(浙江財(cái)經(jīng)學(xué)院 浙江經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院浙江杭州310018)
會(huì)計(jì)核算職能是以貨幣為主要計(jì)量單位,通過設(shè)置會(huì)計(jì)科目和賬戶,對(duì)特定主體一定時(shí)期的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)、準(zhǔn)確、完整和及時(shí)的記錄、計(jì)算和報(bào)告,為管理經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供有用的會(huì)計(jì)信息。高校立項(xiàng)建設(shè)的項(xiàng)目不僅數(shù)量多,建設(shè)期長(zhǎng)短不一,且項(xiàng)目具有層級(jí)多、資金來源渠道多、財(cái)務(wù)管理細(xì)化等特點(diǎn),因此,要高質(zhì)量、高效率的提供對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的多元會(huì)計(jì)核算信息,就必須突破傳統(tǒng)的一維會(huì)計(jì)核算思路,構(gòu)建立體的項(xiàng)目二維會(huì)計(jì)核算模式。
傳統(tǒng)項(xiàng)目會(huì)計(jì)核算模式是在會(huì)計(jì)科目體系中,對(duì)項(xiàng)目及其子項(xiàng)目的預(yù)算和收支進(jìn)行總體和明細(xì)核算的模式。此模式從一個(gè)維度核算項(xiàng)目,提供項(xiàng)目建設(shè)周期內(nèi)多元的會(huì)計(jì)核算信息,需構(gòu)建龐大的核算體系,并通過數(shù)據(jù)的分析、整理才能實(shí)現(xiàn)。
項(xiàng)目二維會(huì)計(jì)核算模式是指在會(huì)計(jì)科目和項(xiàng)目核算二個(gè)維度架構(gòu)下,核算項(xiàng)目及各層級(jí)子項(xiàng)目在整個(gè)建設(shè)周期內(nèi),不同資金來源、不同建設(shè)年度總體和明細(xì)的預(yù)算、收支等多元情況的模式。其基本特征是:(1)二維的架構(gòu)。在會(huì)計(jì)科目和項(xiàng)目核算體系中平行設(shè)置項(xiàng)目賬戶,產(chǎn)生二個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù),從二個(gè)維度反映一個(gè)項(xiàng)目。(2)多元的核算。在會(huì)計(jì)科目體系中核算項(xiàng)目的總體收支和預(yù)算情況,在項(xiàng)目體系中核算項(xiàng)目及各層級(jí)子項(xiàng)目不同會(huì)計(jì)年度、不同資金來源的預(yù)算和支出等多元的明細(xì)情況。(3)直觀的反映。二個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)提供項(xiàng)目多元的會(huì)計(jì)信息,直觀地反映項(xiàng)目總體和明細(xì)情況,提供項(xiàng)目資金籌措情況、項(xiàng)目及各層級(jí)子項(xiàng)目不同會(huì)計(jì)年度、不同資金來源的預(yù)算和支出等多元的會(huì)計(jì)信息。
了解項(xiàng)目的建設(shè)內(nèi)容,分析資金投入者對(duì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理的要求,是構(gòu)建項(xiàng)目會(huì)計(jì)核算模式的基礎(chǔ)。
以浙江省高職示范院校建設(shè)項(xiàng)目為例(以下簡(jiǎn)稱示范項(xiàng)目),項(xiàng)目建設(shè)期為三年(2009年6月到2012年6月),涉及四個(gè)會(huì)計(jì)年度;建設(shè)資金來源于財(cái)政、學(xué)院、行業(yè)、企業(yè);建設(shè)的內(nèi)容有學(xué)院的人才培養(yǎng)模式和重點(diǎn)專業(yè)等若干項(xiàng);每個(gè)重點(diǎn)專業(yè)的建設(shè)內(nèi)容有校內(nèi)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)、課程體系與教學(xué)內(nèi)容改革、師資隊(duì)伍建設(shè)、社會(huì)服務(wù)和其他五大任務(wù)。圍繞專業(yè)建設(shè)的五大任務(wù),又有許多細(xì)分的建設(shè)內(nèi)容,如課程體系與教學(xué)內(nèi)容改革任務(wù)又細(xì)分為精品課程建設(shè)、專業(yè)設(shè)備購(gòu)置等。
