摘 要：高校會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各高校的重要檔案之一。要較系統(tǒng)地了解檔案管理的有關(guān)規(guī)定，了解高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題及解決問題的對(duì)策，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理人才的綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：高校；內(nèi)涵建設(shè)；會(huì)計(jì)檔案；管理人才

加強(qiáng)高校的內(nèi)涵建設(shè)，提高綜合管理水平成了高?？沙掷m(xù)發(fā)展的主要內(nèi)容。其中，加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理是高校內(nèi)涵建設(shè)一個(gè)非常重要的方面。根據(jù)財(cái)政部1998年8月21日發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，高校必須重視會(huì)計(jì)檔案管理人才的培養(yǎng)，建立和健全會(huì)計(jì)檔案管理的管理制度，切實(shí)地把高校會(huì)計(jì)檔案管好、用好。高校會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各高校的重要檔案之一。

一、會(huì)計(jì)檔案管理

財(cái)政部、國(guó)家檔案局對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案的管理單位、管理要求、保管期限都有明確的規(guī)定，現(xiàn)概述如下。

（1）管理單位規(guī)定。高校會(huì)計(jì)檔案在從財(cái)務(wù)部門移交給檔案管理部門之前的管理單位是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門，移交給檔案管理部門之后的管理單位是檔案管理部門。

（2）管理人員規(guī)定。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

（3）保管期限規(guī)定。高校會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案的保管期限如下.保管期是五年的會(huì)計(jì)檔案有：固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后的固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片），會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表；保管期是十五年的會(huì)計(jì)檔案有：各種會(huì)計(jì)憑證，日記賬，總賬，明細(xì)分類、分戶或登記簿，會(huì)計(jì)移交清冊(cè)；保管期是二十五年的會(huì)計(jì)檔案有：現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬；永久保管的會(huì)計(jì)檔案有：涉及外事的會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)決算報(bào)表，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

（4）檔案使用規(guī)定。各單位保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時(shí)，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報(bào)經(jīng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)。但不得拆散原卷冊(cè)，并應(yīng)限期歸還。

（5）檔案銷毀規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀。

二、主要問題

高校會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的主要問題有以下七個(gè)方面：

（1）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。高校會(huì)計(jì)檔案是高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄，會(huì)計(jì)檔案工作是保存歷史，服務(wù)未來，承上啟下的一項(xiàng)重要工作，是高校財(cái)務(wù)管理體系中的一個(gè)很重要的方面。但是，許多高校的領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理和檔案人員配備上的重要性重視不夠，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理工作相脫節(jié)。許多高校會(huì)計(jì)檔案管理人員大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管， 缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和資質(zhì)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)國(guó)家對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理等有關(guān)規(guī)定不熟悉，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案整理歸檔不及時(shí)，使會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性得不到保障。

（2）制度不夠健全。國(guó)家檔案局、財(cái)政部規(guī)定了會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料的管理方法，但是許多高校財(cái)務(wù)部門并沒有制定一套具體的適合本校實(shí)際情況的會(huì)計(jì)檔案管理制度。

（3）檔案不夠規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案不規(guī)范主要有以下七個(gè)方面：一是有些高校會(huì)計(jì)憑證裝訂不及時(shí)；二是會(huì)計(jì)憑證裝訂不符合規(guī)范的要求；三是活頁賬簿裝訂時(shí)無封面，不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊(cè)；四是會(huì)計(jì)報(bào)表未按要求按月裝訂；五是會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔；六是過期的會(huì)計(jì)檔案未及時(shí)銷毀；七是忽視對(duì)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理。如對(duì)會(huì)計(jì)電算化后的電子文件、程序文件、數(shù)據(jù)等沒有及時(shí)備份、拷貝，沒有形成磁介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，不能滿足學(xué)校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的信息需求。

（4）人員配備不足。《會(huì)計(jì)法》規(guī)定，出納人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案管理。目前，高校財(cái)務(wù)部門普遍沒有安排專職檔案人員管理會(huì)計(jì)檔案，往往是安排除了出納人員之外的會(huì)計(jì)人員兼管會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案兼管人員，沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專門培訓(xùn)，沒有檔案管理資質(zhì)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。對(duì)財(cái)政部、國(guó)家檔案局關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定不了解，不掌握檔案的基本操作規(guī)程，保證不了會(huì)計(jì)檔案的完整性和安全性。

（5）檔案利用不足。由于相關(guān)制度的規(guī)定，高校仍保存了大量的紙質(zhì)檔案，且隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作造成了巨大壓力。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案利用不足，未充分利用會(huì)計(jì)檔案信息發(fā)揮監(jiān)督信息反饋和導(dǎo)向功能作用的現(xiàn)象更加突出。

（6）檔案銷毀滯后。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，高校的會(huì)計(jì)檔案，除涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系或其他未了事項(xiàng)的和會(huì)計(jì)決算報(bào)表永久保管外，其余會(huì)計(jì)檔案保管期滿后皆可銷毀。但是，實(shí)際工作中出現(xiàn)了無人來銷、無人敢銷的局面。對(duì)超過保管期限的會(huì)計(jì)檔案沒有按規(guī)定及時(shí)進(jìn)行銷毀，造成了大量會(huì)計(jì)檔案積壓，浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力。

（7）保管手段落后。目前高校保管的會(huì)計(jì)檔案多數(shù)是紙質(zhì)檔案，品種多且數(shù)量大。由于保管手段落后，容易出現(xiàn)遺失、損毀，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案缺失、不完整，很難分清會(huì)計(jì)檔案管理人員與調(diào)閱人員的責(zé)任，存在一定的操作風(fēng)險(xiǎn)。

三、對(duì)策

針對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的主要問題，探討改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的四個(gè)對(duì)策。

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，配好人員。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)按照《檔案法》和《會(huì)計(jì)法》的要求，加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備既有會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，又有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員從事會(huì)計(jì)檔案管理工作，并保持人員的相對(duì)穩(wěn)定。

（2）建章立制，規(guī)范管理。為了使高校會(huì)計(jì)檔案管理符合國(guó)家檔案管理的規(guī)定，必須建立健全高校會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度。明確會(huì)計(jì)檔案管理工作程序，使會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循。

（3）發(fā)揮作用，及時(shí)銷毀。保管會(huì)計(jì)檔案是手段，目的是為了使用會(huì)計(jì)檔案。要充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，更好地為學(xué)校工作服務(wù)。及時(shí)編制會(huì)計(jì)檔案檢索，提高會(huì)計(jì)檔案管理的效率，定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料鑒定，對(duì)保管期限已滿、無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案要及時(shí)銷毀。

（4）微機(jī)管理，提高效率。借助先進(jìn)的信息技術(shù)，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子歸檔，逐步減少紙質(zhì)檔案，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作效率。

總之，會(huì)計(jì)檔案管理是加強(qiáng)高校內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個(gè)方面，在高校的發(fā)展中越來越體現(xiàn)出它的重要性。因此，根據(jù)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)，要進(jìn)一步加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、配備德才兼?zhèn)涞臅?huì)計(jì)檔案管理人才；建立健全有關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理行為；發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在高校發(fā)展中的作用，保管期限已滿、無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案要及時(shí)銷毀；實(shí)行微機(jī)管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理工作效率。

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