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        檔案數(shù)字化建設(shè)中的資源優(yōu)化配置探析

        2013-11-04 01:37:55楊婷婷
        卷宗 2013年5期
        關(guān)鍵詞:檔案資料資源配置數(shù)字化

        加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)與優(yōu)化,是管理工作的重要組成部分之一,也是有序推進(jìn)各項(xiàng)工作和活動(dòng)的有效載體之一。隨著的全面快速發(fā)展,檔案工作必然客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確地記錄著在各個(gè)發(fā)展時(shí)期的軌跡,對(duì)于加強(qiáng)日常管理具很大的參考價(jià)值和利用價(jià)值。筆者結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際,認(rèn)真分析檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義及存在的問題,并提出了檔案數(shù)字化建設(shè)和資源優(yōu)化配置的對(duì)策措施。

        1 當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

        1.1 宣傳教育的重要載體

        檔案管理資料,主要來源于教學(xué)、科研、管理及服務(wù)等工作,人們可以通過這些檔案資料及信息,進(jìn)而了解整個(gè)的發(fā)展情況,是全面展示教育教學(xué)成果的第一手資料,也是向開展各種宣傳教育活動(dòng)的重要載體和內(nèi)容。

        1.2 領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)

        我們清楚,完整的檔案資料,可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。一是在檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐中,由于領(lǐng)導(dǎo)在工作中往往需要了解掌握的具體情況,而檔案數(shù)字化建設(shè)則可以提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。二是如果領(lǐng)導(dǎo)需要了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)等,也可通過參考檔案資料來獲取相應(yīng)的信息。三是新上任的領(lǐng)導(dǎo)則都可通過查閱檔案資料,很快熟悉的基本情況,進(jìn)而為工作的開展奠定基礎(chǔ)。此外,還可以針對(duì)管理制度存在的問題與不足,提出相應(yīng)的對(duì)策建議,不斷優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)與資源配置。

        1.3 文化建設(shè)的客觀要求

        檔案作為文化建設(shè)的歷史和記憶,必然成為了傳承歷史文化的重要載體之一。作為日常管理的重要組成部分,檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是展示文化建設(shè)的重要窗口,而且也是知識(shí)、信息和技術(shù)的集散中樞。所以,檔案數(shù)字化建設(shè)和資源配置的優(yōu)化,對(duì)于建設(shè)文化具有重要的意義和價(jià)值。

        2 檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

        2.1 管理意識(shí)較為淡薄

        由于在思想認(rèn)識(shí)方面,一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)與資源配置工作不夠重視,檔案數(shù)字化建設(shè)人員也沒有認(rèn)識(shí)到它的重要意義。他們總認(rèn)為,檔案數(shù)字化建設(shè)工作不夠重要,普遍缺乏整理、搜集和研究檔案工作的積極性,更不重視檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化工作。這種觀念是非常錯(cuò)誤的。這是因?yàn)?,檔案數(shù)字化建設(shè)作為其內(nèi)部的管理機(jī)構(gòu)之一,也是完整保存有關(guān)資料的重要載體,更是各項(xiàng)工作及成果的全面體現(xiàn),故我們必須切實(shí)提高思想認(rèn)識(shí),應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)與資源配置的優(yōu)化。

        2.2 體制、機(jī)制不夠健全

        一直以來,由于受過去傳統(tǒng)落后體制機(jī)制的影響制約,一些檔案數(shù)字化建設(shè)的思想、觀念意識(shí)較為薄弱,因而體制機(jī)制相對(duì)不夠健全、完善。當(dāng)前,很多還沒有把檔案數(shù)字化建設(shè)工作作為基礎(chǔ)性工作來抓,相應(yīng)的收集、管理等制度也不夠健全完善,必然導(dǎo)致了出現(xiàn)檔案資料殘缺不全、管理較為混亂的不良局面。比如,在一些重要檔案存在斷檔、缺檔,甚至沒有等現(xiàn)象,而且檔案資料存放混亂,根本談不上系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性了,大大降低了檔案資料的利用率。

