□ 九江供電公司 肖漢明
為適應(yīng)國(guó)網(wǎng)公司物資集約化要求,緊緊抓住物資計(jì)劃這個(gè)“龍頭”環(huán)節(jié),通過(guò)加強(qiáng)對(duì)物資計(jì)劃申報(bào)、審核、實(shí)施、執(zhí)行等各環(huán)節(jié)的全過(guò)程管理,使物資計(jì)劃從申報(bào)到執(zhí)行結(jié)束全過(guò)程做到層層管控,逐項(xiàng)落實(shí),確保了每項(xiàng)物資計(jì)劃都能順利執(zhí)行完成,提高了物資計(jì)劃管理的效率,通過(guò)一年多的運(yùn)行,取得了驕人的成績(jī),2010年公司物資管理同業(yè)對(duì)標(biāo)綜合排名位于全省前列,物資計(jì)劃管理各項(xiàng)指標(biāo)排名全省第一,為公司電力生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)所需物資及時(shí)采購(gòu)、供應(yīng)提供了保障。
為保證物資計(jì)劃能更好的滿足公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)需要,我們?cè)谖镔Y計(jì)劃管理流程中的物資計(jì)劃申報(bào)與審核、物資計(jì)劃實(shí)施情況跟蹤、物資計(jì)劃執(zhí)行情況跟蹤等各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)立關(guān)鍵管控點(diǎn),通過(guò)對(duì)各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的管控,確保每條物資計(jì)劃能準(zhǔn)確申報(bào)、及時(shí)實(shí)施、有效執(zhí)行??紤]到集中規(guī)模招標(biāo)采購(gòu)批次物資計(jì)劃管理流程在物資計(jì)劃管控全過(guò)程管理中代表性,本篇以批次物資計(jì)劃管理為模板,對(duì)相對(duì)應(yīng)流程進(jìn)行闡述。
物資計(jì)劃管控全過(guò)程管理范圍涵蓋了物資計(jì)劃申報(bào)與審核、物資計(jì)劃的實(shí)施情況跟蹤、物資計(jì)劃的執(zhí)行情況跟蹤等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作,不僅強(qiáng)調(diào)物資計(jì)劃申報(bào)環(huán)節(jié)中時(shí)間節(jié)點(diǎn)、計(jì)劃編制及技術(shù)規(guī)范書制作要求,更加注重對(duì)物資計(jì)劃實(shí)施情況的即時(shí)跟蹤和信息反饋、物資計(jì)劃執(zhí)行情況跟蹤等方面的管控。
序號(hào)1 2 3計(jì)劃管理環(huán)節(jié)物資計(jì)劃申報(bào)與審核環(huán)節(jié)物資計(jì)劃實(shí)施情況跟蹤環(huán)節(jié)物資計(jì)劃執(zhí)行情況跟蹤環(huán)節(jié)指標(biāo)目標(biāo)值計(jì)劃合格率、計(jì)劃合規(guī)率、計(jì)劃采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行率、技術(shù)規(guī)范書編制合格率均為100%合同簽訂完成率100%、計(jì)劃實(shí)施過(guò)程(即國(guó)網(wǎng)公司、省公司招標(biāo)情況)跟蹤率100%計(jì)劃執(zhí)行準(zhǔn)確率100%、合同到貨完成率100%
專業(yè)管理主要做法
物資計(jì)劃申報(bào)與審批環(huán)節(jié)流程(見圖1)
(圖1)
物資計(jì)劃申報(bào)與審核流程,共設(shè)6個(gè)關(guān)鍵管控點(diǎn),現(xiàn)加以詳細(xì)說(shuō)明:
物資供應(yīng)分公司根據(jù)國(guó)網(wǎng)公司、省公司集中規(guī)模采購(gòu)批次計(jì)劃申報(bào)總體時(shí)間安排及相關(guān)要求,制定本單位物資計(jì)劃申報(bào)及集中審核的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、相關(guān)要求,并下發(fā)通知。
其關(guān)鍵管控點(diǎn):對(duì)申報(bào)時(shí)間及集中審核時(shí)間的控制。
