吳志鋒

（五邑大學(xué) 職業(yè)生涯規(guī)劃教研室,廣東 江門(mén) 529020）

隨著高等教育規(guī)模的快速發(fā)展和社會(huì)、政府對(duì)就業(yè)服務(wù)多元化發(fā)展的期望，畢業(yè)生檔案管理服務(wù)應(yīng)對(duì)著新的挑戰(zhàn)。畢業(yè)生檔案作為畢業(yè)生信息的最可信載體，是記錄學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)的記錄，是企事業(yè)單位選擇畢業(yè)生的重要依據(jù)，也是畢業(yè)生完成就業(yè)派遣的重要憑據(jù)。近年來(lái)，很多高校都加快了畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化工作，但由于高校個(gè)體間的差異，畢業(yè)生檔案管理中還存在著許多有待改善之處。如何有效的規(guī)范檔案管理工作是高校畢業(yè)生檔案管理人員亟需解決的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。筆者依據(jù)近幾年來(lái)檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從檔案管理人員和經(jīng)費(fèi)、檔案材料收集、檔案服務(wù)查詢(xún)功能、檔案?jìng)鬟f工作四個(gè)方面的情況進(jìn)行切入分析，提出改善檔案管理的可行實(shí)踐措施，

一、畢業(yè)生檔案管理普遍存在的問(wèn)題

（一）畢業(yè)生檔案管理人員和經(jīng)費(fèi)缺乏

高校對(duì)于畢業(yè)生檔案的重視程度還不夠高，校內(nèi)沒(méi)有專(zhuān)職的畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)。畢業(yè)生檔案管理負(fù)責(zé)部門(mén)多設(shè)在就業(yè)指導(dǎo)部門(mén)或檔案館中，檔案管理人員多為兼職工作。由于這些部門(mén)人員編制普遍緊缺，在就業(yè)指導(dǎo)部門(mén)中的檔案管理人員除了負(fù)責(zé)檔案管理外，還要處理就業(yè)指導(dǎo)中心的招聘、學(xué)生咨詢(xún)、網(wǎng)絡(luò)管理、任課等多項(xiàng)的事務(wù)；學(xué)校檔案館除了管理學(xué)生檔案外還要負(fù)責(zé)全校的各種形式的資料存儲(chǔ)、學(xué)校年鑒的編寫(xiě)等諸多事務(wù)，使得這些部門(mén)的兼職管理人員很難有充足時(shí)間和精力投入到畢業(yè)生檔案管理上，多采取粗線條管理。此外，由于對(duì)經(jīng)費(fèi)投入的不足，檔案管理上的相關(guān)硬件設(shè)備更新、場(chǎng)地保養(yǎng)都相對(duì)滯后，有的高校甚至連檔案柜的數(shù)量都不足，把檔案直接堆放地方。面對(duì)畢業(yè)生人數(shù)不斷增加和檔案服務(wù)功能的需求，高校畢業(yè)生檔案管理的人員、經(jīng)費(fèi)的投入顯得難以應(yīng)付。

（二）畢業(yè)生檔案材料的收集力度和范圍欠缺

畢業(yè)生最終的檔案材料主要包括：中學(xué)時(shí)代材料、學(xué)生登記表、學(xué)籍成績(jī)總表、獎(jiǎng)懲文件、入團(tuán)材料、入黨材料、鑒定材料、學(xué)位授予材料、報(bào)到證存根、體檢表以及參加各類(lèi)各類(lèi)社會(huì)竟賽及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的材料。材料涉及到學(xué)生工作部門(mén)、教務(wù)部門(mén)、各院系部、醫(yī)務(wù)部門(mén)等校內(nèi)多個(gè)部門(mén)，由于畢業(yè)生檔案管理部門(mén)的行政職能不高，在檔案材料收集上往往顯得力度不足。各個(gè)部門(mén)單位在送遞檔案材料上出現(xiàn)拖延滯后、材料格式五花八門(mén)、材料缺漏等問(wèn)題。其次由于缺乏完善有度的檔案收集條例，在檔案材料的收集范圍上不能明確，個(gè)別部門(mén)只上交鑒定材料、學(xué)籍成績(jī)單、體檢表等主要的材料，其他具有很重要的輔證材料，如誠(chéng)信信用材料、助學(xué)貸款材料、社會(huì)實(shí)踐評(píng)價(jià)等，往往被忽視。檔案材料收集力度和范圍的欠缺最終形成了畢業(yè)生檔案材料的單一和不規(guī)范。

