文覲鰲
【摘 要】20世紀(jì)80年代,為了適應(yīng)新形勢(shì)下各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化、公文處理規(guī)范化的要求,便于計(jì)算機(jī)檢索和管理公文,公文主題詞標(biāo)引應(yīng)運(yùn)而生。主題詞在歷經(jīng)30余年之后不在標(biāo)引,主要在于主題詞標(biāo)準(zhǔn)不一,難于統(tǒng)一,培訓(xùn)不力,難于執(zhí)行,更新緩慢,難于規(guī)范,不是必須,不必強(qiáng)求,完全可以用其他替代。
【關(guān)鍵詞】公文;主題詞;消失
熟悉公務(wù)文書(shū)的人都知道,2012年4月16日中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)"新條例"),并于2012年7月1日起施行,2000年8月24日國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政公文處理辦法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)"原辦法")停止執(zhí)行。這是規(guī)范黨政機(jī)關(guān)公文處理工作的一個(gè)新的指導(dǎo)性文件,對(duì)實(shí)現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)公文格式的統(tǒng)一具有重要意義。與原辦法比照,新條例在宏觀指導(dǎo)和具體要求上有一定的改進(jìn)和變化,其中,我們看到新辦法中已經(jīng)沒(méi)有了主題詞這一要素。
所謂的公文主題詞,就是揭示公文主題內(nèi)容的規(guī)范性、強(qiáng)制性適用的詞目,是公文版記部分的構(gòu)成要素之一。它由反映特定主題概念的規(guī)范化的名詞或名詞性詞組組成。一般來(lái)說(shuō),主題詞基本由3-5個(gè)名詞或名詞性詞組構(gòu)成。不少于3個(gè)最多不超過(guò)7個(gè),并依據(jù)涵義由大到小,依次是類(lèi)別詞、類(lèi)屬詞、區(qū)域詞、文種詞,即按“一范圍,二內(nèi)容,三文種”的順序排列,主題詞詞與詞之間空一格排序。公文主題詞的標(biāo)準(zhǔn)區(qū)域位于公文末頁(yè)下部,抄送范圍上方,也就是文尾部分中注釋域或特殊要求說(shuō)明域以下,抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)域以上。
在20世紀(jì)80年代,為了適應(yīng)新形勢(shì)下各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化、公文處理規(guī)范化的要求,便于計(jì)算機(jī)檢索和管理公文,公文主題詞標(biāo)引應(yīng)運(yùn)而生。中央文件上試標(biāo)主題詞始于1985年,政府辦公廳系統(tǒng)較大范圍內(nèi)試標(biāo)公文主題詞始于1987年。那么,為什么主題詞在歷經(jīng)30余年之后會(huì)突然消失呢?也許不熟悉的人會(huì)感到吃驚,其實(shí),在業(yè)內(nèi)主題詞真是愛(ài)恨交加,早就有專(zhuān)家提出了不同的意見(jiàn)。
一、標(biāo)準(zhǔn)不一,難于統(tǒng)一
雖然我國(guó)各大系統(tǒng)編制了主題此表,并進(jìn)行了修改和完善,但實(shí)際上公文主題詞標(biāo)引存在著不統(tǒng)一、不規(guī)范的現(xiàn)象還比較嚴(yán)重。
公文主題詞是由國(guó)家特定機(jī)關(guān)主持編制和修訂,避免了粗制濫造、生造主題詞,克服了隨意言目的粗糙管理,而走上集約經(jīng)營(yíng),科學(xué)規(guī)范的道路,具有很強(qiáng)的規(guī)范性。但是目前我國(guó)現(xiàn)行的主題詞表,除了國(guó)務(wù)院辦公廳主持頒布的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》外,各行業(yè)、地方都參照前者,自行制定了主題詞表,這就導(dǎo)致容易出現(xiàn)條塊分割、詞目打架現(xiàn)象。
一是就全國(guó)而言,有的系統(tǒng)要求標(biāo)引主題詞,有的又不標(biāo)引主題詞。比如,各級(jí)人大常委會(huì)機(jī)關(guān)和檢察院系統(tǒng)產(chǎn)生的公文不標(biāo)引主題詞。二是標(biāo)引的詞條的數(shù)量要求多少不一。比如,黨的機(jī)關(guān)《公文主題詞表》規(guī)定一份公文最多可標(biāo)引10個(gè)詞條,而《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》規(guī)定一份公文標(biāo)引的主題詞不超過(guò)5個(gè)詞條。三是各類(lèi)機(jī)關(guān)公文主題詞標(biāo)引的規(guī)則、辦法、規(guī)定不盡相同。如,黨的機(jī)關(guān)標(biāo)引主題詞的規(guī)則是第一個(gè)詞條要求選用能體現(xiàn)公文主主旨的詞條,而行政機(jī)關(guān)主題詞第一個(gè)詞條一般都是類(lèi)別詞。
