楊云霞

（蘭州石化公司物資采購管理部，甘肅 蘭州730060）

一、行業(yè)現(xiàn)狀

隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快，全球經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展，為了降低產(chǎn)品的價格，企業(yè)通過有效的管理手段，削減其采購成本、庫存成本、制造成本和銷售成本等。而另一方面世界范圍內(nèi)與信息處理相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展十分迅速。企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resources Planning， ERP）系統(tǒng)作為一種有效的企業(yè)信息化管理工具在全球范圍內(nèi)得到廣泛的應(yīng)用。ERP是當(dāng)今國際先進(jìn)的企業(yè)管理模式與方法，實(shí)施企業(yè)資源計(jì)劃（ERP），是提高運(yùn)營效率、降低運(yùn)營成本，提高企業(yè)綜合競爭力的有力手段。

MM采購與庫存管理不僅是ERP系統(tǒng)一個重要的組成部分，而且貫穿了ERP系統(tǒng)發(fā)展過程的始終，它是由采購管理、存貨管理、發(fā)票校驗(yàn)三部分組成，涉及到工廠的MC（物企）、PU（采購）、WH（倉管）及 FI（財(cái)務(wù)）等部門。

二、ERP系統(tǒng)采購與庫存管理設(shè)計(jì)原理

SAP應(yīng)用軟件采用模塊化結(jié)構(gòu)，它們既可以單獨(dú)使用，也可以和其它解決方案相結(jié)合。MM模塊以工作流程為導(dǎo)向的處理功能對所有采購處理最佳化，可自動評估供應(yīng)商，透過精確的庫存和倉儲管理降低采購和倉儲成本，并與發(fā)票核查相整合。SAP系統(tǒng)的物料管理應(yīng)用模塊不僅包含了用于簡化需求計(jì)劃、采購、存貨管理、貨倉管理及發(fā)票校驗(yàn)這些業(yè)務(wù)流程所必需的所有功能，而且對標(biāo)準(zhǔn)工作程序進(jìn)行了高度自動化。

物料管理模塊覆蓋了一個集成的供應(yīng)鏈中（物料需求計(jì)劃、采購、庫存和庫房管理）所有的有關(guān)物料管理的任務(wù)。采購為計(jì)劃提供重要的交貨情況和市場供應(yīng)情況，并且控制采購物料從請購到收貨、檢驗(yàn)、入庫的詳細(xì)流程，當(dāng)貨物接收時，相關(guān)的采購單進(jìn)行自動檢查。通過建立和維護(hù)采購訂單方式，來實(shí)現(xiàn)采購合同跟蹤，安排供應(yīng)商交貨進(jìn)度和評價采購活動績效等需求目標(biāo)，從而，提高采購活動的效率，降低采購成本。

庫存管理功能負(fù)責(zé)現(xiàn)有庫存的管理，直到他們被消耗，其基本目標(biāo)就是要能幫助企業(yè)維護(hù)準(zhǔn)確的庫存數(shù)。它應(yīng)能支持各種物品庫存狀況、庫存變化歷史以及發(fā)展趨勢的聯(lián)機(jī)查詢，并能從多層次去查看庫存狀況。此外，該管理系統(tǒng)能提供基本的庫存分析報告，幫助評價庫存管理的績效。

三、具體實(shí)施

（一）實(shí)施概述

據(jù)統(tǒng)計(jì)，在所有的ERP系統(tǒng)應(yīng)用中，存在三種情況:按期按預(yù)算成功實(shí)施系統(tǒng)集成的只占10%-20%；沒有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成或?qū)崿F(xiàn)部分集成的只有30%-40%；而失敗的卻占50%。并且在實(shí)施成功的10%-20%中大多為外資企業(yè)。如此令人沮喪的事實(shí)無疑向我們表明:ERP實(shí)施情況已經(jīng)成為制約ERP效益發(fā)揮的一大瓶頸因素，實(shí)施的成敗最終決定著ERP效益的充分發(fā)揮。由此，我們得出:企業(yè)的ERP項(xiàng)目只有在一定科學(xué)方法的指導(dǎo)下，才能夠成功實(shí)現(xiàn)企業(yè)的應(yīng)用目標(biāo)。

企業(yè)歷經(jīng)一年半的時間，成功實(shí)施了ERP系統(tǒng)，這個成績和科學(xué)的實(shí)施策略是分不開的，以下主要講述在企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)MM模塊的主要策略。

