孫穎

【摘 要】跟隨市場經(jīng)濟(jì)日益蓬勃的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)管理信息化逐步建立，財務(wù)管理作為企業(yè)的一個重要部分，施工企業(yè)財務(wù)管理的檔案管理工作顯得尤其重要，與企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、發(fā)展、施工質(zhì)量直接掛鉤，聯(lián)系緊密。作為企業(yè)內(nèi)外信息的交流的渠道，企業(yè)檔案工作的現(xiàn)代化管理發(fā)揮著功不可沒的作用，在施工單位財務(wù)管理方面，體現(xiàn)得更是淋漓盡致?，F(xiàn)代發(fā)展日新月異，知識化、信息化、數(shù)字化成為新的時代特征，檔案管理工作勢必也緊隨科技的進(jìn)步采取現(xiàn)代管理的模式，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理面臨著前所未有的改革，從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化編程檔案轉(zhuǎn)變，從人工檔案為主向自動檔案上交為主轉(zhuǎn)變、從單一企業(yè)部門檔案管理向跨部門、跨企業(yè)、跨專業(yè)、跨地域、跨領(lǐng)域檔案管理轉(zhuǎn)變。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；現(xiàn)代化管理；施工企業(yè)

1.加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)用的背景和現(xiàn)狀

1.1目前，德惠市經(jīng)濟(jì)局為了實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)與企業(yè)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變，帶動地區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，努力優(yōu)化經(jīng)濟(jì)建設(shè)的結(jié)構(gòu)，高度重視施工企業(yè)的檔案管理工作的現(xiàn)代化，大力推進(jìn)企業(yè)財務(wù)管理方面的檔案管理信息化。

1.2但目前企業(yè)檔案管理工作還依然存在一些問題，沒有及時解決。

（1）當(dāng)下仍然存在大量紙質(zhì)檔案未實現(xiàn)數(shù)字化。

（2）各個部門之間系統(tǒng)互不相連、缺乏溝通、信息孤島較為嚴(yán)重，無法形成統(tǒng)一的聯(lián)通的檔案信息資源庫，主要有以下原因。

1）部分部門掌握核心數(shù)據(jù)，存在一定的商業(yè)機(jī)密，由于公司要求和部門的核心競爭力，必須使數(shù)據(jù)處于保密狀態(tài)。

2）部門缺乏錄入數(shù)據(jù)的分工，數(shù)據(jù)無法及時上傳。

（3）各個部門檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊，低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象十分嚴(yán)重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無法確保文檔的真實性、可靠性、精確性與完整性。

（4）軟件管理系統(tǒng)的自動化、智能化程度不夠高，導(dǎo)致用戶查詢檔案信息的效率較低。

（5）靈活性不足，不能適應(yīng)機(jī)構(gòu)調(diào)整對檔案管理的要求。

因此，目前迫切需要通過深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。

2.檔案管理現(xiàn)代化平臺應(yīng)用的目標(biāo)

（1）傳統(tǒng)的企業(yè)財務(wù)管理一般是以事后管理為主的，這不能跟上現(xiàn)代化企業(yè)管理的步伐，財務(wù)管理工作應(yīng)該是由事后監(jiān)督轉(zhuǎn)變成事先預(yù)算的控制。市場的需要不僅僅是傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)編制的分類會計報表、合同等資料，目前企業(yè)的目標(biāo)是達(dá)到一定規(guī)模以上的全面數(shù)字化管理，優(yōu)化系統(tǒng)，提高檔案管理的效率。

（2）財務(wù)管理方面的檔案工作現(xiàn)代化是企業(yè)管理體系的重要環(huán)節(jié)，可以在現(xiàn)代企業(yè)制度中得以證實，企業(yè)方方面面的管理都可以通過經(jīng)濟(jì)核算來挖掘薄弱環(huán)節(jié)，適時調(diào)整運(yùn)行方案，及時查漏補(bǔ)缺。

3.檔案管理現(xiàn)代化平臺應(yīng)用的操作步驟

檔案管理現(xiàn)代化管理包括三個方面

（1）把現(xiàn)代化的技術(shù)和手段用于檔案管理中，在現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中，由于科技水平飛速發(fā)展，如何高效利用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理，對于施工企業(yè)，是一個巨大的挑戰(zhàn)。

（2）檔案管理人員掌握現(xiàn)代科學(xué)知識，這點(diǎn)不僅需要檔案管理人員不斷進(jìn)取學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理的知識，而且需要施工企業(yè)在經(jīng)費(fèi)運(yùn)算上給予管理人員相應(yīng)的支持。

（3）建立起信息化和高效的檔案管理制度，具體操作包括以下三個方面：

1）規(guī)范系統(tǒng)模型。系統(tǒng)包括導(dǎo)入文件、管理文件、常用財務(wù)公式計算、智能分析公司企業(yè)運(yùn)行狀況、定時郵件等功能。只有規(guī)范系統(tǒng)模型，企業(yè)才能實現(xiàn)財務(wù)方面的檔案現(xiàn)代化管理，才能實現(xiàn)信息咨詢的零阻力交流，才能達(dá)成節(jié)能提效的最終目的。

2）嵌入記錄功能。每個部門都使用同一的規(guī)范系統(tǒng)模型，各自的責(zé)任劃分容易模糊，這需要嵌入記錄功能，避免部門為了一時的安逸，推卸自身的責(zé)任，規(guī)避導(dǎo)致的意外風(fēng)險，提醒企業(yè)的公司職員，持認(rèn)真謹(jǐn)慎的態(tài)度使用該系統(tǒng)。

3）運(yùn)用會計的電算化。電算化節(jié)約了很多會計人員手工的勞動成本，還能隨時隨地迅速提供相關(guān)的財務(wù)管理信息，正可謂一舉兩得。財務(wù)人員節(jié)省出來的時間和精力可以用來了解企業(yè)需求和發(fā)布企業(yè)市場的動態(tài)咨詢，提升自我職業(yè)修養(yǎng)與技能。

4.檔案管理現(xiàn)代化平臺應(yīng)用的效果反饋

（1）檔案工作的現(xiàn)代化管理落實后，企業(yè)員工僅需在電腦上輸入ID號登陸后，點(diǎn)擊相應(yīng)的欄目，各種檔案資料就能在電腦屏幕上出現(xiàn)。企業(yè)員工可以快速高效地進(jìn)行數(shù)據(jù)查閱，復(fù)制打印，收集資料等操作。檔案管理實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)一體化管理，該系統(tǒng)的功能，收集、歸納、管理、分類到查閱、分析、刪除等一應(yīng)俱全，輕點(diǎn)鼠標(biāo)，按動鍵盤，就可在新興的互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)。

（2）這不僅方便了廣大的用戶，而且大大地提高了辦公效率，盡可能地縮減了人工成本，實現(xiàn)了管理的科技化、服務(wù)人性化、查找便捷化，從根本上改變了人們管理的初始模式。

5.總結(jié)

檔案工作的現(xiàn)代化管理，代表著現(xiàn)代企業(yè)管理規(guī)范化、信息化的發(fā)展方向，財務(wù)管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，必然要加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化。所以一定要做好財務(wù)檔案工作管理這項工作，才能完全挖掘檔案管理的強(qiáng)大功能，更好地深化財務(wù)信息化工作。同時，檔案現(xiàn)代化管理有容易受電腦病毒入侵的不足之處，企業(yè)要加強(qiáng)防范管理，但財務(wù)信息化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)甚為突出：載體多元化、利用效率高、信息量巨大等，所以檔案管理現(xiàn)代化是一種不可逆的趨勢。 [科]

【參考文獻(xiàn)】

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