唐 謙
ERP實施一般經歷一下幾個階段:(1)項目準備階段:成立項目組,制定計劃,進行初步業(yè)務調研等;(2)業(yè)務藍圖設計階段:在初步調研的基礎上,進行再調研,形成業(yè)務流程差異報告,流程重整等;(3)系統(tǒng)實現前準備階段:企業(yè)組織機構調整;數據清理,收集和整理;系統(tǒng)數據配置;最終用戶培訓準備等;(4)系統(tǒng)切換階段:上線模擬測試,系統(tǒng)切換等。
數據清理處于實施中期,在明確企業(yè)的組織架構和業(yè)務流程之后,對企業(yè)基礎數據進行整理和收集,為系統(tǒng)切換做好準備。
一是對于同一經濟業(yè)務或事項,業(yè)務部門和財務部門在同一時間和空間上描述不盡相同,這具體表現在:(1)單據傳遞的時間性差異使信息在財務反映相對滯后,財務數據常常有跨期現象;(2)對同一事項的描述不同,導致財務數據和業(yè)務數據存在差異。這些顯然與ERP要求的業(yè)務財務一體化的理念有很大的差異,也對系統(tǒng)上線后數據的可用性產生重大的影響;
二是由于會計差錯,以及業(yè)務部門和財務部門信息不對稱,造成的會計計量方面不準確;由于一些企業(yè)關停倒閉而形成的呆、死賬;由于實物盤虧或毀損,而賬面依然掛賬,形成的資產不實等情況。這些都影響企業(yè)財務狀況和經營成果的公允表達。為了將真實的數據導入系統(tǒng),這些事項都應該進行清理。
1.成立跨部門的數據清理小組,明確職責和分工,制定獎懲辦法。各個業(yè)務部門負責與本部門有關的基礎數據,如供應商和客戶數據,銷售訂單,采購訂單和生產訂單,以及與財務部門接口的業(yè)務數據等;財務部門負責財務賬務的清理,包括所有科目的賬面余額,會計科目,銀行住數據,以及與業(yè)務部門有接口的財務數據等;
2.制定數據清理計劃,明確清理時間表。數據清理有一個遵循漸進和逐漸求精的過程,外界環(huán)境和生產情況在不斷變化,數據準確度是個相對的概念,所以要分步驟、分階段持續(xù)的對數據進行清理;
3.數據清理階段,對基礎數據進行核對和整理。這個階段要注重一線基礎數據的采集,數據清理方法的正確運用,以及各個數據小組的協(xié)調配合;
4.確定最終數據,準備導入系統(tǒng),進行系統(tǒng)切換。
ERP系統(tǒng)的基礎數據數量大且涉及面廣,按是否隨時間發(fā)生變動,可以分為靜態(tài)數據和動態(tài)數據。靜態(tài)數據是不隨時間或其它數據變化而變化的數據,具體有會計科目、庫存地和物料主文件、BOM表、供應商、客戶、銀行主文件等。動態(tài)數據是每筆具體業(yè)務發(fā)生時產生的數據,它隨時間點不同而變動。又可以分為期初數據和日常數據。期初數據包括系統(tǒng)上線切換時點的總賬余額、庫存余額、未清訂單。與財務數據清理相關的數據一般包括會計科目、銀行主數據、切換時點的總賬余額、實物資產余額、往來賬目余額等。
財務數據清理希望達到的目的是:一是按照ERP的數據標準和要求,將財務數據、主數據以及業(yè)務數據進行有效掛接,實現業(yè)務財務一體化的要求;二是對所有的資產和負債進行核查,對于已不符合資產和負債定義的項目進行清理,公允反映企業(yè)的財務狀況和經營成果。以下就幾個主要項目的清理方法進行探討。
1.往來賬目的清理。往來賬目清理包括應收、預收款,應付、預付款,其他應收、其他應付款等。下面以客戶應收、預收款和銷售訂單數據清理為例,介紹往來賬目的清理。
由財務部提供賬面掛有應收款或預收款(客戶余額)的科目余額表,市場銷售部門會同財務部進行核對和清理。清理過程中應注意分別對同一客戶不同合同項進行核對,以確保每個合同余額的準確性,而不是客戶余額的準確性。確保財務部門客戶余額與市場銷售部門客戶余額的一致性。
客戶余額與銷售訂單(銷售合同)一般的對應關系是:客戶余額為借方余額的,一般情況是銷售合同已執(zhí)行完畢,尚有貨款未收回;客戶余額為貸方余額的,一般情況是已收回部分貨款,但銷售合同尚未執(zhí)行完畢,尚未達到收入確認條件,或者已收款,尚未執(zhí)行合同。
清理過程中,如發(fā)現無法收回的應收款項,建議申請壞賬核銷。
(2)實物資產的清理。實物資產主要包括固定資產、原材料、在制品、半成品及庫存商品等。實物資產清理方法主要是盤點。實物資產盤點可以到達兩個目的:
一是核實實物的數量和質量情況。對于數量上的差異,根據盤點結果,進行盤盈、盤虧的賬務處理。一般對于大件的固定資產,盤盈,盤虧的情況是比較少的,如果存在,可能有以下幾種原因:(1)已報廢的固定資產未銷賬,這種情況應該找到當時的報廢審批單,在系統(tǒng)切換之前進行固定資產報廢的賬務處理;(2)工程已完工財務未結轉,依舊在“在建工程”掛賬。這種情況的處理方法是根據工程結算資料進行固定資產結轉。
二是通過實物與賬面物料的查找和核對,可以發(fā)現同一物料有不同名稱的情況,這種情況可能造成賬面上有材料,在盤點時卻找不到,形成材料的盤虧;或是賬面上不存在的材料,在盤點時卻有,形成材料的盤盈。遇到這種情況,應該對賬面材料名稱進行修改或者合并,并及時修改倉庫的材料卡片。
1.制定詳細的工作計劃,把握好時間進度,在關鍵時間節(jié)點提供相關成果文件,如清理前后某科目余額表以及調整事項,數據收集模板等,并根據完成情況對相關責任部門進行考核。
2.重視數據收集模板的定制和保護工作。按照ERP數據要求和標準,根據企業(yè)的實際情況不斷的對數據收集模板進行設計和維護。并加強數據收集模板的保護,避免信息被有意無意的刪改。
3.注意數據的檢查和稽核工作。為保證數據的正確性和完整性,需要安排專人對數據進行檢查和稽核;制定數據檢查方案,包括數據檢查的方法、時間、頻率、責任人等,最大程度的降低問題數據的存在。
財務模塊是整個ERP系統(tǒng)的核心,它不僅與諸多模塊有集成關系,也是整個系統(tǒng)的數據交匯中心。為了確保切換后的主要精力用于系統(tǒng)運維,在數據清理階段,務必保證有必要的組織保證,人員保證和正確的清理方法,為系統(tǒng)切換和應用打下堅實的基礎。
[1]董海濤.淺談系統(tǒng)上線前如何進行基礎數據整理.賽迪網.
[2]張麗,夏宗澤,劉穎,張樂.以財務為核心的ERP建設數據清理工作實施探討,《電力信息化》.2009年08期.
中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計2013年4期