趙玉娟 李祥海 （天津氣象局科技發(fā)展處 天津 300074)

張輝 （水利部海河水利委員會 天津 300170)

0 引言

辦公自動化（OfficeAutomation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型辦公方式，屬于信息化社會的產(chǎn)物。在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中，采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計(jì)算機(jī)為中心，使用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。一個單位實(shí)現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其現(xiàn)代化管理水平的標(biāo)準(zhǔn)。

從信息化角度提升科技/科研項(xiàng)目管理的能力和效果，已成為各級科技管理部門的共識，很多單位都開展了相關(guān)的信息系統(tǒng)建設(shè)工作，[1-6]氣象部門也不例外。[7-9]天津氣象局此前在科研管理工作方面雖然利用了一些電子技術(shù)，比如存檔項(xiàng)目電子文檔，通過NOTES郵件系統(tǒng)下發(fā)各類科研管理信息，但自動化程度較低，存在諸多不足，表現(xiàn)在：①管理人員通過NOTES系統(tǒng)發(fā)布的各類科研項(xiàng)目信息郵件直接接收人不全是科研人員，容易造成信息傳達(dá)不到位。②各階段信息傳遞都需要手工操作，未實(shí)現(xiàn)管理流程自動化，即通過操作自動驅(qū)動信息流轉(zhuǎn)，工作量大且效率較低。③電子化存儲的科研項(xiàng)目信息，基于文檔方式且孤立存在，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的組織管理，管理人員變更時容易出現(xiàn)信息遺失，且不便于共享使用?；谏鲜霰尘?，天津氣象局啟動了科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)工作，本文將對該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)及應(yīng)用情況進(jìn)行介紹。

1 需求分析及總體設(shè)計(jì)

1.1 需求分析

科研項(xiàng)目管理工作涉及到很多內(nèi)容，第一階段天津氣象局期望實(shí)現(xiàn)3個目標(biāo)：①建立專用平臺在線發(fā)布科研項(xiàng)目相關(guān)信息，方便科研人員查詢使用。②實(shí)現(xiàn)局內(nèi)項(xiàng)目整個流程的自動化管理，包括：支持普通科研人員在線填報項(xiàng)目各階段信息及上傳文檔；支持科技處管理人員在線管理各類項(xiàng)目信息，向科研人員反饋審核意見，分配項(xiàng)目評審專家，查詢專家/單位評審意見；支持評審專家/單位管理在線查看規(guī)定范圍內(nèi)的項(xiàng)目文檔并錄入評審意見。③建立統(tǒng)一規(guī)范的項(xiàng)目信息存儲管理機(jī)制，支持在線管理和在線查閱。

1.2 總體設(shè)計(jì)

基于對管理需求和相關(guān)技術(shù)的綜合分析，系統(tǒng)構(gòu)建采用了B/S模式。B/S模式相對C/S模式，界面豐富，對用戶計(jì)算機(jī)水平及客戶端機(jī)器配置要求較低，用戶利用瀏覽器上網(wǎng)即可使用，主要事務(wù)邏輯在服務(wù)器端實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)維護(hù)升級的成本和工作量較少。

圖1 系統(tǒng)架構(gòu)圖

開發(fā)語言采用PHP、[10]Javascript相結(jié)合，存儲采用數(shù)據(jù)庫與文件系統(tǒng)相結(jié)合，保證系統(tǒng)的跨平臺性、友好性以及可擴(kuò)展性。

系統(tǒng)用戶分游客、認(rèn)證用戶兩類，游客用戶支持項(xiàng)目基本信息，科研項(xiàng)目通知、動態(tài)、政策類信息的查詢，認(rèn)證用戶支持項(xiàng)目詳細(xì)信息及按職能完成天津氣象局內(nèi)項(xiàng)目管理等工作，系統(tǒng)架構(gòu)如圖1。

2 詳細(xì)設(shè)計(jì)

2.1 認(rèn)證用戶設(shè)計(jì)

2.1.1 用戶分類 本系統(tǒng)認(rèn)證用戶的工作包括兩類：一類是常規(guī)的系統(tǒng)管理類工作，包括用戶管理、通知政策類信息管理；另一類是項(xiàng)目在申報、立項(xiàng)、在研（即中期）、驗(yàn)收、應(yīng)用推廣5個階段涉及的工作。

一個項(xiàng)目生命周期的完成，需要申報人、項(xiàng)目管理人員、評審專家、申報單位管理者4類人員的協(xié)同工作。同一個人不同階段在項(xiàng)目管理流程中存在職能變換的可能，比如申報人資歷豐富后可轉(zhuǎn)變?yōu)樵u審專家；同一個人還存在具備多種職能的可能，比如既要作為項(xiàng)目管理人員完成項(xiàng)目管理工作，又要完成用戶管理等系統(tǒng)管理類工作。