項(xiàng)目有具體的財(cái)務(wù)管理要求。一是資金籌措。學(xué)院自籌投入不少于財(cái)政投入,學(xué)院自籌包括行業(yè)、企業(yè)和其他投入。二是資金使用。專款專用,按批準(zhǔn)的任務(wù)書使用資金,資金不能用于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。三是預(yù)算執(zhí)行。資金投入與建設(shè)進(jìn)度第一年不少于40%,第二年、第三年不少于30%。四是績(jī)效考核。在2011年5月和2012年5月二個(gè)時(shí)點(diǎn)進(jìn)行績(jī)效考核,考核結(jié)果與下一年的資金預(yù)算掛鉤。
根據(jù)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理的要求,為滿足管理者對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行財(cái)務(wù)管理所需的會(huì)計(jì)信息,需選擇項(xiàng)目二維會(huì)計(jì)核算模式。
項(xiàng)目二維會(huì)計(jì)核算模式是通過編制項(xiàng)目的會(huì)計(jì)核算代碼實(shí)現(xiàn)的,因此,編制項(xiàng)目的會(huì)計(jì)核算代碼是關(guān)鍵。
1.編制項(xiàng)目會(huì)計(jì)核算代碼的原則。項(xiàng)目會(huì)計(jì)核算代碼是指一組用于標(biāo)識(shí)項(xiàng)目核算對(duì)象的字符。為了科學(xué)編制項(xiàng)目的會(huì)計(jì)核算代碼,滿足多元的分類核算、逐級(jí)匯總等管理的實(shí)際需求,項(xiàng)目會(huì)計(jì)核算代碼要按照“合法性、邏輯性、唯一性、可擴(kuò)充性”的原則構(gòu)建。合法性是指在會(huì)計(jì)科目體系下編制的項(xiàng)目核算代碼,必須遵循財(cái)政部已頒發(fā)和實(shí)施的會(huì)計(jì)制度,不能游離制度規(guī)定的會(huì)計(jì)科目代碼,只能在制度規(guī)定的科目代碼下延伸;邏輯性是指項(xiàng)目核算代碼要有規(guī)律可循,即從橫向看,一組字符標(biāo)識(shí)組成的代碼,其排序和字符均有獨(dú)持的定義,從縱向看,項(xiàng)目與所屬各層級(jí)子項(xiàng)目核算代碼要反映從屬的邏輯關(guān)系;唯一性是指項(xiàng)目核算對(duì)象與其代碼一一對(duì)應(yīng),即一個(gè)項(xiàng)目核算對(duì)象只有一個(gè)代碼,一個(gè)代碼只標(biāo)識(shí)一個(gè)項(xiàng)目對(duì)象。項(xiàng)目核算代碼一旦確定,不得改變;可擴(kuò)充性是指項(xiàng)目會(huì)計(jì)核算代碼必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量,以便滿足不斷增加核算對(duì)象的需要。
2.會(huì)計(jì)科目體系下項(xiàng)目核算代碼的編制。項(xiàng)目預(yù)算分配和財(cái)務(wù)收支總體情況的核算,是通過在會(huì)計(jì)科目體系中編制項(xiàng)目不同收入來源、經(jīng)費(fèi)支出、預(yù)算控制的核算代碼來實(shí)現(xiàn)。
根據(jù)《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》,結(jié)合項(xiàng)目管理的實(shí)際需要,示范項(xiàng)目的收入、支出、預(yù)算控制分別用7、9和5位代碼來標(biāo)識(shí),字符均使用阿拉伯?dāng)?shù)字:411,2,3,01 代碼,表示“教育經(jīng)費(fèi)撥款——專項(xiàng)補(bǔ)助收入——地方——示范”,其中“411”為《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》中收入類“教育經(jīng)費(fèi)撥款”的科目代碼,“2”表示撥款的性質(zhì)(1 日常,2 專項(xiàng)),“3”表示收入的級(jí)次(1中央、2省、3地方),“01”是項(xiàng)目代碼。522,2,3,02,01代碼,表示“教學(xué)支出——項(xiàng)目——商品及服務(wù)支出——印刷費(fèi)——示范”,其中,“522”為《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》的補(bǔ)充規(guī)定中“教學(xué)支出”的代碼,“2”是表示教學(xué)支出性質(zhì)(1日常,2項(xiàng)目),“3”對(duì)項(xiàng)目支出的經(jīng)濟(jì)用途進(jìn)行總分類(1人員支出,2對(duì)個(gè)人和家庭的補(bǔ)助支出,3商品服務(wù)支出等等),“02”是對(duì)各支出大類下的經(jīng)濟(jì)用途明細(xì)分類(商品及服務(wù)支出明細(xì)分類是:01辦公費(fèi),02印刷費(fèi),03咨詢費(fèi)等等),“01”是項(xiàng)目代碼。 602,01 代碼,表示“預(yù)算分配——示范”,其中“602”為《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》中預(yù)算管理類“預(yù)算分配”的科目代碼,“01”是項(xiàng)目代碼。
