張玉平

隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，辦公室是一個(gè)企業(yè)不可缺少的重要部門(mén)，辦公室，發(fā)揮著越來(lái)重要的作用，同時(shí)，社會(huì)和企業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)、新問(wèn)題，對(duì)做好辦公室工作又提出了新要求。

一、正確認(rèn)識(shí)企業(yè)辦公室的職能、作用和地位

辦公室擔(dān)負(fù)著參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督查督辦、后勤保障，以及對(duì)處交往和服務(wù)員工的繁重工作，是公司的信息中心、參謀中心、協(xié)調(diào)中心、形象中心和服務(wù)中心。企業(yè)辦公室工作相對(duì)于行政事業(yè)單位辦公室工作來(lái)說(shuō)，職能范圍更廣，對(duì)能力素質(zhì)的要求也更高，在做好辦公室日常工作的基礎(chǔ)上，還具有了解和參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等職責(zé)，工作面對(duì)的對(duì)象也較廣泛，有內(nèi)部管理人員，也有企業(yè)一線員工，還有上級(jí)、下級(jí)和平級(jí)相關(guān)單位的人員，工作任務(wù)更加繁重。因此，辦公室人員要有較高的敏銳性、較強(qiáng)的預(yù)見(jiàn)性和工作的超前性，無(wú)論是辦文、辦會(huì)、辦事，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，都會(huì)造成很大的影響，甚至給整個(gè)企業(yè)的工作帶來(lái)被動(dòng)或損失。正所謂“辦公室工作無(wú)小事”，辦公室工作開(kāi)展的如何，直接制約和影響著整個(gè)企業(yè)工作的開(kāi)展和任務(wù)完成情況。

二、辦公室人員要處理好工作中的“三個(gè)關(guān)系”

一是是處理好“專(zhuān)”與“博”的關(guān)系。辦公室人員既要成為自身業(yè)務(wù)的行家，又要了解各類(lèi)知識(shí)，做到博學(xué)多藝。企業(yè)辦公室人員業(yè)務(wù)能力要“專(zhuān)”，在公文寫(xiě)作、黨政事務(wù)、文檔統(tǒng)計(jì)、人才管理等方面應(yīng)是相對(duì)的專(zhuān)家，應(yīng)在本單位起主導(dǎo)和咨詢(xún)中心的作用。說(shuō)“博”，是指在與企業(yè)事務(wù)有關(guān)的其它方面的知識(shí)，諸如企業(yè)文化、大政方針、經(jīng)營(yíng)管理、財(cái)經(jīng)商貿(mào)、法律政策等，乃至企業(yè)所在地的人文地理、政策環(huán)境等，也必須涉足其中，不能當(dāng)門(mén)外漢。二是處理好“動(dòng)”與“靜”的關(guān)系，既要在忙忙碌碌中憑借自身能力、素質(zhì)認(rèn)真做好每一件事，更要注意事后的反思和總結(jié)。誰(shuí)都知道辦公室事務(wù)性工作多，其實(shí)就是每天在辦事、辦會(huì)、辦文中度過(guò)。這“三辦”使辦公室在“動(dòng)”中忙碌不堪，但要忙而不亂、動(dòng)中有靜，要分清工作主次，加強(qiáng)工作的預(yù)見(jiàn)性，要保持清醒的頭腦，不能因?yàn)椤懊Α倍鴣y了頭緒，導(dǎo)致一事無(wú)成。三是處理好“虛”與“實(shí)”的關(guān)系，既要虛事實(shí)做，又要從實(shí)事中抽象理性的東西。許多企業(yè)辦公室還承擔(dān)黨務(wù)、精神文明建設(shè)、工會(huì)、組織開(kāi)展有關(guān)活動(dòng)等工作。有些事看起來(lái)很虛，但將虛事做實(shí)，就容易贏得黨員和員職工的理解、支持、參與。作為企業(yè)行政辦事機(jī)構(gòu)，面對(duì)企業(yè)管理上的實(shí)事，要學(xué)會(huì)從中總結(jié)出規(guī)律性的東西。

