霍瑾玫

摘 要：當(dāng)下，我國(guó)已步入高新技術(shù)時(shí)代，現(xiàn)代化信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展和日益普及，無(wú)疑為企業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量的改善創(chuàng)造了契機(jī)，既利于檔案資源利用率的提高，更有助于增加企業(yè)效益，可見(jiàn)信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)其檔案管理意義重大。對(duì)此，本文闡述了企業(yè)檔案管理引入現(xiàn)代化信息技術(shù)的必要性，并就信息技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用和應(yīng)用策略進(jìn)行了探析。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化信息技術(shù)；企業(yè)檔案管理；檔案信息化

信息時(shí)代背景之下，現(xiàn)代化信息技術(shù)已滲透于生活生產(chǎn)的角角落落，極大的推動(dòng)了社會(huì)進(jìn)步。其中企業(yè)檔案管理工作更是在信息技術(shù)的有力支持下逐漸走向信息化，不僅大大提高了管理效率，也促進(jìn)了檔案信息的深入開(kāi)發(fā)和廣泛利用，從而為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提高提供了重要保障，足以見(jiàn)得，在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)不失為企業(yè)健康發(fā)展的重要手段。

1 企業(yè)在檔案管理中引入信息技術(shù)的必要性

就當(dāng)下而言，信息資源在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的作用日益凸顯，而檔案信息作為企業(yè)資源的重要構(gòu)成，其重要性自然不言而喻，加之傳統(tǒng)的檔案管理模式明顯滯后，難以滿足對(duì)檔案信息的實(shí)際要求，而將現(xiàn)代化信息技術(shù)滲透于企業(yè)檔案管理工作中，可因其便于存儲(chǔ)、方便查找、成本較低、可靠性高、檢索迅速、有效性長(zhǎng)等優(yōu)勢(shì)而提高工作效率，改善管理質(zhì)量，進(jìn)而安全而完整的保存企業(yè)活動(dòng)信息，并為企業(yè)信息咨詢、經(jīng)營(yíng)決策等提供重要依據(jù)，顯然與時(shí)代發(fā)展要求相吻合，且利于企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提高，故應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)是企業(yè)檔案管理工作的必然選擇和現(xiàn)實(shí)需求。

2 現(xiàn)代化信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用分析

企業(yè)檔案管理所涉及的現(xiàn)代化信息技術(shù)其實(shí)是基于現(xiàn)代化辦公、網(wǎng)絡(luò)通信、計(jì)算機(jī)硬件、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、檔案管理軟件等設(shè)備和系統(tǒng)平臺(tái)，將檔案資源轉(zhuǎn)化為電子文檔，以便于檔案信息的快速收集、整合、處理、分析和高效查詢、利用、輸出等[1]。

2.1 實(shí)踐應(yīng)用

如企業(yè)在檔案管理工作中應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)等信息技術(shù)產(chǎn)物，可實(shí)現(xiàn)諸多功能，像支持檔案統(tǒng)計(jì)、檢索、借閱、原件批量掃描和掛接等需求，支持掃描儀、打印機(jī)、通訊等設(shè)備連接用于信息存儲(chǔ)、傳輸和共享，支持檔案分類管理、設(shè)置用戶權(quán)限、快速增、刪、改信息以及系統(tǒng)自動(dòng)升級(jí)等功能，如此一來(lái)，電子文件逐漸成為了企業(yè)檔案的主要載體，實(shí)現(xiàn)了便捷管理、高效辦公；打破了文書、產(chǎn)品、人事、會(huì)計(jì)、基建等傳統(tǒng)的檔案分類，而是轉(zhuǎn)變?yōu)楦鼮榭茖W(xué)、規(guī)范、詳盡的類目，更符合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等對(duì)檔案的需求[2]；同時(shí)檔案的接收、校對(duì)、歸檔、保存等也變得更為快捷和安全，且可經(jīng)深度挖掘及時(shí)獲取價(jià)值信息。故現(xiàn)代化信息技術(shù)為企業(yè)檔案管理創(chuàng)造了可觀的效益。

2.2 應(yīng)用現(xiàn)狀

可是電子商務(wù)的不斷深化，對(duì)電子文件的收集、處理、保管和利用提出了更高的要求，此時(shí)需要檔案人員不斷擴(kuò)大服務(wù)要求，構(gòu)建一套科學(xué)、高效、靈活、多功能的檔案信息管理體系。但目前企業(yè)檔案信息化建設(shè)還存在諸多不足，如相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待完善，信息共享和開(kāi)發(fā)程度不夠，檔案信息安全性亟待提高等，這些都不利于信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮和檔案信息價(jià)值的提高，故下面就現(xiàn)代化信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用策略加以探討。

3 現(xiàn)代化信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用策略探討

3.1 以統(tǒng)籌規(guī)劃為前提

企業(yè)檔案是其生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的重要記憶，是最為可靠、最有價(jià)值、最為系統(tǒng)的信息資源，在企業(yè)獲取信息服務(wù)、作出經(jīng)營(yíng)決策、打造核心競(jìng)爭(zhēng)力中的作用不容小覷，故基于信息技術(shù)以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是一項(xiàng)十分重要的系統(tǒng)工程，只有予以科學(xué)分析，統(tǒng)籌規(guī)劃，方可順利實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。這就要求企業(yè)認(rèn)真調(diào)查館藏?cái)?shù)量、檔案類型、存儲(chǔ)狀態(tài)、利用情況等實(shí)際信息，然后權(quán)衡長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和實(shí)力條件作出科學(xué)規(guī)劃，如分清主次，優(yōu)先、重點(diǎn)建設(shè)重要、高利用率的檔案，優(yōu)先配備具有支撐作用和擴(kuò)展能力的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，以滿足目前工作需求，然后循序漸進(jìn)、逐步完善。