從整體規(guī)劃上來說，企業(yè)應(yīng)將信息系統(tǒng)的建設(shè)看作是企業(yè)價值鏈或生產(chǎn)線的建設(shè)。如果能夠從建設(shè)生產(chǎn)線的角度去建設(shè)企業(yè)的信息系統(tǒng)，就能保證企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)的有效性。如果能夠這樣看待信息系統(tǒng)的建設(shè)，那么對信息化的投資回報的模型將很容易建立起來，因?yàn)槠髽I(yè)自身創(chuàng)造的價值必然依附于生產(chǎn)資料在生產(chǎn)線上的增值。信息系統(tǒng)構(gòu)成的生產(chǎn)線的收入成本分析，就是信息化投入與產(chǎn)出分析。當(dāng)然，這一步實(shí)現(xiàn)需要實(shí)施方資深的顧問和企業(yè)管理人員做出統(tǒng)一規(guī)劃，并取得高級管理層的認(rèn)可。

ERP系統(tǒng)能否成功實(shí)施，關(guān)鍵是企業(yè)要踏踏實(shí)實(shí)地做好5個工作，即人力資源和組織、業(yè)務(wù)行為規(guī)范、業(yè)務(wù)流程改造、信息產(chǎn)品支持和選擇合作伙伴。

（二）實(shí)施準(zhǔn)備階段

ERP的實(shí)施是一個大型的系統(tǒng)工程，需要組織上的保證，如果項(xiàng)目的組成人選不當(dāng)、協(xié)調(diào)配合不好，將會直接影響項(xiàng)目的實(shí)施周期和成敗。企業(yè)項(xiàng)目組由兩層組成，每一層的組長都是高層的成員。

1.領(lǐng)導(dǎo)小組，由企業(yè)的一把手牽頭，并與系統(tǒng)相關(guān)的副總經(jīng)理一起組成領(lǐng)導(dǎo)小組。這里要注意的是人力資源的合理調(diào)配，如項(xiàng)目經(jīng)理的任命、優(yōu)秀人員的發(fā)現(xiàn)和啟用等，這一級的領(lǐng)導(dǎo)都是企業(yè)副總。

2.項(xiàng)目實(shí)施小組，主要的大量的ERP項(xiàng)目實(shí)施工作是由他們來完成的，小組由IBM咨詢公司顧問擔(dān)當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理來領(lǐng)導(dǎo)組織工作，其他的成員由企業(yè)主要業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)骨干組成。項(xiàng)目經(jīng)理要能夠整合全公司的資源，及時取得高層管理的決策和支援，溝通協(xié)調(diào)公司內(nèi)部的變革，負(fù)責(zé)系統(tǒng)導(dǎo)入的主要使用者必須充分了解其所負(fù)責(zé)的流程，并具備一定的決策能力。項(xiàng)目實(shí)施小組最終由咨詢公司顧問、企業(yè)內(nèi)部顧問、業(yè)務(wù)部門關(guān)鍵用戶和自動化研究院人員共同組成。

企業(yè)實(shí)施項(xiàng)目的獨(dú)特之處在于，自動化研究院選派大量專人作為技術(shù)支持人員加入項(xiàng)目實(shí)施小組，這些人員不但具有行業(yè)專業(yè)知識，而且熟悉程序開發(fā)，這就為ERP項(xiàng)目的成功上線做出了很大的貢獻(xiàn)。因?yàn)樵贓RP上線1-2個月后，顧問會陸續(xù)撤離實(shí)施單位，而自動化院內(nèi)部顧問多年來有著實(shí)施ERP工作的豐富經(jīng)驗(yàn)，這樣就可以及時、方便的處理上線后的各類問題。

（三）培訓(xùn)工作

1.領(lǐng)導(dǎo)層培訓(xùn)及ERP原理的培訓(xùn)

主要的培訓(xùn)對象是企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)及今后ERP項(xiàng)目組人員，使他們掌握ERP的基本原理和管理思想。因?yàn)橹挥衅髽I(yè)的各級管理者及員工才是真正的使用者，只有他們理解了ERP，才能更有效率的運(yùn)用ERP。

2.關(guān)鍵用戶培訓(xùn)工作

企業(yè)信息化建設(shè)是一個多學(xué)科、多領(lǐng)域、知識密集性的高科技領(lǐng)域，因此在人才的培訓(xùn)上要注意分層進(jìn)行培訓(xùn)，形成企業(yè)信息化建設(shè)的人才梯隊(duì)。

3.最終用戶培訓(xùn)

企業(yè)ERP上線前共培訓(xùn)最終用戶大約2千多人，每個學(xué)員都必須經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和嚴(yán)格的考試，他們是ERP系統(tǒng)的最終使用人員。

四、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

SAP的系統(tǒng)配置實(shí)際上是建立在業(yè)務(wù)知識基礎(chǔ)上的，配置方法雖然一樣，但是產(chǎn)生的結(jié)果是多樣化的，只有精通業(yè)務(wù)，才能做出最合理、最科學(xué)的后臺配置。

