文/海南省人民醫(yī)院院辦文書檔案室 李倩

檔案工作被忽視、被冷落是國內(nèi)普遍存在的現(xiàn)象，尤其在非政府部門，如筆者所在單位里，檔案工作普遍被單位領(lǐng)導(dǎo)不重視、被單位內(nèi)其他部門忽視、被檔案人自己輕視，邊緣化現(xiàn)象至今未緩解。

一、醫(yī)院檔案工作被邊緣化的現(xiàn)狀

作為檔案工作者，你有否遇到檔案管理設(shè)備難充實(shí)、科班檔案專業(yè)人手難配備、文件資料難收集、現(xiàn)有檔案人員接受繼續(xù)教育機(jī)會(huì)稀缺等問題？這是當(dāng)前國內(nèi)眾多非政府單位的檔案部門面臨的共同困境。邊緣化描述的是一種不入主流，沒有號(hào)召力、影響力和權(quán)威力,容易被忽視被冷落的處境。就本人所在醫(yī)院而言，檔案工作被邊緣化也很明顯，沒有檔案崗位的固有編制，引進(jìn)檔案專業(yè)科班人員難，到目前單位未配備一名檔案專業(yè)科班出身人員；多年來單位沒有成立綜合檔案部門，辦公室、人事部門、財(cái)務(wù)部門、設(shè)備部門、基建部門都散落著應(yīng)歸檔的重要資料；5年前，醫(yī)院成立綜合檔案室，按要求，每年年初，各部門都應(yīng)該將應(yīng)歸檔的檔案資料移交給綜合檔案室，但大家檔案意識(shí)不強(qiáng)，各部門為一己之利，不配合檔案資料移交工作，另一方面各部門應(yīng)歸檔的文件資料又沒有得到專業(yè)化的收集、保管，致使殘缺不全；在問題的多次發(fā)生后，單位領(lǐng)導(dǎo)也未能及時(shí)督促制止，檔案工作的質(zhì)量未能得到大的提升，被邊緣化現(xiàn)象凸顯。

二、檔案工作邊緣化的原因

究其原因，邊緣化是檔案自身利用價(jià)值沒有得到充分體現(xiàn)所致。事務(wù)的價(jià)值體現(xiàn)在其自身的滿足和外界的認(rèn)同，但也只有完善自身并創(chuàng)造了所說的被利用價(jià)值才能被認(rèn)同。對(duì)于檔案工作的自身，檔案收集不夠完整、保管不夠妥當(dāng)、提供服務(wù)的方式單一，導(dǎo)致檔案的自身價(jià)值有限，不被認(rèn)同勢必造成被邊緣化的結(jié)局。

（一）檔案部門不完善自身

檔案工作的本質(zhì)，就是做好檔案的收集、保管、提供利用，以達(dá)到維護(hù)歷史記憶的原始性、真實(shí)性、連續(xù)性，這是檔案部門不可推卸的社會(huì)責(zé)任。圍觀檔案工作的三環(huán)節(jié)，有以下之難：

1.收集難。收集工作是檔案工作起點(diǎn)與基礎(chǔ)，沒有收集，檔案工作無從談起，但日常工作中收集難處處可見。譬如，部門負(fù)責(zé)人外出開會(huì)帶回的重要資料不愿意移交檔案部門，職能部門牽頭制定的合同協(xié)議正本要自己保存，大型活動(dòng)會(huì)務(wù)無檔案產(chǎn)生，基建項(xiàng)目、大型設(shè)備在驗(yàn)收環(huán)節(jié)沒有檔案工作人員參，致使資料收集整理殘缺不全，檔案的原始憑證價(jià)值和歷史查考作用被人為降低，無法有效提供利用，給單位和社會(huì)都帶來無法用數(shù)據(jù)說明地?fù)p失。檔案部門成為既往資料的一個(gè)存放點(diǎn)，不能主動(dòng)為外界提供被利用的價(jià)值，檔案工作當(dāng)然會(huì)被忽略，被邊緣化。

2.保管條件差。大部分單位無專門檔案裝具、庫房小，配套設(shè)施不達(dá)標(biāo)，致使檔案存在丟失、易損毀的風(fēng)險(xiǎn)，且難以應(yīng)付突發(fā)事故，基本的檔案管理物質(zhì)設(shè)備和技術(shù)手段難以得到有效保障。就筆者本人所在單位而言，雖有120多年的歷史，但受限于醫(yī)院歷史資料難收集，至今未能編就一部成冊的院志，這不僅是醫(yī)院的損失，更是社會(huì)記憶的損失，是對(duì)歷史的不負(fù)責(zé)。但從另外一個(gè)角度而言，檔案部門未能提供相對(duì)完整的歷史資料，這也讓檔案部門失去了一次讓單位領(lǐng)導(dǎo)層重視的機(jī)會(huì)。

