文/保定市第二醫(yī)院 趙鵬；保定市中醫(yī)院 孫川

管理現(xiàn)代化是發(fā)展的必然趨勢，是科技發(fā)展到一定階段的必須結(jié)果。檔案管理必須早日現(xiàn)代化，與信息社會發(fā)展同步，從根本上實現(xiàn)檔案管理的社會主義現(xiàn)代化發(fā)展。

一、檔案管理中的問題

第一，檔案管理制度化問題。自二十世紀中業(yè)以來，檔案管理作為公共管理中一種常規(guī)性的工具對我國的國家安全、信用建設(shè)、干部管理等諸多方面作出了創(chuàng)造性的貢獻。隨著社會主義現(xiàn)代化進程不斷的加快，市場經(jīng)濟不斷縱深發(fā)展，傳統(tǒng)檔案制度無論是從身份還是體制上都顯露出很多弊端。死檔棄檔、人質(zhì)檔案、虛假檔案、檔案克隆等現(xiàn)象日趨突顯，而二元化體制所形成的人才壁壘、制度交易、單位封閉、身份阻隔等負作用日益顯現(xiàn)，在有些人心目中，這種檔案事實上已變成了食之無味棄之可惜的“雞肋”，處境相當(dāng)尷尬。

第二，檔案立卷不規(guī)范，卷宗質(zhì)量較低。檔案卷宗內(nèi)容前后填寫不一。有些檔案卷宗的前半部分寫的是一個方面的內(nèi)容，而檔案卷宗的后半部分則是另外一個方面的內(nèi)容，二者之間沒有太大的聯(lián)系。二是案卷紙張的規(guī)格不一。由于紙張規(guī)格不一，導(dǎo)致部分表格在印制時超出了裝訂線，給歸檔工作制造了很多麻煩。三是檔案材料歸類混亂。普遍存有的現(xiàn)象是該歸檔的散材料沒有及時歸檔，而有些不該歸檔的卻歸了檔。很多材料像表彰和處分類似的材料比較容易散失，還有一部分沒有加蓋人事部門的印章。

第三，在檔案管理的實際操作中，技術(shù)滯后，效率太低。在檔案的整理過程中，某些單位大部分靠人手工操作，費力費時，效率低，沒有運用電子信息化管理人事檔案，不適應(yīng)行業(yè)的科學(xué)現(xiàn)代化管理水平。我們的工作思路、視野容易受到封閉的管理工作和陳述的管理方法的束縛。要在思想上轉(zhuǎn)變，必需弘揚開拓創(chuàng)新精神，為檔案工作創(chuàng)新營造良好的氛圍。認真吸取檔案管理工作中好的經(jīng)驗，掌握檔案工作的規(guī)律和特點，用新思路解決新問題。

二、實現(xiàn)檔案有效管理的策略

基于以上對當(dāng)前檔案管理中存在的問題及其成因分析，筆者認為可從以下幾個方面著手應(yīng)對:

（一）必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，增強現(xiàn)代化意識

現(xiàn)代化檔案管理必須要求有現(xiàn)代化的管理觀念。檔案管理的主要內(nèi)容是要有現(xiàn)代化的管理思想。假如檔案工作者不具備現(xiàn)代化思想意識，就會直接影響管理檔案的現(xiàn)代化進度。沒有現(xiàn)代化檔案管理思想，即便是有先進的檔案管理和保護設(shè)施，也不能被稱作現(xiàn)代化的檔案管理。在實現(xiàn)這種現(xiàn)代化管理的進程中，相關(guān)檔案工作者一定要樹立科學(xué)管理的思想觀念，并建立起與時俱進的檔案管理意識，徹底轉(zhuǎn)變重管理輕利用和封閉保守等觀念，將傳統(tǒng)被動式服務(wù)的檔案管理轉(zhuǎn)變成主動式服務(wù)管理，由封閉式服務(wù)模式轉(zhuǎn)化成開放式服務(wù)模式，更好的使檔案工作適合社會主義現(xiàn)代化經(jīng)濟的發(fā)展。

（二）建設(shè)好硬件設(shè)施，具備現(xiàn)代化的技術(shù)和裝備

在檔案管理中，要充分運用現(xiàn)代科技，及時配備科技現(xiàn)代化所必須的計算機、光盤記錄機和互聯(lián)網(wǎng)等辦公設(shè)備，開發(fā)新的檔案管理軟件，加快管理檔案的現(xiàn)代化進程。這就要求政府增加財政支持的力度，相關(guān)檔案部門也應(yīng)大大提高工作水平，得到更多的財政支持；與此同時，相關(guān)檔案部門應(yīng)利用自身存有的檔案資源，從各個方面挖掘潛力，開發(fā)出種類多樣的檔案信息來適應(yīng)社會的需求，把檔案的內(nèi)在價值變成經(jīng)濟效益。

三、加大開發(fā)檔案資源的力度

首先，要想迅速的獲取檔案信息，必須要憑借現(xiàn)代化科技手段?；跈n案信息量的不斷增加，再加上電子載體的大量涌現(xiàn)，檔案工作必須應(yīng)用計算機及多媒體技術(shù)，打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的信息儲存方式，對檔案信息進行文圖聲同時儲存，實現(xiàn)現(xiàn)代化多層次、全方位的檔案管理。要快速了解檔案信息，就必須要選擇統(tǒng)一標(biāo)準的軟件，軟件要首先具備先進性，與此同時，還要符合我國的國情，使檔案的管理達到現(xiàn)代化水平。

其次，在檔案的收集和管理中要介入電子文獻。電子文獻具有很多特性，比如信息共享、動態(tài)文件特征、載體穩(wěn)定、不可識別性、依賴性、形式多樣性等，再加上壽命短，體積小的特點，所以應(yīng)盡快建立電子化信息管理系統(tǒng)，自其產(chǎn)生便對有關(guān)業(yè)務(wù)進行監(jiān)督，從而來確保擁有持久性的信息。

四、結(jié)語

檔案資源的合理的開發(fā)和利用，關(guān)系到整個檔案系統(tǒng)的現(xiàn)代化發(fā)展進程，因此必須利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來管理檔案。使檔案管理系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，培養(yǎng)出更多的新型檔案管理人才，能夠更好的為社會主義建設(shè)服務(wù)。

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