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        教學(xué)檔案管理存在的問題及其對策

        2013-10-21 07:42:54柯秀娥
        卷宗 2013年12期
        關(guān)鍵詞:教案檔案管理材料

        教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的主體部分。教學(xué)檔案的完善與否,對于開展教學(xué)研究,搞好教學(xué)改革,提高教學(xué)質(zhì)量,總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗起著重要作用。筆者認為,教育系統(tǒng)的檔案管理,雖然取得一定成績,但有些學(xué)校的教學(xué)檔案管理仍然存在著一些問題。

        1 教學(xué)檔案管理存在的問題

        1.1 教學(xué)檔案不完整

        一所學(xué)校比較完整的教學(xué)檔案應(yīng)該包括:開設(shè)專業(yè)可行性方案、教學(xué)計劃、教學(xué)進度、教學(xué)研究、實訓(xùn)教學(xué)、教學(xué)質(zhì)量分析、教學(xué)總結(jié)、教案、考試題庫、考試成績以及學(xué)籍管理、學(xué)生教育管理、學(xué)生變動情況統(tǒng)計、新入學(xué)生和畢業(yè)生名冊、畢業(yè)生反饋等方面的內(nèi)容。據(jù)了解,目前各類學(xué)校教學(xué)檔案的收集整理,都不同程度存在以下問題。

        1.該形成的文件沒有形成。按經(jīng)驗隨意上課已成為某些“老”教師的習(xí)慣,覺得沒有必要編寫課目新課標、擬寫教學(xué)進度、編寫教案、教材分析等教學(xué)文件;學(xué)期教學(xué)總結(jié)時,往往是開個會,大致談一談,作作簡單的記錄;對新開辦專業(yè),在師資、場地、設(shè)備等辦學(xué)條件論證方面,常常是幾個領(lǐng)導(dǎo)坐下來議一議,沒有形成書面的可行性報告;畢業(yè)實習(xí)材料,實訓(xùn)教學(xué)管理方面材料很多都沒有按管理上的要求形成文件。最后有的材料無法歸檔。

        2.文件在運行中流失。上級機關(guān)的批復(fù)、招生、表彰決定、教育教學(xué)管理等文件,往往在業(yè)務(wù)部門辦理的過程中,傳來傳去傳丟了。如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或處室主任收到或開會帶回的文件材料:規(guī)范學(xué)籍材料、實施素質(zhì)教育督導(dǎo)評估報告、校園安全管理、教學(xué)質(zhì)量目標考核等不是按收文處理程序先交辦公室登記后,再傳閱、辦理,而是處室直接辦理,辦理完畢又沒有及時歸檔,最后材料丟失。

        3.該歸檔的文件或材料未歸檔。教師自編教材、教案、試卷,合編教材,教師在實施新課程中的自我反思材料、在各種刊物和學(xué)術(shù)上發(fā)表、翻譯的論文、文章等一般都舍不得歸檔;會議材料、教師參加教學(xué)研討會、交流會帶回的材料,多數(shù)留在個人手中沒有歸檔。如教師為了出一份質(zhì)量較高的試卷,認真研究新課標,鉆研教材,花了很多時間,等學(xué)生考完試后,考卷也一起流失,出現(xiàn)無法補救的現(xiàn)象。另一種教師自編的教案,在授課的過程中,教師為了促進課標新理念與教學(xué)實踐的結(jié)合,補充了很多典型案例,這樣的教案對今后很有利用價值??山處煓n案意識不強,不肯交檔案室存檔,時間一久當廢紙?zhí)幚怼?/p>

        4.形成于校外的材料,如畢業(yè)生反饋等材料,不是在校內(nèi)形成的,容易被忽視,造成這部分材料的欠缺。

        5、學(xué)生殘留檔案未歸檔。學(xué)生的檔案是隨著升學(xué)時,被錄取學(xué)校提著的。但有一部分學(xué)生沒能繼續(xù)就讀,就參加工作了,他們的檔案就暫存放在原學(xué)校,等需要時再提著??捎械膶W(xué)校沒把殘留的檔案整理歸檔,亂堆在一旁,時間一久,學(xué)生又沒來拿,就處理了,造成有的學(xué)生拿不到檔案,不能提職提薪。

