程 雷

(遼寧省丹東市氣象局，遼寧 丹東 118000)

1 引言

伴隨氣象事業(yè)的快速發(fā)展，軟硬件設(shè)施的不斷提高和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用技術(shù)的深入發(fā)展，為實現(xiàn)氣象電子數(shù)據(jù)資料的存儲與檢索奠定了堅實的基礎(chǔ)，近年來隨著氣象業(yè)務(wù)領(lǐng)域的不斷拓寬，對氣象資料使用的頻率和要求逐步提高，對資料統(tǒng)計和查詢的實效要求也越來越高。僅憑查閱原始手工索引登記簿，不僅檢索速度慢而且無法提供電子數(shù)據(jù)資料，為實際工作帶來諸多不便，甚至形成無形的制約。隨著各級單位對無紙化辦公力度的不斷加強(qiáng)，伴隨Notes系統(tǒng)、省局綜合辦公平臺和各業(yè)務(wù)傳輸平臺的深入發(fā)展，氣象電子資料的使用意義日漸顯現(xiàn)，對氣象電子數(shù)據(jù)庫的建立健全也提出了更高的要求。本文通過對實際工作中系列程序的提煉、整合、加工，形成了以綜合Excel 各項功能為依托的氣象電子數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)操作平臺，在現(xiàn)實工作中發(fā)揮了積極作用，克服了翻閱原始索引查詢歷史資料的不足，實現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)資料快速存儲與檢索的應(yīng)用。

2 依據(jù)實際需求構(gòu)筑目錄結(jié)構(gòu)做好設(shè)置導(dǎo)向

根據(jù)單位實際需求，構(gòu)筑完整的目錄(本文以辦公室公文檔案處理為例，其它處室氣象電子資料與此相同)，依次建立好收文日期、收文編號、原文編號、文件類型、紙制歸檔、發(fā)文機(jī)構(gòu)、文件標(biāo)題(與原始紙質(zhì)文件登記薄一致，方便互通)。

2.1 Sheet 1設(shè)置為國家/省局文件

依據(jù)年度文件數(shù)量、重要程度和后期查詢次數(shù)為基準(zhǔn)，將重要常用文件歸檔保存到首頁，以方便后期相關(guān)文件的檢索調(diào)用。

2.2 Sheet 2設(shè)置為市政文件

伴隨氣象的快速發(fā)展，為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)、便民服務(wù)等不斷拓寬，與當(dāng)?shù)卣耐鶃碓桨l(fā)密切，與市委、市政府、海洋、水利、林業(yè)、環(huán)保等單位的頻繁互通，相互間往來文件視文件內(nèi)容同樣要納入到該系統(tǒng)，以便查閱。隨著市政相關(guān)部門機(jī)構(gòu)構(gòu)建電子傳輸網(wǎng)絡(luò)后，此類文件將逐漸擺脫紅頭紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)成電子文件，更加方便操作，省去文件掃描環(huán)節(jié)。

2.3 Sheet 3設(shè)置為本局發(fā)文

因本局及各直屬單位和內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)每年也會形成不同數(shù)量的文件發(fā)出，此類文件也非常重要，有些還需永久保存，也是后期檢索使用的重要組成部分。納入到存儲目錄。

3 氣象電子文檔的存儲與超鏈接設(shè)置

依據(jù)數(shù)據(jù)庫操作需求導(dǎo)向，首先將網(wǎng)上所發(fā)電子公文，下載到計算機(jī)專用硬盤內(nèi)，然后以Excel為基礎(chǔ)，進(jìn)行超鏈接設(shè)置，在將來檢索需要時，達(dá)到快速檢索調(diào)用相應(yīng)文件的目的。

3.1 電子數(shù)據(jù)文檔的分類存儲

首先在本機(jī)選擇一安全專用硬盤，本文以2008年文件為例設(shè)置文件登記薄(每年初建立一個子目錄以便區(qū)分)，與紙質(zhì)登記薄名稱保持一致，方便相互間對照查詢，各子母目錄文件夾構(gòu)筑設(shè)置如圖1所示:

圖1 各子目錄文件夾構(gòu)筑設(shè)置

3.1.1 Notes網(wǎng)電子文檔的分類存儲 氣象系統(tǒng)的Notes網(wǎng)是電子數(shù)據(jù)材料傳輸?shù)闹匾W(wǎng)絡(luò)，是文件上傳下達(dá)的大動脈，各單位間主要文件第一時間大都經(jīng)過該網(wǎng)進(jìn)行及時傳送。下面以Notes網(wǎng)文件為例介紹該網(wǎng)傳輸文件的保存，在按常規(guī)操作進(jìn)入主界面和個人信箱后，在個人信箱點(diǎn)擊進(jìn)入選中文件，此時選擇查看下面的拆離或保存(視Notes版本來定)，如不是一個文件則選擇全部拆離(保存)選項。將所發(fā)文件歸類到相應(yīng)文件夾，如遼寧省局遼氣發(fā)［2008］14號，則保存到2008年文件登記薄文件夾→省局文件夾→遼氣發(fā)遼氣發(fā)→14號，此處即使該文件無附件，也保存該文件夾內(nèi)，以此操作在將原文件進(jìn)行保存的同時，下一步也可以將經(jīng)局內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)傳閱后的批示掃描保存到該文件夾內(nèi)，從而形一份完整的存儲文件，以便日后查閱。Notes網(wǎng)上其它文件的拆離(保存)方法皆相同。其他途徑往來氣象電子數(shù)據(jù)資料的快速存儲方法都與此操作路徑相同。

3.1.2 OA辦公平臺往來電子文檔的分類存儲近幾年來隨著省市間辦公平臺的規(guī)范化應(yīng)用，一些專設(shè)氣象電子資料如電子加密紅頭公文都基本經(jīng)此系統(tǒng)傳輸，在此就該系統(tǒng)下文件的存儲進(jìn)行介紹，辦公室文件收發(fā)人員逐步進(jìn)入該系統(tǒng)，進(jìn)入電子公文，單擊現(xiàn)在處理進(jìn)入文件庫，單擊相應(yīng)文件標(biāo)題進(jìn)入文件，單擊公文正文選擇保存，此時再按路徑保存到相應(yīng)本機(jī)硬盤中設(shè)置好的文件夾下如“遼氣發(fā)［2008］14號”，則完成OA平臺下的電子文檔存儲。

3.1.3 本地市政機(jī)關(guān)紙質(zhì)相關(guān)文件的存儲 隨著氣象事業(yè)的不斷發(fā)展，與當(dāng)?shù)卣跋嚓P(guān)職能單位間文件往來不斷增多，此類文件視文件內(nèi)容同樣要納入到數(shù)據(jù)庫，以便后期查閱，因與市政相關(guān)機(jī)構(gòu)尚未完全建立專用往來電子傳輸系統(tǒng)，大多還是紙質(zhì)文件，這就需要借助掃描儀，掃描成電子文件，再進(jìn)行電子歸檔。掃描后形成的電子文檔保存到相應(yīng)文件夾下，如丹委發(fā)［2008］16號，則保存到路徑2008年文件登記薄文件夾→市政文件夾→市委→市委16號。

3.2 在Excel中按要求錄入相關(guān)內(nèi)容

在按上面步驟將文件保存到相應(yīng)文件夾后，應(yīng)及時在Excel中按要求錄入相關(guān)內(nèi)容，以免與后續(xù)文件產(chǎn)生編號混亂。

3.2.1 結(jié)合設(shè)置目錄進(jìn)行逐項錄入 仍以遼氣發(fā)［2008］14號為例，依次將收文日期(該文件的接收)日期、收文編號(本單位的設(shè)定編號)、原文編號(遼氣發(fā)14號)、文件類型(遼氣發(fā))、紙制歸檔(該紙文件存儲夾)、發(fā)文機(jī)構(gòu)(省氣象局)、文件標(biāo)題(該文件主標(biāo)題)，進(jìn)行錄入，以免與后來文發(fā)生編號差錯。對于計算機(jī)快捷鍵應(yīng)用嫻熟的可借助復(fù)制粘貼快速完成，此處值得注意的是文件標(biāo)題在Excel中粘貼時首先雙擊Excel中該名頭下的對應(yīng)表格且進(jìn)行左對齊設(shè)置，以免出現(xiàn)標(biāo)題居中偏大不便保存，也影響美觀，如直接粘貼后，也可以采用復(fù)制正確的格式，用格式刷再處理。

3.2.2 構(gòu)建相應(yīng)文件的超鏈接設(shè)置 在對每個文件各目錄錄入完成后，應(yīng)著手建立相應(yīng)文件的超鏈接設(shè)置，以便有效的在Excel中將所需文件直接調(diào)出。此處仍以遼氣發(fā)［2008］14號文件為例:單擊原文編號下遼氣發(fā)14，形成黑色方框，如圖2;點(diǎn)擊Excel插入或使用Ctrl+k快捷鍵，選擇超鏈接，彈出如圖2對話框，和本機(jī)硬盤上對應(yīng)該文件建立超鏈接;超鏈接構(gòu)建后，Excel中“遼氣發(fā)14”變成藍(lán)色，鼠標(biāo)放上出現(xiàn)小手，單擊即可調(diào)出該文件電子版，則該文件超鏈接設(shè)置完成。