項(xiàng)目管理職能部門(地市及所屬縣公司)根據(jù)項(xiàng)目初設(shè)完成情況及費(fèi)用情況,提出項(xiàng)目物資需求計(jì)劃,制作物資計(jì)劃相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范書,項(xiàng)目專職通過(guò)ERP系統(tǒng),按照物資招標(biāo)范圍,選擇不同批次號(hào)進(jìn)行物資計(jì)劃的申報(bào)。
其關(guān)鍵管控點(diǎn):計(jì)劃申報(bào)時(shí)注重批次號(hào)的選擇、各欄目信息填報(bào)、技術(shù)規(guī)范書制作。
縣公司物資服務(wù)站通過(guò)ERP系統(tǒng)對(duì)本單位所申報(bào)的計(jì)劃及相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范書進(jìn)行審核、批準(zhǔn);地市公司相關(guān)職能部門對(duì)縣公司申報(bào)的計(jì)劃及技術(shù)規(guī)范書進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。
其關(guān)鍵管控點(diǎn):地市職能部門重點(diǎn)審核縣公司物資計(jì)劃的項(xiàng)目是否批復(fù)及根據(jù)資金情況是否申報(bào)合理等內(nèi)容。
物資供應(yīng)分公司牽頭組織地市公司設(shè)計(jì)院主設(shè)、相關(guān)職能部門專職、縣公司職能部門及物資專職對(duì)各單位申報(bào)的物資計(jì)劃及相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范書進(jìn)行集中審核。審核的關(guān)鍵點(diǎn)是ERP系統(tǒng)申報(bào)的批次招標(biāo)計(jì)劃批次號(hào)的選擇、歸口管理部門、項(xiàng)目資金支付主體、交貨日期、開工日期、完工日期、項(xiàng)目及工程名稱、項(xiàng)目電壓等級(jí)、物料選擇是否標(biāo)準(zhǔn)等各項(xiàng)內(nèi)容是否符合要求、技術(shù)規(guī)范書各項(xiàng)信息是否齊全及是否與計(jì)劃相符等。
其關(guān)鍵管控點(diǎn):對(duì)所有物資計(jì)劃及技術(shù)規(guī)范書進(jìn)行集中審核,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)解決,確保上報(bào)省公司的批次計(jì)劃準(zhǔn)確率為100%。
2.1.1.5 物資供應(yīng)分公司計(jì)劃專職在物資計(jì)劃集中審核完成后,對(duì)所有初審合格的計(jì)劃進(jìn)行集中審批,經(jīng)省公司相關(guān)職能部門、物資供應(yīng)分公司審批后,上報(bào)到省公司物資部。并編制“批次物資計(jì)劃集中審核初審會(huì)議紀(jì)要”,對(duì)計(jì)劃申報(bào)和初審情況總結(jié),填寫“項(xiàng)目批復(fù)情況表”。
其關(guān)鍵管控點(diǎn):計(jì)劃專職對(duì)計(jì)劃上報(bào)時(shí)間及準(zhǔn)確性的控制。
省公司物資部在計(jì)劃申報(bào)截止后,牽頭組織召開集中規(guī)模采購(gòu)批次計(jì)劃技術(shù)規(guī)范是評(píng)審會(huì),對(duì)各地市公司申報(bào)的批次計(jì)劃及相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范書進(jìn)行集中審查。評(píng)審會(huì)結(jié)束后,對(duì)計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)一審批,將審查合格的最終計(jì)劃報(bào)國(guó)網(wǎng)公司和省公司招標(biāo)部進(jìn)行招標(biāo),批次計(jì)劃的申報(bào)及審核環(huán)節(jié)結(jié)束。
其關(guān)鍵管控點(diǎn):地市公司計(jì)劃專職將省公司評(píng)審會(huì)最終計(jì)劃及反饋情況帶回,并轉(zhuǎn)發(fā)各相關(guān)單位、部門核對(duì)、存查。
物資計(jì)劃實(shí)施情況跟蹤環(huán)節(jié)流程(見圖2)