3.提供利用渠道有限，服務(wù)缺乏創(chuàng)新，檔案價(jià)值難以得到體現(xiàn)。檔案提供利用是檔案工作價(jià)值的集中體現(xiàn)。目前，就筆者所在醫(yī)院的檔案利用情況看，所提供利用水平低，產(chǎn)品單一，檔案僅能作為一個(gè)物件，不能成為檔案人主觀勞動(dòng)的優(yōu)化產(chǎn)品，編研成果接近于零，與醫(yī)院經(jīng)營管理主流業(yè)務(wù)有所偏離，直接導(dǎo)致檔案工作價(jià)值難以得到有效體現(xiàn)。

4.檔案工作人員專業(yè)化水平低。尤其是隨科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，部分檔案工作人員由于自身的知識(shí)水平跟不上社會(huì)的需要，觀念落伍、方法老化，許多工作感覺力不從心，對(duì)自身所從事的檔案管理工作失去興趣，導(dǎo)致檔案工作人員積極性和主動(dòng)性不高，責(zé)任心和進(jìn)取心不強(qiáng)，機(jī)械的應(yīng)付著表面的工作，對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題不聞不問、不注意思考，自己被自己所邊緣化。

（二）檔案工作不受外界青睞

1.在社會(huì)界，特別是在新技術(shù)、新項(xiàng)目受到青睞的技術(shù)型單位（如醫(yī)院），對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)重視越來越強(qiáng)烈，注重對(duì)隱性知識(shí)的挖掘，忽視對(duì)顯性知識(shí)（檔案）的開發(fā)利用。而借閱性質(zhì)突出的檔案部門，在信息化水平越來越高的當(dāng)今社會(huì)，未能受到應(yīng)有的重視，工作人員受到冷落，接受繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)少，內(nèi)心不平衡，加之在傳統(tǒng)觀念下認(rèn)為檔案工作只是看好庫房而已、毫無技術(shù)含量，從而輕視檔案工作，使得檔案館工作人員的工作熱情受到打擊。

2.在醫(yī)院內(nèi)，雖然醫(yī)院屬于公益性質(zhì)，但受自負(fù)盈虧的壓力，不得不考慮經(jīng)濟(jì)效益。檔案在現(xiàn)有的傳統(tǒng)管理模式下，價(jià)值創(chuàng)新不強(qiáng)，很難直接體現(xiàn)為有利于醫(yī)院創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的因素而不受青睞。種種原因交集，致使檔案工作地位不高，被外界邊緣化現(xiàn)象突出。

三、如何扭轉(zhuǎn)檔案工作邊緣化的局面

任何處于邊緣的事物，它的結(jié)局要么是從邊緣重新返回中心，要么是從邊緣走向消亡。檔案是醫(yī)院經(jīng)營痕跡及成果的固化，是以文字、圖表、聲像等形式記錄整理的顯性知識(shí)，是醫(yī)院重要的基礎(chǔ)性工作，有必要爭取積極因素，讓檔案工作回歸醫(yī)院中心工作。

（一）把好入門關(guān)

檔案管理工作本是一項(xiàng)被動(dòng)、單調(diào)、繁雜、機(jī)械化而又默默無聞的管理活動(dòng)，工作的程序化明顯，它需要工作人員對(duì)本工作充滿愛、擁有良好的業(yè)務(wù)知識(shí)，有甘于寂寞的心理素質(zhì)。因此，在確定檔案部門工作人選時(shí)，衡量人選的心理素質(zhì)是首選，因?yàn)椋?在一個(gè)群體中，一人的情緒容易通過感染和模仿等途徑蔓延開，或?qū)⒊蔀槿后w行為，工作人員邊緣化的心態(tài)對(duì)日后的檔案管理工作埋下了隱患，因此這一現(xiàn)象必須得到關(guān)注。