（三）檔案查詢(xún)服務(wù)功能不齊備

畢業(yè)生檔案的重要作用就是查看和考證畢業(yè)生的相關(guān)信息，查詢(xún)服務(wù)功能是檔案管理中的重要職能。畢業(yè)生在大四學(xué)年的求職中，有很多事項(xiàng)涉及到個(gè)人檔案的輔證，如公務(wù)員事業(yè)單位的政審、入黨的證明、個(gè)人身體健康體檢證明、學(xué)習(xí)成績(jī)單證明等，甚至是畢業(yè)生的派遣、落戶、定級(jí)都與檔案息息相關(guān)。在實(shí)際中，多數(shù)畢業(yè)生檔案管理者為兼職管理，自身檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，其次由于缺乏系統(tǒng)檔案管理導(dǎo)致檔案材料存放無(wú)序、出現(xiàn)材料漏缺、涂改等現(xiàn)象嚴(yán)重影響檔案的查詢(xún)服務(wù)功能。有的檔案管理員過(guò)度關(guān)注檔案的保密性，學(xué)生有查詢(xún)需求時(shí)，往往要大費(fèi)周章跑幾個(gè)部門(mén)開(kāi)具證明，方可批準(zhǔn)簡(jiǎn)單查閱。另外，由于檔案管理信息化程度過(guò)低、信息化共享手段不足，有些材料還是到了需要查詢(xún)時(shí)才到相關(guān)部門(mén)收集材料，如此種種不便給畢業(yè)生就業(yè)帶來(lái)了不良的影響，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案查詢(xún)服務(wù)的效度大大減低。

（四）畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f工作不規(guī)范

畢業(yè)生檔案管理工作實(shí)質(zhì)涵括兩個(gè)重要部分：檔案材料收集和檔案?jìng)鬟f。檔案?jìng)鬟f工作的效果是衡量檔案管理服務(wù)的重要標(biāo)準(zhǔn)。隨著畢業(yè)生人數(shù)的增加和就業(yè)方式的多元化，使得檔案的傳遞工作出現(xiàn)地域差別大、行業(yè)差別大、屬性差別大等狀況，使得傳遞過(guò)程多元化、復(fù)雜化。很多畢業(yè)生就業(yè)去向?yàn)榉枪衅髽I(yè)，但不具備保管檔案的權(quán)利，也不需要任職畢業(yè)生的檔案，由此檔案對(duì)就業(yè)的直接影響力下降，很多畢業(yè)生的檔案意識(shí)弱化，把檔案棄置學(xué)?；蛉瞬欧?wù)中心，由此出現(xiàn)了大量的棄檔或“死檔”。各地人才中心對(duì)檔案接收工作缺乏統(tǒng)一安排，有需要機(jī)要傳遞、有只用快遞即可、有可自帶。有的學(xué)校為了節(jié)約經(jīng)費(fèi)，采取學(xué)生檔案自帶，學(xué)生不來(lái)領(lǐng)取檔案就當(dāng)歷史檔案放置學(xué)校。有的學(xué)校為了簡(jiǎn)化檔案?jìng)鬟f，把畢業(yè)生的檔案作一刀切處理，在畢業(yè)生離校后就把檔案寄出，使得延長(zhǎng)學(xué)年或結(jié)業(yè)的畢業(yè)生的只能在真正畢業(yè)后要自帶學(xué)位、畢業(yè)登記材料到檔案所在單位存檔案材料。由于檔案?jìng)鬟f工作的不規(guī)范，使得出現(xiàn)棄檔、死檔、改寫(xiě)檔案等問(wèn)題，畢業(yè)生、企業(yè)、人才交流中心與學(xué)校的矛盾時(shí)有發(fā)生，影響了學(xué)生的就業(yè)、企業(yè)的招錄工作以及學(xué)校的運(yùn)作。

