文/山海關(guān)區(qū)保險(xiǎn)事業(yè)管理處 孫艷梅

隨著我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的飛速發(fā)展,社會(huì)保險(xiǎn)各項(xiàng)制度改革的不斷深入,勞動(dòng)者的參保意識(shí)日益加強(qiáng),社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋面越來越廣,社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案作為這些變動(dòng)的真實(shí)記錄和業(yè)務(wù)辦理不可或缺的原始依據(jù),其重要性越來越顯現(xiàn)出來,也越來越受到經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的重視和關(guān)注。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。沉寂多年的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案作為這些變動(dòng)的真實(shí)記錄和業(yè)務(wù)辦理不可或缺的原始依據(jù)日益顯現(xiàn)出其重要性。下面結(jié)合自己的實(shí)踐，就如何實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，談一些粗淺的見解。

一、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的意義

（一）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是保險(xiǎn)人員繳費(fèi)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)收據(jù)的良好保障

由于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案不僅僅記載了投保人繳納費(fèi)用的具體情況，更加反映了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)運(yùn)行的實(shí)際狀況，其能夠清晰的記錄投保人的參保情況與投保人待遇享受狀況。由此可見，一個(gè)良好的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理對(duì)于保險(xiǎn)事業(yè)是多么的重要。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理可以適當(dāng)?shù)臏p少管理漏洞，降低舞弊差錯(cuò)

實(shí)際上，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作不僅僅是社會(huì)保險(xiǎn)工作中必不可少的一個(gè)重要組成部分，還可以適當(dāng)?shù)臏p少社會(huì)保險(xiǎn)內(nèi)部管理的漏洞。由此我們不難看出，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理不僅可以集中管理業(yè)務(wù)投保人的信息，還能為以后保險(xiǎn)公司設(shè)計(jì)與監(jiān)督提供良好依據(jù)。

（三）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理可以適當(dāng)?shù)拇龠M(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展

由于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案涉及眾多投保人的個(gè)人信息與大量的勞動(dòng)保險(xiǎn)、基金管理以及業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的流程，一旦出現(xiàn)管理不當(dāng)?shù)那闆r，勢(shì)必會(huì)引起客戶與社會(huì)保險(xiǎn)部門的恐慌。所以說，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理可以適當(dāng)?shù)拇龠M(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)保險(xiǎn)行業(yè)的發(fā)展體育和促進(jìn)作用。

（四）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理可以適當(dāng)保障社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)走可持續(xù)發(fā)展道路

由于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案記載了廣大參保單位和職工的參保過程、繳費(fèi)記錄、個(gè)人資料、個(gè)人賬戶記載等參保信息，其完整安全直接影響著參保人員切身利益。而投保人的利益就嚴(yán)重的影響著社保行業(yè)的未來發(fā)展趨勢(shì)。

二、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

（一）社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

目前，社保檔案歸檔范圍不明確，分類不清晰，社會(huì)保險(xiǎn)文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理缺乏規(guī)范性，檔案材料紙張形式各異，裝訂不規(guī)范，給檔案的歸類與查閱帶來許多不必要的麻煩，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，容易造成重要檔案遺失或者歸納錯(cuò)誤的發(fā)生。

（二）社保檔案管理軟硬件應(yīng)用設(shè)施不足

由于場(chǎng)地限制和經(jīng)費(fèi)不足等軟硬件應(yīng)用設(shè)施不足，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場(chǎng)所存放檔案，歷年累積的社會(huì)保險(xiǎn)檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。檔案存放環(huán)境潮濕，安全隱患一直存在。

（三）專職社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員匱乏，專業(yè)素質(zhì)水平有待提高

現(xiàn)今社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)迅猛發(fā)展，社保檔案存放量迅速膨脹，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)的兼職檔案工作者往往業(yè)務(wù)水平偏低，檔案專業(yè)人才匱乏，影響了檔案管理工作。這種現(xiàn)象的惡性循環(huán)，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員不能專注做好檔案管理工作，人員缺乏穩(wěn)定性；再加上兼職人員缺乏基本的檔案管理知識(shí)，工作質(zhì)量令人堪憂。

（四）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理手段落后，與社會(huì)保險(xiǎn)制度改革的快節(jié)奏脫節(jié)

據(jù)調(diào)查，大多數(shù)社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)仍未實(shí)施社保業(yè)務(wù)檔案電子信息化管理，手工操作的陳舊管理模式，使得業(yè)務(wù)檔案難以進(jìn)行合理的歸納、總結(jié)以及分類，再加上目前社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量的日益龐大，傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足參保單位和職工的查閱、核對(duì)需求，直接影響了工作的效率。有的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)雖然實(shí)施了檔案的電子信息化管理，但由于軟硬件應(yīng)用設(shè)施不足，未能發(fā)揮出應(yīng)有的效能。