        2.3 管理人員素質(zhì)不高

        當(dāng)前,一些的檔案數(shù)字化建設(shè)人員多為兼職,加之整體素質(zhì)不高,不僅沒有系統(tǒng)、專業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)知識(shí),也沒有計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息等方面的知識(shí)。一般情況下,他們往往只是做好檔案資料的登記、搜集、整理、歸檔和保管等基礎(chǔ)性的日常工作。但卻不能很好地適應(yīng)需要一定技術(shù)要求和水平的檔案信息化管理工作。所以,檔案數(shù)字化建設(shè)人員的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平已越來越不能滿足檔案現(xiàn)代化、信息化管理的根本要求了。

        2.4檔案結(jié)構(gòu)不盡合理

        從很多的實(shí)際來看,其檔案數(shù)字化建設(shè)的結(jié)構(gòu)不盡合理。諸如文書檔案資料所占的比重比較大,而一些以教育教學(xué)業(yè)務(wù)為主的特色檔案資料相對(duì)比較少,有待進(jìn)一步完善。而以檔案數(shù)字化建設(shè)的載體而言,紙質(zhì)檔案資料比較多,其他形式如電子檔案資料的種類、數(shù)量相對(duì)很少。目前,從檔案數(shù)字化建設(shè)信息化發(fā)展的趨勢來看,檔案數(shù)字化建設(shè)的結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能很好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。

        3 檔案數(shù)字化建設(shè)中資源優(yōu)化與配置的探討

        3.1 健全檔案管理制度

        我們必須進(jìn)一步健全完善優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)與資源配置的體制機(jī)制。通常情況下,檔案數(shù)字化建設(shè)的具體工作主要包括檔案資料的收集、整理、鑒定、分類、保管、檢索、研究、統(tǒng)計(jì)以及利用等方面。面對(duì)如此眾多的流程和環(huán)節(jié),如果不研究制定出科學(xué)合理的規(guī)章制度來進(jìn)行管理與規(guī)范,那么就會(huì)不利于檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展??梢?,為有序開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作,我們就必須健全完善一整套科學(xué)有效的管理體制機(jī)制,這是做好新形勢下檔案數(shù)字化建設(shè)工作的前提和基礎(chǔ)。

        3.2 優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)

        一方面要求應(yīng)高度重視收集、整理與歸檔那些具有歷史意義的檔案資料。因?yàn)檫@些檔案資料本身就是以文字的形式,直接記錄著的重要活動(dòng)、重大事件的,故對(duì)于優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)的結(jié)構(gòu)具有十分重要的意義和作用。然而,這些資料往往較為分散、零碎,很難收集、整理和歸檔,因而比較容易被人們忽視。

        3.3 開發(fā)利用檔案資源

        只有讓檔案信息和資源得到充分開發(fā)與利用,檔案數(shù)字化建設(shè)與優(yōu)化才有其存在的意義和價(jià)值,加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作才具有其意義與作用。在開發(fā)利用檔案資料時(shí),有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)做到以下幾個(gè)方面:一是檔案數(shù)字化建設(shè)人員要積極服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的決策,并結(jié)合工作的需要提供及時(shí)、準(zhǔn)確和完整的檔案資料,為發(fā)展服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值。二是扎實(shí)做好宣傳工作,大力提高檔案資料的利用率。三是更新檔案數(shù)字化建設(shè)理念,讓更多的人們正確認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)與優(yōu)化的意義和價(jià)值,不斷提高利用檔案資料的機(jī)率。

        4 結(jié)語

        總之,優(yōu)化的檔案數(shù)字化建設(shè)和資源配置,具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此,我們必須結(jié)合實(shí)際,積極采取有效的對(duì)策措施,全面優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)與資源配置,促進(jìn)全面快速健康發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]戎曄.高校人事檔案信息化建設(shè)初探[J].管理,2010,10.

        [2]張志行,陳艷.高校人事檔案信息化管理研究與探索[J].江蘇教育學(xué)院學(xué)報(bào):社會(huì)科學(xué),2010,3.

        作者簡介

        楊婷婷(1984—),籍貫:山西臨汾, 學(xué)歷:本科,職稱:助理工程師,工作單位:河南省第一地質(zhì)勘查院 。

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