□ 省公司辦公室 曾 禎
隨著信息技術的飛速發(fā)展,檔案管理由紙質管理逐步向電子管理轉變,數(shù)字化檔案成為檔案的主要傳播介質。本文針對目前企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀、問題,提出了提高檔案信息化水平的初淺認識。
檔案是重要知識資產和核心信息資源,是加強管理、推動發(fā)展的重要基礎。隨著信息網絡技術的快速發(fā)展,信息收集處理、數(shù)據(jù)庫存儲壓縮、辦公自動化等技術在檔案管理得到全面運用,檔案管理由實物保管逐步轉變?yōu)閿?shù)字檔案,突破了時間與空間的限制,實現(xiàn)了檔案信息化收集、存儲、共享、利用、服務等功能,檔案在服務經濟社會發(fā)展大局的作用越來越明顯,影響越來越突出。
檔案信息化是通過計算機對形成的電子文件數(shù)據(jù)進行歸檔、整編、分類、存儲和管理,對已有的紙質、實物及聲像檔案進行數(shù)字化處理,為企業(yè)提供有效檔案信息網絡化服務的新型檔案管理模式。檔案信息化能夠實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網絡化,為檔案信息的接收、傳遞、存儲、共享和利用提供便利條件。這是檔案管理適應時代發(fā)展、提高服務能力的必然選擇。
檔案信息化管理可以達到自動化、實時化、網絡化,最大限度地克服實體檔案管理的缺點,充分發(fā)揮檔案信息優(yōu)勢,豐富信息資源內容和數(shù)量,加強檔案信息資源的開發(fā)利用,為企業(yè)生產經營工作提供服務。
檔案信息化管理克服了紙質檔案保存條件限制。由于紙質實體檔案需長期保存,受環(huán)境因素影響較大,保管條件較苛刻,難免存在因溫濕度不適宜造成的霉變、蟲蝕現(xiàn)象,給檔案管理帶來困擾,影響檔案使用壽命。檔案信息化管理突破了檔案庫房的條件限制,打破了日益增長的入庫檔案對庫房面積不斷增長的要求,且對檔案數(shù)據(jù)進行備份,使檔案永久保存。
檔案信息化管理可以大幅提高檔案檢索利用率。一方面通過掃描等技術手段,將檔案館的實體檔案轉為成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息,使檔案管理從依靠人腦進行單一途徑檢索的傳統(tǒng)檔案管理模式,發(fā)展到依靠信息技術進行全方位、多角度、深層次檢索的數(shù)據(jù)管理模式,克服依據(jù)數(shù)據(jù)記錄到檔案庫房查找費時費力的問題,極大地減輕了工作人員的負擔;另一方面最大限度地減少了原始紙質檔案的使用次數(shù),盡可能地延長紙質檔案的壽命,保護了實體檔案的安全和完整。
檔案管理信息化是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)檔案管理在實際操作過程中涉及面廣,內容也較多。因此檔案管理的信息化工作,要逐步推進,實現(xiàn)檔案管理的標準化、數(shù)字化和信息化。
加強基礎設施建設,健全企業(yè)檔案管理標準和制度?;A設施建設是檔案管理信息化工作取得成功的第一步。只有建設先進的計算機網絡,才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。企業(yè)加強基礎設施建設,重點應推進檔案信息資源建設,將現(xiàn)有館藏檔案數(shù)字化,加大電子文件的推廣運用力度。同步建立健全檔案管理制度,對數(shù)字檔案的歸檔、借閱、使用進行規(guī)范,使檔案信息化管理實現(xiàn)標準化、規(guī)范化、科學化。這樣不僅方便檔案的整合,而且也為檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)提供了便利。在信息化建設中,加快信息系統(tǒng)的開發(fā)步伐。
加強電子文件的歸檔管理。電子文件的歸檔是檔案信息化工作的基礎。為確保電子文件和電子檔案的安全保管和有效利用,檔案部門應將歸檔電子文件拷貝至耐久性好的載體上,并一式兩套,一套封存保管,一套加以利用。要嚴格控制電子文件和電子檔案的使用權限,正確處理電子文件和電子檔案安全保密與資源共享的關系。另外,要正確認識和把握紙質文件和電子文件的關系,堅持電子文件與紙質文件長期并存的原則,在做好電子文件歸檔管理的同時,繼續(xù)做好紙質文件的收集歸檔工作。
培養(yǎng)企業(yè)檔案管理部門的計算機技術人才。企業(yè)檔案管理信息化,離不開計算機信息的管理,這需要企業(yè)有一支計算機軟硬件、網絡建設和維護的人才隊伍。因此,培養(yǎng)一批既精通計算機技術,又懂檔案管理的復合型專業(yè)技術隊伍是企業(yè)的當務之急。當前,企業(yè)可通過引進與培養(yǎng)相結合的方式調整檔案管理人員的結構,即引進急需人才和高端人才,培養(yǎng)現(xiàn)有管理人才。企業(yè)只有建立起知識結構合理的復合型檔案管理人才隊伍,才能適應企業(yè)檔案管理的發(fā)展需要,有效解決檔案信息開發(fā)利用不足等問題。
確保檔案信息的安全管理。隨著數(shù)字化、網絡化、信息化建設的不斷深入,網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。在推進檔案信息化建設的同時,檔案部門還須采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。檔案部門要不斷改善檔案的保管條件,配備必要的保護設備和現(xiàn)代化管理設備,防止檔案的損壞。在加強檔案實體安全的同時,確保檔案信息內容的安全,自覺做好檔案安全保密工作。另外,還應制定相應的檔案安全管理體系,解決檔案信息共享與檔案保密需求間的矛盾。通過建立相應的技術和制度體系,對檔案信息全過程進行管理,更直接、更有效地解決信息化企業(yè)檔案管理工作中的檔案保密問題。
檔案信息化建設要以適應建設現(xiàn)代化企業(yè)和企業(yè)信息化為總目標,堅持技術與管理并重、檔案信息化與企業(yè)信息化建設同步的原則。目標概括為:檔案資料數(shù)字化、檔案信息結構化、數(shù)據(jù)傳輸網絡化、檔案管理自動化、信息利用全員化。
檔案管理實現(xiàn)高效智能化。從過去的以檔案載體管理為主轉變?yōu)橐詸n案信息管理為主,實現(xiàn)檔案的形成、管理、利用一體化。在提供網上檔案信息資源共享服務的基礎上,檔案部門可以有計劃地在網上開辟重要檔案專題,如企業(yè)年檢專題、組織機構專題、重要檔案內容信息表專題,或將涉及職工利益政策性等文件在網上發(fā)布。
檔案信息利用方便快捷。通過建立科學高效的檢索系統(tǒng),實現(xiàn)業(yè)務工作的方便快捷,大大提高檔案的利用效率。檔案部門應結合史志年鑒編纂工作需求、經營管理和發(fā)展需要,開發(fā)檔案信息資源為本單位各項工作服務。通過對檔案信息進行分析研究,形成有一定深度的編研成果,如年鑒新聞相片、省部級及以上榮譽名錄、年度本單位重要文獻、企業(yè)組織機構、產權、重大工程、職工待遇等專題性重要檔案內容信息表,以及歷年生產經營指標統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析等。