三、如何提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的對(duì)策

（一）健全制度，規(guī)范程序，實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范社保業(yè)務(wù)檔案管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化。依據(jù)《檔案法》，《保密法》等法規(guī)政策，健全保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作制度、制定檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范整檔標(biāo)準(zhǔn)，制定社保檔案分類大綱和保管期限，構(gòu)建完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對(duì)各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個(gè)明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的集中管理和標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（二）加強(qiáng)檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

著力加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理的軟硬件設(shè)施，基本實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜、滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)、計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備，建立一個(gè)具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能檔案室，確保檔案的長(zhǎng)期安全保管和科學(xué)化、系統(tǒng)化管理。開發(fā)和使用檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的連接，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，達(dá)到檔案管理前期介入、全程控制的目標(biāo)。

（三）實(shí)行對(duì)社保檔案的動(dòng)態(tài)管理

一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會(huì)保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。而這些環(huán)節(jié)詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，就成了今后支付社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。為達(dá)到檔案管理的“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生”的宗旨，本著對(duì)參保人負(fù)責(zé)的原則，檔案管理人員應(yīng)對(duì)保障對(duì)象的變動(dòng)情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，及時(shí)變動(dòng)檔案信息內(nèi)容，不斷充實(shí)完善個(gè)人社保檔案的內(nèi)容，以充分發(fā)揮社保檔案的證據(jù)作用。

（四）轉(zhuǎn)變存檔方式，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息化管理

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會(huì)在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件復(fù)印件以及各種需要存檔備查的檔案資料，數(shù)量巨大。紙質(zhì)材料保存受環(huán)境限制，留存久了會(huì)有流失的可能。采用圖像掃描方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，制作電子檢索目錄，備份數(shù)據(jù)還可制成光盤，形成“電子檔案”。同時(shí)，實(shí)行社會(huì)保障號(hào)碼發(fā)放制度，讓公民個(gè)人檔案號(hào)碼與本人身份證號(hào)碼、勞動(dòng)保險(xiǎn)號(hào)碼統(tǒng)一起來，通過社保檔案管理人員對(duì)個(gè)人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，參保人可以隨時(shí)查閱自己的檔案信息，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案服務(wù)方式。

（五）加大對(duì)建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人才的培養(yǎng)力度

社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，具備計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力。按照“政府領(lǐng)導(dǎo)、部門配合、基層落實(shí)”的要求，根據(jù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，條件具備情況下，可考慮成立專門業(yè)務(wù)檔案管理部門，配備檔案管理專職人員，吸納計(jì)算機(jī)、法律等方面人才，并積極與檔案行政管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，通過開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、上崗培訓(xùn)、檔案法制教育等方式，使檔案工作人員能深刻理解社會(huì)保險(xiǎn)政策，準(zhǔn)確把握社保工作程序和檔案操作辦法。同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊(duì)伍，保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍，以滿足社保業(yè)務(wù)檔案管理專業(yè)化、電子化、科學(xué)化發(fā)展的要求。

（六）加強(qiáng)防范，重視保密工作

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案全面反映參保人履行繳費(fèi)義務(wù)、享受社保待遇的真實(shí)情況，個(gè)人信息的外泄，可能給當(dāng)事人帶來名譽(yù)或財(cái)產(chǎn)的損失。因此，對(duì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案內(nèi)個(gè)人信息保密尤顯必要。檔案管理員應(yīng)有必要的信息安全意識(shí)以及規(guī)范的檔案管理意識(shí)，從源頭上減少甚至杜絕民眾信息泄露的隱患；嚴(yán)格限制個(gè)人信息的知悉范圍；利用個(gè)人信息應(yīng)要嚴(yán)格審批，使用時(shí)要登記；嚴(yán)禁非法復(fù)制、利用個(gè)人信息等。通過這些措施，確保個(gè)人的合法權(quán)益不受侵犯。

綜上所述，養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案不僅可以為參保人員維護(hù)權(quán)益提供直接、可靠的憑證依據(jù)，同時(shí)作為社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，可以直接參與到社會(huì)管理機(jī)制中去，促進(jìn)社會(huì)的公平正義與和諧穩(wěn)定。因此，我們要逐步建立比較完善的社保業(yè)務(wù)檔案管理制度與流程，改善業(yè)務(wù)檔案保管條件，豐富業(yè)務(wù)檔案門類和數(shù)量，確保業(yè)務(wù)檔案的完整和安全，從而實(shí)現(xiàn)社保檔案為參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的目標(biāo)。

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