3.2 以標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為指導(dǎo)

現(xiàn)代化信息技術(shù)若想在企業(yè)檔案管理中順利應(yīng)用和有序發(fā)展，就必須以相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為指導(dǎo)和約束，以免因盲目應(yīng)用和管理而影響其實(shí)際效用。具體而言，應(yīng)以前瞻性、系統(tǒng)性、開(kāi)放性、兼容性、經(jīng)濟(jì)性等為基本原則，對(duì)硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)、數(shù)字水印、存儲(chǔ)格式、加密算法等技術(shù)類規(guī)范加以統(tǒng)一；對(duì)電子檔案定義、整理、著錄、存儲(chǔ)、鑒定、移交、檢索、利用、原始文件處理和安全維護(hù)等管理類規(guī)范加以統(tǒng)一[3]；對(duì)電子檔案術(shù)語(yǔ)、描述、元數(shù)據(jù)、文件格式、對(duì)象數(shù)據(jù)格式等業(yè)務(wù)類規(guī)范加以統(tǒng)一，以此構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)、完善、實(shí)用的檔案信息化體系，從而為檔案管理工作高效、有序開(kāi)展提供重要指導(dǎo)。

3.3 以資源建設(shè)為基礎(chǔ)

一要確保所選用的服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施成熟可靠、經(jīng)濟(jì)實(shí)用，且具有良好的通用性，檔案系統(tǒng)、管理軟件等軟件設(shè)施則要性能穩(wěn)定，具備一定的開(kāi)放性、包容性、可擴(kuò)展性，同時(shí)專設(shè)檔案室，優(yōu)化技術(shù)設(shè)備運(yùn)行環(huán)境和完善設(shè)施保護(hù)措施，以保證信息技術(shù)能夠正常發(fā)揮效用；二要嚴(yán)格遵循檔案管理規(guī)范，盡量確保檔案資源收集的真實(shí)性、完整性、連續(xù)性與安全性，以此為檔案分析質(zhì)量和利用價(jià)值的提高奠定有力基礎(chǔ)；三要著力打造優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的檔案人員，可通過(guò)宣傳教育和實(shí)踐培訓(xùn)，強(qiáng)化其責(zé)任感，提高其技術(shù)操作水準(zhǔn)，增強(qiáng)其檔案信息整合和開(kāi)發(fā)能力，以及主動(dòng)服務(wù)和創(chuàng)新意識(shí)等，以此更好的勝任檔案信息化管理工作、

3.4 以信息技術(shù)為支撐

企業(yè)在建設(shè)檔案信息化時(shí)，必然會(huì)運(yùn)用諸多現(xiàn)代化信息技術(shù)，如目前最先進(jìn)、最具潛力的海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、圖像分類、并發(fā)大量查詢、智能檢索等信息技術(shù)，可顯著提高檔案管理的技術(shù)含量和工作水平，因此企業(yè)應(yīng)立足實(shí)際，充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)強(qiáng)大的功能，并將其合理的融入于具體工作中。其中基于信息技術(shù)的數(shù)據(jù)庫(kù)作為管理數(shù)據(jù)的新技術(shù)和新方法，不僅存儲(chǔ)容量大、查找方便、檢索迅速，而且可靠性高、保密性好、經(jīng)濟(jì)合理，提高企業(yè)檔案信息管理效率不說(shuō)，更利于推動(dòng)其走向正規(guī)化和科學(xué)化，最為關(guān)鍵的是可明顯提高檔案信息的利用效率，建議企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建與自身生產(chǎn)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)管理相適應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.5 以安全手段為保障

企業(yè)檔案管理在應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的同時(shí)，也帶來(lái)了一定的負(fù)面影響，那就是安全風(fēng)險(xiǎn)的上升，因此要求企業(yè)不定期對(duì)檔案室的硬件設(shè)備和線路加以巡檢和維護(hù)，以免因設(shè)備故障造成數(shù)據(jù)丟失或損壞；針對(duì)病毒入侵、垃圾郵件、木馬程序等威脅，要時(shí)常檢測(cè)掃描檔案文件，不斷提高防火墻性能和功能，配以360安全衛(wèi)士、金山毒霸、卡巴斯基等殺毒軟件，以提高網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)水平；同時(shí)針對(duì)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)以檔案管理軟件為平臺(tái)，盡快完善用戶訪問(wèn)權(quán)限，或者設(shè)置并定期更改密碼，以此抵御系統(tǒng)非正常訪問(wèn)，并建立涵蓋用戶訪問(wèn)、數(shù)據(jù)庫(kù)更新、管理軟件更新等在內(nèi)的日志文檔中心，以便及時(shí)追蹤異安全時(shí)間，降低風(fēng)險(xiǎn)隱患，確保檔案信息安全。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，現(xiàn)代化信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用已是大勢(shì)所趨，企業(yè)當(dāng)下的重點(diǎn)是如何將信息技術(shù)良好的融入于具體工作中，以切實(shí)提高檔案管理的高效性和安全性。這就要求企業(yè)立足實(shí)際，結(jié)合信息技術(shù)和有效措施，逐步推動(dòng)檔案信息化管理走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、安全化和多元化，進(jìn)而不斷強(qiáng)化檔案信息的使用價(jià)值，促進(jìn)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 黃修立.信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].科技傳播，2012（09）.

[2] 王惠楨.基于電子信息技術(shù)的企業(yè)檔案管理研究[J].科技風(fēng)，2010（05）.

[3] 白淑琴.論信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的作用[J].科技信息，2012（15）.

[4] 鄭麗.淺談信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2012（23）.