二、應(yīng)對(duì)畢業(yè)生檔案管理不良現(xiàn)狀的對(duì)策

（一）增強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和加大經(jīng)費(fèi)投入

加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是優(yōu)化檔案管理，完善資料收集的重要基礎(chǔ)。高校應(yīng)加大檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。畢業(yè)生檔案管理應(yīng)設(shè)專(zhuān)人專(zhuān)崗管理（以具備檔案學(xué)人員為主），各院系可由輔導(dǎo)員或教學(xué)秘書(shū)擔(dān)任兼職管理人員，負(fù)責(zé)各院系的檔案材料收集。學(xué)校的檔案管理部門(mén)要開(kāi)展相關(guān)的檔案管理教育培訓(xùn)，通過(guò)邀請(qǐng)專(zhuān)家講學(xué)、視頻教學(xué)、對(duì)外交流、進(jìn)修學(xué)習(xí)等形式提高檔案人員的管理素質(zhì)。還可以通過(guò)勤工助學(xué)等形式選擇責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)過(guò)硬的勤工學(xué)生協(xié)助開(kāi)展檔案管理的一些事務(wù)性工作，從而提高檔案管理的效率。最后，高校應(yīng)該加大對(duì)畢業(yè)生檔案管理部門(mén)的投入，一定要保證檔案管理的硬件設(shè)備、場(chǎng)地等達(dá)到檔案管理?xiàng)l例的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，省級(jí)的行政部門(mén)可以進(jìn)行合理化的周期性檢查，監(jiān)督各高校完善硬性的檔案管理建設(shè)。

（二）制定明確歸檔范疇，做好統(tǒng)籌監(jiān)督工作

針對(duì)檔案管理和材料收集的模糊問(wèn)題，各高校應(yīng)嚴(yán)格按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定全校統(tǒng)一的歸檔材料類(lèi)型以及規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，明確哪些材料應(yīng)當(dāng)歸檔，哪些不能歸檔。尤其是一些具備輔政性作用的材料收集，諸如參加或組織哪一級(jí)的活動(dòng)，獲得哪一級(jí)授予的榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、受到了哪一級(jí)批評(píng)或處分等等，需要有明確的界定。由于畢業(yè)生工作多屬于學(xué)生工作部門(mén)，學(xué)生工作部門(mén)應(yīng)建立好統(tǒng)籌機(jī)構(gòu)，可由分管學(xué)生工作的校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任畢業(yè)生檔案管理委員會(huì)的負(fù)責(zé)人，同時(shí)把教務(wù)、后勤、各院系書(shū)記納入委員會(huì)中，建立一個(gè)覆蓋檔案工作需求的組織架構(gòu)，以提高檔案管理部門(mén)開(kāi)展各項(xiàng)檔案工作的效率。同時(shí)可制定相關(guān)的考核制定，把其納入到學(xué)生工作考核，對(duì)出色完成檔案管理的部門(mén)進(jìn)行表?yè)P(yáng)，對(duì)后進(jìn)單位進(jìn)行通告品批評(píng)，逐步在校內(nèi)構(gòu)建重視畢業(yè)生檔案建設(shè)的氛圍。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案查詢(xún)服務(wù)