3.項(xiàng)目體系下項(xiàng)目核算代碼的編制。項(xiàng)目及各層級(jí)子項(xiàng)目建設(shè)期內(nèi)各年的預(yù)算分配及經(jīng)費(fèi)使用情況的核算,是通過在項(xiàng)目體系中科學(xué)地編制支出核算代碼來實(shí)現(xiàn)的。
我們用12個(gè)字符來編制示范項(xiàng)目預(yù)算分配和支出核算代碼,具體是:資金來源用二個(gè)字符來標(biāo)識(shí),分別取財(cái)政、學(xué)院、行業(yè)、企業(yè)、其他拼音的第一個(gè)字母,具體是CZ、XY、HY、QY、QT;專項(xiàng)名稱用二位字符來標(biāo)識(shí),取示范拼音的第一個(gè)字母SF;建設(shè)年份用二位字符來標(biāo)識(shí),用阿拉伯?dāng)?shù)字,如“09”代表09年;具體項(xiàng)目用一位字符來標(biāo)識(shí),用阿拉伯?dāng)?shù)字 1 至 9;如“1”表示“人才培養(yǎng)模式”項(xiàng)目,“2”表示“會(huì)計(jì)專業(yè)”項(xiàng)目等;一級(jí)建設(shè)任務(wù)(屬具體項(xiàng)目的子項(xiàng)目,下同)用二個(gè)字符來標(biāo)識(shí),分別取校內(nèi)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)、課程體系與教學(xué)內(nèi)容改革、師資隊(duì)伍建設(shè)、社會(huì)服務(wù)、其他每個(gè)任務(wù)中二個(gè)主要漢字拼音的第一個(gè)字母,具體是SX(實(shí)訓(xùn))、KJ(課教)、SZ(師資)、FW(社服)、QT(其他);二級(jí)的建設(shè)任務(wù)用二個(gè)字符表識(shí),01起99止;三級(jí)建設(shè)任務(wù)用二個(gè)字符表識(shí),01起99止。例如,財(cái)政資助——示范項(xiàng)目——09年——會(huì)計(jì)專業(yè)——課程體系與教學(xué)改革——課程建設(shè)——基礎(chǔ)會(huì)計(jì)精品課程,項(xiàng)目核算代碼為CZ,SF,09,2,KJ,01,01。
上述排序的邏輯解釋是:每個(gè)會(huì)計(jì)年度學(xué)校有不同資金來源資助的專項(xiàng)任務(wù);每個(gè)專項(xiàng)任務(wù)有不同的建設(shè)期和建設(shè)內(nèi)容,因此,先要分清每個(gè)會(huì)計(jì)年度不同的資金來源下的項(xiàng)目,再分別核算每個(gè)項(xiàng)目建設(shè)年份、具體建設(shè)任務(wù)及再細(xì)分的建設(shè)子項(xiàng)目。
科學(xué)地編制項(xiàng)目的會(huì)計(jì)核算代碼,只是架構(gòu)了項(xiàng)目的分類、分層核算路徑,要使項(xiàng)目發(fā)生的經(jīng)濟(jì)耗費(fèi)準(zhǔn)確對(duì)接于架構(gòu)的會(huì)計(jì)核算路徑,還需要借助于一些輔助工具,在實(shí)踐中有效使用的工具是項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)卡。通過設(shè)計(jì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)卡的封面、封一、內(nèi)頁(yè)、封底,將項(xiàng)目核算的會(huì)計(jì)信息和財(cái)務(wù)管理要求直接傳遞給子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,如在封面填寫子項(xiàng)目的名稱、會(huì)計(jì)核算代碼、預(yù)算金額、資金來源、建設(shè)周期;封一印上資金使用的要求;封底印經(jīng)費(fèi)報(bào)銷審批流程;內(nèi)頁(yè)按明細(xì)賬設(shè)計(jì)并加出納蓋章欄。子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人憑項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)卡和該項(xiàng)目發(fā)生支出的原始憑證單據(jù),經(jīng)相關(guān)人員審簽后去財(cái)務(wù)報(bào)銷。這樣就能保障會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性,提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。
項(xiàng)目二維會(huì)計(jì)核算模式的總體要求是,在科目體系中進(jìn)行總括核算,在項(xiàng)目體系中進(jìn)行明細(xì)核算,生成項(xiàng)目的二個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù),提供多元的會(huì)計(jì)信息。因此,必須利用一套原始資料,同時(shí)錄入相關(guān)數(shù)據(jù),才能提高數(shù)據(jù)的效度和信度,提高工作的效能。