基于上述分析，本系統(tǒng)設(shè)計(jì)了5類認(rèn)證用戶：申報人、項(xiàng)目管理人、評審專家、單位管理者、系統(tǒng)管理員，為了靈活描述多種用戶類型，針對用戶定義了角色屬性。

2.1.2 角色屬性設(shè)計(jì) 角色屬性的數(shù)據(jù)類型采用正整數(shù)，各類角色利用正整數(shù)的不同二進(jìn)制位表示（某位值為1代表具備相應(yīng)角色功能），此種方式存儲需求低，便于描述多角色用戶，而且方便擴(kuò)展新角色類型，用戶角色屬性的位設(shè)計(jì)原則如表1所示。

表1 用戶角色屬性位設(shè)計(jì)表

依據(jù)表1所示原則，若用戶的角色屬性值為1，則其為申報人；若角色屬性值為4，則為評審專家；若角色屬性值為5，則其既是申報人，又是評審專家。

2.1.3 訪問控制設(shè)計(jì) 為了保證系統(tǒng)信息的安全以及實(shí)現(xiàn)多層次的訪問控制，本系統(tǒng)設(shè)計(jì)了如下策略：

①前臺注冊用戶僅可選申報人、單位管理員角色，其他角色由系統(tǒng)管理員后臺分配，新注冊用戶必須通過管理員審核后方可登錄使用系統(tǒng)。

②用戶登錄時需選定登錄角色，認(rèn)證通過后，登錄角色記錄在session中，用戶訪問頁面時后臺會根據(jù)session中記錄的登陸角色動態(tài)生成功能菜單，從而防止游客或認(rèn)證用戶非法訪問無權(quán)限訪問的頁面。

③對于在線用戶，后臺除記錄登錄角色值，還記錄原始角色值。對于需要完成多種職能的用戶，無需重新登陸，通過界面菜單可切換角色，系統(tǒng)會根據(jù)用戶新選定角色更改登錄角色值，動態(tài)更新功能頁面。

2.2 功能模塊設(shè)計(jì)

基于需求分析，設(shè)計(jì)了圖2所示系統(tǒng)功能模塊：

圖2 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

局內(nèi)項(xiàng)目管理模塊是本系統(tǒng)最核心的部分，該模塊需實(shí)現(xiàn)3個目標(biāo)：一是為用戶提供完成其工作所需了解的信息（比如項(xiàng)目基本信息、文檔）；二是提供管理操作接口（比如提交評審意見接口、分配評審專家接口）；三是根據(jù)用戶操作驅(qū)動信息向目標(biāo)用戶自動流轉(zhuǎn)（比如管理人員為某評審專家分配了評審項(xiàng)目，該專家登錄后即可看到相應(yīng)項(xiàng)目信息，無需管理人員再手動發(fā)送）。

局內(nèi)項(xiàng)目管理包括申報、立項(xiàng)、在研、驗(yàn)收、應(yīng)用推廣5個階段，涉及申報人、項(xiàng)目管理人、評審專家、申報單位管理者4類用戶。申報人，負(fù)責(zé)按規(guī)定填報各類信息及文檔，并根據(jù)管理人員反饋意見進(jìn)行修改；項(xiàng)目管理人，負(fù)責(zé)各階段管理，包括組織各類信息文檔上報、分配評審專家、匯總評審結(jié)果、審核各類文檔、向申報人反饋審核意見及管理歷史項(xiàng)目信息；評審專家，負(fù)責(zé)項(xiàng)目評審，需查看項(xiàng)目信息及各類文檔（限定在管理人員為其分配的項(xiàng)目范圍內(nèi)），并反饋評審意見；申報單位管理者即申報人所在單位管理者，需提供單位審核意見。通過分析各類用戶的職能，設(shè)計(jì)了圖3所示的局內(nèi)項(xiàng)目管理功能模塊，局內(nèi)項(xiàng)目整個流程的自動化管理即基于這些功能模塊實(shí)現(xiàn)。

圖3 局內(nèi)項(xiàng)目管理模塊設(shè)計(jì)

2.3 項(xiàng)目相關(guān)信息的存儲設(shè)計(jì)

項(xiàng)目管理流程自動化的實(shí)現(xiàn)，正確提供各類信息是基礎(chǔ)。要正確控制各類操作的執(zhí)行，比如申報人員上傳文檔僅能在項(xiàng)目文檔處于管理人員未審核或退回修改狀態(tài)下執(zhí)行，需要各類操作狀態(tài)（比如文檔上傳狀態(tài)、審核狀態(tài)）信息的支持；用戶查詢項(xiàng)目信息時，希望獲取相關(guān)人員詳細(xì)信息，需要負(fù)責(zé)人與項(xiàng)目之間關(guān)聯(lián)信息的支持；評審專家僅能評審管理人員為其分配的項(xiàng)目，單位管理者僅能評審本單位項(xiàng)目，管理人員需要按不同條件查詢評審信息，這些需要正確關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目、評審專家、評審意見信息的支持。

