文/泉州市鯉城區(qū)人大常委會人民接待室 黃煌輝

民營企業(yè)的發(fā)展對我國的經(jīng)濟和社會發(fā)展做出了重大的歷史性貢獻，民營企業(yè)已經(jīng)成為福建省泉州市最大的特色和品牌，對泉州的現(xiàn)代化建設具有重要的支柱和推動作用。經(jīng)過 30多年的發(fā)展，泉州民營產(chǎn)業(yè)從小到大，已經(jīng)形成三個產(chǎn)值超億元，兩個產(chǎn)值超500億元的產(chǎn)業(yè)集群。泉州經(jīng)營業(yè)績突出的民營企業(yè)從企業(yè)制度、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、經(jīng)營模式，均已建立起比較科學合理的管理機制，不但經(jīng)營管理好，而且對民營企業(yè)檔案工作認識比較深刻，員工參與并接受檔案意識教育，使檔案工作助力于民營企業(yè)的發(fā)展。為此，民營企業(yè)要實現(xiàn)超越式發(fā)展，員工的檔案意識教育顯得尤為重要。

一、民營企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀

（一）企業(yè)檔案意識薄弱

檔案意識是人們對于檔案的行政、地位和作用的認識。民營企業(yè)經(jīng)營者是否重視本企業(yè)的檔案工作，實行集中統(tǒng)一管理檔案的機制，對檔案信息資源進行有效管理和開發(fā)，實現(xiàn)檔案工作為民營企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務，形成自己的核心競爭力，都與民營企業(yè)的檔案意識有著密切的關系。民營企業(yè)的經(jīng)營以追求利潤最大化為目的，企業(yè)忙于在市場中求生存、求發(fā)展，根本無暇顧及管理層次上的檔案工作，往往考慮如何取得短期經(jīng)濟利益，而忽視企業(yè)管理工作之一的檔案資料如何開發(fā)利用，來獲取企業(yè)長期的發(fā)展。多數(shù)的民營企業(yè)經(jīng)營者認為:“檔案資料整理、歸檔、集中統(tǒng)一管理浪費時間與人力資源，還是放在自己手上最保險”。尤其是一些生產(chǎn)規(guī)模較小的民營企業(yè)，具有參考和保存價值的檔案資料，無人管理，普遍存在自生自滅的現(xiàn)象。民營企業(yè)在法律事務糾紛、工商登記、企業(yè)上市缺乏依據(jù)性的檔案資料，就會體會到“檔到用時方恨少，是非經(jīng)過不知難”。由于民營企業(yè)檔案人員素質(zhì)不高，專業(yè)意識不強，對為什么要保管檔案，本企業(yè)核心檔案資源是哪些，企業(yè)檔案工作如何發(fā)揮作用等等均無明確概念。因而，企業(yè)檔案室只能起到文件倉庫的作用，企業(yè)檔案工作極其意義根本得不到有效的展現(xiàn)。

（二）企業(yè)建檔工作薄弱

民營企業(yè)普遍認識到檔案的重要性，但在對待建檔工作的意識上又有不同的表現(xiàn)。

一是檔案工作隨意性大。企業(yè)建立之初，首先，企業(yè)經(jīng)營者不了解檔案與檔案工作兩者之間的關系，在企業(yè)的經(jīng)營活動中，沒有將檔案工作納入議事日程，組建檔案工作網(wǎng)絡，致使本企業(yè)的檔案工作無章可循。其次，由于沒有合適的檔案管理人選，兼職人員缺少檔案管理的專業(yè)知識等諸多因素，致使企業(yè)的大批積壓文件資料，無法開展正常的檔案收集、歸檔工作。

二是檔案工作粗放型。不少民營企業(yè)在經(jīng)營管理過程中越來越意識到企業(yè)檔案對企業(yè)發(fā)展的重要性，也想把民營企業(yè)檔案管理好。但是，在缺少檔案專業(yè)人員的業(yè)務指導情況下，沒有檔案管理規(guī)范與標準可參照執(zhí)行，他們只能選擇按照自己想法的工作方式來管理檔案，例如，把自己認為重要的東西沒有分門別類的收藏，指定專人負責保管，需要時能提供利用即可的檔案管理模式。有些民營企業(yè)發(fā)展多年，企業(yè)管理上不了新的臺階，企業(yè)形成的技術創(chuàng)新和管理經(jīng)驗沒有記載、保存下來，不利于民營企業(yè)管理和技術創(chuàng)新，嚴重阻礙了民營企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、民營企業(yè)檔案意識教育的必要性