圖2 超鏈接構(gòu)建

4 篩選設(shè)置

針對每年氣象電子數(shù)據(jù)文件往來較多，并且為眾多單位和不同處室所發(fā)，為快速檢索的實施，縮短文件的調(diào)閱時間，在此進(jìn)行篩選設(shè)置，如在檢索“遼氣發(fā)”文件時，篩選設(shè)置完成后，將只顯示所需一欄的目錄，設(shè)置操作如下:鼠標(biāo)單擊文件類型，在數(shù)據(jù)下拉菜單中的篩選里選擇自動篩選，單擊自動篩選選項，則以文件類型為索引建立了篩選。如圖3。

圖3 以文件類型為索引篩選構(gòu)建圖

篩選建立后，在文件類型欄目下，選擇遼氣發(fā)，則本年度至今所有收到登記在冊的遼氣發(fā)全部顯示出來。

5 文件的檢索

在對前面各步驟操作設(shè)置逐一完成后，即為后期氣象電子數(shù)據(jù)文件查閱奠定了良好的基礎(chǔ)，下面針對不同情況的檢索操作。

5.1 查閱人清楚文件編號下精確查詢的建立

如查閱人知道所需文件為遼氣發(fā)［2008］14號，則直接建立精確查詢從篩選中選擇遼氣發(fā)，將該類文件全部顯示出來，然后單擊該文件編號即可直接調(diào)出該文件電子版。

5.2 查閱人在不清楚文件編號和標(biāo)題內(nèi)容下模糊查詢的建立

如查閱人只記得查閱文件的大概標(biāo)題或不太清楚文件編號的情況下，則需在篩選下建立模糊查詢，按標(biāo)題進(jìn)行查詢，在Excel開始下拉菜單中，單擊查找或使用ctrl+f快捷鍵，彈出一對話框，在對話框內(nèi)輸入要查找內(nèi)容或文件大概編號，如輸入文字在該數(shù)據(jù)中不唯一，單擊對話框中的查找下一個，直至查出所需文件;如查閱人對文件出處也不清楚，或僅記得部分文件內(nèi)容，則在篩選下選擇全部，將所有文件調(diào)出然后建立查詢，此種查詢較慢但又常用。

6 文件加密，資料共享

為方便查閱人對所需氣象電子數(shù)據(jù)文件查找前文件編號或文件標(biāo)題的了解，加速文件的檢索過程，將建立的Excel目錄索引進(jìn)行設(shè)置修改權(quán)限加密［2］保存，將其放置到局域網(wǎng)內(nèi)一設(shè)定共享文件夾中，方便所需文件的初期檢索。加密方法為在Excel保存時，在保存為彈出的對話框內(nèi)，在工具下拉菜單中選擇常規(guī)選項，彈出保存選項對話框，在修改權(quán)限密碼欄輸入設(shè)定的密碼，在確認(rèn)密碼欄再次輸入，則加密成功。外界打開時在不知密碼的情況下只能以只讀方式打開，保證了檢索目錄的統(tǒng)一性和權(quán)威性。密碼設(shè)置如圖4。

圖4 加密設(shè)置

7 數(shù)據(jù)庫備份

7.1 電子數(shù)據(jù)文檔備份的意義

氣象電子文檔在日積月累中，資料越來越多，越發(fā)重要，每一個疏忽和漏洞都有可能造成整個數(shù)據(jù)庫資料的丟失和破壞，所以就要求做好數(shù)據(jù)庫的防毒殺毒工作，以保證每年形成一個完整的數(shù)據(jù)資料庫，至年末可將全年的數(shù)據(jù)資料庫進(jìn)行整體數(shù)據(jù)刻盤或?qū)Ｓ靡苿佑脖P等保存，做好氣象數(shù)據(jù)資料的備份工作，以備不時之需。

7.2 電子數(shù)據(jù)備份時注意事項

電子數(shù)據(jù)資料備份時，值得注意的是，刻盤或存儲整個2008年文件登記薄文件夾(包含2008年文件登記薄Excel、國家局、省局、市政、本局的所有子文件夾)時不得做更換文件名等，以免造成數(shù)據(jù)混亂和快速檢索功能的不規(guī)范。所以就要求初期盡可能的一次把相應(yīng)文件夾名稱設(shè)置好，如后續(xù)的確需要修改，盡可能的早發(fā)現(xiàn)早修改，但需在Excel中將所修改的文件夾重新進(jìn)行超鏈接設(shè)置。

8 結(jié)語

伴隨數(shù)據(jù)庫技術(shù)的快速發(fā)展和無紙化辦公的不斷加強(qiáng)，系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的逐步健全，顯然僅憑目前靠翻閱紙質(zhì)索引檢索文件已落后于時代要求，在此借助Excel索引功能可以較快捷的實現(xiàn)所需氣象電子數(shù)據(jù)文檔的檢索調(diào)用，也為后期電子加密和大型數(shù)據(jù)庫功能的實現(xiàn)奠定了基礎(chǔ)，在電子加密和大型數(shù)據(jù)庫逐步完善后，電子化辦公將會達(dá)到一個更高的水平。