文/同煤集團軒崗煤電有限責任公司檔案處 董林花

一、檔案管理工作存在的問題

現(xiàn)在比較流行的檔案管理手段是利用計算機以及一套特定的軟件進行檔案的分類及管理，這遠遠不能滿足日益增長的檔案發(fā)展需要。檔案管理方式的落后將會造成檔案管理工作的極大滯后，簡單來說，檔案管理工作的落后主要歸結為兩個原因:一是檔案管理的相關領導不能對檔案管理工作的重要性給予深刻的認識，不論是人力、物力資源投入都相對較少；二是一些檔案管理機構雖然采購了足夠先進的設備，但并沒有進行相應的培訓，造成設備資源的極大浪費，甚至完全把設備當做樣子，還在按傳統(tǒng)的手工錄入、修改等方式進行檔案管理工作。

二、做好檔案管理工作的幾點建議

（一）建立健全切合實際的檔案管理制度

檔案形式眾多，分類也不一而足，按照材質(zhì)劃分有電子檔案、紙質(zhì)檔案等，按照內(nèi)容來分，有人事檔案、學籍檔案等，不同的檔案有著不同的管理方法，必須區(qū)別對待，才能做好檔案管理工作。檔案的存放要有專門的空間，這個空間不但要布局合理，便于查閱，更要經(jīng)常通風，嚴禁煙火，切忌發(fā)生火災，還有霉爛、蟲害等等都要有效預防，延長檔案的保存壽命。其次要對檔案管理工作有一個系統(tǒng)的認識，最好建立一個檔案管理網(wǎng)絡，由統(tǒng)一的規(guī)劃部署，指定檔案工作的要求和方向，嚴格各項檔案保管和調(diào)閱制度，這是一個非常龐大的系統(tǒng)工程，一定要從每個細節(jié)抓起，檔案部門的工作人員要互相監(jiān)督、促進，力爭使檔案管理邁上一個嶄新的臺階。檔案管理人員不能一味呆在各科室內(nèi)，要開展交流溝通，了解其它單位和部門的不同需求，以便及時調(diào)整檔案保管和調(diào)閱的程序，方便大眾的同時也要減少檔案流失、斷檔的情況發(fā)生，首先要明確立卷要求，尤其是那些具有重大價值的檔案標題要明確無誤，不但方便存檔的分類，更能夠促進檔案的妥善保管利用；其次要嚴格調(diào)閱制度，防止發(fā)生檔案無故流失的情況發(fā)生，造成無法挽回的損失。

（二）嚴格公文的制發(fā)

檔案記錄的主要依據(jù)是公文檔案是公文的最終載體。檔案的質(zhì)量和公文質(zhì)量息息相關，為了提升檔案質(zhì)量，就必須對公文質(zhì)量進行嚴格的規(guī)范和監(jiān)督。制發(fā)公文時，要對每個細節(jié)進行把關，不要敷衍了事，認為一個不起眼的地方無關緊要，殊不知這會大大影響檔案的質(zhì)量。首先公文的用紙要做一個統(tǒng)一的規(guī)范和要求，大小要符合國家相關文件的規(guī)定，不能私自更改，以備保存只需，排版、裝訂也要按照書寫習慣進行。其次公文還有一個審批程序，審批權限是否合理，審批人的簽名是否清晰無誤，報送單位包括主送、抄送等都要一一核實清楚然后進行準確的記錄，落款日期也要準確，不能隨意填寫，公文的主體正文一定要記錄清晰無誤，不論是公文中的正文，還是批注、簽字等等都要使用不易褪色的筆進行記錄，以利于長期保存和利用。最后在公文記錄中，要使用合理規(guī)范的文種和格式，行文中堅決杜絕使用模糊不清的簡稱或縮略，文字也要規(guī)范、標準，方便以后查閱使用。

（三）做好文書以及電子文件的處理工作

檔案管理工作的實踐表明，文書處理工作和檔案管理工作既有區(qū)別又有聯(lián)系，二者不是完全獨立的，文書是檔案的重要依據(jù)，檔案是文書最終的載體，所以二者的聯(lián)系非常緊密，檔案管理工作人員要樹立一個全局意識，只有把文書處理工作扎扎實實做好，才能促進檔案管理工作標準化、規(guī)范化的落實，文書處理工作不能有序進行，檔案管理工作的標準化、規(guī)范化就無從談起。

如今是一個網(wǎng)絡信息化時代，檔案不再只是以往單一的紙質(zhì)版形式，電子文件也成為檔案保存的一種重要形式，電子文件的保存多數(shù)情況下以軟磁盤為保存媒介，但是軟磁盤的質(zhì)量千差萬別，必須嚴格控制它的質(zhì)量關，軟磁盤的質(zhì)量好壞直接決定檔案的有效保存壽命，質(zhì)量較高的軟磁盤可以有效保存檔案近十年，而質(zhì)量較低的軟磁盤甚至連一年保存時間都不到，所以在使用電子文件保存檔案時一定要選好軟磁盤。

保存軟磁盤時，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,因為潮濕會使光盤片基霉變,所以環(huán)境空氣相對濕度應該控制在40%～65%,溫度應該控制在14～24℃。

三、結束語

綜上所述，檔案管理工作關系到社會民生，必須認真加以對待，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。檔案管理工作的標準化、規(guī)范化可以不斷地提升一個單位或部門的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以使檔案事業(yè)保持可持續(xù)發(fā)展，為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。

[1]盧杰.關于檔案信息資源開發(fā)與利用的若干認識[J].蘭臺內(nèi)外,2002(3).

[2]王德欣.檔案信息資源開發(fā)利用的新思考[J].檔案與建設(理論業(yè)務版),2006(1).