        1.2 教學(xué)檔案不準確

        1.有的教師制定的教學(xué)計劃、教學(xué)進度純粹是為了應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)部門的檢查,在實際教學(xué)過程中根本不按原計劃、進度執(zhí)行,只憑“肚子里的東西”口授而已,這樣的計劃既不準確也不真實。如以往“傳授型”教師已遠遠不能適應(yīng)課改的需要,課改需要的是“研究型學(xué)者式”的教師。教師是在教學(xué)實踐中不斷成長成才的。如果教師在教學(xué)過程中只憑“肚子里的東西”口授而已,就與新課標強調(diào)的上下結(jié)合,強調(diào)問題從實踐中來,在實踐中研究,在實踐中解決,在實踐中提升相脫離。

        2.教學(xué)計劃和教學(xué)進度一般只是預(yù)設(shè)而已,在教學(xué)實施過程中往往還需考慮到專業(yè)特點與學(xué)生素質(zhì)等問題,對計劃、進度進行調(diào)整、修改、補充,但往往沒有把這些變化情況記錄下來,或記錄不詳,最后無法提供利用。

        3.教學(xué)管理及學(xué)生管理方面的臺帳記錄沒有建立或做得不認真。如學(xué)生基本情況統(tǒng)計,對學(xué)生獎懲、成績、評語記錄不詳,有的甚至漏填;教師考勤、任課沒有記錄。這些材料往往要等到學(xué)校評估或上級檢查時,才匆忙進行“補課”,這種應(yīng)付檢查補做的記錄,往往與實際情況不相符合,提供不了真實的價值。

        1.3 載體材料不規(guī)范

        1.教師在編寫教案、授課計劃、撰寫總結(jié)、填寫學(xué)生成績、學(xué)生名冊、學(xué)籍評語等材料時,常常用復(fù)寫紙、圓珠筆、鉛筆及其它不耐久的字跡材料。如學(xué)籍評語上記載著林XX學(xué)生在校年年都是班干部、三好生、成績優(yōu)秀,尊紀守法等等。若干年后,這位學(xué)生成了才,回母校想看看當年自已在校情況,可提供的是一份當年用圓珠筆書寫的,現(xiàn)字跡已模糊不清的材料。

        2.表格和表冊不統(tǒng)一,制作材料五花八門,既影響案卷質(zhì)量也增加立卷難度。如有的用16K、有的用A4、有的表格橫著寫、有的表格豎著寫。

        2 加強教學(xué)檔案的管理工作

        2.1 提高認識

        加大《檔案法》、《檔案法實施辦法》的宣傳力度,不斷提高教職員工群體檔案意識,是解決教學(xué)檔案完整性與準確性的根本前提,尤其是專業(yè)教師的檔案意識最為重要。

        教師是教學(xué)活動的指導(dǎo)者和組織者,在教學(xué)中占主導(dǎo)地位。大量的教學(xué)文件形成于教師手中,是他們長期積累,甚至耗費畢生精力與心血的結(jié)晶,珍愛有加,自我保存得相當好,舍不得交出來,這是完全可以理解的。因此,對教師要做深入細致的宣傳工作,用正反兩方面的典型事例,宣傳教學(xué)檔案的重要性以及教學(xué)檔案流失所造成的巨大損失,通過宣傳,讓他們明白檔案資源是一項社會財富,每個公民都有保護的義務(wù)與利用的權(quán)利,使之認識到這些珍貴的資料,只有放到檔案部門,才能得到最安全的保存。同時,要讓他們認識到,建立教學(xué)檔案是做好學(xué)校管理工作的一項基本要求,是學(xué)校尊重知識,尊重人才的表現(xiàn);把教師勞動成果作為學(xué)校歷史財富保存起來甚至永遠地流傳下去,是學(xué)校對教師關(guān)懷和尊重。

        2.2 超前控制,嚴格審核

        教學(xué)檔案是由教學(xué)活動中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來,沒有前期文件材料的形成,檔案管理就成了“無水之渠”,缺乏物質(zhì)基礎(chǔ),因此,只有對文件材料形成進行超前控制,對檔案收集進行嚴格審核,才能確保教學(xué)檔案的完整、準確。

