徐方

港口經(jīng)濟是在一定區(qū)域范圍內(nèi)，由港航、臨港工業(yè)、商貿(mào)、旅游等相關(guān)產(chǎn)業(yè)有機組合而成的一種區(qū)域經(jīng)濟，是推動區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展的重要力量。以泰州港為例，經(jīng)過近十年的發(fā)展，泰州港作為長江中上游西部地區(qū)物資中轉(zhuǎn)運輸?shù)闹匾诎?、上海組合港中的配套港，與多個國家的港口產(chǎn)生運輸往來，是蘇中及蘇北地區(qū)物資對外交流的重要門戶?！笆晃濉逼陂g，泰州沿江港口擁有萬噸級以上泊位43個，“十二五”期間規(guī)劃將達到75個。全港綜合通過能力2012年末為1.06億噸，年均增速35.6 %，已成為支撐城市經(jīng)濟發(fā)展的有力保障。

與港口經(jīng)濟蓬勃快速發(fā)展的勢頭所不相適應的，是當下港口內(nèi)部管理的不匹配、不適應和滯后性，其中，尤以港口檔案整理不規(guī)范、制度不健全、管理不到位、應用不充分最為突出。港口項目檔案反映了一個重大項目建設的全過程，是港口工程建設活動中的真實記錄和企業(yè)珍貴的資源，并越來越活躍地參與企業(yè)實際生產(chǎn)經(jīng)營，日益成為推動技術(shù)進步、技術(shù)創(chuàng)新的催化劑。因此，只有充分管理、利用項目檔案，才能發(fā)掘其經(jīng)濟效益，如果缺少了這一領(lǐng)域的建設，勢必對港口文化的形成產(chǎn)生較大影響，也間或地制約著港口經(jīng)營發(fā)展步伐。

一、港口項目檔案存在的現(xiàn)狀

港口工程檔案包括港口工程建設項目在立項、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收全過程中形成的，以紙質(zhì)、膠片、光介等載體形式存在的全部文字、圖像、聲像等文件。筆者通過對泰州各沿江港企的調(diào)查摸底，發(fā)現(xiàn)在港口項目檔案中普遍存在著資料收集不全、利用效率不高、硬件投入不足等共通問題。

（一）建設單位檔案意識薄弱

長期以來，在建設領(lǐng)域都存在“重建設、輕檔案”的思想，各參建單位普通對建設工程檔案管理重視不夠，缺乏有力的管理辦法和措施。在新的投資形勢下，個別投資主體、特別是民營企業(yè)，注重短期經(jīng)濟效益，檔案意識薄弱，對工程檔案管理投入嚴重不足。

（二）港口檔案收集困難，資料缺失嚴重

港口工程項目投入大、標段多、領(lǐng)域廣、參與主體情況各異，給檔案收集造成較大影響。現(xiàn)有的項目參建單位與項目部檔案管理脫節(jié)， 項目法人、監(jiān)理、施工單位主要是以項目管理部、項目監(jiān)理部、施工項目部的形式對項目實施管理、監(jiān)理、施工， 環(huán)節(jié)上的不連貫，易造成對項目部檔案工作的忽視，進一步影響檔案資料收集。

（三）信息化程度不夠，檔案管理與時代脫節(jié)

年來，計算機及網(wǎng)絡技術(shù)在檔案管理中廣泛運用，檔案種類也呈現(xiàn)出多元化的特點， 照片、音像、光盤、磁盤、移動硬盤及相關(guān)的支持文件等。然縱觀各港口企業(yè)的檔案管理，還拘泥于手工收集、檢索，企業(yè)檔案室建設不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋，運用計算機及網(wǎng)絡技術(shù)管理檔案的企業(yè)較少，基本還采用信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。檔案人員往往重“紙張”輕“實物”，人為造成了收集不全、種類單調(diào)，不足以反映整個檔港口碼頭建設的全過程。

二、現(xiàn)階段港口工程項目檔案工作主攻方向

隨著《港口法》的頒布實施，港口建設取得長足發(fā)展。港口工程投資巨大，建設條件復雜、參建單位多、建設周期長，系統(tǒng)性和專業(yè)性強，其工程檔案形成較其它檔案過程更長、種類更多，這些特征也決定了港口工程項目檔案收集、管理的困難性和針對性。

