文/福建社會(huì)科學(xué)院 楊登超

隨著社會(huì)的進(jìn)步和社會(huì)民主化程度的提高，檔案尤其是密級(jí)檔案解密后逐步向社會(huì)開放，這是社會(huì)所需、人民所求。筆者認(rèn)為，當(dāng)前各級(jí)檔案館（室）管理和開放檔案難度最大的，就是對(duì)密級(jí)檔案的管理。這也是新時(shí)期、新階段檔案部門和檔案管理人員需要重點(diǎn)把握的重要問題。因此，各級(jí)檔案部門應(yīng)針對(duì)社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，采取有力措施加強(qiáng)對(duì)密級(jí)檔案的管理，認(rèn)真做好解密檔案向社會(huì)開放工作。

一、密級(jí)檔案的管理

密級(jí)檔案關(guān)系到黨和國(guó)家的安全。加強(qiáng)密級(jí)檔案的管理，是檔案保密工作的重點(diǎn)。因此，檔案管理人員一定要從政治高度和維護(hù)國(guó)家安全角度，下大力加強(qiáng)密級(jí)檔案的管理。

一是密級(jí)檔案要單獨(dú)保管。密級(jí)檔案要單獨(dú)存放在鐵皮柜或保險(xiǎn)柜內(nèi)，實(shí)行專人專柜保管；檔案庫(kù)房要加裝監(jiān)控、報(bào)警裝置，確實(shí)從保管設(shè)施設(shè)備上到達(dá)規(guī)定要求，確保密級(jí)檔案的安全。二是加強(qiáng)密級(jí)檔案的日常管理。密級(jí)檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定的程序辦理，并進(jìn)行登記，借閱者要履行簽字手續(xù)。密級(jí)檔案借閱完畢應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因，采取措施補(bǔ)救。三是做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下密級(jí)檔案和非開放性檔案的保密管理。要對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下普通密級(jí)檔案和非開放性檔案設(shè)置安全密碼，并根據(jù)其性質(zhì)界定和不同密級(jí)檔案的查閱人員范圍，設(shè)置不同的密碼和訪問權(quán)限。普通密級(jí)的檔案密碼可提供給有查閱權(quán)限的人員，機(jī)密級(jí)的檔案在未解密前，一般不在網(wǎng)上發(fā)布或只在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)上采取加密措施，并按查詢權(quán)限實(shí)施訪問。四是提高檔案管理人員的政治素質(zhì)。檔案管理人員知密早、知密多、知密深，他們對(duì)保守黨和國(guó)家機(jī)密負(fù)有重要責(zé)任。檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國(guó)家秘密，如果保密之弦稍有松懈就會(huì)發(fā)生泄密問題。因此，檔案管理人員必須政治可靠，思想品德優(yōu)良，有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)。無論在什么場(chǎng)合，檔案管理人員都要做到守口如瓶，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

二、密級(jí)檔案保管期限與保密期限的區(qū)分

確定檔案的保管期限，要正確分析和鑒別檔案的現(xiàn)實(shí)和歷史作用。從本單位工作需要以及積累國(guó)家歷史文化財(cái)富需要考慮，應(yīng)全面判定檔案的保存價(jià)值和保管期限。

保密期限是指某個(gè)秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國(guó)家保密法律法規(guī)保護(hù)的時(shí)限。其確定要根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)如被泄露，將對(duì)國(guó)家安全和利益造成危害的程度來確定?！秶?guó)家秘密保密期限規(guī)定》中規(guī)定:除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年。保密期限在一年以上的以年計(jì)，一年以內(nèi)的以月計(jì)。這里所說的“特殊規(guī)定”，是指確定保密期限的機(jī)關(guān)、單位，可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長(zhǎng)期”。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)做出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施，不得擅自決定解密。

三、檔案密級(jí)情況的變化

檔案在保管過程中，其密級(jí)是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹落實(shí)情況的變化而變化的，其基本變化是升密、降密、解密。在這些變化中升密是極少數(shù)的，也是暫時(shí)的，而大多數(shù)密級(jí)檔案趨勢(shì)是降密，直至解密。其變化原因有三:一是保密范圍的變化。如原來定密為縣團(tuán)級(jí)可閱的文件，一段時(shí)間解密后普通百姓也可閱看，保密范圍發(fā)生變化；二是密級(jí)文件作用的變化。如原來密級(jí)文件的指導(dǎo)作用與當(dāng)前工作已不相適應(yīng)，立檔單位已經(jīng)廢除了此文件，其密級(jí)自然消除；三是保密時(shí)限的變化。密級(jí)文件分別超過30、20、10年，且不會(huì)對(duì)國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等方面造成影響，這樣的文件時(shí)限屆滿就應(yīng)向社會(huì)開放。綜上所述，掌握密級(jí)檔案解密、向社會(huì)開放的問題比較復(fù)雜，把握上有一定難度。因此應(yīng)依據(jù)檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)防定密偏高或偏低，密期偏長(zhǎng)或偏短的現(xiàn)象，以利于檔案開放等工作的實(shí)施。

四、做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作

檔案密級(jí)調(diào)整，是加強(qiáng)密級(jí)檔案管理、實(shí)施檔案向社會(huì)開放的重要步驟。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地做好這項(xiàng)工作。

1.要貫徹落實(shí)《保密法》和《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》精神，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)解決好兩個(gè)問題:一是嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾；二是主動(dòng)接受保密部門對(duì)檔案解密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，共同做好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些應(yīng)限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，從而為進(jìn)一步做好密級(jí)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

2.做好檔案的審查工作。檔案審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。這項(xiàng)工作應(yīng)分三步進(jìn)行:一是初審。檔案館（室）工作人員根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行重點(diǎn)審查，初步判定開放與控制使用的范圍；二是中審。由具有較高政策水平的檔案管理人員，對(duì)初審中未能判定開放與控制使用的部分檔案，再次進(jìn)行篩選、取舍；三是終審。由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案鑒定人員根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終確定檔案的開放與否。

3.做好檔案的解密工作。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案管理人員根據(jù)不同的密級(jí)，采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。如前所述，檔案的密級(jí)是動(dòng)態(tài)而變化的，因此密級(jí)檔案一般不能按原有的密級(jí)文件進(jìn)行管理，而應(yīng)根據(jù)其解密劃控的現(xiàn)狀、要求進(jìn)行管理。向社會(huì)開放的檔案，必須是達(dá)到或超過保密時(shí)限的檔案。要開放檔案必須先進(jìn)行劃控解密，把未解密的檔案列入控制使用范圍。過去許多檔案館對(duì)其所保管的密級(jí)檔案沒有定期解密，從而影響了檔案的開放利用。對(duì)密級(jí)檔案進(jìn)行解密，應(yīng)當(dāng)遵循保密法的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行?！吨腥A人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》第16條規(guī)定:“國(guó)家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密。”也就是說，解密一般由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)、單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)進(jìn)行解密。

4.做好檔案開放前的準(zhǔn)備工作。一是提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。對(duì)開放檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)；二是建立健全檔案號(hào)，使檔案號(hào)適應(yīng)開放后檢索與管理的要求；三是編制檢索工具。包括:基礎(chǔ)性檢索工具（如《開放檔案目錄》）、骨干性檢索工具（如《開放檔案卡片目錄》）、文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具（如《開放檔案全宗介紹》）等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主、基礎(chǔ)性檢索工具和敘述性檢索工具為輔的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化，以方便受眾檢索和查詢。