長和其他公司的領(lǐng)導(dǎo)出席了會(huì)議”。這種表達(dá)容易誤解為另行邀請了其他公司的領(lǐng)導(dǎo)出席了會(huì)議，應(yīng)將“其他”移至“公司的”之后才符合邏輯。

前后矛盾。如：有一封公文函中這樣寫道：“我公司嚴(yán)格遵守與貴行簽訂的協(xié)議，已基本歸還了所欠貴行的2億元貸款本息。由于‥‥‥我公司已無力籌集資金按計(jì)劃償還貸款，特商請貴行延期‥‥‥”這段表述顯然前后矛盾，前邊已經(jīng)表述了已基本歸還貸款，后邊卻又講到無力償還貸款，造成前后矛盾。

表述重復(fù)。在上報(bào)集團(tuán)的一份材料中，其中有一份是這樣表述的：“駐京機(jī)構(gòu)黨委書記主持黨委中心組學(xué)習(xí)會(huì)‥‥‥駐京機(jī)構(gòu)黨委書記、紀(jì)委書記以及在京企業(yè)黨組織負(fù)責(zé)人參加了學(xué)習(xí)。”黨委書記既然主持了會(huì)議，就不應(yīng)再重復(fù)說他又參加了學(xué)習(xí)，這是多此一舉、畫蛇添足。

概念不清。如××領(lǐng)導(dǎo)召開部門負(fù)責(zé)人會(huì)議，“對強(qiáng)化內(nèi)功、開展崗位練兵等工作進(jìn)行了部署‥‥‥，”這里的“部署”顯然不恰當(dāng)，應(yīng)為“布置”。又如“我們要繼續(xù)努力，不斷完善和健全各項(xiàng)制度?！痹谶@句話中，“完善”和“健全”應(yīng)該調(diào)換一下才準(zhǔn)確，健全是數(shù)的概念，是基礎(chǔ)性工作，完善是質(zhì)的提升，是整體性提高。對詞語的概念不清，就容易造成在公文中的使用不當(dāng)。

用詞不當(dāng)。在一些發(fā)文中，有的標(biāo)題中的介詞使用不當(dāng)，如在《××××××集團(tuán)公司關(guān)于對××××××問題的情況通報(bào)》中，“關(guān)于”和“對”這兩個(gè)介詞連續(xù)使用，造成意思重疊、顯得累贅。正確的寫法應(yīng)該將“對”刪掉，這樣既準(zhǔn)確、又簡練。

隨著時(shí)代的進(jìn)步和形勢的發(fā)展，公文寫作也需要不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，寫出新意。值得注意的是，有相當(dāng)一些人認(rèn)為公文寫作只要掌握格式和表達(dá)方法就可以萬事大吉了，他們在寫作時(shí)只追求規(guī)范的文體格式和約定俗成的表達(dá)方式，而忽略深入實(shí)際調(diào)查研究，其寫出的公文脫離實(shí)際、千篇一律、體式老套、結(jié)構(gòu)單一、套話連篇、毫無新意，這樣的公文其價(jià)值勢必會(huì)大打折扣。

公文寫作必須要有好的立意、豐富的材料和完整的構(gòu)思，注重語法、邏輯和修辭三者的關(guān)系，可以恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用一些修辭手段，使公文作品于平實(shí)中見文采，增強(qiáng)語言的鮮活性和生動(dòng)性，這樣的公文既不落俗套，又更具有感染力，其質(zhì)量和效果會(huì)大大提高。