通過對項(xiàng)目管理流程的深入分析，總結(jié)出所涉及信息可分為項(xiàng)目基本信息、上報時間信息、評審信息、人員信息、文檔信息5類。前4類信息，結(jié)構(gòu)相對固定，使用頻率較高，采用數(shù)據(jù)庫方式存儲，更方便查詢和共享；項(xiàng)目文檔信息，多數(shù)常用內(nèi)容可加入到基本項(xiàng)目信息，其他內(nèi)容使用頻率較低，而且文件方式更能反映其原始特點(diǎn)，采用文件系統(tǒng)存儲更為合適，因此，本系統(tǒng)針對項(xiàng)目管理相關(guān)信息采用了數(shù)據(jù)庫與文件系統(tǒng)相結(jié)合的存儲方式。

數(shù)據(jù)庫存儲信息的數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)如表2，表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及關(guān)聯(lián)如圖4所示。

表2 項(xiàng)目相關(guān)數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)

申報項(xiàng)目信息后續(xù)階段使用頻率低，所需信息少，可定期清除，因此與通過立項(xiàng)項(xiàng)目采用不同數(shù)據(jù)表存儲；個人用戶與單位用戶信息類型差別大，采用不同數(shù)據(jù)表存儲更為合適；登錄時只需賬號、密碼及用戶角色即可完成認(rèn)證及權(quán)限分配，從信息安全性角度考慮，用戶登錄信息與詳細(xì)信息采用分表存儲。

文檔存儲，總體按照其歸屬的階段、立項(xiàng)年度、類型進(jìn)行組織，其中驗(yàn)收和應(yīng)用成果推廣階段有單個項(xiàng)目多個文檔的情況，特別在存儲規(guī)則中加入了項(xiàng)目編號，詳細(xì)的文檔存儲規(guī)則定義見表3。

表3 項(xiàng)目文檔存儲規(guī)則定義表

3 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

3.1 運(yùn)行環(huán)境要求

Web服務(wù)軟件Apache，數(shù)據(jù)庫管理軟件Mysql，操作系統(tǒng)方面，Windows和Linux均可，目前天津氣象局是部署在Red Hat Enterprise Linux Server release6.2（Santiago）操作系統(tǒng)環(huán)境下。

3.2 游客頁面

游客頁面包括系統(tǒng)首頁、項(xiàng)目查詢、通知公告、動態(tài)與成果、申報指南、管理辦法6類。

系統(tǒng)首頁（見圖5），提供了導(dǎo)航菜單、用戶登錄、新用戶注冊、最新的通知公告、科研動態(tài)及圖片新聞信息。用戶點(diǎn)擊導(dǎo)航菜單欄目，可進(jìn)入對應(yīng)功能頁面，首頁列出的最新通知公告及科研動態(tài)信息，用戶點(diǎn)擊標(biāo)題可查看詳情，對于最近3天發(fā)布的信息附加new圖標(biāo)給予提示。

項(xiàng)目查詢頁面（見圖6）為用戶提供了項(xiàng)目名稱、編號、立項(xiàng)年度等5類查詢選項(xiàng)，項(xiàng)目名稱支持模糊查詢。通知公告、動態(tài)與成果等4類頁面類似，因此均以列表形式顯示信息標(biāo)題及發(fā)布時間，用戶點(diǎn)擊標(biāo)題進(jìn)入詳情頁面的設(shè)計(jì)思路。

圖5 系統(tǒng)首頁

圖6 游客項(xiàng)目查詢頁面

3.3 認(rèn)證用戶頁面

認(rèn)證用戶的功能模塊包括項(xiàng)目查詢、天津局內(nèi)項(xiàng)目管理、歷史項(xiàng)目信息管理、個人信息管理、系統(tǒng)信息管理5類?！皞€人信息管理”所有角色均有，提供個人基本信息和密碼的修改功能；除系統(tǒng)管理角色外皆享有同樣的“項(xiàng)目查詢”功能，相比游客的項(xiàng)目查詢頁面，可獲取更詳細(xì)的項(xiàng)目及負(fù)責(zé)人信息；除系統(tǒng)管理角色外均享有“天津局內(nèi)項(xiàng)目管理”功能，但頁面功能根據(jù)角色權(quán)限差別提供；“系統(tǒng)信息管理”僅系統(tǒng)管理角色享有。本節(jié)將對較為重要的天津局內(nèi)項(xiàng)目管理、歷史項(xiàng)目信息管理的部分功能頁面進(jìn)行介紹。

