文/泰州石油化工有限責任公司 江秀萍

企業(yè)檔案管理和質(zhì)量管理是企業(yè)管理中不可缺少的工作，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)改造中發(fā)揮著重要的作用，公司自1999年開始貫徹ISO9001標準以來，即將檔案管理融入ISO9001質(zhì)量管理體系中，按照體系標準要求重新整合檔案管理流程，實現(xiàn)了互為促進、持續(xù)發(fā)展的效果。

一、企業(yè)檔案管理的含義和要求

（一）企業(yè)檔案的含義

企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件材料，來源于市場營銷、生產(chǎn)技術(shù)管理、勞動人事管理、設(shè)備能源管理等一系列和質(zhì)量管理有關(guān)的活動，并以書面文件、圖紙、磁盤、電子媒體等形式保存下來的記錄，從理論上講，企業(yè)檔案大量地來源于企業(yè)質(zhì)量管理活動。

（二）企業(yè)檔案管理的要求

一是在組織管理上，需建立與單位實際相適應(yīng)的檔案管理體制和檔案工作機構(gòu)，配置專、兼職檔案員，制定并落實文件材料整理歸檔等一系列檔案工作制度。二是在檔案保管條件上，要配置專用的檔案庫房并符合庫房管理的“七防”要求，配置符合要求的檔案裝具及設(shè)備設(shè)施，三是在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)上，能夠按標準規(guī)范開展文件材料及檔案整理、保管、鑒定、統(tǒng)計工作。四是編有一系列檔案檢索工具和檔案匯編材料，搞好開發(fā)利用工作。

檔案工作的實質(zhì)是一項管理工作，除了需要檔案部門規(guī)范化、科學化、專業(yè)化管理外，檔案工作同各個部門各個環(huán)節(jié)相連，檔案材料的匯集依賴于各部門的資料的匯集。

二、ISO9001質(zhì)量管理體系的要求

ISO9001標準是一個管理標準，主要由質(zhì)量管理體系要求、策劃、資源管理、產(chǎn)品實現(xiàn)、采購和測量分析改進等章節(jié)構(gòu)成，質(zhì)量體系貫穿了產(chǎn)品生產(chǎn)制造、基礎(chǔ)設(shè)施管理、試驗檢測、售后服務(wù)等產(chǎn)品質(zhì)量形成的全部過程，實際上就是一個過程控制，在這個過程中必然產(chǎn)生著大量的企業(yè)檔案。同時ISO9001標準要求建立并保持文件化的質(zhì)量體系，保持文件的適用性。具體講，就是要有質(zhì)量手冊、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)性文件共三個層次的文件，這些文件必然是企業(yè)質(zhì)量管理中應(yīng)歸檔保存的重點內(nèi)容。按照ISO9001標準的要求，企業(yè)建立一個文件化的管理體系，編制了包含對文件和記錄控制、過程控制、內(nèi)部檢查、不合格控制和糾正預(yù)防措施等內(nèi)容的質(zhì)量手冊和程序文件。本公司管理方式是規(guī)定質(zhì)量記錄程序由綜合檔案室編制文件及控制，按照質(zhì)量記錄控制程序文件要求，我們又編制了第三層次受控文件《質(zhì)量記錄清單》，部門質(zhì)量體系管理中產(chǎn)生的記錄名稱，使用部門、保管部門及保管期限在清單里一目了然，該清單明確了哪些記錄應(yīng)歸檔，哪些記錄由部門保存。應(yīng)該歸檔的記錄由各部門文件管理員收集歸檔，如機械動力部的《設(shè)備臺帳》、《設(shè)備檢修任務(wù)書單》，有些記錄在《質(zhì)量記錄清單》規(guī)定由部門自行保存，如各生產(chǎn)車間的《崗位操作記錄》、《日巡檢記錄》，即每天對生產(chǎn)裝置的工藝記錄、電器儀表、生產(chǎn)設(shè)備的日常巡查工作，作為后期工作參考憑證；再如公司人力資源部的《職工培訓(xùn)登記表》，作為日常管理工作的考核目標及質(zhì)量審核的依據(jù)材料，需要隨時利用檢索，也自行保管，以便于隨時調(diào)借記錄和定期的外部審核。