物資計(jì)劃實(shí)施環(huán)節(jié)跟蹤流程,共設(shè)5個(gè)關(guān)鍵管控點(diǎn),現(xiàn)加以詳細(xì)說(shuō)明:
物資供應(yīng)分公司計(jì)劃專職將省公司物資部審批完成的物資計(jì)劃分配給項(xiàng)目物資采購(gòu)負(fù)責(zé)人(以下簡(jiǎn)稱為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人),并將分配后計(jì)劃從ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出,制作批次物資計(jì)劃實(shí)施跟蹤及物資計(jì)劃執(zhí)行情況跟蹤一覽表(詳見附件1),交合同管理專職(物資計(jì)劃實(shí)施情況跟蹤及計(jì)劃執(zhí)行情況跟蹤管理專職)。
其關(guān)鍵管控點(diǎn):計(jì)劃管理專職要及時(shí)核對(duì)省公司評(píng)審會(huì)后最終計(jì)劃與上報(bào)物資計(jì)劃是否一致,并準(zhǔn)確制作批次物資計(jì)劃實(shí)施情況跟蹤及物資計(jì)劃執(zhí)行情況跟蹤一覽表。
合同管理專職按批次進(jìn)行匯總,并將匯總更新的批次物資計(jì)劃實(shí)施跟蹤及物資計(jì)劃執(zhí)行情況跟蹤表交各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。
其關(guān)鍵管控點(diǎn):合同管理專職及時(shí)將更新后的一覽表交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。
項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)國(guó)網(wǎng)公司及省公司已實(shí)施招標(biāo)、中標(biāo)結(jié)果回傳至ERP“合同管理系統(tǒng)”的物資計(jì)劃,及時(shí)制作合同。將合同相關(guān)信息填寫到批次物資計(jì)劃實(shí)施跟蹤及物資計(jì)劃執(zhí)行情況一覽表,填寫的主要內(nèi)容有:合同編號(hào)、合同簽訂廠家、簽訂時(shí)間、簽訂數(shù)量及金額、中標(biāo)通知書編號(hào)等。每月20日前將批次計(jì)劃實(shí)施情況跟蹤物資計(jì)劃執(zhí)行情況跟蹤一覽表反饋合同管理專職。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要在領(lǐng)導(dǎo)組織的批次物資計(jì)劃實(shí)施情況跟蹤及物資計(jì)劃執(zhí)行情況月例會(huì)上匯報(bào)當(dāng)月的物資計(jì)劃實(shí)施情況。
縣公司由物資服務(wù)站每月20日前將批次計(jì)劃實(shí)施跟蹤情況一覽表反饋市公司合同管理專職,便于及時(shí)了解縣公司批次計(jì)劃的招標(biāo)實(shí)施情況。
其關(guān)鍵管控點(diǎn):項(xiàng)目物資采購(gòu)負(fù)責(zé)人或縣公司物資服務(wù)站對(duì)批次物資計(jì)劃合同簽訂情況進(jìn)行跟蹤核對(duì),及時(shí)掌握項(xiàng)目計(jì)劃合同的簽訂情況,并將批次物資計(jì)劃實(shí)施情況跟蹤及物資計(jì)劃執(zhí)行情況一覽表及時(shí)反饋合同管理專職。
合同管理專職將批次物資計(jì)劃實(shí)施情況跟蹤結(jié)果匯總,在批次物資計(jì)劃合同全部簽訂完成后,發(fā)現(xiàn)余漏未簽合同的計(jì)劃,由計(jì)劃管理專職及時(shí)與省公司物資部計(jì)劃處(國(guó)網(wǎng)直接招標(biāo)部分)或招標(biāo)處溝通查詢、解決,將結(jié)果反饋合同管理專職。
其關(guān)鍵管控點(diǎn):對(duì)未實(shí)施的批次物資計(jì)劃要及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決。
批次物資計(jì)劃合同全部簽訂完成后,該批次物資計(jì)劃實(shí)施情況跟蹤環(huán)節(jié)就結(jié)束。
關(guān)鍵管控點(diǎn):項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)為物資計(jì)劃執(zhí)行跟蹤環(huán)節(jié)。
