【摘 要】本文對供水管線電子檔案工作存在的問題進行了分析、探討和研究，筆者認為可采取如下對策措施和應對方法：創(chuàng)新思維，轉變觀念；優(yōu)勢互補，共同發(fā)展；夯實基礎，理順關系；規(guī)范管理，注重質量。總之，要在繼續(xù)做好紙質檔案的同時，創(chuàng)新電子檔案工作思路和工作方法，更好地發(fā)揮其記錄歷史、服務企業(yè)和貢獻社會的作用。

【關鍵詞】供水管線 電子檔案 分析研究

隨著計算機技術的迅速發(fā)展，在數字設備中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在網絡上傳送的電子文件應運而生。對供水企業(yè)來說，與此相關聯的供水管線電子檔案即可以動態(tài)地反映地下管線現狀。而且由于電子檔案是立體的，動態(tài)的，故能大大提高利用效率和工作質量，節(jié)省大量人力、物力和財力。但是，目前供水管線電子檔案在收集存檔和安全保管等方面，尚存在著技術和管理等方面亟待解決的問題。筆者認為可以從以下幾個方面加以認識和理解。

一、紙質檔案和電子檔案的關系

紙質檔案作為原始記錄和憑證，具有不可更改性，且保管年限較長，例如在供水管線歷史檔案中絕大多數是通過紙質檔案來保存的；電子檔案則較易于更改，且不留任何痕跡。同時，由于電子檔案的保管受到技術等因素的影響，當電子檔案賴以支撐的系統(tǒng)設備出現故障時，電子檔案作用就不能發(fā)揮，紙質檔案此時更能體現其不可替代的作用；紙質檔案相對來說比較安全，易于保管，保密性比較好，對保管條件要求遠不如電子檔案。諸如此類，供水管線紙質檔案與電子檔案如何相互并存應當引起各方重視。

二、電子檔案存檔的時間界定和存檔價值

由于供水管線工程的快速發(fā)展，供水管線電子檔案經常處于更新調整狀態(tài)之中，現在存檔的信息數據，在一定的時間，甚至更短的時間內，原有的信息數據就可能會得到更新即失去利用價值，對其數據存檔的必要性有待研究。合理確定存檔的時間節(jié)點，既能適當保存歷史數據，滿足資料存檔的需要，方便日后工作研究和數據分析，又能優(yōu)化電子檔案數量和質量，提高檔案工作質量，以達到提供及時高效的服務的目的。

三、新舊系統(tǒng)兼容和對接

任何在計算機等數字設備中生成的數據，都需要由相應設備進行閱讀和處理。隨著計算機系統(tǒng)升級換代速度的加快，再過若干年或更短的時間，對于管線電子檔案來說，依靠原有設備存檔的數據會因系統(tǒng)版本的不兼容，在新設備上就會出現不支持原有數據的情況，從而難以上機閱讀，那么原有存檔的信息數據就空有其外殼，成為無用的擺設，完全不能發(fā)揮其應有的價值和作用，由此造成信息資源的嚴重浪費。

四、電子檔案信息的安全保管

電子檔案有其自身的不足和缺陷，在計算機設備出現故障或發(fā)生地震、水災等不可抗拒的因素時，其安全保管問題值得關注。目前，通?？刹捎脗浞?、異地保管的方式，確保電子檔案的安全。但由于供水管線電子檔案的隨時更新，這里需要特別解決電子檔案何時備份的問題，是按年度備份，或者按季度備份，或者其他時間節(jié)點備份?？傊?，需要掌握合理的電子檔案備份時間，特別是通過建立兩套或多套電子檔案備份文件，當一地因意外引起電子檔案不可使用時，可以使用另一地的備份文件進行電子檔案的恢復，從而有效保證供水管線電子信息的安全性。

筆者結合工作實際，通過對供水管線電子檔案存在問題的探討和研究，認為可采取如下對策措施和應對方法：

（一）創(chuàng)新思維，轉變觀念

電子檔案是檔案信息化建設和檔案管理現代化的需要。各級領導、各有關職能部門和檔案人員要引起高度重視，轉變觀念，創(chuàng)新思維，并且將電子檔案工作規(guī)范和要求落實到實際工作中去。在檔案工作領域，雖然傳統(tǒng)的紙質檔案依然發(fā)揮了檔案應有的價值和作用，但是，電子檔案對傳統(tǒng)的檔案理念和模式，對檔案收集歸檔業(yè)務，特別是對檔案工作者帶來的無形沖擊有目共睹，其發(fā)展前景不可限量。

（二）優(yōu)勢互補，共同發(fā)展

相關涉檔人員應根據實際工作需要和電子檔案的特點，掌握供水管線電子檔案的業(yè)務流程和形成規(guī)律，研究電子檔案和紙質檔案的異同，全力攻克技術難關，著力解決管理難題，不斷完善電子檔案的收集、分類、編目、保管、利用等基礎工作，尤其是要確保電子檔案的信息安全、保管保密和規(guī)范化管理。真正發(fā)揮電子檔案的傳遞速度快、查詢利用便捷、共享范圍廣、節(jié)約資源的優(yōu)勢，揚長避短，形成電子檔案和紙質檔案互為補充，相互依存的良好局面。

（三）夯實基礎，理順關系

由于供水管線紙質檔案歷史悠久，其管理在理論和實踐上比較成熟，有一整套更為完善的收集、整理、歸檔、保管等管理方法和手段，而且由于思維定勢、閱讀習慣、文化水平、年齡差異等多種原因，管線紙質檔案仍將維持一定的利用需求。其各項配套保障措施需要逐步完善，但是任何時候決不能放棄紙質檔案，否則會造成檔案資源的散失或殘缺不全，給未來檔案保存和利用造成難以估量的損失。

（四）規(guī)范管理，注重質量

城市供水企業(yè)擔負著全市城市經濟建設和人民生活的供水重任，積淀了豐富的具有給排水專業(yè)特色的管線紙質檔案資源，再現了一幅幅活活生生的管線工程建設的歷史原貌。所以供水管線紙質檔案形成質量應有充分保證。工程文件必須為原件，且內容及其深度必須符合有關技術規(guī)范、標準和規(guī)程。工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。以上這些既是紙質檔案長久安全保管和發(fā)揮憑證依據作用的堅實基礎，又是電子檔案實現高效優(yōu)質服務的根本保證。

綜上所述，目前供水管線電子檔案和紙質檔案同時并存于供水企業(yè)的日常檔案工作中。伴隨著現代科技的快速發(fā)展，電子檔案的重要性日益凸現，應用前景十分廣闊，將對檔案工作產生極為深遠的影響。為了適應新形勢的要求，我們要在繼續(xù)做好管線紙質檔案的同時，創(chuàng)新電子檔案工作思路和工作方法，使其共同擔負起記錄歷史、服務企業(yè)、貢獻社會的神圣職責。

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作者簡介：

劉斌，男，1968年7月出生，漢族，江蘇南京，南京水務集團有限公司，館員，大學本科，長期從事供水企業(yè)檔案管理工作。