        1.明確歸檔范圍,從文件材料的形成抓起。

        教務(wù)處(室)和政教處(室)是重要的教學(xué)督導(dǎo)和學(xué)生安全管理部門,所有的教學(xué)文件均在這里形成。因此,這兩個部門應(yīng)克服重教育教學(xué)、輕檔案材料收集的現(xiàn)象,把教學(xué)文件的形成、收集工作納入教育教學(xué)管理之中,依靠管理來規(guī)范教學(xué)文件材料的形成并轉(zhuǎn)化為檔案。學(xué)校檔案部門應(yīng)在每學(xué)期初,將《歸檔通知書》發(fā)放到這兩個處(室),明確歸檔范圍,提出具體要求,并定期檢查、督促、指導(dǎo)。教務(wù)處重點抓好以下幾方面材料的形成和歸檔:第一,辦班可行性方案、各學(xué)科教學(xué)計劃、教學(xué)進度、教材要收集匯總,審查修改報校領(lǐng)導(dǎo)核定簽發(fā)、交付打印成冊,然后將定稿和原稿歸檔。同時,對尚不會編寫教學(xué)計劃、進度的“老”教師,進行幫助、指導(dǎo)。第二,定期開展教案、論文評比活動,既活躍學(xué)術(shù)氣氛,交流教學(xué)經(jīng)驗,又可從中選出典型教案、優(yōu)秀論文歸檔。第三,定期檢查計劃、進度的執(zhí)行與變化情況,及時找出“失真”部分,責(zé)成有關(guān)人員修訂、補充、歸檔。第四,抓好各學(xué)科考試內(nèi)容(包括空白試卷、標準卷、質(zhì)量分析、考試成績等)與教學(xué)總結(jié)形成文件的收集歸檔。第五,建立學(xué)生基本情況登記、學(xué)籍變動登記、獎懲登記、畢業(yè)生去向登記等方面的臺帳記錄。在校外形成的材料,要注意收集原始材料和第一手材料,如畢業(yè)生反饋、獲獎成果等材料要有通報文件,個人獎狀要有復(fù)印件及聲像材料,針對學(xué)籍檔案形成周期長,并具有連貫性和系統(tǒng)性等特點,要注重不間斷的積累,待學(xué)生畢業(yè)時歸檔。政教處(室)應(yīng)將學(xué)生在校內(nèi)外的學(xué)習(xí)和活動中,如加強學(xué)生安全教育,請校外輔導(dǎo)員進行法制宣傳、交通安全、家教講座等方面所形成的文件材料及時收集歸檔, 為使教學(xué)檔案管理規(guī)范化和標準化,確保檔案質(zhì)量,有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)教學(xué)檔案材料的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容,設(shè)計制作統(tǒng)一規(guī)格的表格和表冊分發(fā)有關(guān)人員使用。

        2.嚴把材料審核關(guān)

        統(tǒng)一規(guī)定教學(xué)材料的的收集時間,根據(jù)學(xué)校工作周期的特點,教學(xué)材料一般一學(xué)期一匯總,一學(xué)年一歸檔,教學(xué)方面的材料交由教務(wù)處匯總,學(xué)生安全管理方面的材料交由政教處審核。審核時要“三看”:一看檔案材料項目是否齊全、完整,內(nèi)容是否填寫清楚;二看字跡、紙質(zhì)材料是否符合標準;三看材料內(nèi)容與實際執(zhí)行情況是否相符。如發(fā)現(xiàn)材料“失真”,要及時采取措施,責(zé)任糾正,及時排除材料中的“水分”和“雜質(zhì)”,確保檔案材料的準確性。同時,要明確規(guī)定未經(jīng)審核認可的材料不能歸檔。

        2.3 建立與完善考核及獎勵機制

        學(xué)校檔案人員要切實負起責(zé)任,認真負責(zé)地將本校形成的教學(xué)文件、材料及時收集、保管、積累并如期歸檔。避免教學(xué)文件、材料的散失。學(xué)校要把檔案管理納入學(xué)校工作的年度考核。各部門及有關(guān)人員檔案工作做得好壞,均由學(xué)校檔案室負責(zé)考核,根據(jù)年度歸檔率予以評分,報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo),做為年度考核的一項依據(jù)。(1)鼓勵教師有計劃地編寫教材,對于優(yōu)秀的材料應(yīng)給予適當?shù)莫剟?;?)獎勵教學(xué)文件形成完整、準確又執(zhí)行好的教師和教學(xué)人員;(3)獎勵教師上交個人在非職務(wù)活動中形成的論文,著作等創(chuàng)作材料;(4)獎勵工作認真負責(zé)并取得成績的檔案員。

        總之,把教學(xué)活動中形成的能夠反映教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理、教學(xué)措施、教學(xué)研究、教學(xué)總結(jié)及教師教學(xué)水平等文件材料,齊全完整的收集起來,規(guī)范化的整理好,科學(xué)的管理好,為教學(xué)管理服務(wù),是檔案法律法規(guī)的基本要求,是提高教學(xué)水平的基本需要,也是教職員工應(yīng)盡的基本職責(zé)。

        作者簡介

        柯秀娥(1961-),女,漢族,福建省永安市人,本科,副研究館員,從事檔案工作。

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