文/江蘇石油勘探局地質(zhì)檔案館 張淑紅

目前，我國對地質(zhì)檔案管理和利用的工作有著新的要求，對面新的時期新的社會，我國地質(zhì)部門也應(yīng)該對地質(zhì)檔案做出新的任務(wù)和目標。以前傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理好利用工作，主要是由人工來完成的，這樣使得記錄的資料是不完善的，不能夠滿足工作者的需要。這就要求郵箱部門在管理檔案的基礎(chǔ)上，充分有效使用信息技術(shù)手段、尋找更加適合現(xiàn)代社會的檔案管理方法，從而建立起完善的檔案管理體系，制定更加有效地制度，這樣才能很好的應(yīng)用地質(zhì)檔案資料，對其進行更大程度的利用，為我們國家的地質(zhì)工作作出貢獻。

在地質(zhì)檔案中，記載著大量的地質(zhì)資料，這些信息有著很有利的參考價值。因此，為了能夠使得這些有利資料能夠得到很好的管理和利用，就應(yīng)該完善管理體系，對其充分重視起來這樣才有利于地質(zhì)工作和現(xiàn)在同步，爭取更大的進步。

一、地質(zhì)檔案管理的重要性意義

（一）地質(zhì)檔案可以很好的記錄地勘工作的歷史

我國地質(zhì)勘查部門在進行地質(zhì)勘探研究工作時，有關(guān)人員需要嚴格記錄工作的各方面的工作過程，這些原始資料是各項工作的載體，可以很好的記錄和展現(xiàn)勘探地質(zhì)工作的全部過程。有關(guān)人員將這些記錄的資料加以整理和結(jié)合就形成了有利的地質(zhì)檔案。地質(zhì)檔案一方面是為了記錄工作人員的勘探工作，為了以后能夠很好的查證，記錄那些歷史性的一段時期。另一方面，有關(guān)管理人員將有用的資料標注出來加以重視，為了后人更好地使用和參考。因此，無論是現(xiàn)在和過去，或者是未來，地質(zhì)檔案都起著非常重要的作用，而且保護好地質(zhì)檔案就是在保護我國的寶貴資源，它的利用對我國的地質(zhì)發(fā)展有著很好的價值和意義。因此，地質(zhì)工作人員應(yīng)該加強地質(zhì)檔案的管理工作。

（二）地質(zhì)檔案的利用可以使管理人員更好地做出正確的決策

地質(zhì)單位的一切工作都是要管理人員統(tǒng)一決定和發(fā)布任務(wù)的，管理人員做出的安排應(yīng)該及時和正確，否則就會影響到實際的勘探工作的好壞。為了能夠更好地使管理領(lǐng)導(dǎo)充分的了解目前勘查工作的情況以及能夠很好的對人員做出正確的安排，管理人員就應(yīng)該充分利用地質(zhì)檔案的記錄，通過查看地質(zhì)檔案，可以清楚的體現(xiàn)人員的素質(zhì)和能力，而且能夠?qū)δ壳暗牡刭|(zhì)條件和技術(shù)人員的能力進行有效地分析，進而根據(jù)檔案做出正確可靠的工作安排。因此，充分利用和管理地址檔案是非常重要的。

（三）地質(zhì)檔案是勘探地質(zhì)的有利證據(jù)

地質(zhì)檔案對地質(zhì)工作的進行實非常必要的，地質(zhì)檔案就是通過地質(zhì)勘探工作者在進行地質(zhì)工作時記錄的資料和過程，這些資料是非常有價值的，同時對以后的地質(zhì)工作有著非常重要的作用。在地質(zhì)研究和開發(fā)工作中，通過地質(zhì)檔案中記載的資料就可以清楚的了解，同時對其實際勘探過程中出現(xiàn)不同的情況再次客觀的記錄到檔案中，更加完善我國的地質(zhì)資料體系。在實際勘探地質(zhì)過程中可以充分利用地質(zhì)檔案作為有利的證據(jù)。

二、地質(zhì)檔案的管理

在以前的地質(zhì)檔案管理工作中，管理人員對地質(zhì)檔案的保管是不能夠很有效的管理的。我國地質(zhì)部門通過地質(zhì)的勘查和研究得出有利的地質(zhì)資料，管理部門只是使其不丟失，不能合理有效地管理，這就導(dǎo)致在查閱資料的時候特別繁碎，而且容易散失，進而就不能夠很好的對地質(zhì)檔案進行利用和開發(fā)。因此，加強地質(zhì)檔案的認識和管理是非常重要的，應(yīng)該建立起完善的管理體系，進而提高地質(zhì)檔案的利用度。