三、辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)和能力

（1）要有較強(qiáng)的敬業(yè)精神。工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，任勞任怨，干一行，愛(ài)一行，專(zhuān)一行，特別是要有嚴(yán)明的組織紀(jì)律性，吃苦耐勞的優(yōu)良品質(zhì)，雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，這是做好辦公室工作的前提條件。（2）辦事穩(wěn)妥，處事嚴(yán)謹(jǐn)。辦公室是企業(yè)對(duì)內(nèi)、對(duì)外的窗口，不公文要嚴(yán)于律己，寬以待人，更要模范帶頭，身體力行。遇事不要魯莽，要“三思而后行”，沉著應(yīng)對(duì)，冷靜分析，認(rèn)真處理。這是做好辦公室工作的基本保證。（3）思想活躍，敢于創(chuàng)新。要堅(jiān)持解放思想、敢于創(chuàng)新的優(yōu)良作風(fēng)，接受新事物要快。要善于學(xué)習(xí)，善于出謀劃策；有超前的意識(shí)，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際，在工作中充分發(fā)揮主動(dòng)能動(dòng)性，創(chuàng)新工作思路和服務(wù)方式，努力提升工作水平。（4）做人要誠(chéng)實(shí)正派，要有高尚的品德，樸實(shí)的工作作風(fēng)，公正的處事原則。所謂“高尚”，就是要樹(shù)立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，堂堂正正做人，踏踏實(shí)實(shí)做事。所謂“樸實(shí)”，盡管人的能力有大小、水平有高低，但只有努力去干，把能力和水平充分發(fā)揮出來(lái)，就會(huì)有工作成績(jī)。所謂“公正”，就要處理事情要“大事講原則，小事講風(fēng)格”，在原則問(wèn)題上不能裝糊涂，不能做“墻頭草”，要嚴(yán)格遵守和執(zhí)行公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。（5）慎于權(quán)力。辦公室事務(wù)“繁瑣”，離領(lǐng)導(dǎo)也近，但千萬(wàn)不能“近水樓臺(tái)先得月”，濫用職權(quán)，對(duì)人對(duì)事要一視同仁，出了問(wèn)題要勇于承擔(dān)責(zé)任，有了成績(jī)要?dú)w于大家。（6）不能幫“倒忙”。辦公室是一面鏡子，有時(shí)發(fā)揮著領(lǐng)導(dǎo)“代言人”的角色，不可避免的要打上領(lǐng)導(dǎo)的烙印。在旁觀者眼里，辦公室人員的言行舉止代表著領(lǐng)導(dǎo)形象，稍有不慎，就有可能影響公司和領(lǐng)導(dǎo)的形象和聲譽(yù)。因此，辦公室人員一定要慎行。

四、發(fā)揮參謀、服務(wù)職能，正確與領(lǐng)導(dǎo)溝通

辦公室人員位居領(lǐng)導(dǎo)身邊，直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為部門(mén)服務(wù)，為基層服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手，因此建立正確的溝通語(yǔ)言十分重要：一是正確把握和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和初衷，即解決“聽(tīng)懂”的問(wèn)題，隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供最需要和最關(guān)心的問(wèn)題。二是要重視工作情況的反饋，辦公室肩負(fù)著督促、跟蹤領(lǐng)導(dǎo)指示的貫徹落實(shí)和隨時(shí)掌握工作進(jìn)度的重任，隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)度情況和落實(shí)情況。三是發(fā)揮”參謀長(zhǎng)”作用，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，不能只是坐等指示，奉命辦事，被動(dòng)工作，而是應(yīng)緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)開(kāi)展工作，貼近領(lǐng)導(dǎo)意圖，積極配合領(lǐng)導(dǎo)決策。

總之，辦公室工作的服務(wù)性、復(fù)雜性，決定了辦公室人員應(yīng)具備較強(qiáng)的工作能力和素質(zhì)，應(yīng)結(jié)合自身的工作職責(zé)，準(zhǔn)確把握工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，充分發(fā)揮好辦公室的各項(xiàng)職能，為企業(yè)發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。