物資計(jì)劃執(zhí)行情況跟蹤環(huán)節(jié)流程(見圖3)
物資計(jì)劃執(zhí)行情況跟蹤流程,共設(shè)5個(gè)關(guān)鍵管控點(diǎn),現(xiàn)加以詳細(xì)說(shuō)明:
項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)批次物資計(jì)劃的交貨時(shí)間,提前與供應(yīng)商聯(lián)系物資生產(chǎn)情況,催促供應(yīng)商按合同交貨時(shí)間及時(shí)交貨,對(duì)交貨困難的電能表及設(shè)備,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要以書面催貨函的形式與供應(yīng)商溝通,并要求供應(yīng)商書面反饋交貨情況;還要加強(qiáng)與施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通,協(xié)調(diào)解決供貨中存在的問(wèn)題。
其關(guān)鍵管控點(diǎn):項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)批次物資計(jì)劃的到貨時(shí)間及時(shí)催貨,全面掌握批次招標(biāo)物資的生產(chǎn)情況、供貨情況。
圖2
項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將交貨期內(nèi)按時(shí)到貨的物資,在交貨時(shí)間3天內(nèi)通過(guò)ERP系統(tǒng)辦理物資入庫(kù)手續(xù),將批次物資到貨時(shí)間、入庫(kù)信息填入批次物資計(jì)劃實(shí)施跟蹤及物資計(jì)劃執(zhí)行情況跟蹤一覽表,每月20日前將一覽表反饋合同管理專職。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要在領(lǐng)導(dǎo)組織的批次物資計(jì)劃實(shí)施情況跟蹤及物資計(jì)劃執(zhí)行情況月例會(huì)上匯報(bào)當(dāng)月的物資計(jì)劃執(zhí)行情況。
縣公司由物資服務(wù)站每月20日前將批次計(jì)劃執(zhí)行跟蹤情況反饋合同管理專職。
其關(guān)鍵管控點(diǎn):項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)辦理物資入庫(kù)手續(xù)、報(bào)賬手續(xù)。
批次招標(biāo)物資在交貨期內(nèi)不能及時(shí)到貨的,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要查明不能按時(shí)交貨的原因,并加以書面說(shuō)明,加蓋物資供應(yīng)分公司公章后交合同管理專職,便于及時(shí)與省公司合同處溝通,通過(guò)省公司與供應(yīng)商協(xié)商解決。
縣公司物資服務(wù)站對(duì)交貨期內(nèi)不能及時(shí)到貨的,要查明不能按時(shí)交貨的原因,并加以書面說(shuō)明,加蓋本公司公章,交市公司合同管理專職處理。
其關(guān)鍵管控點(diǎn):項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)發(fā)現(xiàn)不能按期交貨問(wèn)題,并將信息反饋給合同管理專職。
合同管理專職將各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、縣公司在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題、供應(yīng)商不能按期交貨反饋傳真件、不能按期辦理入庫(kù)手續(xù)情況說(shuō)明等資料匯總,及時(shí)上報(bào)省公司物資部,由物資部與供應(yīng)商溝通來(lái)協(xié)調(diào)解決,并將。
其關(guān)鍵管控點(diǎn):合同管理專職加強(qiáng)與省公司溝通,及時(shí)解決物資計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。
項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要及時(shí)辦理到貨物資的報(bào)賬手續(xù),進(jìn)行報(bào)賬,隨著批次物資報(bào)賬的完成,物資計(jì)劃管控全過(guò)程管理工作結(jié)束。