（一）建立健全各項規(guī)章制度，使檔案工作規(guī)范化、標準化

各港口參建單位應該根據(jù)國家有關(guān)檔案的法律法規(guī)，結(jié)合項目建設的實際情況，加大對港口項目檔案的宣傳力度，制定切合項目檔案管理實際的制度、辦法、細則等，對歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、歸檔原則等作詳細說明，使企業(yè)不斷增強檔案的形成意識、收集意識、保護意識和利用意識。同時，企業(yè)要主動將工程項目檔案列入部門的職責范圍和人員的崗位責任制里，明確目標，嚴格考核，使檔案管理法制規(guī)范、使檔案工作有章可循。

（二）建立起工程檔案歸集的跟蹤、協(xié)調(diào)機制

收集工作是港口工程檔案工作的第一個環(huán)節(jié)。收集是否科學齊全、內(nèi)容是否準確完整，都會給港口工程質(zhì)量、進度、工程項目竣工后運行、改擴建以及設備的維修、管理帶來重要影響。一個港口項目從申報到工程竣工經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)，間隔周期數(shù)年，形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及的部門及人員多，時間跨度長，稍有疏忽極可能出現(xiàn)遺漏。因此，建立起工程檔案歸檔的跟蹤、協(xié)調(diào)機制顯得尤為重要。一是要堅持檔案收集與港口工程建設同步，統(tǒng)籌部署、全面安排，確保整個工程周期文件材料無一漏收。二是要確保港口工程建設項目檔案的收集責任落實至各涉及單位，對內(nèi)完善企業(yè)檔案管理制度，明確責任、超前控制；三是實施合同管理制度，明確合同簽署、付款會審環(huán)節(jié)，強制項目檔案管理薄弱的參建單位重視項目檔案編制工作。通過這種跟蹤、協(xié)調(diào)機制，不但可以了解工程進展情況，掌握各參建單位檔案狀況，及時發(fā)現(xiàn)解決問題，而且建設單位檔案部門可以隨時發(fā)現(xiàn)參建單位檔案編制情況，并通過協(xié)調(diào)相關(guān)部門，采取延遲支付合同進度款等措施，最大程度上確保工程資料收集及時、編制整理規(guī)范。

（三）不斷完善科技檔案信息化的管理

面對新形勢、新技術(shù)，港口項目檔案必須緊隨時代步伐，不斷創(chuàng)新觀念、組織、管理模式、服務手段等，以適應企業(yè)發(fā)展之需。要重視港口科技信息的開發(fā)利用，逐步由封閉式服務轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務，由靜態(tài)服務轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)服務； 要利用計算機技術(shù)定向為用戶提供科技信息的采集、整理、存儲、顯示等一系列服務?？萍紮n案信息的社會價值并不在于積累信息量的多少，而是在于如何有效地開發(fā)和利用，在信息傳遞過程中的及時性、準確性、針對性和完整性。與此同時，要進一步轉(zhuǎn)變管理方式，加強信息基礎設施的建設，配置完備的基礎調(diào)入，對利用率、使用率較高的科技檔案可以利用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)，突破地域限制、時間限制，實現(xiàn)科技檔案信息資源共享?，F(xiàn)今，查找技術(shù)資料信息方式已從過去傳統(tǒng)期刊、查檔案、查手冊中轉(zhuǎn)變到網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中查詢，因此說，被動的、人工式的檔案提供方式將逐步被主動的、現(xiàn)代化的服務方式所代替，這一趨勢必不可擋。

（四）提高工程檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)。

港口工程專業(yè)性強，從前期研究、開始立項到竣工投產(chǎn)，往往需要數(shù)年時間，因此，從事港口工程檔案管理工作的人員，專業(yè)知識和技能應該比一般單位的其他兼職檔案人員要更全面。不僅要懂得工程基建檔案，還要懂文書檔案，甚至懂得與工程有關(guān)的專業(yè)知識，清楚不同類別的檔案的分類整理。所以，必須配備專業(yè)技術(shù)水平和工程檔案管理水平高、工作能力強的專職港口工程檔案管理人員負責港口工程檔案全過程形成的文件材料的收集、整理工作。