如不同行業(yè)的詞目對(duì)同一內(nèi)容的描述涵括不盡相同,這對(duì)將來(lái)公文實(shí)現(xiàn)全面電腦聯(lián)網(wǎng),實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化公文,進(jìn)行科學(xué)管理,以及對(duì)公文的交流、檢索都會(huì)帶來(lái)了諸多不便。
公文中主題詞的出現(xiàn)是為了便于索引,主題詞標(biāo)引不統(tǒng)一、不規(guī)范,違背了方便檢索的初衷。因而2012年新的公文處理辦法,不僅統(tǒng)一了黨政機(jī)關(guān)公文處理辦法,而且不標(biāo)引主題詞了。
二、培訓(xùn)不力,難于執(zhí)行
公文主題詞標(biāo)引是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作,培訓(xùn)工作尤為重要。在主題詞剛剛出現(xiàn)的時(shí)候,黨政機(jī)關(guān)對(duì)培訓(xùn)還比較重視。比如,黨委系統(tǒng)于1994年6月、1998年11月分別舉辦過(guò)為期一周的公文主題詞標(biāo)引培訓(xùn)班,系統(tǒng)組織學(xué)習(xí)了“檢索語(yǔ)言與公文主題詞表”、“公文主題詞標(biāo)引規(guī)劃”、“公文主題標(biāo)引的步驟和方法”、“公文主題標(biāo)引在計(jì)算機(jī)公文信息檢索中運(yùn)用”等課程。一些省、市、縣黨委辦公廳(室)相應(yīng)舉辦了培訓(xùn),此后,再也沒(méi)有舉辦全國(guó)性、全省性的培訓(xùn)。近年來(lái),文秘隊(duì)伍人員變動(dòng)頻繁,基層人員流動(dòng)快,新人新手多,大部分從事公文辦理、公文主題詞標(biāo)引的人員業(yè)務(wù)生疏,一些人不懂得公文主題詞標(biāo)引規(guī)則,不懂得標(biāo)引的步驟與方法,有的人甚至不了解檢索語(yǔ)言與公文主題詞表為何物,特別是面對(duì)多主題公文,以及主題概念轉(zhuǎn)換中詞組組配標(biāo)引中的概念交叉組配、概念限定組配這一較復(fù)雜、不易掌握的標(biāo)引操作技巧,不少人感到力不從心、一籌莫展,對(duì)公條例》《辦法》《規(guī)定》等法規(guī)“公文格式”中要求上報(bào)的公文必須標(biāo)引主題詞的硬性規(guī)定,只好硬著頭皮,東拼西湊胡亂標(biāo)引。人員培訓(xùn)工作不力,人員語(yǔ)言文字功力不深,敬業(yè)精神不夠等因素,造成了公文主題詞標(biāo)引亂象橫生。主題詞使用到現(xiàn)在,給文秘人員增加不少的負(fù)擔(dān),相信主題詞在公文中消失完全會(huì)得到廣大文秘工作者的歡迎。
三、更新緩慢,難于規(guī)范
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,詞匯這個(gè)語(yǔ)言中最活躍的要素也在隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷地發(fā)展著變化。近年來(lái),新的詞匯不斷涌現(xiàn),不少新詞匯也進(jìn)入到公文之中,而原來(lái)主題詞表中一些詞匯的使用頻率卻在不斷降低,甚至出現(xiàn)了基本不使用的情況。
自從《公文主題詞表》編制以來(lái),就很少修訂,特別是近年來(lái)對(duì)《公文主題詞表》幾乎沒(méi)有做過(guò)修訂。中辦、國(guó)辦修訂《公文主題詞表》的最后時(shí)間都是20世紀(jì)90年代末。
四、不是必須,難于強(qiáng)求
公文處理工作是檔案工作的基礎(chǔ)。公文與檔案是同一事物在兩個(gè)階段的不同表現(xiàn)形式,今天的公文是明日的檔案。一是作為檔案前身、基礎(chǔ)的公文,主題詞標(biāo)引顯得極為重要,若亂標(biāo)濫標(biāo),既浪費(fèi)了人力精力又達(dá)不到標(biāo)引的目的。二是即使是恰當(dāng)、準(zhǔn)確、規(guī)范的標(biāo)引,也難以與檔案主題詞標(biāo)引相匹配,難以實(shí)現(xiàn)文檔一體化。因?yàn)椋闹黝}詞標(biāo)引與檔案主題詞標(biāo)引的兩者之間本身存在著差異性,造成難以實(shí)現(xiàn)文檔一體化。文、檔兩個(gè)系統(tǒng)各行其事,最終導(dǎo)致公文主題詞不能為檔案部門(mén)自接運(yùn)用,公文標(biāo)引主題詞成了無(wú)用功,標(biāo)引的意義不大。
由此可見(jiàn),公文中標(biāo)主題詞并不是非標(biāo)不可的。在網(wǎng)絡(luò)化、信息化高速發(fā)展的時(shí)代,公文主題標(biāo)引已完成它的歷史階段性使命,應(yīng)淡出公文處理工作領(lǐng)域,取而代之用具有明顯優(yōu)勢(shì)的“關(guān)鍵詞”作為公文信息檢索手段。
總之,2012年新辦法順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的新要求,摒棄了主題詞這個(gè)“雞肋”,有利于減輕文秘人員的工作負(fù)擔(dān)。
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