其關(guān)鍵管控點(diǎn):項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要及時(shí)報(bào)賬。
保證流程正常運(yùn)行的專業(yè)管理考核與控制
建立物資計(jì)劃考核體系
為保證物資全過(guò)程管理有效實(shí)施,九江供電公司結(jié)合物資管理同業(yè)對(duì)標(biāo),制定了物資計(jì)劃全過(guò)程管理考核細(xì)則、物流服務(wù)分中同業(yè)對(duì)標(biāo)獎(jiǎng)罰辦法。
物資計(jì)劃申報(bào)與審核環(huán)節(jié)
考核機(jī)構(gòu):市公司發(fā)策部、物資供應(yīng)分公司。
考核內(nèi)容:批次物資計(jì)劃申報(bào)物資計(jì)劃合格率、物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行率、物資計(jì)劃合規(guī)率、技術(shù)規(guī)范書編制準(zhǔn)確率等指標(biāo)。
考核對(duì)象:計(jì)劃申報(bào)職能部門、縣公司。
(圖3)
考核方式:物資供應(yīng)分公司根據(jù)每批次物資計(jì)劃集中審核時(shí)(物流分中心組織的集中審查會(huì)),各職能部門、縣公司計(jì)劃申報(bào)情況進(jìn)行考核,并將考核結(jié)果報(bào)公司發(fā)策部,作為各單位、部門領(lǐng)導(dǎo)年終績(jī)效考核內(nèi)容。影響物資同業(yè)對(duì)標(biāo)的,根據(jù)物流服務(wù)分中同業(yè)對(duì)標(biāo)獎(jiǎng)罰辦法,對(duì)相關(guān)指標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人進(jìn)行考核。
物資計(jì)劃實(shí)施情況跟蹤及執(zhí)行情況跟蹤環(huán)節(jié)
考核機(jī)構(gòu):市公司農(nóng)電部、物資供應(yīng)分公司。
考核內(nèi)容:批次物資計(jì)劃合同簽訂完成率、合同到貨完成率、物資計(jì)劃執(zhí)行準(zhǔn)確率等指標(biāo)。
考核對(duì)象:物資供應(yīng)分公司項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、縣公司。
考核方式:物資供應(yīng)分公司根據(jù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、縣公司在物資計(jì)劃實(shí)施及執(zhí)行過(guò)程中合同簽訂完成率、合同到貨完成率、物資計(jì)劃執(zhí)行率的情況進(jìn)行考核,考核結(jié)果作為扣物資供應(yīng)分公司項(xiàng)目負(fù)責(zé)人當(dāng)月績(jī)效工資依據(jù),并上報(bào)有關(guān)部門對(duì)縣公司進(jìn)行績(jī)效考核。
不斷完善信息系統(tǒng)支撐
省公司物資部不斷加強(qiáng)對(duì)ERP系統(tǒng)批次物資計(jì)劃申報(bào)、審核環(huán)節(jié)的優(yōu)化應(yīng)用,將估算價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等進(jìn)行了統(tǒng)一維護(hù),減少了各單位物資計(jì)劃申報(bào)時(shí)對(duì)估算價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息填寫的隨意性,提高了ERP系統(tǒng)計(jì)劃申報(bào)的功能。
省公司加強(qiáng)了物資計(jì)劃實(shí)施環(huán)節(jié)中ERP系統(tǒng)合同簽訂信息化建設(shè)和應(yīng)用,對(duì)于“國(guó)網(wǎng)公司管控,省公司組織實(shí)施”批次、“省公司自行組織實(shí)施”批次的中變結(jié)果在發(fā)布后的三個(gè)工作日內(nèi)回傳至ERP系統(tǒng),項(xiàng)目單位物資合同必須嚴(yán)格按ERP系統(tǒng)中標(biāo)回傳結(jié)果實(shí)施,因此,增加了物資計(jì)劃執(zhí)行的準(zhǔn)確率。