劉文君，單 潔，湯 杰

（山東省青島市水利勘測設計研究院有限公司，266071，青島）

水利科技檔案是指在水利科技活動過程中形成的、具有保存價值的各種形式與載體的歷史記錄，是應歸檔保存的水利科技文件材料，是水利工程設計過程的真實記錄，具有憑證和依據作用，對于工程的建設、管理、維護、改造等具有不可替代的作用。水利科技檔案管理遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，因此作為水利設計部門就必須保證水利工程設計過程中形成的科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用。

一、軟件的產生

筆者在接手檔案管理工作時發(fā)現，本部門的檔案均是用紙制的表格手寫登記，并且沒有按照檔案管理規(guī)定中的順序存放，雜亂無章，再加上筆者剛接手此項工作對現存的檔案不熟悉，因此在查找利用時效率很低。隨著檔案的日益增多，時間的延長，只靠記憶是不行的，再者由于科技檔案專業(yè)性較強，不能像書架上的書刊那樣直接挑選，必須借助于檢索工具才能快速地找到所需的科技檔案，因此筆者萌生了利用計算機軟件管理檔案的想法。經過對檔案管理基礎知識的學習，利用VB自編了一套檔案管理軟件。該軟件對計算機的軟硬件環(huán)境要求不高，一般計算機都可安裝。

二、自編檔案軟件的應用

1.應用前的準備工作

收集整理水利科技文件材料，按不同地區(qū)不同工程進行分類、編目、整理。

2.具體應用

該軟件使用簡便，將整理好的科技材料按要求錄入本系統(tǒng)后，即使沒有檔案管理經驗的人也可以很輕松地利用該軟件對水利科技檔案進行查閱，為檔案利用提供了便利。

（1）初始界面

包括科技檔案編號管理、數據庫建立、借閱檢索、數據庫編輯等。均按檔案管理相關法律法規(guī)及管理辦法設定界面項目。如圖1。

（2）檔案分類編目管理

科技檔案的分類應按標準化要求進行分類，按工程編號法對水利工程檔案進行分類，用JS表示技術，用阿拉伯數字表示某一具體工程，例如JS20表示棘洪灘水庫調水相關項目。

（3）檔案數據庫建立

①對檔案進行編目，按工程完成階段的時間順序對檔案進行具體編號，形成檔號，使軟件系統(tǒng)數據庫內的檔案信息與實際裝柜的檔案是一一對應關系。將檔號、文號、責任者、題名、頁數、檔案日期、保管期限、相關項（在備注中錄入）逐項錄入，見圖2。

②工程科技檔案檔號的獲取，只要在“檔案借閱檢索”界面輸入該工程的分類代號，如圖 3，輸入“JS20”，點“查尋”按鈕，出現二級界面“JS20的記錄共有54個”，那么要錄入數據庫的該工程的編號就是55（54+1所得），檔案號就為JS20-55。

檔號的獲取不用人工記憶，簡單易行不出錯。該軟件對檔號和題名具有排重性，若建立數據庫時有相同的檔號或題名，系統(tǒng)會提示“該記錄已存在（存在相同的檔號或題名）”。這樣就避免了重復，給檔案的編錄及利用帶來便利。

③為了避免水利科技檔案數據庫的不完整、檔案統(tǒng)計數據不全面，該軟件系統(tǒng)在建立數據庫時，如果少填了信息就會出現二級界面并給出提示“該記錄不完整（請檢查檔號、文號、責任者、題名）！ ”。

（4）檔案數據庫編輯

在這里對檔案進行修改，比如在檔案數據庫錄入時輸入錯別字等，只能在這個界面進行修改，先點“輸入檔號后調出”（如圖4），然后在二級界面輸入檔號，調出后方可修改（只能修改檔案題名、責任者、頁數、日期、保管期限和備注欄，檔案和文號是不能修改的），修改完成后點“修改后保存”，即完成操作。

（5）科技檔案查詢利用

只需要輸入相關的任一信息，就可以為檔案利用者快速地查找他們所需要的檔案檔號。如果需要借出，就進行“借閱登記管理”，點“借閱登記管理”按鈕，如圖5出現的二級界面，在二級界面上輸入所借閱檔案檔號，點“確定”后進入登記管理界面，如圖6，錄入借閱者姓名，借出時間是軟件系統(tǒng)自動生成當天的日期，點“借出”按鈕即可。檔案歸還操作與借閱類似。

3.檔案的統(tǒng)計管理

該軟件可以實現對檔案歸檔情況，包括歷年檔案歸檔數量、年度檔案數量、個人歸檔情況的數據統(tǒng)計，同時還可以對檔案借閱情況進行統(tǒng)計。

三、結 語

該軟件為本單位的檔案管理工作帶來了很大的便利，大大地提高了檔案管理工作的效率，但通過這幾年的實踐應用，發(fā)現該軟件還存在一些不足之處，比如對借閱情況的統(tǒng)計不夠完整，只能統(tǒng)計正在借閱的檔案情況，對已經歸還的檔案借閱記錄無法保存；再如對年度檔案數量統(tǒng)計偶爾會有重復情況，這些問題還有待進一步解決。