由于高校檔案專(zhuān)職管理人員較少，要做好檔案查詢(xún)服務(wù)工作必須加強(qiáng)信息化服務(wù)工作，建立從檔案柜——個(gè)人檔案——檔案材料的完整信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，從而建立多種信息收集工具，以適應(yīng)學(xué)生對(duì)檔案的查閱。對(duì)于這方面的工作可以結(jié)合學(xué)生的鍛煉進(jìn)行開(kāi)展，筆者曾嘗試申請(qǐng)以檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)為主題的校級(jí)學(xué)生科研課題，在開(kāi)展課題研究中，筆者讓學(xué)生通過(guò)整理檔案、開(kāi)發(fā)檢索功能等實(shí)踐活動(dòng)完成了檔案管理的信息化初步工作，學(xué)生也通過(guò)課外課題立項(xiàng)鍛煉了個(gè)人的能力。其次，畢業(yè)生檔案人員要提高檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)檔案查詢(xún)服務(wù)意識(shí)，不要對(duì)學(xué)生查檔“諱莫如深”。對(duì)于合理的檔案查詢(xún)?cè)V求，在做好合理的登記基礎(chǔ)上，應(yīng)予以迅速細(xì)致的協(xié)助，特別是對(duì)于政治審查、學(xué)習(xí)成績(jī)查詢(xún)、身體概況了解等關(guān)乎學(xué)生就業(yè)的主要查詢(xún)項(xiàng)目。

（四）因地制宜，嚴(yán)格做好檔案?jìng)鬟f工作

高校要重視畢業(yè)生檔案價(jià)值，規(guī)范檔案?jìng)鬟f工作，必須嚴(yán)格按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定及時(shí)將檔案送遞到相關(guān)的企事業(yè)單位、人才交流中心，杜絕隨意擱置檔案、自帶檔案等不規(guī)范的現(xiàn)象。高校也可結(jié)合實(shí)際情況對(duì)于畢業(yè)生相對(duì)集中的報(bào)到單位和檔案托管部門(mén)，如高等院校、大型企業(yè)、人才市場(chǎng)等，采取檔案由專(zhuān)人送交、直接辦理轉(zhuǎn)、遞手續(xù)的辦法，減少中間環(huán)節(jié)的誤差。其次，要及時(shí)做好檔案單位接收憑據(jù)的收集，以便畢業(yè)生進(jìn)行查詢(xún)了解。最后，應(yīng)加強(qiáng)檔案意識(shí)教育，通過(guò)召開(kāi)班會(huì)、就業(yè)指導(dǎo)講座、培訓(xùn)班等活動(dòng)向畢業(yè)生傳遞檔案涉及到職稱(chēng)定級(jí)、戶口遷移、社會(huì)保障等關(guān)聯(lián)個(gè)人權(quán)益的重要性，提高畢業(yè)生對(duì)于自身檔案的重要性認(rèn)識(shí)，使得畢業(yè)生在畢業(yè)后都能關(guān)注自身檔案去向，參與到檔案?jìng)鬟f工作的核查中，從而能即時(shí)糾正檔案?jìng)鬟f不到位的問(wèn)題。

三、結(jié)語(yǔ)

高校畢業(yè)生檔案里是大學(xué)生涯的個(gè)人政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識(shí)水平的反映材料，是用人單位選擇畢業(yè)生的重要憑證，是畢業(yè)生完成就業(yè)派遣相關(guān)手續(xù)的重要材料，對(duì)畢業(yè)生就業(yè)有著十分重要的作用，如何強(qiáng)化畢業(yè)生檔案管理是提高和延伸就業(yè)服務(wù)的必然課題，高校要嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，應(yīng)自身情況，不斷的探索優(yōu)化檔案管理的措施，才能有針對(duì)性地做好檔案管理工作。

（注：本文為2011廣東省高等教育科學(xué)研究課題“基于‘珠中江同城化’下高校就業(yè)創(chuàng)業(yè)聯(lián)盟模式研究”的部分研究成果，項(xiàng)目編號(hào)：11GJB125088）

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