【摘 要】境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案是企業(yè)融入國(guó)際經(jīng)濟(jì)潮流最真實(shí)的歷史記錄，是企業(yè)政策研究及經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略發(fā)展的重要資源。隨著境外企業(yè)（項(xiàng)目）數(shù)量和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案信息的管理問(wèn)題日益突出。如何加強(qiáng)境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案管理工作值得我們積極思考和探索。

【關(guān)鍵詞】境外企業(yè)（項(xiàng)目） 檔案 管理 實(shí)施策略

隨著我國(guó)改革開放的不斷深入和經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加速，有越來(lái)越多的企業(yè)走出國(guó)門，參與國(guó)際大市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)。如何加強(qiáng)境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案管理工作值得我們積極思考和認(rèn)真探索。

一、概況

國(guó)家檔案局于2003年12月24日召開了“駐外機(jī)構(gòu)檔案工作座談會(huì)”，標(biāo)志著我國(guó)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)的檔案工作在積極、穩(wěn)妥的基礎(chǔ)上全面啟動(dòng)。2005年9月，再次下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見》，對(duì)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作提出了原則性要求和指導(dǎo)性意見，為企業(yè)加強(qiáng)境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案管理工作提供了有力的指導(dǎo)依據(jù)。

二、境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案管理的突出問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)簿弱

境外企業(yè)（項(xiàng)目）管理層往往只注重經(jīng)濟(jì)效益，卻忽視檔案工作。有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只是境內(nèi)企業(yè)的需要，在境外可以按境外標(biāo)準(zhǔn)自由管理檔案。有的以所在國(guó)的法律為借口拒絕主管單位檔案部門的合理要求。有的雖然認(rèn)識(shí)到檔案信息資源對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作能發(fā)揮重要作用，但卻認(rèn)為重要檔案自己保存放心。境外企業(yè)檔案基本處于分散管理狀態(tài)。

（二）規(guī)章制度不健全

我國(guó)有關(guān)境外企業(yè)檔案管理的法規(guī)制度建設(shè)在不斷發(fā)展但并不健全，雖然有些境外企業(yè)投資主體制定了境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案工作制度，但因缺少有關(guān)境外企業(yè)檔案工作法律、法規(guī)文件的宏觀指導(dǎo)而流于形式。

（三）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)多樣化

由于各駐外機(jī)構(gòu)的工作環(huán)境、規(guī)模不同，業(yè)務(wù)流程也不一樣，所以檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)也不一樣。有的企業(yè)按國(guó)外的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)管理檔案；有的企業(yè)按國(guó)內(nèi)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)來(lái)管理；有的企業(yè)沒(méi)有任何標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要來(lái)管理檔案。

（四）信息交流不暢

由于地域遙遠(yuǎn)、且布局分散，許多工作要求只能依靠一些出訪人員傳達(dá)或郵件聯(lián)系，但涉及企業(yè)機(jī)密的內(nèi)容就不能用這些方式交流，這給檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)造成了困難。

（五）電子文件收集滯后

境外企業(yè)（項(xiàng)目）形成的電子文件日益增加，但電子文件的收集保管工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)發(fā)展的需要。大多數(shù)電子文件都處于散亂狀態(tài)，相應(yīng)的保管措施也沒(méi)能貫徹到境外企業(yè)日常工作之中。

三、境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案有效管理策略

（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)

境內(nèi)企業(yè)總部管理層要在思想觀念上予以高度重視，親自抓境外檔案管理工作，把境外檔案管理工作放在與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作同等重要的位置，建立起境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案管理體系，并在生產(chǎn)管理中貫徹始終。境外企業(yè)（項(xiàng)目）人員也要自覺加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)。

（二）完善制度建設(shè)

跨文化和跨區(qū)域管理是境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案管理的兩個(gè)核心問(wèn)題。要借鑒國(guó)內(nèi)檔案管理的成功經(jīng)驗(yàn)，在對(duì)境外企業(yè)（項(xiàng)目）運(yùn)營(yíng)機(jī)制、管理模式、文件形成規(guī)律等作深入細(xì)致調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合考慮檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案管理對(duì)象、數(shù)字化進(jìn)程中涉外利用涉及的檔案開放范圍、檔案利用對(duì)象、利用方式等，制定出不違反所在國(guó)法律、又符合境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案管理規(guī)章制度，使境外企業(yè)檔案有法可依，有章可循。