民營企業(yè)已成為我國社會主義市場經(jīng)濟的重要組成部分，作為民營企業(yè)基礎管理工作重要組成部份的檔案工作，卻未引起民營企業(yè)經(jīng)營者的充分重視，相當多數(shù)的民營企業(yè)單位還沒有認識到企業(yè)檔案在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、市場拓展、權益維護等各項活動中的重要作用，這與民營企業(yè)的發(fā)展水平很不相稱。隨著民營企業(yè)市場化運作的深入發(fā)展，民營企業(yè)面臨日益激烈的市場競爭，只有按照市場運行規(guī)律與現(xiàn)代企業(yè)制度接軌，有效合理地整合民營企業(yè)各種資源，才能形成自己的核心競爭力。因此，民營企業(yè)不管其規(guī)模大小，都要夯實企業(yè)管理，建立和完善企業(yè)檔案管理體系,增強自身的綜合競爭實力。

（一）民營企業(yè)二次創(chuàng)業(yè)，強化檔案工作的迫切性

民營企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模變化多、變數(shù)大，對檔案工作的認識和關注是現(xiàn)實而自主的，只有企業(yè)發(fā)展和規(guī)模有較大的發(fā)展，經(jīng)營上檔次，才有心思考慮檔案工作，把本企業(yè)的檔案工作擺在議事日程。泉州民營企業(yè)走過首輪30年黃金創(chuàng)業(yè)期，當前國內(nèi)外宏觀環(huán)境急劇變化，企業(yè)感到粗放的發(fā)展方式漸入窮途，首輪創(chuàng)業(yè)成功之后，如果我們的民營經(jīng)濟不能在量的積累中加快實現(xiàn)質(zhì)的提升，企業(yè)發(fā)展動力就會顯得不足，泉州與先進地區(qū)的差距就會越拉越遠。企業(yè)“二次創(chuàng)業(yè)”的關鍵是要提高企業(yè)產(chǎn)品的技術含量，向創(chuàng)意、創(chuàng)新、品牌和設計等要效益，這需要我們的民營企業(yè)家們更加重視管理，強化企業(yè)檔案工作。因為，企業(yè)檔案是企業(yè)成長的內(nèi)在生命基因，它與創(chuàng)新的結(jié)合，促使企業(yè)發(fā)展，通過企業(yè)檔案工作提升產(chǎn)品質(zhì)量、提升品牌，進而提升民營企業(yè)的整體實力。

（二）企業(yè)檔案意識教育是民營企業(yè)檔案工作的基礎

由于民營企業(yè)成分復雜，類型繁多，因此，其檔案管理模式不應再是單一經(jīng)濟體制形式下千篇一律的集中管理模式，而應是多元性的特點。在民營企業(yè)員工之間廣泛地進行企業(yè)檔案意識，是強化民營企業(yè)檔案工作不可或缺的一項基礎工作。只有進行檔案意識教育，才能使員工對民營企業(yè)的檔案和檔案工作有所了解，培養(yǎng)員工對企業(yè)檔案積極的價值取向和認同感，具有檔案收集、保管檔案信息的自覺性。同時通過互相交流提高認識，使用大家重視檔案工作，建立健全民營企業(yè)的檔案工作網(wǎng)絡。

三、注重民營企業(yè)員工檔案意識的培養(yǎng)

檔案意識具有檔案構(gòu)成社會化的特點，現(xiàn)代檔案意識認為應從整個社會的角度來看待檔案的構(gòu)成，強調(diào)檔案的產(chǎn)生和形成是一種廣泛而普遍的社會現(xiàn)象，因而，構(gòu)成一個國家的檔案不僅是政府部門的檔案，還包括許多事業(yè)單位、社會團體、國營和民營企業(yè)、醫(yī)療、衛(wèi)生、教育等各種行業(yè)，使更多的人認識到了檔案的價值和作用。

