文/河北省唐山市疾病預(yù)防控制中心 王麗巖

文書(shū)檔案又命名為管理性檔案，它是公司企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)隊(duì)、政府以及其他的社會(huì)組織在管理和行政活動(dòng)中保留的有價(jià)值文件的總稱(chēng)謂。文書(shū)檔案管理看作是檔案管理工作的重要組成，其水平的高低便會(huì)直接關(guān)系到檔案資料的完整度以及質(zhì)量。但如今，我國(guó)政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位中文書(shū)檔案管理工作都是存在各種各樣問(wèn)題。所以，研究好在實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題并找出與之解決方法對(duì)于現(xiàn)實(shí)工作是具有重要意義的。

一、文書(shū)檔案管理的特征

第一，文書(shū)檔案的內(nèi)容形式豐富，樣式多樣。文書(shū)檔案的內(nèi)容豐富在于其記載反映的是單位中各個(gè)工作項(xiàng)目。但由于各種實(shí)際工作都不盡相同，所以與之有關(guān)的合同、協(xié)議、照片和影視片、電子文檔都是文書(shū)檔案的主要載體。第二，文書(shū)檔案管理工作中的核心是收集以及保存文檔。它的功能體現(xiàn)在記錄歷史，可以為后人提供文獻(xiàn)參考。第三，文書(shū)工作是與文書(shū)檔案工作直接聯(lián)系的。文書(shū)是檔案形成的基礎(chǔ)，檔案室文書(shū)的最終體現(xiàn)形式。文書(shū)在經(jīng)過(guò)了部門(mén)的立卷之后轉(zhuǎn)移給檔案部門(mén)將其歸檔也便是現(xiàn)實(shí)了文件的轉(zhuǎn)化。文書(shū)工作的好壞也體現(xiàn)了本單位的檔案工作的好壞。

二、文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足

檔案部門(mén)至今都是單位中較冷門(mén)的部門(mén)。就許多的領(lǐng)導(dǎo)看法，檔案工作是一項(xiàng)很簡(jiǎn)便的工作，是一項(xiàng)投入大但是收益不顯著的工作。所以，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案部門(mén)的期望值相對(duì)應(yīng)來(lái)說(shuō)很低。在檔案部門(mén)工作僅僅只需要按時(shí)將檔案收集歸納便可，這一性質(zhì)打擊了文書(shū)檔案管理工作者的積極性。另外，領(lǐng)導(dǎo)以及檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)于檔案工作人員不全面也使得文書(shū)檔案工作人員的工作效率低下。

（二）文書(shū)歸檔不齊全

目前，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，使得社會(huì)上的辦公自動(dòng)化程度都大大提升。電腦、打印機(jī)以及掃描儀等辦公儀器提升了文書(shū)檔案資料的整理速度。在現(xiàn)代辦公設(shè)備給文書(shū)檔案管理帶來(lái)的便利時(shí)，同時(shí)也加劇了傳統(tǒng)檔案材料和現(xiàn)代電子版檔案的矛盾，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：部分文書(shū)檔案只可以保存在光盤(pán)以及電腦中，并沒(méi)有打印以文字形式保存，所以很難能夠長(zhǎng)期保存；而某些單位僅僅只保留文字檔案，忽略電子檔案。這兩極端對(duì)于重要文書(shū)檔案的管理都是非常不利的。

（三）文書(shū)工作與檔案工作脫節(jié)

