文/陜西漢中陜西理工學院檔案館 王楊帆

一、《數字檔案館建設指南》的發(fā)布

2010年6月，國家檔案局發(fā)布了《數字檔案館建設指南》（以下稱《指南》），明確了數字檔案館建設是實現“十二五”期間檔案事業(yè)發(fā)展的重要著力點和支撐點，數字檔案館建設順應了時代潮流和檔案事業(yè)發(fā)展面臨的新形勢、新特點、新要求。信息化帶動戰(zhàn)略是國家戰(zhàn)略，數字檔案的建設必將帶動檔案事業(yè)各項工作全面健康的發(fā)展。

《指南》進一步明確了數字檔案館的重點任務，數字檔案館建設是一個復雜的系統(tǒng)工程，是長期的建設任務，不可一蹴而就。當前主要面臨三項任務，一為電子文件歸檔與管理，關系到檔案事業(yè)可持續(xù)推進發(fā)展，是拓展檔案事業(yè)生存空間的問題，是我們的職責擔當，應該為重中之重；二為檔案基礎數據庫建設，關系到檔案事業(yè)科學發(fā)展，能顯著提高檔案工作的水平；三為數字檔案館服務平臺建設，此為曝光度最高，社會效益最大的項目，能彰顯檔案信息化建設的成效。

二、高校電子文件中心建設

在高校大力推進數字校園建設的背景下，在電子校務及各種業(yè)務信息系統(tǒng)中形成的電子文件記錄了學校在教務管理、科研管理、學生管理、財務管理等工作中形成的大量有保存價值的文字、圖表、聲像等信息。而電子文件易于提供利用的特點更是迫切的需要將這些有價值的電子文件保存起來并以方便的形式提供利用。

目前高校各個部門都保存著大量的有價值的電子文件，或存放在相對獨立的信息系統(tǒng)中，沒有統(tǒng)一的機構對這些電子文件的真實、完整、有效負責并考慮如何構建電子文件收集、管理、利用體系。因此高校電子文件中心的建設就顯得非常的迫切。

三、《指南》對高校電子文件中心建設的啟示

高校的電子文件中心是一個介于文件形成單位和檔案館之間的一個過渡性文件檔案管理機構。電子文件中心并不是數字檔案館，電子文件中心存儲的電子文件也不是館藏的數字檔案。電子文件中心儲存的電子文件的范圍也往往大于歸檔材料的范圍。各立檔單位最后還要將各類電子文件整理好后提交給檔案館進行歸檔。但是電子文件中心作為一個保存，管理，提供利用服務的系統(tǒng)，其在功能上與數字檔案館有很多的相似之處，因此《指南》的發(fā)布對高校電子文件中心的建設也是有非常重要的啟示作用。

（一）《指南》對高校電子文件中心總體建設目標規(guī)劃的啟示

作為一個電子文件中心，其基本功能就是對電子文件的“收集、管理、存儲、利用”并實現各個業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化和網絡化?！吨改稀分袑ㄔO原則的要求，建設內容的分解，建設步驟的劃分都給高校電子文件中心的建設提供了良好的借鑒。

（二）《指南》對高校電子文件中心系統(tǒng)管理功能設計的啟示

《指南》將數字檔案館的四項基本業(yè)務功能“收集、管理、保存、利用”具體化為系統(tǒng)中的用戶權限管理、系統(tǒng)日志管理、數據備份與恢復、系統(tǒng)及其數據安全維護等功能。這些數字檔案館的主要功能也同樣適用于電子文件中心。電子文件中心之所以稱為中心，首先應該大量收集學校各個單位產生的有保存和利用價值的電子文件，并提供各種文件的接收方式，方便各單位將電子文件移交給電子文件中心。為保證電子文件的可用性和易用性，在接收電子文件的同時還應該對電子文件進行著錄、整理、分類、鑒定等操作。

（三）《指南》對高校電子文件中心服務平臺建設的啟示

電子文件中心作為一個中心，具有其天然的公共性、平臺性，其內容來源于廣大師生，并服務于廣大師生，因此其提供服務必然是依賴于校園網。其在軟硬件及網絡配置的選擇上也首先應當考慮校園網的實際情況，軟件選擇上應盡可能的兼容校園網已有的其他各類信息系統(tǒng)，而在硬件選擇上則應該考慮電子文件中心未來的吞吐量，配置性能較高的服務器和容量較大的存儲單位。在網絡配置上考慮到未來可能有大容量的電子文件遠程上傳到電子文件中心，因此應該盡量使用光纖網絡及大型交換機來組網，保證未來在線接收電子文件的速度。

（四）《指南》對高校電子文件中心信息資源建設的啟示

高校電子文件中心的信息資源建設首先要摸清學校各教學單位和職能部門形成了哪些電子文件，明確學校已有的電子文件資源狀況，建立電子文件的目錄體系，最終目標是匯集、整合校內所有需要保管的數字資源，向學校師生提供數字資源檢索與利用服務。

在電子文件中心的軟硬件設施建設完成后，首先要做的事情就是搶救性收集已有的電子文件，對那些面臨“消亡”的電子文件進行搶救性的收集、整理、保管是高校電子文件中心進行信息資源建設的首要任務。目前，在各高校的電子文件收集中，除電子公文外，其他各類電子文件的收集工作嚴重不足，尤其是大量存在于各院系的教學與科研相關的電子文件基本都沒有進行集中的管理，因此在電子文件中心的信息資源建設工作中，應該將針對教學單位的信息收集工作列為重點。雖然電子文件中心保存的電子文件類型可能比較雜亂，但為了方便保管和提供利用，對保存在電子文件中心的電子文件進行整理的時候，也應當參照《DA/T46-20文書類電子文件元數據方案》進行整理，便于信息用戶對電子文件進行檢索。

基于電子文件中心保存的電子文件易于提供利用的特點，為進一步提高電子文件中心的服務水平，也應當將部分館藏檔案數字化之后存儲在電子文件中心，為廣大師生提供方便的服務。

（五）《指南》對高校電子文件中心保障體系建設的啟示

《指南》中提到“安全保障體系建設是數字檔案館建設的基礎工作，數字檔案館的安全包括數字檔案數據的安全和信息系統(tǒng)及其網絡平臺的安全?！?。作為一個電子文件中心，其安全保障體系的建設也同樣包括這三個方面，應當建立定期備份制度，保證一旦出現系統(tǒng)受到災害性毀滅，數據仍然能恢復。在系統(tǒng)軟硬件的安全防護方面要盡量杜絕數據竊聽、電磁泄漏、載體損壞、電力中斷、非法訪問、病毒攻擊、系統(tǒng)超負荷、假冒身份、權限擴散、數據篡改，操作失誤等，同時要制定各類應急預案，完善災難恢復機制，提高應急處置能力。

最后，當然要想建設好一個高校的電子文件中心。首先應當圍繞學校的中心工作和廣大師生的需要。只有為領導、各部門和師生服務，才能收到好的效果。其次應積極融入數字化校園建設，并與之同步建設、同步發(fā)展。要依靠學校的數字化和信息化建設框架，合理布局建設速度。最后應當抓好項目的規(guī)劃、立項、論證、實施等環(huán)節(jié)，向計算機專家、向檔案管理學者請教，幫助把關，保證電子文件中心建設投入產出的科學性，既快速高效推進，又科學規(guī)范有序。

[1]肖秋惠.我國數字檔案館與電子文件中心建設述評[J].檔案學通訊，2008（6）：11-15

[2]趙紅.論“檔案化”思想指導下的高校電子文件中心建設[J].漯河職業(yè)技術學院學報，2012（6）：183-185