文/深圳市精檔科技有限公司 宋潤海

機關(guān)單位的專門檔案管理工作是對機關(guān)單位所有活動的記錄與整理,做好機關(guān)單位的檔案管理有十分重要的意義,對機關(guān)單位的穩(wěn)步健康發(fā)展起到促進的作用。為加強機關(guān)單位專門檔案規(guī)范化、標準化管理，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)，應(yīng)健全完善檔案裝訂、歸檔、保管、借閱等管理制度，制定專門檔案工作的目標管理責(zé)任制，促進專門檔案工作的規(guī)范化管理。檔案員要對收集的機關(guān)單位登記管理檔案進行認真整理，標注頁碼，標明日期，按照內(nèi)容的更新目錄，及時更換單位名稱，做到內(nèi)外一致，名副其實。對材料不齊全的和填寫不規(guī)范的、公章加蓋不全的機關(guān)單位材料，一律不得入檔，及時對材料進行查缺補漏，嚴格把好機關(guān)單位專門檔案管理的“入口關(guān)”。個別單位對專門檔案管理工作重視程度不夠，檔案意識薄弱。沒有對檔案管理工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，檔案室保管條件還比較差，達不到專門檔案管理的要求，創(chuàng)新管理的體制不到位。所以，必須對機關(guān)單位專門檔案實施科學(xué)化管理，以促進機關(guān)單位專門檔案管理的高效化。下面就談?wù)勛约簩C關(guān)專門檔案管理措施的膚淺看法。

一、專門檔案的內(nèi)涵

檔案是機關(guān)單位全部活動的真實記錄，它體現(xiàn)了本單位成長與發(fā)展的歷程，是寶貴的經(jīng)驗財富和重要的信息資源。檔案源于文件，文件是檔案的前身。一切檔案都是在文件使用完畢或辦理完畢后轉(zhuǎn)化而來的。專門檔案是人們通過創(chuàng)造性勞動有目的的選取并保存下來，以備查考的各種專門文件有機體系的總稱。專門檔案是為了實現(xiàn)機關(guān)單位的相關(guān)職能目標而形成和使用的，具有查考、利用價值并按照專門的管理辦法進行整理歸檔的各種載體形態(tài)的歷史記錄，各單位和公民個人都有保護專門檔案的義務(wù)。它主要包括機關(guān)單位專門檔案的接收和征集、整理與價值鑒定、保管和編目檢索、編輯和研究、利用服務(wù)、檔案統(tǒng)計等內(nèi)容。專門檔案的種類可劃分為文書檔案范疇專門檔案、科技檔案范疇專門檔案和特殊載體專門檔案三大類。①

（一）內(nèi)容單一，載體多樣

專門檔案具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性。專門檔案反映的內(nèi)容只是機關(guān)單位活動的某個方面內(nèi)容，而載體有紙質(zhì)檔案，錄音、錄像、拍攝形成的聲像檔案，還有計算機形成的光盤檔案等。為機關(guān)單位查考工作、研究問題、處理問題、總結(jié)經(jīng)驗、吸取教訓(xùn)提供了參考，為各項工作提供了準確的信息資源。②

（二）形式特殊，方法固定

專門檔案外觀沒有固定格式，以冊表、圖像為主，服務(wù)對象具有單一性。主要為機關(guān)某一項專業(yè)人員服務(wù)，如教學(xué)檔案主要為學(xué)校教師進行服務(wù)。由從事專業(yè)工作的檔案員歸檔，歸檔方法固定，記述和反映了機關(guān)各方面的工作情況，內(nèi)容比較豐富，門類眾多，為豐富館藏奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。

二、機關(guān)專門檔案管理工作存在的弊端

（一）檔案意識不強，不便查閱

個別機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，檔案意識不強，監(jiān)督力度不夠。檔案管理工作長期以來只重“收藏”輕“利用”，缺乏對專門檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益的廣泛宣傳。專門檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。機關(guān)專門檔案資源以紙質(zhì)檔案為主，附之與為數(shù)不多的聲像檔案等特殊載體的檔案，門類不多，結(jié)構(gòu)單一，珍貴實物檔案較少。紙質(zhì)專門檔案在查閱過程中必須要翻閱，特別是涉及到內(nèi)容檢索的時候就存在極大的不便性。

（二）管理制度欠缺，利用率低

個別機關(guān)單位專門檔案缺乏科學(xué)管理，導(dǎo)致部分歸檔文件材料不規(guī)范。在專門檔案文件編制過程中缺乏規(guī)范的檔案管理意識，沒有對專門檔案進行妥善保管，檔案資料堆放在檔案室的某個角落，使檔案資料嚴重毀壞和遺失。很多專門檔案收集、保管、借閱和保密等制度不健全，有的雖建立了管理制度，但卻流于形式，沒有認真執(zhí)行。專門檔案管理人員責(zé)任心不強，檔案資料收集不全，不及時整理文件資料，檔案借出不履行借閱手續(xù)，常常發(fā)生丟失現(xiàn)象，有私自涂改數(shù)據(jù)或文字成為自己有利的證據(jù)，嚴重損害了專門檔案的真實性和利用價值。對檔案資料進行收藏、整理、歸檔之后，就等待查閱者上門查閱，沒有最大限度的開發(fā)和利用專門檔案。因為材料存儲量大，檔案管理部門不能及時對已經(jīng)歸檔的專門檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，導(dǎo)致專門檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。

