□文/秦美峰

（東營職業(yè)學院 山東·東營）

檔案數字化建設離不開檔案信息資源的整合和共享，只有實現信息資源共享，才能提高資源利用率。網絡時代，信息資源與日俱增，用戶對信息的需求量也在突飛猛進，隨之信息傳遞和存儲方式也發(fā)生了巨大的變化。高職院校應加大資源整合力度，努力探索資源共享途徑，提升檔案資源利用率。

一、網絡時代高職院校檔案資源共享的現狀

1、高職院校各自為政，資源無法實現共享。目前，高職院校大多都各自為政，互不往來，依然延續(xù)著傳統的管理模式。缺乏與其他院校協作交流的意識，依賴于傳統檔案管理辦法，從而導致了檔案資源無法實現共享。

2、管理制度標準不統一，阻礙了信息交互。各高職院校的檔案管理工作標準規(guī)范不統一，難以實現館際之間的信息交互。例如，各高職院校根據各自檔案管理工作需要都制定了各自的管理細則和辦法，這樣不僅造成了各校管理制度的重復，還是對管理人員勞動力的一種浪費。同時，各校之間在制定管理制度時缺乏溝通交流，制定的細則辦法常常會相互沖突，各校館際之間的信息交互受到了嚴重阻礙。

3、技術水平的高低，制約著檔案管理利用效率。目前，傳統的紙質檔案存儲方式，在用戶查找檔案時，既費時又費力，很是不便。各高職院校一旦實現了館際間的資源共享，跨館檢索也甚是繁瑣，用戶往往先查找所需信息在那個檔案館，之后才能到公共檢索界面再行檢索查找，這無形中會耗費用戶的查找時間；我們不妨可以考慮利用網絡技術構建檔案資源跨館聯合索引實現聯機檢索，這樣不僅能及時查閱到所需的檔案信息，還提高了利用效率。

二、網絡時代高職院校檔案資源共享的途徑

1、構建個性化網絡資源共享模式，提升資源共享水平。各高職院校利用網絡平臺，整合分散資源，實現信息共享。各校應依據自身資源特征及分布特點來制定個性化共享模式，使檔案資源共享水平得到提升。一是搭建網絡式資源共享模式。各高職院校相互交流，在信息交換上制定統一的規(guī)范標準，由此針對若干并列關系的信息系統，搭建網絡式資源共享模式，實現信息自由交互共享；二是搭建匯合式資源共享模式。針對那些層級分明的金字塔式信息系統，可以搭建匯合式資源共享模式，構建一個網絡信息中心，該中心承擔與其他分支系統信息中心聯絡并傳遞信息的任務，并協調組織各層級間的關系，從而使資源共享水平得以提升。

2、知識協同促進信息協同，實現檔案信息資源共享。目前，多數發(fā)達國家的檔案信息平臺都已經摒棄了傳統檔案管理模式，實現了知識協同檔案管理模式。知識協同促進信息協同，實現檔案信息資源共享，不僅使檔案信息交換和存儲的成本減少，還使信息獲取的便捷性大大提升。高職院校利用知識協同，創(chuàng)新檔案資源整合和共享的方法如下：第一，打破體制束縛，構建信息協同管理機制。各高職院校檔案信息資源歸屬不同的學校管理，各校館藏合作交流極少。網絡信息時代，信息與日俱增，信息共享迫在眉睫，因此各高職院校必須沖破各自管理體制的束縛，構建一套井然有序的檔案信息協同管理機制，確保各校館藏間信息交互的實現，使信息共享持續(xù)發(fā)展；第二，拓展路徑，加強信息合作交流。各高職院校應緊緊圍繞檔案管理熱點、焦點問題，開拓創(chuàng)新合作路徑，促進信息交流，如通過選擇編研課題、共同編研、深加工檔案信息等方面進行合作；第三，破除條塊管理，構建信息檢索平臺。各高職院校資源實行條塊管理，各自為政，嚴重阻礙了信息共享，各校應破除條塊管理，構建檔案信息協同檢索平臺，把孤立的分散的信息資源集結到信息檢索平臺中進行協同管理，既提升了資源的利用率，又實現了信息共享。

3、利用網絡技術構建信息系統安全管理體系，確保檔案網絡信息安全共享。網絡時代，單一被動的傳統檔案管理模式已被徹底淘汰，適時的多觸點主動的信息交互模式應運而生，用戶無論身處何時何地都能隨時進行信息交互，獲得所需，然而也隨之帶來了一系列信息安全的威脅，系統越來越不穩(wěn)定。因此，各高職院校要實現檔案信息數字化建設，就必須把檔案信息系統的安全放在首位，利用網絡技術構建信息系統安全管理體系，確保檔案網絡信息安全共享。第一，運用加密技術防止信息泄密。針對那些重要檔案和密級檔案，可以運用加密技術來轉變資源格式，達到外部用戶無法識別格式而不能訪問的目的，從而杜絕檔案信息泄密；第二，設置身份認證程序，確保資源安全。用戶不同，其身份不同，資源訪問權限也要有層級差別，嚴格身份認證程序，確保系統資源安全；第三，利用防火墻技術確保資源安全共享。利用防火墻搭建安全網關，不僅控制和監(jiān)督網關內外的信息交互，還檢測并阻隔任何非法訪問途徑，從而使訪問權限得到了嚴格控制，信息資源的安全共享也得到了保證；第四，設置審計追蹤，構建網絡訪問警戒機制。可以設置審計追蹤，構建網絡訪問警戒機制，實現登錄時間地址等主要信息的自動記錄，對于入侵網絡的一些行動做到及時識別，增強信息系統運行的穩(wěn)定性，確保檔案信息資源安全共享。

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