文/韶鋼設計院 黃麗芬

科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍?、生產(chǎn)活動的科技文件材料，它作為重要地、直接地記錄了企業(yè)發(fā)展過程的一種形式?，F(xiàn)代企業(yè)的科技檔案工作不僅僅是管好檔案，更重要地是站在企業(yè)生產(chǎn)需要的角度上，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造件，帶來效益。

我設計院是集團公司的二級單位，存放著從66年建廠開始到現(xiàn)在的大量的基建技改檔案。歷年來設計人員充分利用我院現(xiàn)存有的的技術(shù)檔案，將科技檔案轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，提高企業(yè)的生產(chǎn)能力，促使企業(yè)技術(shù)進步、科技創(chuàng)新，在精心設計、節(jié)能環(huán)保合理優(yōu)化設計方面為企業(yè)帶來了經(jīng)濟效益和社會效益。結(jié)合本公司實際情況，筆者在這里談一些粗淺的認識。

一、夯實業(yè)務基礎(chǔ)工作，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造先決條件

在科技管理體制健全的情況下，設計業(yè)務部門在一項科技活動結(jié)束或告一段落之后，應按歸檔制度對科技文件材料進行篩選和系統(tǒng)整理，各科技檔案部門歸檔。將檔案管理標準和實施細則，有效地納入有關(guān)部門和人員的職責范圍，實行經(jīng)濟責任制考核；檔案工作人員要參與單位各業(yè)務部門的在生產(chǎn)經(jīng)營活動，掌握各設計專業(yè)部門在設計中所形成的文件材料、圖紙等具有保存價值的原始資料，進行前期工作的介入，以做到心中有數(shù)，確保歸檔案卷的質(zhì)量。

（一）整理工作

整理工作是科技檔案提供利用的基礎(chǔ)和前提條件?？萍紮n案只有經(jīng)過科學整理，實現(xiàn)系統(tǒng)化和條理化，科技檔案是否經(jīng)過整理，整理得是否科學，將直接影響對它的利用?？萍紮n案經(jīng)過科學整理，就能夠保持它內(nèi)部相互之間的有機聯(lián)系。實現(xiàn)系統(tǒng)化和條理化，才能夠保持它內(nèi)部相互之間的有機聯(lián)系。

（二）編目工作

編目是固定科技檔案的分類、排列順序和位置，以便于統(tǒng)計、查找、利用。主要包括科技檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄，是將科技檔案按一定的形式進行保管，以便檢索，及時為企業(yè)的各項科技、生產(chǎn)活動提供利用。

（三）科技檔案鑒定銷毀工作

科技檔案鑒定銷毀工作是科技檔案基礎(chǔ)工作的必要環(huán)節(jié)，科技檔案鑒定銷毀要重視效益原則，檔案鑒定不是為了銷毀檔案和壓縮庫存，而是為了優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)。近期我院就進行了一批鑒定的檔案銷毀工作，根據(jù)使用單位的實際情況對一些淘汰落后設備廠房已拆除的圖紙進行鑒定銷毀工作，對需銷毀的檔案并做好光盤刻錄工作，實行電子文檔保存，減少庫存，實行檔案有效利用和科學管理。

二、充分發(fā)揮科技檔案的功能，為企業(yè)發(fā)展帶來效益

科技檔案具有知識儲備功能、依據(jù)憑證功能、管理功能和認識功能。它是企業(yè)的資產(chǎn)，是一種潛在的生產(chǎn)力?？萍紮n案管理工作的最終目的是為了檔案的開發(fā)利用，讓檔案在被開發(fā)和利用的過程中最大限度地產(chǎn)生經(jīng)濟效益，增強企業(yè)競爭力，為企業(yè)發(fā)展提供有效依據(jù)。

（一）發(fā)揮科技檔案的知識儲備、依據(jù)憑證功能

為企業(yè)發(fā)展內(nèi)含擴大再生產(chǎn)服務。我公司在2001年一料廠改擴建工程的事例正生動地說明了科技檔案的儲備功能。在工程建設中，一設備基礎(chǔ)設計由于外委設計院設計的基礎(chǔ)過大投資過高，我院工程技術(shù)人員調(diào)研了檔案室保存的原設備的基礎(chǔ)資料原始圖紙和設計材料，對原有同類設備的基礎(chǔ)進行了分析論證對比，改善了原設計方案，僅此一項就為公司節(jié)約200多萬元建設費用?？萍既藛T依據(jù)科技檔案客觀憑證性的特點對企業(yè)進行優(yōu)化設計，以達到利潤最大效益化。

（二）發(fā)揮科技檔案的管理功能，為企業(yè)科技、生產(chǎn)的優(yōu)化管理服務

在企業(yè)的科技、生產(chǎn)活動中，有些項目完成了設計暫緩施工，凡這類工程資料就一定要保存完整，以科技檔案的形式儲備起來，待以后需要時再正式施工用。對于一企業(yè)來說，高質(zhì)量、豐富的科技檔案儲備，有利用于企業(yè)的發(fā)展。如果在科技、生產(chǎn)活動中不注意形成、積累科技檔案，也就失去了它的知識儲備功能。

（三）企業(yè)的技術(shù)人員利用科技檔案的管理功能，實現(xiàn)科學管理企業(yè)

科技檔案信息提供所提供的有關(guān)數(shù)據(jù)，有助于企業(yè)決策者對情況進行分析、判斷，對企業(yè)的科技、生產(chǎn)活動進行有效地監(jiān)督和控制，實現(xiàn)科技、生產(chǎn)活動的優(yōu)化管理。

（四）企業(yè)領(lǐng)導通過來自檔案庫存科技檔案大量可靠客觀的數(shù)據(jù)進行判斷，為企業(yè)管理作出決策

比如:我公司以周邊的農(nóng)村的邊界問題的糾紛，工農(nóng)渠水源利用及松山技術(shù)學院南華寺地界爭議問題、焦化廠曲江化工廠的用地問題、韶鋼二水源的用地、我公司有關(guān)人員查閱大量我設計院存有的歷史檔案進行論證，及時解決了有關(guān)的糾紛問題為保護我公司的利益提供了可靠的依據(jù)，為現(xiàn)場的管理提供服務。

（五）科技檔案之所以具有認識功能，是因為它記載和存儲了前人或他人的科技成果、工作經(jīng)驗和其它有關(guān)的科技信息

科技活動具有繼承性特點，任何一項科技活動都需要吸取和借鑒已有的科技成果?？萍紮n案不僅僅為工程技術(shù)人員提供了前人或他人的設計理念和設計依據(jù)而且提供了有關(guān)的技術(shù)數(shù)據(jù)和圖形結(jié)構(gòu)。如南韶韶鋼新建PC棒線工程，就是通過利用現(xiàn)原有的五軋老廠房進行改造的，設計人員通過查閱了大量的圖紙資料論證，減少了廠房的投資資金350多萬元，縮短了建設周期，為工程的早日完工和投產(chǎn)，取得了顯著的經(jīng)濟效益和社會效益。

總之，?韶鋼的發(fā)展和建設與充分發(fā)揮科技檔案的作用有著密切的關(guān)系。因此，在今后的檔案工作中，我們必須樹立為企業(yè)爭取經(jīng)濟效益的觀念，重視利用，想企業(yè)所想，急企業(yè)所急，供企業(yè)所需，為促進設計合理化，節(jié)約企業(yè)建設成本，多創(chuàng)經(jīng)濟效益服務。