文/山東省棗莊市立第二醫(yī)院 姜起

一、引言

人事檔案，是對一個人的品德作風、政治面貌、主要經(jīng)歷等個人情況進行記錄的文件資料，它是人事部門或組織考察、了解以及任用一個人的重要憑證和依據(jù)。醫(yī)院人事檔案，是指醫(yī)護人員在科學研究、醫(yī)療過程中所形成的文字資料，它是醫(yī)護人員思想品德、工作業(yè)績、科研水平、專業(yè)能力等情況的集中反映。在醫(yī)院的建設管理中，人事檔案管理體現(xiàn)著至關(guān)重要的作用，首先，它為領(lǐng)導提供了各類醫(yī)護人員的信息以及用人的依據(jù)；其次，它為勞動工資制度的改革提供了必要依據(jù)；最后，它還為醫(yī)院員工的福利待遇、各專業(yè)的醫(yī)護人員的職稱評定提供了重要依據(jù)。所以說醫(yī)院人事檔案是重要的人才開發(fā)資源。在醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)和人事制度改革的不斷深入下，使得醫(yī)院人事管理體現(xiàn)出了管理多元化、人事眾多的特點，同時也帶給人事檔案管理更大的挑戰(zhàn)和困難。

二、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）缺乏人事檔案管理的意識

作為醫(yī)院，醫(yī)療是其核心任務，為社會提供安全、優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務是醫(yī)院的運作目標，所以醫(yī)院管理人員基本上在醫(yī)院業(yè)務發(fā)展和醫(yī)療質(zhì)量兩方面較為重視，過于看重行政后勤服務于臨床一線的方面，而輕視了其他方面的要求與條件，對人事檔案的有效利用及其業(yè)務建設產(chǎn)生了極大影響。檔案管理者的檔案利用、歸檔意識普遍較為淡薄，這對醫(yī)院的檔案管理工作產(chǎn)生了直接的影響。醫(yī)院的員工或科室不積極將各種工作業(yè)績、科研成果、進修培訓等特色材料歸檔，在人事檔案中未體現(xiàn)出個人工作表現(xiàn)、業(yè)務能力等方面的動態(tài)信息，影響檔案內(nèi)容的完整性。有些人事檔案材料僅記錄了個人的政治情況、組織鑒定、入團（黨）情況、工資變動等相對陳舊的情況，無法全面、真實地反映醫(yī)院職工的現(xiàn)狀。

（二）人事檔案管理方法缺乏先進性

人事檔案管理工作具有極高的機密性、政治性和專業(yè)性。在計算機技術(shù)的不斷發(fā)展、成熟下，檔案管理數(shù)字化、電子化成為了檔案管理發(fā)展的必然趨勢，它對檔案管理工作效率、管理水平的提高有重要的促進作用。目前從整體而言，醫(yī)院的計算機技術(shù)應用還處在低水平的狀態(tài)，管理手段的落后，使得人事檔案的涂改、丟失、損毀現(xiàn)象明顯增多。同時，還有部分檔案存在字跡不清、材料來源不明的現(xiàn)象。

（三）缺乏主動服務的意識

重管理、輕利用，是醫(yī)院人事檔案管理者存在的通病。目前，醫(yī)院的人事檔案管理普遍采用傳統(tǒng)管理方式，在材料收集方面缺乏及時性和主動性，被動的工作模式對人事檔案動態(tài)性規(guī)律缺乏重視，從而也讓醫(yī)務人員的專業(yè)水平在人事檔案中得不到應有的重視。檔案管理者在主動服務于醫(yī)院的各種管理、檔案信息的利用方面，服務意識較為薄弱。其中很大一部分檔案管理者都沒有過正規(guī)的檔案專業(yè)教育、培訓的經(jīng)歷，缺乏檔案專業(yè)知識和檔案法律意識。

