文/額河建管局“635”樞紐管理處 任暉

一、檔案管理的內(nèi)容

對(duì)于我們平時(shí)所說的檔案管理工作又可以被稱作檔案工作。檔案工作就是是檔案館直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，同時(shí)檔案管理的工作也是國家檔案事業(yè)當(dāng)中非?；A(chǔ)性的工作。檔案的收集、整理、保管、鑒定統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)這幾大部分也就是檔案管理的主要工作。但我們也分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分。

在檔案管理的過程中，有幾種比較主要的檔案管理方法，一類就是邏輯分類法，而這種分類法在檔案管理當(dāng)中運(yùn)用的非常普遍。這是因?yàn)椋瑱n案管理必須要按照形成時(shí)期的本來面貌進(jìn)行管理，而檔案的內(nèi)容一般來說都是五花八門的，并且對(duì)于檔案的需求也是多種多樣的。正是因?yàn)檫@樣，所以檔案管理就要靈活機(jī)動(dòng)，按照一定的邏輯順序進(jìn)行更加科學(xué)的管理，可是現(xiàn)實(shí)當(dāng)中不管檔案的管理師如何靈活，都應(yīng)該按照一種順序進(jìn)行，在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中也要通過有限的表來反映出實(shí)體的記錄信息。

二、運(yùn)行管理的作用及工作目標(biāo)

運(yùn)行管理作為全行業(yè)務(wù)運(yùn)行的大平臺(tái)，是全行的信息流，資金流，業(yè)務(wù)流的大動(dòng)脈。加強(qiáng)業(yè)務(wù)運(yùn)行統(tǒng)一管理，保證安全和高效，對(duì)推動(dòng)全行業(yè)務(wù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)集中處理，具有重要的作用。構(gòu)建運(yùn)營集約化，管理一體化的現(xiàn)代商業(yè)銀行創(chuàng)新性，價(jià)值型運(yùn)行管理體系，是運(yùn)行管理中的重要工作目標(biāo)。

三、檔案管理在運(yùn)行管理中的服務(wù)對(duì)象

如果要想讓檔案管理更好的進(jìn)行下去，就需要首先明確檔案管理的對(duì)象。而檔案管理的主要服務(wù)的對(duì)象也就是檔案的利用者。先對(duì)檔案進(jìn)行良好的管理，然后為檔案的利用者提供更好的服務(wù)。而在這個(gè)過程當(dāng)中，檔案管理者的一個(gè)非常重要的任務(wù)就是要解決檔案分散、數(shù)量大、類型雜亂、孤本等情況。通過檔案管理者的準(zhǔn)備才能使檔案最終達(dá)到比較集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、有規(guī)律、廣泛的目的。這樣也才能夠?yàn)闄n案的需求者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。而社會(huì)對(duì)于檔案管理的滿意程度也會(huì)隨著檔案管理發(fā)展水平的不斷提高而增強(qiáng)。

四、運(yùn)行管理中要建立新型的檔案管理

一直以來，我國的檔案管理工作還是屬于以紙質(zhì)為存儲(chǔ)模式，長(zhǎng)期以來都沿襲著比較傳統(tǒng)的管理模式。這種模式雖然是比較穩(wěn)定的，但是隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和前進(jìn)，檔案的管理工作也需要不斷的進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展。而面對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化的管理方式也應(yīng)該逐漸投入到新型的檔案管理當(dāng)中。很多檔案都應(yīng)該采取計(jì)算機(jī)錄入的方式，這樣不僅能做到有條不紊，還能保證安全以及方便查找。通過新技術(shù)的運(yùn)用來建立一個(gè)新型的檔案管理系統(tǒng)。而要建立一個(gè)這樣的全新的系統(tǒng)首先就需要轉(zhuǎn)變觀念，讓計(jì)算機(jī)技術(shù)真正的融入檔案管理的工作當(dāng)中，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)也不再是簡(jiǎn)單的掌握，更應(yīng)該了解一些信息管理以及開發(fā)應(yīng)用方面的知識(shí)，將計(jì)算機(jī)的知識(shí)充分的發(fā)揮到檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中。這樣檔案管理會(huì)變得非常有規(guī)律、并且非常清晰，很多信息都能做到一目了然且方便查找。但是，當(dāng)這種新型的檔案管理方法也帶來了一些原有的弊端。這就是在電子檔案方面自身存在了某種缺陷，而電子檔案的真實(shí)性以及被法律的保護(hù)性也需要我們?nèi)ゲ粩嗟赝晟啤ｋS著科技的不斷發(fā)展，新型的檔案管理系統(tǒng)要逐漸的建立并完善起來，同時(shí)，檔案管理人員的素質(zhì)也應(yīng)該隨著提高，這樣才能提高檔案管理的創(chuàng)新水平，樹立起檔案管理人員的新形象。

五、檔案管理要有一定的安全性

在信息管理系統(tǒng)中，檔案管理一般分為紙質(zhì)檔案與電子檔案，但不管檔案是以何種形式的存在，也一定要保證檔案的完整性以及系統(tǒng)性和安全性。而一般來說，紙質(zhì)的檔案都是以案卷為最小的保管單位，由此來構(gòu)成比較基本的保管條件，而這些元素包括了卷皮、卷盒、檔案裝具以及庫房這些部分。紙質(zhì)檔案的安全性雖然相對(duì)來說比較高，但是弊端就是存儲(chǔ)量就會(huì)相對(duì)比較小一些，尤其是在日積月累的過程當(dāng)中，紙質(zhì)的檔案會(huì)變得越來越多，不僅給工作人員造成很大的壓力，同時(shí)也不利于日后的整理工作的進(jìn)行。所以我們針對(duì)檔案管理的安全方面做出相應(yīng)的措施，這樣才能保證檔案管理的完整性。

六、對(duì)檔案管理體系要進(jìn)行創(chuàng)新

要想建立一個(gè)完善的檔案管理體系，我們就要進(jìn)行創(chuàng)新，同時(shí)這就與電子化、信息化、科學(xué)化分不開。隨著科技的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理也應(yīng)該以一個(gè)全新的方式來跟隨社會(huì)進(jìn)步的腳步，因此，不管從何種角度看，電子文件的管理已經(jīng)是檔案管理當(dāng)中必不可少應(yīng)用的方法了。今后我國的檔案管理應(yīng)該沿著電子文件管理的方向不斷的向前發(fā)展，將電子文件管理進(jìn)行不斷的完善。

七、結(jié)語

在企業(yè)當(dāng)中，我們?yōu)榱四軌蚯宄目吹剿暙I(xiàn)的價(jià)值，就不得不進(jìn)行檔案管理。檔案管理在信息系統(tǒng)運(yùn)行管理過程中，利用它的安全高效性、信息量大、集中性、系統(tǒng)性等特點(diǎn)，更加有效地在運(yùn)行管理中發(fā)揮了它的效用。在本文中，對(duì)于檔案管理，我們進(jìn)行了系統(tǒng)的分析，比如檔案管理的內(nèi)容、檔案管理的新制度、檔案體系的創(chuàng)新等，通過對(duì)檔案管理的創(chuàng)新與改進(jìn)，使我們能夠更加明確組織的目標(biāo)，更好更快的發(fā)展下去。