后臺配置需要經(jīng)驗(yàn)豐富的顧問和業(yè)務(wù)精通的關(guān)鍵用戶共同完成。MM模塊的主要配置重點(diǎn)在：組織架構(gòu)的定義分配、采購和庫存管理需要的各類參數(shù)，以及與財(cái)務(wù)相關(guān)的參數(shù)配置。

（一）上線準(zhǔn)備

上線前需要對項(xiàng)目組成員和最終用戶進(jìn)行培訓(xùn)。首先，項(xiàng)目組的成員多次輪流進(jìn)行知識串講，強(qiáng)化MM模塊的概念和操作水平。已經(jīng)培訓(xùn)過的成員要作為教員將知識傳授給最終用戶，完成知識轉(zhuǎn)移。在確認(rèn)上線日期前一周左右，技術(shù)人員就開始做數(shù)據(jù)切換、導(dǎo)入工作。一周內(nèi)公司的業(yè)務(wù)工作全部以紙制方式保留，待上線后，再集中補(bǔ)錄進(jìn)ERP系統(tǒng)。這一過程風(fēng)險較大，需要技術(shù)人員工作高度集中，仔細(xì)核實(shí)好需要切換的各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（二）上線后的支持

ERP上線后需要不間斷的技術(shù)支持。在企業(yè)，項(xiàng)目上線初期，有資深顧問做現(xiàn)場支持，顧問撤退后有企業(yè)自動化研究院技術(shù)人員繼續(xù)做支持；同時總體項(xiàng)目組還提供SLM網(wǎng)絡(luò)支持方式，確保系統(tǒng)正常、平穩(wěn)的運(yùn)行。

五、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)

企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)主要是：

1.當(dāng)現(xiàn)有系統(tǒng)管理的慣例與ERP的管理原理不一致時，盡可能地不去改變軟件結(jié)構(gòu)，而是嚴(yán)格按照ERP的原理來組織數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，企業(yè)嚴(yán)格按照ERP的原理來組織數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、物料調(diào)整；遇到管理與ERP沖突的時候，領(lǐng)導(dǎo)、顧問和關(guān)鍵用戶能齊心溝通，找到平衡矛盾的解決辦法。

2.培訓(xùn)。分別對車間和部門領(lǐng)導(dǎo)、生產(chǎn)計(jì)劃員、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)員、倉庫管理員、購銷人員以及財(cái)會人員等進(jìn)行貫穿于實(shí)施全過程的培訓(xùn)，定期和不定期地召開研討會，了解系統(tǒng)實(shí)施的最新成果，集思廣益解決存在的問題，企業(yè)開展的ERP培訓(xùn)力度和培訓(xùn)設(shè)備投入目前是其他兄弟單位無法相比的。

3.由自動化研究院專門成立項(xiàng)目組為企業(yè)做長期的技術(shù)支持服務(wù)。保證每個模塊至少有1人專門為ERP服務(wù)。其他企業(yè)在ERP上線后，沒有本企業(yè)專業(yè)的技術(shù)支持隊(duì)伍，顧問陸續(xù)撤退后，許多問題都得不到及時的處理。

當(dāng)然，在ERP實(shí)施過程中也有一些不足之處：

1.項(xiàng)目實(shí)施過程中，由于公司機(jī)構(gòu)重組，項(xiàng)目計(jì)劃延誤3個月，為了保證系統(tǒng)按時上線，匆忙中沒有考慮到一部分業(yè)務(wù)流程的細(xì)節(jié)，導(dǎo)致剛上線后問題暴露頻繁。這就說明項(xiàng)目有不可壓縮的最短周期，一味追求速度，極有可能造成欲速則不達(dá)的后果。

2.按照公司ERP實(shí)施推廣的計(jì)劃安排，要求企業(yè)按時上線，便于及時制定煉化企業(yè)ERP系統(tǒng)推廣的業(yè)務(wù)藍(lán)圖。在這樣一種形式下，IBM公司顧問和內(nèi)部顧問在上線兩個月后就陸續(xù)撤退了。雖然整體流程上跑通了，但是部分業(yè)務(wù)上還有許多不盡人意的地方，在對這些問題的改進(jìn)上延誤了很多時間。

六、結(jié)論

企業(yè)ERP系統(tǒng)成功建設(shè)，不論是為提升公司社會形象、提高管理水平、提高勞動效率、降低數(shù)據(jù)處理工作的勞動強(qiáng)度，還是為ERP推廣積累經(jīng)驗(yàn)、形成ERP實(shí)施的藍(lán)圖模板、加快企業(yè)信息化建設(shè)的步伐等方面都是一種貢獻(xiàn)，所取得的效益主要表現(xiàn)為社會效益和管理效益。

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