（一）加強檔案普法教育，提高民營企業(yè)員工的檔案意識

通過立法來強化社會的檔案意識，是現(xiàn)代檔案意識的另一個特點。大力宣傳《檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)，一是提升民營企業(yè)經(jīng)營者檔案法律意識，使其明確建立檔案工作制度，維護檔案完整與安全，配備檔案管理軟硬設施，保障民營企業(yè)檔案工作順利開展的領導責任。二是培養(yǎng)管理人員和專業(yè)技術人員的歸檔意識，明確其擔負文件材料及時歸檔的責任。三是在民營企業(yè)貫徹有法可依、有法必依的檔案法律責任，提高廣大民營企業(yè)員工的檔案法律素質(zhì)。

（二）樹立企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源觀意識

首先，民營企業(yè)檔案包含著大量的企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營，產(chǎn)品開發(fā)等工作中知識的積累，是企業(yè)資產(chǎn)的一個重要組成部分。其次，民營企業(yè)檔案信息資源的重心是與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品研制、技術創(chuàng)新等活動密切相關的檔案信息，如文秘、人力資源、財務、成本、供應、生產(chǎn)、設備、銷售、客戶關系、商標、專利等各種檔案資料，它是企業(yè)內(nèi)生的最真實、最可靠、最權威的原生信息。企業(yè)以盈利為目的，實行獨立核算，因此，與企業(yè)獨立核算相關的所有數(shù)據(jù)信息收集與歸檔顯得尤為重要。民營企業(yè)，尤其是技術密集型企業(yè)，生存和發(fā)展的命脈是企業(yè)的知識產(chǎn)權檔案、商業(yè)秘密合同、科技創(chuàng)新資源，注重企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的安全保管與利用是民營企業(yè)員工應盡的職責。再次，建立起以民營企業(yè)主營業(yè)務檔案為核心的檔案管理體系，施行“統(tǒng)一領導，分級管理”原則，對民營企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理。行使企業(yè)檔案管理部門有效進行檔案信息資源整合的職責，建設信息共享檔案資源庫，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務。

（三）開展知識產(chǎn)權檔案意識教育，增強商業(yè)秘密的保護能力

民營企業(yè)檔案知識產(chǎn)權保護意識普遍薄弱，在企業(yè)發(fā)展過程中一直不注重知識產(chǎn)權的保護。泉州多數(shù)民營企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模的都是家族企業(yè)，管理機構(gòu)的隨意性導致企業(yè)不設立專門的知識產(chǎn)權管理機構(gòu)，許多企業(yè)沒有把知識產(chǎn)權檔案保護納入企業(yè)的整體管理體系，導致知識產(chǎn)權檔案資產(chǎn)非常容易流失。知識產(chǎn)權檔案的保護在技術密集型和知識密集型民營企業(yè)尤為重要，這些民營企業(yè)生產(chǎn)和管理要求科學技術知識較多，并能為各產(chǎn)業(yè)部門提供新材料、新能源、新工藝、新設備與新方法。要在涉及企業(yè)知識產(chǎn)權崗位工作的管理人員和技術人員開展保護知識產(chǎn)權檔案的教育，執(zhí)行有關知識產(chǎn)權檔案收集、歸檔職責。民營企業(yè)員工流動比較頻繁，檔案部門應及時掌握即將離開該企業(yè)，涉及知識產(chǎn)權機密的各類人員，留存手中檔案資料情況，及時追繳，避免因知識產(chǎn)權檔案的流失，影響企業(yè)生存與發(fā)展。

提升民營企業(yè)檔案意識水平的工作任重道遠，要緊緊圍繞民營企業(yè)的中心工作，積極做好規(guī)劃，形成長效宣傳教育和靈活教育相結(jié)合的機制。企業(yè)不僅亟須設立專門檔案管理機構(gòu)，明確檔案工作的分管領導，配備專兼職人員，將企業(yè)檔案管理制度化。同時，建立和完善企業(yè)檔案管理體系，全面提升民營企業(yè)檔案管理能力，推動民營企業(yè)轉(zhuǎn)變經(jīng)濟發(fā)展方式、實現(xiàn)民營企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

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