文/臨沂市城市建設(shè)勘察測(cè)繪院 盛開霞

人事檔案是記錄個(gè)人學(xué)習(xí)、工作及實(shí)踐經(jīng)歷的真實(shí)歷史記錄，直接反映了一個(gè)人的思想狀況、工作能力、學(xué)習(xí)能力等成長狀況，人事檔案既可以作為人們經(jīng)歷、學(xué)歷和工作水平評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，也可以作為個(gè)人社會(huì)關(guān)系狀況及獎(jiǎng)懲情況的參照依據(jù)，是個(gè)人求職、單位求才的有效參考。因此，做好人事檔案的管理工作，對(duì)做好人力資源管理有著重要作用。隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的逐步深入，人事檔案也逐漸面臨新的問題，需要適時(shí)地進(jìn)行改革和創(chuàng)新，以適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需求。

一、現(xiàn)階段人事檔案管理中存在的主要不足

人事檔案制度產(chǎn)生于上世紀(jì)五十年代，逐漸成為我國一項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工具，對(duì)我國的人才隊(duì)伍建設(shè)、人才管理、國家安全、福利分配等起到了重要的貢獻(xiàn)。但隨著我國實(shí)行改革開放，由原來的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制向社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的人事檔案制度所具體的身份性和體制性弊端逐步暴漏出來，急需進(jìn)行改善，主要暴漏出來的問題有:

（一）人事檔案內(nèi)容缺乏真實(shí)性，所需材料不全

在人事檔案中最重要的就是保證內(nèi)容的真實(shí)性，但現(xiàn)有的檔案材料中有些內(nèi)容的真實(shí)性讓人懷疑。有些材料前后不符，如時(shí)間方面，出生年月的公歷、農(nóng)歷任意填寫，缺乏正確性；檔案中的考核鑒定材料中填寫的只有優(yōu)點(diǎn)，沒有缺點(diǎn)，只反映成績(jī)，沒任何過錯(cuò)。這些狀況從本質(zhì)上反映了在檔案材料填寫過程中缺乏實(shí)事求是精神，只重視個(gè)人利益，只要有利于自己的內(nèi)容就填，不利于自己或和自己關(guān)系不緊密的則不填或漏填，主觀性較大，或者人事檔案材料不全，一些應(yīng)該有的履歷表、年度考核表都沒有，個(gè)人的學(xué)歷資料、職稱證書、工資材料等也不全。而相關(guān)的人事檔案管理部門也睜一只眼閉一只眼，不嚴(yán)格審核把關(guān)，對(duì)存在的問題置之不理，任由發(fā)展，使得人事檔案不能真實(shí)的反映個(gè)人你的真實(shí)狀況，使得檔案成為一種可有可無的工具。造成這種狀況的原因主要有兩個(gè)方面:第一是管理部門對(duì)人事檔案的重視度不夠。第二是分管人事檔案管理的部門不能及時(shí)將材料收集起來進(jìn)行保管歸檔。

（二）部分單位領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理工作，在檔案硬件設(shè)施上投資過少

這種情況在過去的很長時(shí)間內(nèi)普遍存在，單位領(lǐng)導(dǎo)把人事檔案的管理工作認(rèn)為只是簡(jiǎn)單的保管性工作，沒有對(duì)人事檔案形成足夠的重視，單位的檔案室應(yīng)該是嚴(yán)格管理，具有優(yōu)良環(huán)境的場(chǎng)合，但是在實(shí)際操作中，部分單位雖然在其它方面大力投資，但卻不愿意在檔案管理上投入資金，致使檔案室陳設(shè)簡(jiǎn)單，有的甚至連計(jì)算機(jī)也沒有，更為嚴(yán)重的是，有的單位干脆沒有專門的檔案室，人事檔案管理太過松懈，還有的檔案資料發(fā)霉?fàn)€掉，導(dǎo)致檔案不完整，對(duì)檔案的使用造成了一定的影響。

（三）檔案管理人員專業(yè)水平低，管理手段陳舊

在現(xiàn)實(shí)操作中，因?yàn)閱挝粚?duì)于檔案建設(shè)沒有引起很多的關(guān)注，檔案管理人員中沒有專業(yè)人員，都是身兼數(shù)職的工作人員，兼職檔案管理人員經(jīng)常變換工作崗位，對(duì)檔案管理不專業(yè)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)、要求、重要性，對(duì)檔案資料的集中、梳理、入檔、裁訂等業(yè)務(wù)不熟悉，不能有效進(jìn)行干部檔案的管理，從而使檔案管理不規(guī)范、不達(dá)標(biāo)。在管理方法上，表現(xiàn)為管理方法過時(shí)，因?yàn)閷?duì)人事檔案管理工作生疏，在用到檔案時(shí)常常都是親自動(dòng)手在檔案櫥柜中翻找，很容易使檔案的紙張受到損壞，破壞了檔案的完全性和安全性。