（三）硬件設(shè)施滯后，經(jīng)費不足

由于個別機關(guān)單位專門檔案硬件設(shè)施滯后,檔案柜五花八門不統(tǒng)一，原有的檔案柜不能滿足入庫檔案卷宗的存放,檔案管理相對滯后。經(jīng)費不足，許多機關(guān)單位沒有運用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理專門檔案，檔案的數(shù)字化加工力度不足，還采用手工收集和檢索，導(dǎo)致信息量小，專門檔案的收集、利用和開發(fā)較緩慢。檔案室建設(shè)不標準、不規(guī)范。對聲像檔案和實物檔案(如膠片、印章、錦旗等)缺乏足夠的重視。在專門檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱專門檔案信息仍采用手工查找。③

（四）業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，人才匱乏

檔案管理人員多數(shù)是“半路出家”，缺少專門檔案專業(yè)管理人才。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握專門檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、理論水平和文化程度等參差不齊，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識比較貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少?，F(xiàn)有檔案管理人員工作不安心，主動性和創(chuàng)新性不夠，不適合現(xiàn)代化的專門檔案管理的要求。缺乏檔案管理理論知識，缺乏學(xué)術(shù)、史料研究和計算機管理的基本能力，掌握信息技術(shù)的“復(fù)合型”人才不多。檔案人員只注重檔案資料的收集、整理和保管。提高管理人員工作的主動性，從根本上確保專門檔案材料準確完備、及時歸檔。

三、方法措施

（一）提高認識，掌握靈活性

強化領(lǐng)導(dǎo)干部的專門檔案管理意識，提高對專門檔案管理工作思想上的認識，明確檔案工作不是可有可無的，平時不起眼，關(guān)鍵時候很重要，要引起足夠的重視。健全完善專門檔案的裝訂、歸檔、保管和借閱等管理制度，開展庫藏專門檔案信息的二次、三次加工，形成專門檔案管理的各種專題資料，以滿足利用者從不同角度查找的需要。制定專門檔案工作目標管理責(zé)任制，促進檔案工作的規(guī)范化管理。

（二）加強管理，重視完整性

建立健全專門檔案的管理制度，努力做到專門檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。積極主動做好專門檔案的收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案，要加強和做好電子檔案管理，對收集的專門檔案材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的專門檔案資料拒之門外，維護專門檔案的真實性、可靠性、完整性。

（三）加大投入，強調(diào)實效性

加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力和物力。加大對專門檔案硬件設(shè)備的投入，配置和檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，從而使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。完善專門檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機、檔案密集架，建立專門檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。購置專門檔案柜和檔案盒，電子檔案存入電腦及有效介質(zhì)，確保完善機關(guān)單位專門檔案管理的硬件設(shè)備。制定好檔案信息化建設(shè)工作的規(guī)劃和實施方案，更有力地推進檔案工作的新發(fā)展。計算機和網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，為專門檔案歸檔提供了快捷的管理手段，減少了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了歸檔的質(zhì)量和檢索的速度。高質(zhì)量、豐富充足的信息資源是專門檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的核心。④

（四）認真培訓(xùn)，提高使用性

機關(guān)單位必須加強專門檔案管理隊伍的建設(shè),培養(yǎng)一批有豐富檔案專業(yè)知識,有熟練的計算機應(yīng)用能力的人來從事專門檔案管理。加強專門檔案管理人員的培訓(xùn)工作，加強檔案管理方面的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。檔案管理人員必須具有多元化知識結(jié)構(gòu)，掌握理論、文化和管理等有相關(guān)知識，特別是計算機和數(shù)學(xué)等知識，對專門檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接的作用。拓寬管理人員的知識面，努力學(xué)習(xí)檔案管理新技術(shù)，具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、目錄學(xué)、文書學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、檢索、編研、復(fù)制和修裱等專業(yè)知識與基本技能。只有通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高專門檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能充分發(fā)揮檔案計算機管理的優(yōu)勢。利用機關(guān)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)專門檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

總之，專門檔案管理工作是一項艱巨的任務(wù)，需要管理人員不斷探索，遵循專門檔案管理的特點，及時收集、整理、保管和利用檔案材料，為豐富專門檔案館藏奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。通過專門檔案管理的服務(wù)化、多樣化和現(xiàn)代化，來滿足檔案管理全方位的需求，更大限度地提高社會效益和經(jīng)濟效益。

注釋:

①韓曉梅.淺談機關(guān)檔案管理工作[J].上海檔案,2010(10):19-20.

②張小玲.機關(guān)檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題及對策[J].山西檔案,2011(S1):33-34.

③江鳳金.專門檔案規(guī)范化管理之我見[J].蘭臺世界.2004(07):35.

④姚軍.關(guān)于專門檔案的思考和理解[J].檔案與建設(shè),2003(04):16-18.