（二）配備專業(yè)人員

醫(yī)院如何創(chuàng)新檔案價(jià)值，凸顯檔案工作價(jià)值，提升檔案工作地位，配備專業(yè)化的檔案工作人員是關(guān)鍵。檔案人未接受系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，沒有相應(yīng)的理論知識(shí)框架，即使擁有十足的責(zé)任心，雖能做好現(xiàn)有檔案資料的收集、保管，也難以提高檔案的利用質(zhì)量，因?yàn)槿狈碚撝R(shí)，就難于鑒定材料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、難于開展編研，而恰恰正是后面的這兩項(xiàng)工作，更能生產(chǎn)出有利檔案轉(zhuǎn)化成能參與醫(yī)院日常工作的產(chǎn)品，如按類別編輯檔案資料，以復(fù)印件裝訂成冊提供利用，在各部門因相關(guān)工作需要查閱檔案時(shí)，可以在短時(shí)間內(nèi)了解到該項(xiàng)工作的前因后果及歷史沿革。知識(shí)的系統(tǒng)性、全面性及查閱時(shí)間的高效性能使檔案工作的社會(huì)地位逐步提高。

（三）開展廣泛深入的檔案宣傳

大力宣傳以增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)。產(chǎn)品再好也需要一定的營銷手段，宣傳檔案的利他性，擴(kuò)大檔案工作在醫(yī)院內(nèi)的影響力非常關(guān)鍵。宣傳的方式有很多，可以直接向分管院領(lǐng)導(dǎo)介紹、可以通過紙質(zhì)通知告知全院，也可以通過網(wǎng)絡(luò)在院內(nèi)宣傳，還可以申請組建醫(yī)院檔案專業(yè)委員會(huì)，讓多產(chǎn)檔案的部門負(fù)責(zé)人成為委員，共同參與到醫(yī)院檔案管理工作的決策中來，以達(dá)到爭取院領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人的信賴與支持，讓職工了解檔案、認(rèn)識(shí)檔案、利用檔案，促使檔案工作融入到醫(yī)院的主流工作中，扭轉(zhuǎn)檔案總被束之高閣的態(tài)勢。同時(shí)打造檔案工作人員良好的服務(wù)形象，注重宣傳檔案工作的先進(jìn)人物、先進(jìn)業(yè)績，進(jìn)一步增強(qiáng)作為檔案工作者的光榮感和自豪感。擴(kuò)大檔案工作的服務(wù)外延，讓檔案人不再深居館內(nèi)，改變傳統(tǒng)的封閉性視野，轉(zhuǎn)變觀念，為單位大眾服務(wù)，滿足醫(yī)院各方面的檔案需求，并通過檔案人，把檔案服務(wù)功能延伸入臨床一線、入機(jī)關(guān)、入決策者的臺(tái)面。人被利用是光榮的，檔案人的工作成果能有利于他人的工作，將增強(qiáng)檔案工作人員的榮譽(yù)感、自豪感，強(qiáng)化工作的自覺性與積極性，推動(dòng)檔案事業(yè)的創(chuàng)新與進(jìn)步。

（四）定期開展具有針對(duì)性的培訓(xùn)

有計(jì)劃安排檔案工作人員接受繼續(xù)教育，不斷提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，尤其是讓非檔案專業(yè)科班出身的檔案工作人員綜合素質(zhì)得以提升，讓檔案工作業(yè)務(wù)骨干積極參加各項(xiàng)現(xiàn)代化管理業(yè)務(wù)技能知識(shí)培訓(xùn)，使之掌握檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)，逐步從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來，擁有更多的時(shí)間和精力開展檔案資料的編研和利用等工作，以適應(yīng)實(shí)際工作的需要。

（五）建立健全考核激勵(lì)機(jī)制

考核激勵(lì)機(jī)制是一種具有競爭精神科學(xué)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，它的運(yùn)行能夠創(chuàng)造出一種良性的競爭環(huán)境，同時(shí)它也是一種人性化的管理機(jī)制。建立健全檔案工作的考核獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，它的目的也在于最大限度的調(diào)動(dòng)檔案工作人員的自覺性、積極性和創(chuàng)造能力，不斷開發(fā)和利用檔案信息資源，為醫(yī)院提供服務(wù)。如從物質(zhì)和精神上進(jìn)行鼓勵(lì)，鼓勵(lì)檔案館工作人員為實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值努力奮斗，也在醫(yī)院內(nèi)部促成一種尊重知識(shí)、尊重人才、尊重創(chuàng)新的良好文化氛圍，在全院內(nèi)營造良好的檔案文化氛圍，以促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，

檔案工作不可或缺的地位決定了檔案邊緣化的窘態(tài)應(yīng)為階段性的，改善該項(xiàng)工作的方式也是多緯度的。作為檔案工作人員我們力所能及的努力就是從自己的緯度出發(fā)，要用心探索，積極爭取，竭自己主觀能動(dòng)性，創(chuàng)檔案服務(wù)新局面，盡檔案工作的社會(huì)責(zé)任，必將有利于推動(dòng)檔案工作向單位中心工作靠攏而改變被邊緣化的窘態(tài)。

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