（四）人事檔案管理的信息化程度偏低

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用廣泛，計(jì)算機(jī)應(yīng)用遍及各個(gè)領(lǐng)域，有效提高了辦公的現(xiàn)代化效率。但是在人事檔案管理工作方面，這些現(xiàn)代的科技手段還沒有充分地發(fā)揮作用，計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有應(yīng)用到人事檔案管理當(dāng)中來，在人事檔案管理當(dāng)中，有的單位沒有使用人事檔案電子信息化體系，還依靠原來的手工制作，需要很多的時(shí)間和人員，并且檔案管理效率不高，與單位其它方面的科學(xué)化、信息化形成鮮明的對(duì)比，這都對(duì)人事檔案管理有很大的影響，在一定程度上也浪費(fèi)了人力財(cái)力。

二、優(yōu)化人事檔案管理的方法與策略

（一）規(guī)范管理檔案材料收集、歸檔和鑒別

資料的集中是關(guān)鍵，干部使用當(dāng)中的考查、考試、學(xué)歷、進(jìn)修、晉職等有很多材料要求及時(shí)收檔整理，提高了人事檔案集中管理的要求。檔案管理人員一定要把職工的年度考評(píng)、學(xué)歷進(jìn)修、晉職等多種資料主動(dòng)集中，予以歸檔，如果遇有需要檔案的，要把用過的檔案及時(shí)回收，依據(jù)全國關(guān)于檔案管理的有關(guān)要求，集中整理入檔。

（二）領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作的設(shè)備建設(shè)

單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案的管理工作，設(shè)立檔案專用庫房，要有防火、防盜的設(shè)施，檔案所用櫥柜要用鐵材料，檔案保存庫房的面積要達(dá)標(biāo)，在庫房?jī)?nèi)要添加空調(diào)、除濕、火災(zāi)預(yù)防設(shè)備，庫房設(shè)備要具有以下標(biāo)準(zhǔn):防火災(zāi)、防潮濕、防蟲蛀、防偷盜、防光線過強(qiáng)、防溫度過高等。要具備三個(gè)基本操作空間，即庫房、檔案查閱室、辦公室。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理人員的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，提高人事檔案管理人員專業(yè)水平

如何有效管理單位的人事檔案，檔案的管理人員在當(dāng)中起了很大的作用，檔案管理人員要經(jīng)常進(jìn)行政治理論學(xué)習(xí)和參加專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提升自己的政治思想水平和專業(yè)能力水平。單位領(lǐng)導(dǎo)部門要對(duì)本單位的檔案管理人員加強(qiáng)監(jiān)管，錄用那些政治思想過硬，為人正直，有強(qiáng)烈責(zé)任心的共產(chǎn)黨員，在平時(shí)工作中，要注意這些人的各種進(jìn)修學(xué)習(xí)，在檔案管理的專業(yè)知識(shí)上下功夫，使這部分人經(jīng)過專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的嚴(yán)重性，爭(zhēng)取運(yùn)用現(xiàn)代科技手段進(jìn)行檔案管理工作，提升工作效率，使檔案管理工作的質(zhì)量得到提高，主動(dòng)尋求新的管理方法，力爭(zhēng)使人事檔案管理工作更規(guī)范、更合理，適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

（四）建立人事檔案信息體系，提升科學(xué)管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著信息化進(jìn)程的不斷深入，關(guān)于人事檔案的管理觀念要迅速轉(zhuǎn)變，應(yīng)當(dāng)盡快應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和手段進(jìn)行檔案管理，把人事檔案管理工作提升到一個(gè)新的水平，爭(zhēng)取提前實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理?，F(xiàn)在，國外許多發(fā)達(dá)國家早已運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理工作，國內(nèi)運(yùn)用計(jì)算機(jī)幫助整理檔案的機(jī)關(guān)單位也日益增多。這種形勢(shì)表明，人事檔案的管理工作必須應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理，在信息化高速發(fā)展的今天，如果要做好檔案的管理工作，就勢(shì)必一定要運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和方法進(jìn)行人事檔案的管理，結(jié)合有關(guān)單位，打造適合自身檔案管理的信息管理體系，使本單位的人事檔案管理工作提早實(shí)行數(shù)字化管理，同時(shí)還應(yīng)該對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范科學(xué)的管理，使檔案管理工作順利開展。

三、結(jié)語

以前人們普遍認(rèn)為“人事檔案”沒有什么作用，這種觀點(diǎn)在一定程度上制約了人事檔案的發(fā)展管理，要迅速扭轉(zhuǎn)這種認(rèn)識(shí)，在完善國家制度的條件下，使我國的人事檔案管理更加規(guī)范化，能夠適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和需要，把新時(shí)代的各種人才信息展現(xiàn)在人們面前，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，認(rèn)識(shí)到檔案的服務(wù)性質(zhì)，使建設(shè)的檔案具有重大實(shí)用價(jià)值，目前，國家關(guān)于人事檔案的管理不斷提出新的要求，使人事檔案的發(fā)展重新具備嶄新的活力，將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。