圖7 填報任務(wù)書頁面

3.3.1 “天津局內(nèi)項(xiàng)目管理”之申報人功能頁面 申報人的“天津局內(nèi)項(xiàng)目管理”頁面按項(xiàng)目流程組織，分為申報、立項(xiàng)、在研、驗(yàn)收、應(yīng)用推廣5個階段的功能頁面，總體包括上報時間信息顯示、模板文檔下載、項(xiàng)目基本信息錄入修改、項(xiàng)目文檔上傳4類功能。圖7示例了立項(xiàng)階段的“填報任務(wù)書”頁面。各階段的功能存在依賴關(guān)系，申報階段頁面，所有通過審核的申報人角色用戶都可執(zhí)行申報功能，其他功能頁面則僅有正式立項(xiàng)的項(xiàng)目，其負(fù)責(zé)人可執(zhí)行相關(guān)操作。

申報人上報信息必須符合管理規(guī)定，圖8示例了過期無法上傳文檔頁面，圖9、圖10分別示例了文檔處于未審核、審核中狀態(tài)的頁面。

圖8 過期驗(yàn)收材料無法上傳文檔頁面

圖9 “未審核”狀態(tài)可刪除文檔頁面

圖10 “審核中”狀態(tài)無法修改驗(yàn)收信息頁面

3.3.2 “天津局內(nèi)項(xiàng)目管理”之項(xiàng)目管理角色功能頁面 項(xiàng)目管理角色用戶頁面同樣按項(xiàng)目流程組織，模板文檔管理、上報時間設(shè)置、項(xiàng)目信息查詢功能各階段都提供，申報階段還提供評審專家分配、專家評審結(jié)果查詢、單位評審結(jié)果查詢3類功能，驗(yàn)收階段還提供評審專家分配、驗(yàn)收意見文檔上傳功能。項(xiàng)目管理角色可獲取到所有項(xiàng)目信息。

圖11 項(xiàng)目管理用戶申報項(xiàng)目信息查詢頁

項(xiàng)目管理角色的申報項(xiàng)目查詢頁（見圖11），提供按年度、承擔(dān)單位、負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目名稱查詢申報信息，用戶還可錄入審核意見，單獨(dú)或批量修改項(xiàng)目審核狀態(tài)，其他階段查詢頁面類似。申報項(xiàng)目評審專家分配頁（見圖12），分為已完成專家分配項(xiàng)目和未分配項(xiàng)目兩部分，專家列表采用動態(tài)控件，用戶點(diǎn)擊“選擇專家”時顯示，驗(yàn)收項(xiàng)目評審專家分配頁面類似。申報項(xiàng)目專家評審結(jié)果查詢頁，可按項(xiàng)目名稱、承擔(dān)單位、評審專家進(jìn)行查詢，申報項(xiàng)目單位評審結(jié)果查詢頁面類似。

圖12 項(xiàng)目管理用戶申報項(xiàng)目評審專家分配頁

3.3.3 歷史項(xiàng)目信息管理功能頁面 歷史項(xiàng)目管理功能僅項(xiàng)目管理角色用戶具備，提供信息錄入（見圖13）及刪改功能（見圖14）。信息錄入支持手工及批量錄入兩種方式，但批量錄入時文檔信息需單獨(dú)錄入；刪改頁面，可通過設(shè)置查詢條件篩選出目標(biāo)項(xiàng)目信息進(jìn)行操作，刪除操作支持批量執(zhí)行。

圖13 歷史項(xiàng)目信息錄入頁

圖14 項(xiàng)目管理用戶歷史項(xiàng)目信息刪改頁面

4 結(jié)語

本系統(tǒng)的研制，實(shí)現(xiàn)了3方面目標(biāo)：①為天津氣象局的局內(nèi)科研項(xiàng)目管理提供了自動化辦公平臺，有助于規(guī)范相關(guān)管理流程，提高行政辦公效率，也為未來實(shí)現(xiàn)其他類型項(xiàng)目的自動化管理打下基礎(chǔ)；②建立了科研項(xiàng)目信息的規(guī)范化存儲及管理機(jī)制，為其網(wǎng)絡(luò)化共享與使用提供了條件；③建立了科研信息專用發(fā)布平臺，使科研人員獲取此類信息更方便。

現(xiàn)階段重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)了局級項(xiàng)目管理流程的自動化，后續(xù)階段可通過應(yīng)用進(jìn)一步改進(jìn)和完善系統(tǒng)功能，從而更好地為科研管理工作服務(wù)。本系統(tǒng)雖基于天津氣象局的科研管理流程而設(shè)計(jì)，但總體功能屬于科研管理系統(tǒng)必須的，且各模塊能夠靈活按需調(diào)整，因此可推廣應(yīng)用到其他單位的管理工作中?！?/p>

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