三、企業(yè)檔案與質(zhì)量體系在管理目的手段上實現(xiàn)有效整合

ISO9001標準要求企業(yè)建立并執(zhí)行質(zhì)量記錄的檔案管理程序，在標準中的“4.2.3文件控制”和“4.2.4記錄控制”對文件的管理和質(zhì)量記錄的管理進行了明確的定義，無論是文件發(fā)布前的批準、審批、更改、修訂、發(fā)放、保存廢止，還是質(zhì)量記錄的標識、貯存、檢索、保管和處置等等都和檔案管理工作如出一轍，非常便于為評價產(chǎn)品過程和服務(wù)是否符合規(guī)定要求和質(zhì)量體系有效運行，提供分析依據(jù)?？梢姟百|(zhì)量記錄”從管理程序到管理目的乃至名詞術(shù)語都與檔案管理要求相似。因此，“質(zhì)量記錄”相當一部分屬于“企業(yè)檔案”的范疇?！百|(zhì)量記錄”的控制必須依靠檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)提供保證和支持。公司在開展ISO9001標準認證中原有的檔案管理體系對資料的控制發(fā)揮了重要作用，所以企業(yè)檔案和質(zhì)量體系在管理目的、管理手段、管理要求上較為相似，檔案業(yè)務(wù)同質(zhì)量體系緊密相聯(lián)。

四、通過貫徹ISO9001標準，有效的促進了公司檔案管理工作規(guī)范化

貫徹ISO9000標準就要求加強文件和資料的控制，統(tǒng)一文件生成、審批程序，統(tǒng)一文件的格式，做好文件材料的分類和標識，既保證了文件材料的統(tǒng)一性和準確性，同時也保證了檔案的完整性、統(tǒng)一性和有效性。公司進行ISO9001質(zhì)量管理體系的達標，使各部門建立了本專業(yè)的管理體系外，文件控制程序，記錄控制程序和檔案管理辦法同樣也覆蓋部門的整個管理過程中。

一方面我們根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》、《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，2009年又重新修訂了《企業(yè)檔案分類方案及保管期限表》，按質(zhì)量體系受控文件發(fā)放，對各類檔案歸檔范圍、保管期限、主要形成部門做了重新修改，進行了規(guī)范化管理。另一方面，為了促進公司的質(zhì)量管理體系作用的發(fā)揮，結(jié)合檔案管理工作既要符合制度規(guī)定又要符合使用部門的利用查找的原則，結(jié)合質(zhì)量管理體系的要求，對歸檔方式、歸檔要求、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等制度進行修改，即《檔案管理制度匯編》，按受控文件進行發(fā)放，使其從內(nèi)容上更全面的涵蓋了質(zhì)量管理體系中涉及的檔案管理內(nèi)容；同時我們在公司各部門內(nèi)部設(shè)立兼職檔案管理人員，通過培訓(xùn)方式將公司的《檔案管理制度匯編》貫徹落實到每個部門，使質(zhì)量體系運行中產(chǎn)生的文件材料在保管、存放、檢索、利用方式上符合檔案制度要求，為了加強管理，我們還建立了《檔案管理考核細則》，對有檔不歸或不符合檔案管理規(guī)定的單位和個人，對照細則硬考核，硬兌現(xiàn)，年終對表現(xiàn)突出的單位和個人，將給予表彰獎勵。從而規(guī)范檔案管理的績效考核，有效地促進了企業(yè)檔案工作的綜合管理。

盡管ISO9001系列標準沒有把檔案工作作為一項單獨的要素列入標準，但由于檔案工作的職能作用及其與質(zhì)量體系中各要素的關(guān)系，形成了檔案工作與貫徹 ISO9000標準間相輔相成的聯(lián)系，企業(yè)檔案管理工作是質(zhì)量管理體系的重要環(huán)節(jié)之一，也是保證質(zhì)量體系持續(xù)有效運行不可缺少的部分。與此同時，要使貫標工作與檔案管理自身規(guī)范有機的結(jié)合，既要重視質(zhì)量體系，也要杜絕片面地把貫標工作與檔案管理工作對立起來的錯誤做法，甚至破壞了檔案工作自身的規(guī)范?？傊?，只有正確地處理好質(zhì)量體系工作與檔案工作的關(guān)系。才能推進檔案管理工作與質(zhì)量體系認證工作不斷的向前發(fā)展，最終實現(xiàn)不斷持續(xù)改進、規(guī)范企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的目標。

通過貫標，企業(yè)的檔案管理進一步規(guī)范化，并經(jīng)過持續(xù)改進，不斷提高，且始終處于受控狀態(tài)，使制度符合企業(yè)的生產(chǎn)運行，這樣的制度才是合理和實用的。ISO9001標準在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用也是適宜的。

[1]GB/T 19001-2008/國際標準 ISO9001-2008,質(zhì)量管理體系要求[S].

[2]國家檔案局,國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會印發(fā).國有企業(yè)文件材料歸檔辦法[Z].2004-1-20.

[3]國家檔案局,國家經(jīng)貿(mào)委,國家計委.企業(yè)檔案管理規(guī)定[Z],2002-7-22.