文書(shū)工作和檔案工作從表面上看貌似是兩項(xiàng)獨(dú)立沒(méi)有聯(lián)系的工作，但其本質(zhì)卻是緊密相連的，彼此依存和制約。文書(shū)是檔案形成的基礎(chǔ)，檔案室文書(shū)的最終體現(xiàn)形式。與此同時(shí)，檔案工作的順利開(kāi)展也可以很大程度上優(yōu)化文書(shū)處理工作。目前，在我國(guó)的文書(shū)管理工作中文書(shū)工作和檔案工作的脫節(jié)現(xiàn)象是十分突出的。這些問(wèn)題是由于工作人員僅在意自己是否完成文書(shū)處理工作而不注意文件轉(zhuǎn)化為檔案可能會(huì)存在的問(wèn)題造成的；當(dāng)檔案工作人員出現(xiàn)找不到自己所需要的檔案資料時(shí)不會(huì)反思自己的工作是否出現(xiàn)問(wèn)題，而是責(zé)怪文書(shū)部門(mén)的工作不夠盡職盡責(zé)。

（四）文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)有待提高

文書(shū)檔案管理人員是文書(shū)檔案管理的直接執(zhí)行者，他們素質(zhì)好壞也便決定了文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量以及效率。但目前我國(guó)從事于文書(shū)檔案管理的工作人員素質(zhì)并不是很好。某部分單位的檔案管理人員甚至并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)就到檔案部門(mén)就職，他們對(duì)于立卷、檔案分類(lèi)等一系列基本知識(shí)都不了解；另一部分的檔案管理人員即使具備上崗資格，但他們并不注意自己的知識(shí)體系框架和實(shí)際檔案管理水平提高，對(duì)于計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)他們更加沒(méi)有意識(shí)到掌握好它的重要性。

三、改善文書(shū)檔案管理工作的對(duì)策

（一）提高文書(shū)檔案管理工作的地位

要想建設(shè)好檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)的重視極為重要。檔案部門(mén)要發(fā)揮自己的才能使得領(lǐng)導(dǎo)注意到檔案部門(mén)，便引起他們的重視、關(guān)心以及支持，使檔案工作轉(zhuǎn)化成單位中重要工作的一項(xiàng)。與此同時(shí)，各個(gè)單位必須加大對(duì)檔案管理設(shè)施的投資，其他部門(mén)也必須提升為檔案部門(mén)服務(wù)的意識(shí)，主動(dòng)上交檔案資料。

（二）電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)收集

隨著計(jì)算機(jī)的前所未有的發(fā)展，電子文件在檔案管理的重要性也逐漸上升，所以，在收集紙質(zhì)文件時(shí)也要對(duì)其相關(guān)的電子文檔加以收集整理。值得引起注意的是，在實(shí)際工作中檔案部門(mén)要對(duì)電子文件的大小以及文本格式提出對(duì)應(yīng)的要求。在接交的時(shí)候要注意檢查電子文件的文本格式，合格后才可以辦移交手續(xù)。

（三）抓好文書(shū)工作與檔案工作的銜接

第一，要建立文書(shū)以及檔案工作人員的全局意識(shí)。一旦文書(shū)部門(mén)和檔案部門(mén)的工作人員都可以盡好自己的職責(zé)，并且認(rèn)真負(fù)責(zé)考慮文書(shū)工作和檔案工作中的銜接問(wèn)題，則文書(shū)工作與檔案工作就可以完成平衡銜接。第二，要樹(shù)立文書(shū)工作人員的檔案管理意識(shí)。文書(shū)工作人員需要牢固謹(jǐn)記重要文件需保存檔案，自身要加強(qiáng)電腦方面的知識(shí)，為電子檔案提供有力條件。第三，在部門(mén)對(duì)文件資料進(jìn)行整理以及裝訂之前，需要請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員指導(dǎo)核查立卷工作，保證立卷質(zhì)量。

（四）提高文書(shū)檔案管理工作者的整體素質(zhì)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作也便提出了更高的工作要求，作為專(zhuān)業(yè)的文書(shū)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，需主動(dòng)的學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)理念，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理以及計(jì)算機(jī)方面知識(shí)對(duì)于工作人員是很重要的。另外，需加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)，比如說(shuō)加強(qiáng)他們的理論知識(shí)培訓(xùn)；強(qiáng)化對(duì)他們的業(yè)務(wù)指導(dǎo)培養(yǎng)。

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