一是預(yù)算數(shù)據(jù)的同步錄入。如財(cái)政資助的會(huì)計(jì)示范專業(yè)課程建設(shè)中的“基礎(chǔ)會(huì)計(jì)精品課程”子項(xiàng)目,2009-2011年每年的預(yù)算分別是4萬元、3萬元、3萬元,則編制預(yù)算分錄:
借:預(yù)算收入——示范100 000
貸:預(yù)算分配——示范100 000
根據(jù)上述分錄錄入會(huì)計(jì)科目體系,同時(shí)在項(xiàng)目庫(kù)中輸入:
CZ,SF,09,2,KJ,01,01 40 000
CZ,SF,10,2,KJ,01,01 30 000
CZ,SF,11,2,KJ,01,01 30 000
二是支出數(shù)據(jù)的同步錄入。承上例“基礎(chǔ)會(huì)計(jì)精品課程”子項(xiàng)目,2009年2月用現(xiàn)金支出了辦公費(fèi)1 000元、印刷費(fèi)3 000元、咨詢費(fèi)2 000元,則編制會(huì)計(jì)分錄:
借:教學(xué)支出——項(xiàng)目——商品及服務(wù)支出
——辦公費(fèi)——示范1 000
教學(xué)支出——項(xiàng)目——商品及服務(wù)支出
——印刷費(fèi)——示范3 000
教學(xué)支出——項(xiàng)目——商品及服務(wù)支出
——咨詢費(fèi)——示范2 000
貸:現(xiàn)金 6 000
根據(jù)上述分錄錄入會(huì)計(jì)科目體系,同時(shí)在項(xiàng)目庫(kù)中輸入三條記錄:
CZ,SF,09,2,KJ,01,01,1 000
CZ,SF,09,2,KJ,01,01,3 000
CZ,SF,09,2,KJ,01,01,2 000
同步錄入后,項(xiàng)目產(chǎn)生了二個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù),在項(xiàng)目體系數(shù)據(jù)庫(kù)中,每個(gè)子項(xiàng)目的貸方反映的是預(yù)算分配情況,借方反映的是子項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況,通過統(tǒng)計(jì)、對(duì)比分析可反映每個(gè)子項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況,子項(xiàng)目的支出情況;在科目體系數(shù)據(jù)庫(kù)中,反映的是項(xiàng)目總的預(yù)算分配情況和項(xiàng)目支出的經(jīng)濟(jì)用途情況。
項(xiàng)目核算的最終成果是通過會(huì)計(jì)報(bào)表反映的,因此,要根據(jù)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理的要求,設(shè)計(jì)項(xiàng)目會(huì)計(jì)報(bào)表。根據(jù)示范項(xiàng)目的資金籌措、資金使用、預(yù)算管理和績(jī)效考核要求,可設(shè)計(jì)《項(xiàng)目資金來源明細(xì)表》、《項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況表》、《項(xiàng)目支出明細(xì)表》、《項(xiàng)目五大建設(shè)任務(wù)支出明細(xì)表》,每一張項(xiàng)目報(bào)表均設(shè)本期及累計(jì)欄,并附編報(bào)說明。這些報(bào)表在項(xiàng)目二維會(huì)計(jì)核算模式下,通過編制取數(shù)公式均可自動(dòng)生成,也可通過導(dǎo)出項(xiàng)目明細(xì)賬編制。
上述高職院校示范建設(shè)項(xiàng)目涉及的子項(xiàng)目超過千個(gè),如在一維的會(huì)計(jì)核算模式下,以項(xiàng)目的子項(xiàng)目為核算對(duì)象,在涉及的會(huì)計(jì)科目中進(jìn)行明細(xì)核算,就會(huì)形成龐大的核算體系,并且每個(gè)收支科目在會(huì)計(jì)年末必須結(jié)清,次年重新初始化,不僅工作量大,會(huì)計(jì)科目體系也不穩(wěn)定。項(xiàng)目二維會(huì)計(jì)核算模式,分流了會(huì)計(jì)科目體系對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行明細(xì)核算的任務(wù),優(yōu)化了項(xiàng)目的核算體系。
二維架構(gòu)下的分類核算是多元的,它既具有在會(huì)計(jì)科目體系中核算項(xiàng)目的總體預(yù)算和收支情況的功能,又具有在項(xiàng)目體系中核算項(xiàng)目及各層級(jí)子項(xiàng)目不同會(huì)計(jì)年度、不同資金來源預(yù)算和支出等多元明細(xì)情況的功能,還可以通過對(duì)核算代碼部分字符統(tǒng)一標(biāo)識(shí)進(jìn)行分類,因此,它比一維會(huì)計(jì)核算模式分類核算功能更強(qiáng)大。