（一）將信息技術(shù)投入到地質(zhì)檔案管理工作當中

在我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度發(fā)展迅速，在各行各業(yè)的工作中都已經(jīng)大量的應(yīng)用信息技術(shù)，因此為了讓地質(zhì)工作能夠很好的發(fā)展，在地質(zhì)檔案管理工作中使用信息技術(shù)是非常重要的。如果還是繼續(xù)使用傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理方法，就會使得整理和管理地質(zhì)資料的速度很慢，而且一些有利的資料也會被丟失，這樣的管理方式是不能夠滿足目前地質(zhì)工作者的需要的，所以，在管理部門應(yīng)該安裝計算機等高新設(shè)備，通過利用和改進信息技術(shù)方法對地質(zhì)檔案進行管理和利用才是正確的選擇。同時，地質(zhì)檔案需要定期的進行整理和匯報，將一些重大事項和補充內(nèi)容加到相應(yīng)的檔案中去，這樣才能保證地質(zhì)檔案完整可靠。建立完善的地質(zhì)檔案管理體系，可以打打的減少了單位資金的投入，而且將陳舊老化的舊方法改成順應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的信息技術(shù)手段，更有利于寶貴資料的保護和利用，地質(zhì)工作者可以很方便的查閱地質(zhì)資料，進而很大程度的加強了管理水平。

通過使用計算機管理地質(zhì)檔案，將從實際地質(zhì)勘探現(xiàn)場收集的文本資料和圖片視頻材料輸入到計算機的相關(guān)地質(zhì)檔案系統(tǒng)里，計算機進行自動的歸類和管理，形成完整的管理體系。這樣的管理系統(tǒng)，使得地質(zhì)工作人員在查閱資料的時候更加方便。而且，管理人員通過互聯(lián)網(wǎng)將有些資料共享到局域網(wǎng)上，這樣使得勘查地質(zhì)工作更加快捷，同時地質(zhì)檔案可以有一些圖片和視頻的方式展現(xiàn)出來，使得資料更加生動切合實際，工作人員更容易理解。

（二）對管理人員進行嚴格的培訓(xùn)，進而加強人員的工作能力

地質(zhì)檔案管理工作中，管理人員舍棄傳統(tǒng)的手工記錄方法，開始使用信息技術(shù)手段。這樣的情形就要求管理人員全面發(fā)展。因此，提高管理人員的工作能力，尤其是信息技術(shù)知識的培養(yǎng)是非常重要的。因為地質(zhì)檔案的資料都是一些高深的知識，而且具有客觀性，這樣就要求管理人員不能夠馬虎，在擁有專業(yè)技能的同時也要培養(yǎng)計算機操作能力。讓管理檔案人員能夠在計算機上有效地管理和利用地質(zhì)資料，可以很好的在網(wǎng)絡(luò)上做到資源的傳遞和共享，這樣才能合理的管理和開發(fā)地質(zhì)檔案。因此，加強管理人員的綜合素質(zhì)是非常重要的。

三、地質(zhì)檔案的利用

地質(zhì)本門對收集的地質(zhì)資料進行管理一方面是為了合理的保護，使其成為學(xué)術(shù)中有利的證據(jù)，另一方面是要對地質(zhì)資料進行開發(fā)和利用，這對我國的地質(zhì)發(fā)展起著決定性的作用。因此應(yīng)該有效地對地質(zhì)檔案進行利用，下面是管理人員應(yīng)該注意的問題:

（一）使得收集好的地質(zhì)信息通過信息技術(shù)得以保護和利用

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，大量的資料都是由有關(guān)人員記錄到書中的，這樣的記錄方式很容易使得資料丟失和破壞，通過計算機軟件的使用，將資料保存到硬盤中就能夠使得保存時間更長，而且地質(zhì)檔案中的資料更加全面、生動，這樣地質(zhì)工作人員可以方便的進行查詢資料，領(lǐng)導(dǎo)也能夠很好的做出正確的決定。同時，通過互聯(lián)網(wǎng)管理人員可以將地質(zhì)資料傳遞到網(wǎng)上達到資源共享的目的，這樣就可以有效地利用地質(zhì)資料，提高了地質(zhì)工作的工作效率，減少了查閱資料的時間。

（二）認真做好查閱登記工作

在地質(zhì)檔案工作中，查閱登記的工作也是同樣重要的，應(yīng)該得到管理人員的重視。在實際管理工作中，管理人員要對借閱資料的人員進行交流，讓他們遵守國家的相關(guān)制度和法律，保護好地質(zhì)檔案資料，而且將地質(zhì)檔案資料合理的管理和分類，讓使用資料的人員更加方便查閱。在利用檔案的工作人員要求查閱時，一定要認真做好登記工作，借閱的人員、資料名稱和借閱時間以及利用目的一定要按照要求認真完整的填寫好，這樣才能更好地保護地質(zhì)檔案資料。

四、結(jié)論

對面目前科技高速發(fā)展的中國，地質(zhì)檔案的管理和利用應(yīng)該予以重視，同時也面臨著嚴重的挑戰(zhàn)?；谶@樣的狀況，把信息技術(shù)結(jié)合到地質(zhì)檔案管理和利用工作中是非常必要的。地質(zhì)檔案起著非常重要的作用，而且保護好地質(zhì)檔案就是在保護我國的寶貴資源，它的利用對我國的地質(zhì)發(fā)展有著很好的價值和意義。因此，地質(zhì)工作人員應(yīng)該加強地質(zhì)檔案的管理和開發(fā)利用工作。

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