三、加強醫(yī)院人事檔案管理的建議

（一）強化檔案管理意識

通過在醫(yī)院內(nèi)部宣傳《檔案法》的方法，全面提升全體醫(yī)務工作者的檔案意識。檔案管理意識的強化，首先要從醫(yī)院各級領(lǐng)導做起。對于檔案工作的重要性，各級領(lǐng)導要提高認識，充分意識到人事檔案管理是組成醫(yī)院管理的重要部分，人事檔案作為醫(yī)院的信息資源，它是人事管理工作的直接參與者，也是順利開展各項人事管理工作的前提和基礎；其次，要在醫(yī)院中通過各種信息渠道，大力宣傳人事檔案的重要性。讓員工充分意識到人事檔案管理與自身利益息息相關(guān)，它是自己的職位調(diào)動、提拔、晉升的重要依據(jù)，進而讓員工歸檔意識得到有效提升；第三，增強檔案管理者的工作主動性。要讓檔案管理者認識到，保持人事檔案信息的及時、全面和完整是其工作責任，讓其工作緊迫感、責任感得到增強，促使其主動對檔案信息進行了解、收集和鑒別，讓其主觀能動性得到全面發(fā)揮；最后，檔案員必須要樹立良好的服務意識，變換服務模式，將為醫(yī)院服務作為人事檔案管理的最終目標。

（二）改革人事檔案管理模式

要建立全新的人事檔案管理體系，首先就需要建立完善的人事檔案管理制度，制度是實現(xiàn)規(guī)范化管理的前提。樹立人事檔案規(guī)范化的管理思想，使用新觀念、高標準來對人事檔案進行規(guī)范化管理，對工作程序進行嚴格要求，通過科學的、合理的管理方法，提高人事檔案管理工作的質(zhì)量。

1.對檔案材料的形成過程加以規(guī)范。對于檔案材料的收集，檔案管理者必須要完整收集個人的材料，包括其在各時期中的相關(guān)經(jīng)歷，以及品德、才能、業(yè)績方面材料。材料不僅要全面，還應當有針對性，所有材料不能千篇一律，對于職業(yè)、人群的不同，其收集的材料也有所不同。在檔案材料鑒別方面，檔案員要從手續(xù)完備與否、觀點明確與否、表達精煉、準確與否等方面來進行鑒別，將假材料、無價值材料剔除；將與要求不符的材料退回，糾正以后再歸檔；將歸檔范圍之外的材料退回相關(guān)單位；從而保證材料的不積壓、不散失，讓人事檔案內(nèi)容達到最優(yōu)。在檔案的查閱、出借、使用、轉(zhuǎn)移等方面要加以規(guī)范。必須做到檔隨人走，杜絕篡改、編造檔案的現(xiàn)象。同時，為了保證檔案的機密性和安全性，要定期或不定期將檔案材料進行核對，保證檔案和當事人相符。

2.加強檔案管理信息化建設。伴隨著社會信息化發(fā)展，對醫(yī)院人事檔案管理也提出了信息化要求。人事檔案管理信息化對建設現(xiàn)代化、規(guī)范化的人事檔案管理有重要的幫助，對人事檔案職能的發(fā)揮有重要的促進作用。人事檔案的信息化管理，是指利用網(wǎng)絡信息技術(shù)計算機技術(shù)，實現(xiàn)醫(yī)院各類人事工作信息的傳輸、檢索、加工和存儲，高效而及時地服務于人事工作。信息化管理能避免檔案材料因滯后而帶來的時效性失真，并能減少檔案形成過程中的諸多手工環(huán)節(jié)，所以使檔案形成過程中錯誤率大大降低，提高了檔案信息的完整性、準確性。要實現(xiàn)人事檔案管理信息化，就需要醫(yī)院加大資金投入，采購先進的檔案管理設備，從而盡早實現(xiàn)人事檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變。

（三）提升醫(yī)院人事檔案員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院人事檔案管理以及當今社會信息化的特點，對人事檔案工作者提出了更高的要求。檔案員不僅要遵守相關(guān)的規(guī)章制度，還需要不斷學習，提高自身的道德修養(yǎng)、業(yè)務素質(zhì)，同時還要廣闊的知識面、開闊的視野，在策略水平、工作技能方面得到提升。另外還要能熟練掌握并運用相關(guān)的計算機技術(shù)，讓人事檔案管理實現(xiàn)科學化、高效化、規(guī)范化。

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