歐陽玉

【摘 要】自21世紀(jì)以來，人類社會已經(jīng)步入到了一個(gè)信息化時(shí)代，電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等應(yīng)用的十分的廣泛，這也為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。目前信息化技術(shù)已經(jīng)被人們應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)當(dāng)中，尤其是在檔案管理工作中應(yīng)用的更加廣泛。本文通過對檔案信息化技術(shù)的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行簡要的介紹，討論了檔案管理信息的發(fā)展趨勢，以供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢

目前在我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，檔案管理工作在其中有著十分重要的作用，它對企業(yè)重要的檔案信息進(jìn)行了相關(guān)的控制管理。但是隨著檔案信息量的不斷增大，傳統(tǒng)的檔案管理工作也無法滿足企業(yè)單位檔案管理的需求。因此為了提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量，增強(qiáng)檔案信息的安全管理工作，我們就對其檔案管理的方法進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)和完善，并且將信息化技術(shù)應(yīng)用到其中，從而使其檔案管理信息化技術(shù)得到了有效的發(fā)展。

1.檔案信息化概述

近年來，信息技術(shù)已經(jīng)被人們廣泛的應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)當(dāng)中，這不僅有效的促進(jìn)了社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，還提高了人們的工作效率。其中檔案作為人類社會發(fā)展過程中重要的組成部分，對其進(jìn)行相應(yīng)的控制管理，可以讓人們對相關(guān)的生產(chǎn)、工作的信息資料進(jìn)行掌握，從而有利于人類社會的發(fā)展。目前，人們也已經(jīng)將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，進(jìn)而使其檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到了進(jìn)一步的提高。

1.1檔案

所謂的檔案是指我國機(jī)關(guān)、社會組織以及企業(yè)法人在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事以及宗教活動中，所直接形成有保存價(jià)值的信息資料?？梢姍n案的本質(zhì)就是在社會發(fā)展過程中，人們對有保存價(jià)值的信息資料的控制管理。在社會發(fā)展的過程中，人們也可以通過對檔案的記錄、研究、分析，來對其檔案信息資源進(jìn)行相應(yīng)的管理。而且由于檔案和社會發(fā)展有著密切的關(guān)系，因此這也為社會的可持續(xù)發(fā)展提供了前提條件。

1.2檔案信息化分析

如今隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也已經(jīng)成為社會發(fā)展中重要的組成部分。然而由于傳統(tǒng)的檔案管理方法大多數(shù)都是采用人們工管理的手段，來對檔案信息資料進(jìn)行管理，因此導(dǎo)致其檔案管理效率過大，工作質(zhì)量較差。并且因?yàn)樵谖覈鴻n案管理發(fā)展的過程中，人們對檔案管理相關(guān)的內(nèi)容不夠了解，沒有健全的檔案管理制度，所以使得檔案管理不科學(xué)的現(xiàn)象逐漸增多，使其檔案管理工作在實(shí)際應(yīng)用的過程中存在著較多的質(zhì)量缺陷，進(jìn)而影響了整個(gè)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。為此，我們就將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，使其檔案管理工程的安全性、效率以及質(zhì)量都得到明顯的提高。

1.3檔案信息化概念

所謂的檔案信息化是指在檔案管理的過程中，相關(guān)技術(shù)人員將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等先進(jìn)的科學(xué)手段應(yīng)用到檔案資源管理當(dāng)中，以確保檔案管理工作的效率和質(zhì)量符合當(dāng)前社會檔案管理的需求。此外，檔案信息化技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用的過程中，也可以采用相應(yīng)的科學(xué)技術(shù)和管理理論，對相關(guān)的檔案信息進(jìn)行收集、整理、保存以及利用。

1.4檔案信息化管理的作用

將傳統(tǒng)的檔案人工管理發(fā)展轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息化，是當(dāng)前檔案管理發(fā)展過程中的必然結(jié)構(gòu)，這不僅有效的提高了檔案工作的效率和質(zhì)量，還對檔案信息資料有著一定的安全保護(hù)作用，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息資料的信息化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化的管理，其中它的作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進(jìn)行。同時(shí)，也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求。

（2）歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì)，在較長的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

（3）檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路，是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求。它是一項(xiàng)耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行，是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

2.檔案信息化應(yīng)遵循以下三個(gè)原則

（1）規(guī)范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。

（2）安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

3.檔案信息化發(fā)展

3.1趨勢分析

信息化對傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作的變革影響。信息化條件下，檔案工作的載體對象發(fā)生了變化，使得傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過渡，檔案管理的主要環(huán)境開始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。因而檔案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都發(fā)生了明顯的變化。

信息化催生了新的檔案業(yè)務(wù)工作模式。在信息化環(huán)境中，電子文件的出現(xiàn)及其管理給檔案工作帶來巨大的挑戰(zhàn)，以往以載體管理為主線進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動難于滿足管理需求，檔案管理工作必須隨之變化和調(diào)整，由此形成了一些新型的檔案業(yè)務(wù)活動，如各類檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)、信息安全管理業(yè)務(wù)、電子文件的長久保存管理、信息系統(tǒng)開發(fā)等業(yè)務(wù)活動，都體現(xiàn)出強(qiáng)烈的信息化特點(diǎn)。

3.2檔案信息化將促進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的完善

信息化建設(shè)是一項(xiàng)涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源、安全管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和人才培養(yǎng)的系統(tǒng)性工程，檔案信息化也不例外。大量的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)已經(jīng)表明，檔案信息化需要尤其關(guān)注檔案業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，檔案信息化工作的開展有賴于檔案管理乃至電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善，這是檔案信息化工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。

檔案信息化建設(shè)措施在當(dāng)前信息管理過程中是主要的管理方式和控制手段。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化技術(shù)建設(shè)的過程中結(jié)合當(dāng)前社會技術(shù)發(fā)展措施進(jìn)行綜合處理與應(yīng)用是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，更是提高其管理中的主要方式。

4.結(jié)束語

總而言之，在當(dāng)前檔案信息化管理的過程中，其信息技術(shù)的應(yīng)用，有效的提高了檔案信息管理工作的安全性、效率以及質(zhì)量，解決了在傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的問題。從檔案管理信息化的發(fā)展趨勢來看，雖然檔案信息化在實(shí)際用于的過程中，其信息技術(shù)應(yīng)用得還不夠成熟，并且大多數(shù)人們對其并不重視，但是它有著良好的發(fā)展前景，相信在為了檔案信息化將會得到更加廣泛的應(yīng)用。 [科]

【參考文獻(xiàn)】

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