（三）嚴(yán)密管理機(jī)制

1.明確職責(zé)。要明確境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案工作由國(guó)內(nèi)總公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)分管；總公司檔案人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)；并明確境外企業(yè)檔案工作責(zé)任到人。我集團(tuán)公司在《檔案管理程序》中明確規(guī)定：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或?qū)I(yè)設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人為歸檔責(zé)任人。條件允許時(shí)可將歸檔情況與歸檔責(zé)任人工作業(yè)績(jī)和經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，可保證境外企業(yè)（項(xiàng)目）歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)歸檔。

2.建立境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案信息管理中心。本著有利于工作、有利于保密、有利于應(yīng)付突發(fā)事件的原則，遵循企業(yè)管理國(guó)際化、現(xiàn)代化規(guī)律構(gòu)建檔案信息管理中心。中心要符合境外企業(yè)運(yùn)作規(guī)律和管理特色，統(tǒng)一、動(dòng)態(tài)地管理境外檔案信息。

3.程序化管理。建立以企業(yè)總部檔案館職能科室為技術(shù)支撐的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確管理要求，嚴(yán)格管理機(jī)制。檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都置于企業(yè)程序化管理范疇之內(nèi)。程序化管理實(shí)現(xiàn)境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案管理各環(huán)節(jié)聯(lián)動(dòng)，使檔案管理的職責(zé)得以落實(shí)。

（四）強(qiáng)化科學(xué)管理

要采取有效措施，切實(shí)加強(qiáng)境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案的收集、整理和保管，確保各類檔案的完整與安全。對(duì)其歸檔范圍和歸檔時(shí)間要進(jìn)行嚴(yán)格控制，保證歸檔的時(shí)效。階段性與隨時(shí)性相結(jié)合的接收原則順應(yīng)了境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案管理的要求，具有較強(qiáng)的實(shí)用性。

（五）提升服務(wù)水平

1.轉(zhuǎn)變理念，延伸服務(wù)觸角。檔案工作要轉(zhuǎn)變由檔案專業(yè)管理轉(zhuǎn)向參與企業(yè)綜合管理的理念，延伸服務(wù)觸角。主動(dòng)尋求介入的突破口，在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)就積極介入，為項(xiàng)目檔案工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)。檔案管理人員不僅是檔案保管員，更多地要參與一些檔案信息的整合、分析工作，是一位知識(shí)管理者。只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)，才能成為一名真正的“知識(shí)管理者”。

3.加強(qiáng)宣傳，提高責(zé)任意識(shí)。要積極進(jìn)行檔案的宣傳工作，使境外企業(yè)（項(xiàng)目）人員了解境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案及形成特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)到境外企業(yè)（項(xiàng)目）的檔案同是企業(yè)的寶貴財(cái)富及做好境外企業(yè)檔案工作的意義所在。

4.加強(qiáng)指導(dǎo)，提高歸檔質(zhì)量。結(jié)合境外企業(yè)（項(xiàng)目）工作性質(zhì)，有計(jì)劃地加強(qiáng)境外企業(yè)（項(xiàng)目）人員檔案培訓(xùn)工作，提高他們依法管理檔案的意識(shí)，為完善境外企業(yè)檔案管理鋪平道路。培訓(xùn)方式可多樣化、內(nèi)容可靈活化、時(shí)間可彈性化。

（六）建立高效網(wǎng)絡(luò)管理體系

計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的應(yīng)用很好地解決了境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案的區(qū)域分散性與系統(tǒng)利用檔案信息之間的矛盾。以企業(yè)的檔案工作為依托，利用電子技術(shù)，建立高效的境外檔案信息管理體系和網(wǎng)上服務(wù)系統(tǒng)，能為境外企業(yè)（項(xiàng)目）的發(fā)展快速提供重要檔案信息資源，形成檔案管理的高效機(jī)制。

境外企業(yè)檔案不僅記錄了境外企業(yè)（項(xiàng)目）經(jīng)營(yíng)管理的活動(dòng)過(guò)程，同時(shí)也沉淀了其經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)驗(yàn)，是企業(yè)政策研究及經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略發(fā)展的重要資源。境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案工作任重而道遠(yuǎn)，有待我們進(jìn)一步探索和研究。

作者簡(jiǎn)介：

王揚(yáng)華，女，工程師， 1992年開始從事企業(yè)檔案管理與研究工作，現(xiàn)為中鐵第四勘察設(shè)計(jì)院集團(tuán)有限公司檔案館負(fù)責(zé)人。