項(xiàng)目二維會(huì)計(jì)核算模式,賦予了項(xiàng)目核算體系更多的內(nèi)涵,一是賦予了項(xiàng)目體系賬戶借、貸方不同的核算內(nèi)容,即借方反映實(shí)際支出,貸方反映預(yù)算分配,因此,能直觀地反映預(yù)算的執(zhí)行情況;二是在項(xiàng)目體系核算支出,可以根據(jù)需要以項(xiàng)目的建設(shè)周期為限,跨年度連續(xù)記錄支出,因此,能直觀地集成項(xiàng)目及各層級(jí)子項(xiàng)目的支出成本。
二維構(gòu)架下的多元核算生成了多元的會(huì)計(jì)信息。如高職示范項(xiàng)目通過二維的會(huì)計(jì)核算,可以提供項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)要求的資金籌措、使用、預(yù)算執(zhí)行、績(jī)效考核等財(cái)務(wù)管理所需的會(huì)計(jì)核算信息。
項(xiàng)目二維會(huì)計(jì)核算模式不是簡(jiǎn)單的項(xiàng)目明細(xì)核算,而是項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理的思想,通過會(huì)計(jì)信息化管理手段的一種實(shí)現(xiàn)方式,因此,這種創(chuàng)新的會(huì)計(jì)核算模式實(shí)現(xiàn),需要有良好的財(cái)務(wù)管理環(huán)境支撐。
會(huì)計(jì)核算是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理目標(biāo)的基礎(chǔ),因此,進(jìn)行會(huì)計(jì)核算必須以財(cái)務(wù)管理目標(biāo)為指導(dǎo)。高校每個(gè)會(huì)計(jì)年度有各種不同類型的項(xiàng)目,各類項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)不同,其財(cái)務(wù)管理目標(biāo)也不同,適用的會(huì)計(jì)核算模式也就不同,因此,高校領(lǐng)導(dǎo)要盡可能的創(chuàng)造條件,讓財(cái)會(huì)人員了解項(xiàng)目的建設(shè)內(nèi)涵,領(lǐng)會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理的實(shí)質(zhì)要求,使項(xiàng)目二維會(huì)計(jì)核算模式與項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理目標(biāo)對(duì)接。
構(gòu)建項(xiàng)目二維會(huì)計(jì)核算模式,需要同時(shí)具有會(huì)計(jì)科目和項(xiàng)目核算功能的財(cái)務(wù)信息化管理軟件,即利用一套原始會(huì)計(jì)資料,錄入一組原始數(shù)據(jù),產(chǎn)生二個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù),輸出二套報(bào)表,一套按《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》編報(bào)的會(huì)計(jì)報(bào)表,一套滿足項(xiàng)目管理要求的項(xiàng)目報(bào)表。目前為高校定向開發(fā)的,具有上述核算功能的財(cái)務(wù)信息化管理軟件有天翼、天財(cái)?shù)?,這些定制的財(cái)務(wù)軟件能為高校項(xiàng)目二維會(huì)計(jì)核算模式提供技術(shù)上的支撐。
項(xiàng)目二維會(huì)計(jì)核算是一項(xiàng)精細(xì)化的管理工作,不僅有較大的工作量,更蘊(yùn)含著前矚性的財(cái)務(wù)管理思想,因此,需要配備高素質(zhì)的會(huì)計(jì)人員來實(shí)施,高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)多渠道、多方位、多形式地培訓(xùn)會(huì)計(jì)人員,提高會(huì)計(jì)人員的核算和管理的專業(yè)勝任能力,尤其是有重大項(xiàng)目建設(shè)時(shí),更應(yīng)從戰(zhàn)略實(shí)施的高度來培養(yǎng)會(huì)計(jì)人才創(chuàng)新能力,讓會(huì)計(jì)人員在高校專項(xiàng)建設(shè)中發(fā)揮更大的推動(dòng)作用。
項(xiàng)目二維會(huì)計(jì)核算模式是根據(jù)項(xiàng)目精細(xì)化的財(cái)務(wù)管理目標(biāo)而產(chǎn)生的,因此,項(xiàng)目二維會(huì)計(jì)核算模式也需要隨著項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理要求提高而不斷進(jìn)行探索優(yōu)化。